Môc lôc Dang mục các từ viết tắt STT Tên viết tắt Nội dung 1 VP Văn phòng 2 HĐND UBND Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân 3 TW Trung ương 4 CN – TTCN Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp 5 HN Hội nghị 6 VT Văn thư 7 UBND Uỷ ban nhân dân Phần A lời nói đầu Trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, công tác công văn giấy tờ ngày càng được chú trọng, được biết tình hình đổi mới của đất nước thì sự nghiệp cải cách nền hành chính đối với tất cả các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước, và đặc.
Dang mục từ viết tắt STT Tên viết tắt VP HĐND & UBND TW CN – TTCN HN VT UBND Nội dung Văn phòng Hội đồng nhân dân uỷ ban nhân dân Trung ương Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp Hội nghị Văn thư Uỷ ban nhân dân Phần A: lời nói đầu Trong q trình hoạt động quản lý quan, công tác công văn giấy tờ ngày trọng, biết tình hình đổi đất nước nghiệp cải cách hành tất quan máy quản lý Nhà nước, đặc biệt UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nói chung ngày quan tâm ln có thay đổi có tiến rõ rệt Song đường hội nhập khoa học quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội văn phịng hiểu loại hình giấy tờ, hành vụ đơn giản ngày điều kiện kinh tế thị trường bùng nổ thông tin cải cách mạnh mẽ văn phòng coi loại hình lao động sáng tạo trí tuệ ngày tăng Chính cần phải có đội ngũ văn phịng đào tạo với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ kỹ để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Xuất phát từ yêu cầu trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân trường Cao đẳng Văn Thư Lưu Trữ TW1) sau nâng cấp lên thành trường Cao đẳng nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo cử nhân quản trị văn phòng cho đất nước Được tuyển sinh đào tạo liên thông từ năm 2007 lớp QTVP KIIB hoàn thành xong chương trình đào tạo trường Đây lúc quy trình đào tạo ngành nghề khép lại để đưa kiến thức vào thực tiễn khoảng thời gian rèn luyện cho học viên có phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn công việc giao tiếp có khả độc lập để giải công việc người làm công tác văn phòng Thực tập tốt nghiệp thời gian cần thiết học viên sửa trường đồng thời khép lại quy trình đào tạo nhà trường nhằm mục đích “học đơi với hành” gắn lý thuyết với thực tiễn công vệc từ giúp học viên áp dụng vào kiến thức học sau 36 tháng, đến quan trực tiếp làm việc cụ thể rèn luyện cho học viên kỹ nghề nghiệp, hiểu rõ vai trò tầm quan trọng văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng Rèn luyện phong cách làm việc khả độc lập giải công việc người cán văn phòng Với suy nghĩ mục đích em tự liên hệ đến thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương, nhằm làm sáng tỏ lý thuyết mà nhà trường thu học bổ ích từ thực tiễn sinh động, hoạt động văn phịng UBND xã Hiệp Sơn, q trình thực tập, thân em cố gắng nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ trực tiếp đảm nhiệm số công việc như: soạn thảo số văn thơng thường, sử dụng máy vi tính, tiếp khách, trực điện thoại, làm thủ tục giải văn đi, văn đến, giao nhận công văn tài liệu Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội, tạo điều kiện cho em thực ý tưởng việc đem kiến thức học áp dụng vào thực tế, cảm ơn quan tâm giúp đỡ đồng chí giúp em thấy tầm quan trọng công tác văn phòng ý thức đòi hỏi cán văn phịng q trình làm việc Do thời gian thực tập hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận góp ý, nhận xét trường, khoa học quản trị văn phịng thầy bạn bè để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Phần B: Nội dung Chương I: khái quát tình hình hoạt động ubnd Điều kiện tự nhiên, xã hội UBND xã Hiệp Sơn 1.1 Điều kiện tự nhiên; Xã Hiệp Sơn xã miền núi thuộc phía Đơng Bắc huyện Kinh Mơn với diện tích 3,5km2 Là xã UBND tỉnh Hải Dương quy hoạch cụm cơng nghiệp có 18 doanh nghiệp đóng địa bàn xã, diện tích đất canh tác 341,14ha cịn lại đất rừng đất nơng nghiệp - Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh - Phía Đơng giáp thị trấn Kinh Mơn - Phía Bắc giáp sơng Kinh Thầy - Phía Nam giáp dãy núi An Phụ Diện tích tự nhiên 697 số dân tồn xã tính đến ngày 11/6/2010 9100 người Với vị trí địa lý số dân xã có vị trí quan trọng việc phát triển kinh tế huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương 1.2 Điều kiện xã hội Xã Hiệp Sơn, có thơn, xã có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng Trải qua trình xây dựng trưởng thành đến xã Hiệp Sơn có nhiều đổi Trong trình phát triển, nói xã Hiệp Sơn, năm gần có bước phát triển nhanh: An ninh, trị, trật tự an tồn xã hội ln giữ vững tăng cường, đời sống vật chất, tinh thần nhân dân cải thiện tạo tiền đề quan trọng cho phát triển kinh tế - xã hội địa phương năm Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 2.1 Vị trí, chức UBND xã Hiệp Sơn UBND xã Hiệp Sơn quan hành nhà nước cấp xã thực chức nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 * Nguyên tắc tổ chức làm việc UBND xã Hiệp Sơn UBND xã Hiệp Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo chủ tịch, phó chủ tịch UBND việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo điều hành quan Nhà nước cấp lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát HĐND cấp xã phối hợp chặt chẽ UBND xã với MTTTQ đoàn thể cấp trình triển khai thực nhiệm vụ, kinh tế, trị, an ninh quốc phịng Giải công việc công dân tổ chức pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch kịp thời có hiệu quả, theo trình tự luật định Cán công chức xã sâu sát sở lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân bước hoạt động UBND xã ngày đại, mục tiêu xây dựng sở quyền vững mạnh nâng cao đời sống nhân dân 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội huyện phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội xã, lập dự toán chi ngân sách nhà nước địa bàn 2.2.2 Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi chương trình khuyến khích phát triển Nơng - Lâm - Ngư, xét duyệt quy hoạch kế hoạch kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã có hiệu 2.2.3 Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở CN - TTCN địa bàn 2.2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác sử dụng chương trình giao thơng vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng 2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, xây dựng du lịch 2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hố - xã hội, thơng tin thể thao: Xây dựng kiểm tra chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục thơng tin thể thao, y tế địa bàn xã tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.2.7 Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội: Thực nghiệp vụ an ninh, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an xã vững mạnh phòng chống tệ nạn xã hội 2.2.8.Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực sách dân tộc, tơn giáo 2.2.9 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.3 Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên, uỷ ban ban chuyên môn 2.3.1 Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã lãnh đạo điều hành công việc UBND xã, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ quyền hạn 127 Luật tổ chức HĐND UBND 2.3.2.Phó chủ tịch văn hoá: Phụ trách mảng lao động thương binh xã hội văn hố - thơng tin - thể thao, trung tâm y tế Văn phòng HĐND UBND thay mặt UBND xã làm việc với đoàn thể xã 2.3.3 Phó chủ tịch kinh tế; phụ trách mảng nông nhiệp - phát triển nông thôn hạ tầng kinh tế, tài nguyên môi trường 2.3.4 Các thành viên UBND: Chịu phân công việc 2.3.5 Các ban chuyên môn UBND xã: Là quan tham mưu, giúp UBND xã thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ quyền hạn theo uỷ quyền Chủ tịch UBND xã Có thể mơ hố tổ chức máy UBND xã Hiệp Sơn (Xem phụ lục trang 73 ) Chương ii khảo sát cơng tác hành văn phịng UBND xã Hiệp Sơn Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác hành văn phòng quan 1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng: Văn phòng HĐND UBND xã Hiệp Sơn quan tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND UBND xã Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan 1.1.2 Nhiệm vụ văn phòng HĐND UBND xã: - Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác giúp UBND xã - Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND xã biện pháp cần thúc đẩy việc thực định, thị UBND xã - Bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND xã - Tổ chức mối quan hệ làm việc UBND với ban ngành đồn thể - Đảm bảo thơng tin xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát HĐND, đạo điều hành UBND xã * Cơ cấu, lề lối làm việc văn phòng: Văn phòng HĐND UBND xã Hiệp Sơn văn phòng tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND UBND xã thực chức nhiệm vụ theo quy định chế độ làm việc uỷ ban, văn phịng có trách nhiệm chung mặt Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc uỷ ban, quy chế làm việc uỷ ban, báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo UBND xã Các phận văn phòng, thống kê tổng hợp gồm: * Bộ phận phụ trách cơng tác hành – văn thư lưu trữ - Giúp UBND xã xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình cơng tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình - Tiếp nhận, phát hành lưu trữ công văn giấy tờ HĐND UBND xã - Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến người có trách nhiệm giải theo quy định pháp luật quy chế làm việc UBND - Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác đạo, điều hành UBND xã, tổ chức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ HĐND UBND xã cách khoa học - Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã việc tiếp nhận, xử lý, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân - Giúp HĐND UBND xã công tác thi đua khen thưởng thực công tác bầu cử đại hội đại biểu HĐND UBND xã theo quy định pháp luật công tác giao - Giữ dấu HĐND, UBND xã vắng buổi làm việc phải giao dấu cho Chủ tịch phó chủ tịch xã - Giúp UBND xã dựt hảo văn trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi lên cấp * Bộ phận phụ trách tạp vụ - Tổ chức tiếp đón khách, phục vụ sinh hoạt cho hội nghị, đảm bảo điều kiện cho chuyến công tác - Theo dõi, nắm bắt lịch làm việc ban ngành, đơn vị thuộc phạm vi quản lý UBND xã - Đảm bảo chế độ sách cán bộ, văn phòng theo quy định hành - Đánh văn phơtơ tài liệu cho văn phịng HĐND & UBND * Cơ chế cửa - Là phận tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế cửa - Chứng thực loại văn bản, hồ sơ 1.2 Tuyển dụng, quản lý phân công nhiệm vụ nhân thuộc văn phòng 1.2.2 Tuyển dụng nhân sự: Nguồn nhân yếu tố quan trọng định tới hiệu cơng việc Chính vậy, nguồn nhân đảm bảo chất lượng số lượng giúp cho công việc quan trôi chảy, xuất lao động nhờ mà cao lên Có thể nói việc tuyển dụng nhân kỹ quan trọng nhà quản trị văn phịng Nhà quản trị văn phịng người đánh giá dự báo cầu nhân Trên sở công việc nhân quan để từ xây dựng tờ trình lãnh đạo UBND xã để xin bổ sung nhân Nếu trí lãnh đạo UBND đạo cho văn phịng làm tờ trình báo cáo phịng UBND huyện, phịng UBND huyện đồng ý tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân (nếu tuyển dụng nhân mới) tiến hành xem xét việc thực điều động, luân chuyển công tác (nếu cán cơng tác UBND xã) Khi có kết báo cáo lên lãnh đạo UBND, phê duyệt tiến hành ký hợp đồng lao động Có thể sơ đồ hố quy trình tuyển dụng nhân sau: ( Xem phụ lục số trang 74 ) 1.2.2 Quản lý sử dụng nhân thuộc văn phịng: Hiện nay, văn phịng HĐND UBND có đ/c gồm: văn phòng cán chuyên viên, nhân viên Trong phận có trình độ chuyên môn đào tạo theo yêu cầu nhiệm vụ với chức chuyên môn đào tạo Trên sở chức năng, nhiệm vụ văn phịng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, văn phịng có trách nhiệm phân bổ nguồn nhân lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Tuỳ vào tính chất cơng việc, nhiệm vụ cơng tác, văn phịng đề nghị quan cho nhân văn phòng học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ 1.3 Cách bố trí phịng làm việc trang thiết bị văn phòng Sắp xếp bố trí phịng làm việc khoa học có vị trí quan trọng định đến thành cơng cơng việc Phịng làm việc văn phịng bố trí tập trung khu vực nhà A trụ sở UBND xã Riêng phòng bảo vệ (thường trực) quan bố trí dãy nhà gần cổng vào để dễ dàng cho việc hướng dẫn, theo dõi khách đến quan liên hệ công tác Tuỳ vào tính chất cơng việc phân cơng nhiệm vụ mà phòng làm việc lại xếp bố trí, trang bị đồ dùng khác Hiện văn phòng trang bị số thiết bị sau: máy tính, máy phơtơ, máy in, máy điện thoại Em xin dẫn chững cụ thể việc tổ chức phòng làm việc văn phòng HĐND UBND xã Hiệp Sơn sau: Phòng làm việc văn phịng bố trí bên phải nhà A để tiện cho việc giám sát quản lý nhân viên kịp thời phục vụ lãnh đạo, đạo thủ trưởng quan Trong phòng làm việc văn phòng trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị làm việc như: máy in, máy tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bàn ghế làm việc, tiếp khách, bảng ghi lịch công tác, đồng hồ, bình đựng nước nóng Trên bàn làm việc có đồ dùng bút, gim, kẹp tài liệu, sổ ghi chú, lịch nhằm giúp cho văn phịng giải cơng việc cách nhanh chóng, hiệu Có thể sơ đồ hố phòng làm việc văn phòng sau; ( Xem phụ lục số trang 75) * Ưu điểm: - Các phịng làm việc bố trí phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc trao đổi thông tin lãnh đạo với nhân viên - Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải công việc đầy đủ đại, giúp cơng việc giải nhanh chóng khơng bị ùn tắc - Vị trí thiết bị, phương tiện đặt khoa học phù hợp tạo điều kiện tốt cho cán văn phòng thực nhiệm vụ * Nhược điểm: 10 Uỷ ban nhân dân xã: hiệp sơn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự - Hạnh phúc Hiệp sơn, ngày Số: /TTr-UBND tháng năm 2010 Tờ trình “Về việc cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận QSDĐ nơng thơn” Kính gửi: UBND huyện Kinh Mơn Phịng tài ngun mơi trường huyện Kinh Môn Sau xem xét đơn xin cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận QSD đất nông thôn hộ bà Dương Thị Thêm công dân thường trú thôn An Cường - Hiệp Sơn - Kinh Môn - Hải Dương Năm 2000 địa phương tổ chức lập hồ sơ địa để hồn thiện cho việc cấp giấy CNQSDĐ nông thôn, sau chuyển thông báo cho gia đình để xác định diện tích, gia đình khơng xem xét kỹ ký vào thơng báo Nên địa phương tổ chức lập hồ sơ cấp giấy CNQSD đất, sê ri số Q952628 vào sổ cấp giấy chứng nhận 878, đất số164, tờ đồ số 4, diện tích 245 thơn An Cường - Hiệp Sơn Kinh Môn - Hải Dương, cấp ngày 24/10/2000 UBND huyện cấp Để đảm bảo tính pháp lý liên quan lâu dài, UBND xã Hiệp Sơn lập tờ trình cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận QSDĐ nông thôn cho bà Dương Thị Thêm, hộ thôn An Cường – xã Hiệp Sơn – Kinh Môn – Hải Dương, ơng Nguyễn Đình Đấu chết năm 2002 TM ủy ban nhân dân xã Nơi nhận: - Như kính gửi - Lưu UBND xã hồ sơ 73 Uỷ ban nhân dân xã: hiệp sơn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự - Hạnh phúc Số: /TTr-UBND V/v báo cáo kết thực nhiệm vụ tháng đầu năm, phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2010 Hiệp sơn, ngày tháng năm 2010 Kính gửi: Các đồng chí trưởng ban ngành Thực đạo thường trực HĐND xã Hiệp Sơn Để chuẩn bị cho tiếp xúc cử tri kỳ họp HĐND xã, đánh giá kết thực nghị HĐND xã V/v phát triển kinh tế - xã hội an ninh quốc phòng tháng đầu năm UBND xã Hiệp Sơn đề nghị đơn vị, đồng chí trưởng ban ngành báo cáo hoạt động đơn vị ngành tháng đầu năm 2010 Báo cáo văn tập trung vào vấn đề sau: I / Đánh giá chung hoạt động đơn vị ngành phụ trách tháng đầu năm 2010.( Những thuận lợi khó khăn) II / Kết thực nhiệm vụ đơn vị , ngành: - Kết đạt tháng đầu năm ước đoán kết tháng 6/2010 ( Về số liệu có so sánhvới kế hoạch năm, so với kỳ đạt %) - Những tồn cần khắc phục: (Lý tồn tại) III / Phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2010 u cầu bám vào chương trình cơng tác năm 2010 ( Những công tác, nhiệm vụ cần bổ sung đơn vị năm 2010) IV / Những giải pháp đơn vị, ban ngành tháng cuối năm 2010 kiến nghị ( Nếu có ) Thời gian nộp báo cáo chậm ngày 23/5/2010 (Nộp qua văn phòng UBND xã tổng hợp ) UBND xã mong đồng chí thực nghiêm túc chế độ báo cáo yêu cầu đơn vị, đồng chí trưởng ban ngành tổng hợp viết báo cáo gửi UBND xã thời gian quy định để tổng hợp, kịp cho đại biểu HĐND xã tiếp xúc cử tri (Hết thời gian đơn vị không báo cáo UBND xã không chịu trách nhiệm) TM ủy ban nhân dân xã Nơi nhận: Chủ tịch - TT Đảng ủy - HĐND xã; Để báo cáo - Như kính gửi; 74 - Lưu VP III Phụ lục sơ đồ ( phụ lục 1) Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn Văn phòng HĐND & UBND xã Bộ phận hành Văn thư – lưu trữ Bộ phận tạp vụ Cơ chế cửa Sơ đồ hóa cấu tổ chức máy UBND xã Chủ tịch Phó chủ tịch kinh tế Ban tài KT Ban Ban địa cơng an Phó chủ tịch văn hoá xã hội Ban xã đội 75 Văn phịng Ban văn Ban tư hố XH pháp Sơ đồ hố quy trình tuyển dụng nhân ( phụ lục 2) Văn phòng Lãnh đạo UBND Phòng Nội vụ Dự báo nhân Đề nghị bổ sung nhân Sơ đồ hố mơ hình tổ chức phịng làm việc khoa học văn phòng Chỉ đạo văn HĐND & UBND xã Hiệp Sơn ( lập phụkế lục 3) phòng hoạch Báo cáo xin ý kiến P Nội vụ 76 cáo lãnh đạo UBND Báo NhấtKý tríhợp với đồng kết lao động Lập kếhoặc hoạch tiến Thông qua kết P Nội vụ kết Đồng ý bổ hành tuyển thực dụnghiện việc thuyên tuyển dụng chuyển,quả tuyển dụng tuyển dụng, bổ sungsung nhân Ghi chú: Cửa Bình lọc nước Cửa sổ Máy tính Bàn chờ tiếp dân 10 Máy in Ghế ngồi 11 Quạt Trần Bàn làm việc chuyên môn 12 Máy điện thoại Ghế 13 Bảng phân công trực Tủ đựng tài liệu 14 Bóng đèn 77 Sơ đồ hố nội dung quy trình xây dựng gtác thường kỳ UBND xã Hiệp Sơn (phụ lục 4) Các phòng, ban Bộ phận tổng hợp VP Lãnh đạo UBND Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký Sơ đồ hố quy trìnhnội tổ dung chức hội nghịviệc (Phụ lục 5) cơng Các ban Văn phịng Lãnh đạo UBND xã Lập kế hoạch Đăng ký tổ nội chức hội dung công nghị việc Đăng ký thời hạn, địa Tổng hợp, xây điểm tổ chức hội nghị vớidựng thảo VP 78đến Gửi thảo Đóng góp ý kiến Tổng hợp ý kiếnDuyệt góp ý, thể Xem xét, ký phòng, ban để xin ý kiến ban hành cho thảo chỉnh sửa, hồn chỉnhthức góp ý Chuẩn bị tài liệu, gửi giấy mời Sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức HN Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị sở vật chất Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu, điểm danh đại biểu Điểm danh đại biểu ổn định tổ chức, tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu, thơng báo chương trình HN Điều hành thảo luận, đóng góp ý kiến Ghi biên HN Ghi biên HN Kết luận chung, tuyên bố bế mạc Sơ đồ hố nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 6) Lập KH chuyến Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác 79 Theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Đi cơng tác Theo dõi đơn đốc cơng việc UBND, báo cáo công việc hàng ngày Bổ sung nội dung công việc gửi lại tài liệu, văn cho lãnh đạo, tốn kinh phí cơng tác Sơ đồ quy trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo (Phụ lục 7) Văn phòng Lãnh đạo UBND Thu thập, xử lý thông tin từ nguồn khác 80 Tổng hợp, phân tích, chọn lọc thơng tin Cung cấp thông tin Tiếp nhận thông tin Sơ đồ hố quy trình soạn thảo ban hành văn (Phụ lục 8) Chuyên viên Thủ trưởng đơn vị Văn phòng Lãnh đạo Xác định yêu cầu cần thiết phải ban hành văn 81 Văn Thư Chọn tên loại Thu thập, xử lý thông tin Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung Duyệt thể thức Duyệt, ký ban hành Hoàn thiện thủ pháp lý, chuyển giao văn 10 Sơ đồ quy trình tổ chức giải văn (Phụ lục 9) Văn phòng Lãnh đạo quan Kiểm tra thể thức, tính pháp lý Văn thư 82 Đơn vị, cá nhân nhận VB Trình ký Ký ban hành Hồn tất thủ tục pháp lý Đăng ký Chuyển giao Tiếp nhận, giải VB Sắp xếp, bảo quản, bảo lưu Quy trình tổ chức giải văn đến (Phụ lục 10) Ngoài quan Văn đến Lãnh đạo UB Văn thư Tiếp nhận kiểm tra văn 83 VP Đơn vị nhận văn Phân loại, bóc vì, đóng dấu Đăng ký VB Trình, chuyển giao VB đến Đích danh Xử lý Xem xét, cho ý kiến giải Xem xét, cho ý kiến giải Nhận VB, ý kiến xử lý Vào sổ theo dõi Chuyển VB Tiếp nhận, giải VB 11 Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan (Phụ lục 11) 84 Cá nhân đơn vị Văn thư Lưu trữ quan Nộp văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ Thu thập tài liệu Sắp xếp Biên mục Sao thành Nộp hồ Sơ Tiếp nhận, làm thủ tục giao nộp hồ sơ 12 Sơ đồ trụ sở làm việc ĐU-HĐND-UBND-các ngành xã Hiệp Sơn 85 Tầng Ghi chú: Phịng tư pháp Phịng cơng an Phó chủ tịch kinh tế Văn phịng Phó chủ tịch khối văn hố Phịng xã đội Phụ nữ HTXDVNN Cựu chiến binh 10 Cầu thang 11 Sàn sảnh 12 Hiên Cửa sổ, cửa 86 12 Sơ đồ trụ sở làm việc ĐU-HĐND-UBND-các ngành xã Hiệp Sơn Tầng Ghi chú: Phịng bí thư Đảng uỷ Phịng Phó bí thư Đảng uỷ Phó chủ tịch HĐND Phịng họp UBND Phịng chủ tịch UBND Phịng Đồn niên Phịng Hội nơng dân Phịng kế tốn Phịng MTTQVN 10 Cầu thang 11 Sàn sảnh 12 Hiên Cửa sổ, cửa 87 ... sát công tác hành văn phịng UBND xã Hiệp Sơn Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác hành văn phịng quan 1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng: Văn phòng HĐND UBND... Tổ chức quản lý giải văn 2.3.1 Nội dung nghiệp vụ quản lý giải văn đi: Nhìn trình quản lý giải văn tổng thể bước như: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trình văn bản,... Bộ nội vụ văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Cơng văn số 425/VLTTNN, ban hành ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản