Đang tải... (xem toàn văn)
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị, hội họp chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong công tác thực hiện lãnh đao, quản lý về cơ quan, đơn vị của mình. Thông qua các cuộc họp, người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định. Hơn thế nữa, có một ý nghĩa vô cùng to lớn đó là hội họp là nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Hiện nay, đã có văn bản chỉ đạo hướng dẫn việc tổ chức các cuộc hội họp của Thủ tướng Chính Phủ: Quyết định số 452018QĐTTG ngày 09112018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, tổ chức hội họp tại các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp không phải chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật, mà quan trọng hơn cả là tổ chức làm sao để hội họp mang lại hiệu quả nhất. Nếu sử dụng không đúng thì hội họp sẽ trở thành “gánh nặng”, mang tính hình thức, gây lãng phí về thời gian, nhân lực, tiền bạc… Vì vậy, cần phải có cách nhìn đúng về hội họp, tìm ra được nguyên nhân dẫn đến hội họp quá nhiều để có các giải pháp khắc phục, đưa hội họp trở về với đúng nghĩa của nó, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Tại Ủy ban nhân dân Phường 5, quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh, công tác tổ chức hội họp luôn được triển khai thực hiện thường xuyên. Nhiều cuộc họp được cơ quan chỉ đạo và thực hiện có hiệu quả với nội dung, mục tiêu của cuộc họp đã đề ra giúp nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh các mặt ưu điểm mà cơ quan đã làm thực hiện tốt thì vẫn còn một số hạn chế, nhược điểm nhất định trong công tác tổ chức hộp họp tại đây, cần có một giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó cho cơ quan. Chính vì vậy, mà tôi đã lựa chọn đề tài “Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân Phường 5, quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh” để nghiên cứu và làm bài tiểu luận này, góp một phần nhỏ đưa ra đề xuất khắc phục những mặt còn hạn chế của cơ quan. 2. Lịch sử nghiên cứu Với đề tài về công tác tổ chức hội họp trên thực tế đã có rất nhiều độc giả, nhiều sách, bài viết, nhiều khóa luận sinh viên, nghiên cứu sinh… nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này ở nhiều mức độ và góc độ tìm hiểu khác nhau. Một số có thể kể đến như: Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao độngThương binhXã hội, Hồ Chí Minh. Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. Cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, xuất bản năm 2009.
PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Mã phách: …………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2023 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận này, tơi nhận nhiều hỗ trợ, đóng góp ý kiến nhiệt tình từ q thầy mơn “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 Việt Nam nay” nhiều Do đó, tơi xin trân trọng cảm ơn cô Đinh Thị Hải Yến – người giảng dạy truyền đạt cho kiến thức quan trọng góp ý thầy tiểu luận để tơi hồn thành cách hoàn chỉnh Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn cô! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng tơi tơi tự nghiên cứu hồn thiện thời gian vừa qua với chủ đề: “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 Việt Nam nay.” Nếu làm có vấn đề khơng trung thực, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện với thời đại phát triển công nghệ thời kỳ hội nhập kinh tế toàn cầu mang lại sức ép cạnh tranh lớn với quan doanh nghiệp nước, buộc quan doanh nghiệp cần phải cần nghiên cứu đưa giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu làm việc quan, đơn vị Một giải pháp nâng cao chất lượng thiếu áp dụng cơng cụ quản lý mà việc áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 quan tổ chức nước quốc tế triển khai áp dụng Ở nước ta, trình hội nhập kinh tế quốc tế đa số quan tổ chức nhận thức rõ tầm quan trọng công tác ứng dụng ISO triển khai áp dụng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh công tác quản lý mang lại lợi ích cho quan tổ chức Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ứng dụng Việt Nam quan trọng giúp cho ta củng cố kiến thức Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có trải nghiệm thực tế từ nâng cao kiến thức, đồng thời có ích tác nghiệp chuyên môn yêu thích công việc lâu lên em muốn làm thực tế nghiên cứu Với lý em chọn đề tài “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 Đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng tiêu chuẩn Việt Nam” làm đề tài viết tiểu luận tập lớn thi kết thúc học phần môn “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng” Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Tìm hiểu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân Quận 12 - Đánh giá vai trò việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp In giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Khảo sát thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân Quận 12 Phân tích nội dung ứng dụng công tác Đối tượng phạm vị nghiên cứu - Đối tượng: + Tìm hiểu sở lý luận công tác tổ chức hội họp khái niệm, vai trò, loại hội họp quy trình hội họp + Tìm hiểu tổ chức hoạt động UBND Phường 5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi: +Tại Ủy ban nhân dân Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Làm sáng tỏ sở lý luận công tác tổ chức hội họp + Khảo sát đánh giá thực trạng công tác hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác hội họp cho UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu lý luận chung công tác tổ chức hội họp + Nghiên cứu thực tiễn công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh + Đưa số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu Những phương pháp sử dụng đề tài bao gồm: - Phương pháp thu thập, nghiên cứu, phân tích thơng tin: tơi sử dụng phương pháp để thu thập tài liệu nghiên cứu công tác tổ chức hội họp từ nhiều nguồn khác sách báo, giáo trình, nghiên cứu, tài liệu mạng internet nhằm trang bị đầy đủ lý luận thực tiễn phục vụ cho việc phân tích thực trạng áp dụng UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Phương pháp khảo sát thực tiễn: Tôi sử dụng phương pháp cách tham gia thực tế, quan sát thu nhập thông tin để đưa vào nội dung - Phương pháp tổng hợp đánh giá: qua q trình tìm hiểu phân tích tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh - Phương pháp điều tra: cách phiếu điều tra khảo sát Cán làm việc UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh để nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp quan Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Nếu đề tài công tác tổ chức hội họp nghiên cứu cách hồn chỉnh xác, đầy đủ sở giúp cho quan, tổ chức tham khảo nhằm nâng cao chất lượng hội họp quan, đơn vị Đây sở cho sinh viên hệ sau tìm hiểu, đọc tham khảo đề tài nghiên cứu đến hội họp quan, tổ chức khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài cịn có ba chương sau: Chương Cơ sở lý luận chung tổ chức hội họp Chương Thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Chương Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp UBND Phường 5, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Hội họp Hội họp hoạt động có ý nghĩa vô quan trọng hoạt động tất quan, tổ chức Theo giáo trình Lý luận quản trị văn phòng PGS.TS Vũ Thị Phụng có nêu số khái niệm sau: “Hội họp (gồm họp, hội nghị, hội thảo) hình thức hoạt động thường xuyên, phổ biến quan, tổ chức.”; “Họp hay hội nghị hình thức tập hợp đối tượng liên quan (lãnh đạo cán tồn quan) để thơng báo tình hình hoạt động, phổ biến chủ trương, sách, triển khai cơng việc bàn bạc, trao đổi để thống chủ trương, giải pháp liên quan phát triển quan, tổ chức.” Theo quy định Khoản Điều định số 45/2018/QĐ -TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước đưa định nghĩa hội nghị, họp sau: “Họp, hội nghị hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan theo quy định pháp luật” 1.1.2 Tổ chức Trong tiếng Việt “tổ chức” danh từ, động từ Khi danh từ coi tổ chức thực thể xã hội Khi tổ chức động từ có nghĩa tập hợp hoạt động chuẩn bị thực thời gian định nhằm hoàn thiện mục tiêu Theo nhà tâm lý quản lý Chester I Barnard thì: “Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức” Theo Tài liệu học tập quản trị hành văn phịng Trường Đại học kinh tế kỹ thuật công nghiệp năm 2019: “Tổ chức trình nghiên cứu thiết lập cấu hợp lí mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thực mục tiêu tổ chức” Tóm lại hiểu tổ chức việc phân cơng, bố trí, xếp công việc cố kết hợp nhiều người nhằm đạt mục tiêu chung quan, tổ chức, doanh nghiệp.” 1.1.3 Tổ chức hội họp Từ khái niệm tổ chức hội họp trình bày định nghĩa tổ chức hội họp sau: “Tổ chức hội họp việc xếp, phân cơng, bố trí họp nhiều người, tiếp xúc có tổ chức mục tiêu quan nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến, thơng qua Thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động công việc thuộc chức năng, thẩm quyền theo quy định pháp luật.” 1.2 Vai trò hội họp 1.2.1 Vai trò tổng kết, đánh giá công việc Đây vai trị quan trọng tổ chức hội họp, thơng qua họp họp sơ kết, họp tổng kết cuối năm… quan, lãnh đạo đưa đánh giá tổng kết mặt đạt chưa đạt quan Qua đưa nhận xét, đóng góp ý kiến rút kinh nghiệm đề giải pháp để nâng cao chất lượng công việc hiệu Hơn nữa, tổ chức hội họp giúp cho cá nhân, đơn vị trao đổi, giải cơng việc cách nhanh chóng trực tiếp Thơng qua hội họp, thành viên bàn bạc, thảo luận đề phương án giải vấn đề, thống cách thực Tổ chức hội họp giúp thực việc truyền đạt thông tin từ cấp xuống cấp cấp lên cấp Thông qua họp họp, nhà lãnh đạo nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ xác thơng tin phản hồi, ý kiến đóng góp đơn vị, phận, nhằm nhanh chóng điều hành cơng việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động quan