BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHỊNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CƠNG TY TNHH TM-DV HÒA LAN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: SINH VIÊN THỰC HIỆN: VÕ HUỲNH VÂN ANH ThS ĐẶNG THANH NAM MSSV: 3117360010 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1172 NIÊN KHĨA: 2017-2021 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021 LỜI NĨI ĐẦU Đối với kinh tế nay, ngành Quản trị văn phòng ngày khẳng định vai trò nồng cốt, chứng minh tầm quan trọng quan , từ quan nhà nước đến quan, tổ chức tư nhân Quản trị văn phòng ngành liên quan đến việc hoạch định, triển khai thực theo dõi đánh giá, xếp đảm bảo q trình làm việc văn phịng ln đạt suất Để thực việc địi hỏi người làm cơng tác văn phịng cần phải nâng cao lực, tạo điều kiện môi trường cạnh tranh công để phát triển thân tiếp thu kiến thức bổ ích Trường Đại học Sài Gịn ngơi trường đào tạo nhiều ngành học phong phú, chuyên ngành Quản trị văn phòng thuộc khoa Thư viên - Văn phòng ngành cần thiết xã hội Mục đích khóa thực tập nhằm đưa kiến thức lý thuyết áp dụng vào thực tiễn, từ giúp sinh viên làm quen với mơi trường, cơng việc Đồng thời cịn tạo cho em có hội thể thân, co xát với thực tiễn giúp em trưởng thành hơn, đúc kết kinh nghiệm quý giá trình làm việc Trong trình thực tập giúp đỡ ban lãnh đạo nhà trường, quý thầy cô Khoa Thư viện - Văn phịng, em xin thực tập Cơng ty TNHH TM-DV Hòa Lan Vận dụng kiến thức tích lũy q trình học tập tìm hiểu tình hình hoạt động cơng việc thực tế Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan, với giúp đỡ tận tình anh chị Phịng Kế tốn - Hành chính, với hướng dẫn nhiệt tình thầy Đặng Thanh Nam, em có nhìn tổng quan sâu sắc hoạt động văn phịng nghiệp vụ văn phịng cơng ty Do thời gian thực tập ngắn, em cố gắng nỗ lực công việc điều khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận đóng góp, ý kiến quý thầy cô anh chị công để báo cáo thực tập em hoàn thiện LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập trường Đại học Sài Gòn truyền đạt kiến thức giúp đỡ tận tình từ Qúy thầy Khoa Thư Viện - Văn phịng - Ngành Quản trị văn phòng, đặc biệt Thầy Đặng Thanh Nam giảng viên trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ em suốt trình làm báo cáo tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc Bên cạnh đó, em xin cảm ơn Ban Giám đốc Công Ty TNHH TM-DV Hịa Lan, cảm ơn chị Trần Hồng Linh Trang người trực tiếp hướng dẫn công việc giúp đỡ em suốt q trình thực tập cơng ty Kì thực tập tốt nghiệp lần em nhận thấy thân thật cần phải trao dồi kiến thức nhiều hơn, từ kiến thức xã hội đến kiến thức chuyên môn Em học hỏi tiếp thu nhiều điều từ anh chị công ty Mặc dù công việc nhiều bận rộn anh chị hướng dẫn, hỗ trợ em cơng việc tận tình Chính điều tạo cho em cảm giác khơng bị lạc lõng, tạo cho em tinh thần thoải mái dể làm việc hồn tốt cơng việc Lần thực tập em hành trang để em vững bước tự tin đường phía trước Và cuối cùng, em xin lần cảm ơn kính chúc q Thầy Cơ Khoa Thư viện – Văn phịng, anh chị Cơng Ty TNHH TM-DV Hịa Lan có thật nhiều sức khỏe, thành công nghiệp Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TP.KT-HC CQ CHT ATLĐ VB TSCĐ NLĐ NSDLĐ BHXH 10 HĐLĐ Trưởng phòng Kế tốn - Hành Cơ quan Chỉ huy trưởng An toàn lao động Văn Tài sản cố định Người lao động Người sử dụng lao động Bảo hiểm xã hội Hợp đồng lao đồng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Quá trình hình thành phát triển .5 1.1.1.Giới thiệu chung công ty 1.1.2 Sản phẩm thị trường 1.1.3 Kết hoạt động sản xuất - kinh doanh (2017- 2019) 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Phịng Kế Tốn - Hành 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn - Hành 10 CHƯƠNG 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 11 2.1 Tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát nghiệp vụ văn phịng cơng ty11 2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động công ty 11 2.1.2 Kế hoạch , chương trình cơng tác quan, văn phòng 12 2.1.3 Nghiệp vụ quản trị nhân 14 2.1.4 Soạn thảo văn 18 2.1.5 Nghiệp vụ văn thư 21 2.1.6.Nghiệp vụ lưu trữ 26 2.1.7 Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp công ty 27 2.1.8 Quản lý tài sản, an ninh, y tế 28 2.2 Kết thực hành nhân viên 31 2.2.1 Xây dựng số quy định, quy chế hoạt động văn phòng 31 2.2.2 Soạn thảo văn hành chính, văn khác 34 2.2.3 Các biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư 42 2.2.4 Các biểu mẫu liên quan đến tổ chức hội nghị/họp, chuyến công tác 45 2.2.5 Các biểu mẫu liên quan đến tới công tác quản lý, tài sản .47 CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .48 3.1 Thực trạng quản trị văn phịng CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN.48 3.1.1 Về cơng tác quản lí nhân 48 3.1.2 Về việc thực công tác văn thư, lưu trữ 48 3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp cải thiện 50 3.2.1 Về công tác quản lí nhân 50 3.1.2 Về công tác văn thư - lưu trữ 52 KẾT LUẬN 54 PHỤ LỤC 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.1.Giới thiệu chung cơng ty Tên tiếng việt: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ HÒA LAN Tên tiếng anh: HOALAN CO.,LTD Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Mã số thuế: 0301742460 Địa chỉ: 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Đước Ngày thành lập: 28/04/1999 Vốn điều lệ: 20.000.000.000 VNĐ Điện thoại –Fax: (84.28)3970.2821 Email: info@hoalan.me Website: hoalan.me Logo công ty: *Các ngành nghề kinh doanh chính: - Thiết kế hệ thống – điện cho cơng trình dân dụng cơng nghiệp - Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ, hệ thống lạnh công nghiệp - Nhận thầu cung cấp thi cơng lắp đặt hệ thống cấp nước cho cơng trình xây dựng dân dụng cơng nghiệp - Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển cho cơng trình xây dựng dân dụng công nghiệp - Nhận thầu cung cấp lắp đặt máy phát điện - Nhận thầu cung cấp, lắp đặt loại máy móc chuyên dùng - Cung cấp, phân phối sản phẩm điện lạnh, điện động lực, điện điều khiển - Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hịa trung tâm, điều hịa cục bộ, hệ thống lạnh cơng nghiệp * Lịch sử hình thành: Cơng ty TNHH TM – DV Hịa Lan thành lập vào tháng 04 năm 1999 sở: - Giấy phép thành lập số: 868/GP-TLDN ngày 23 tháng 04 năm 1999 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp việc thành lập Cơng ty TNHH TM – DV Hịa Lan Giấy đăng ký kinh doanh: 071368 ngày 28 tháng 04 năm 1999 Sở Kế hoạch Đầu tư xác nhận Năm 2012: Do ảnh hưởng hoạt động kinh doanh không tốt, công ty thu nhỏ lại quy mô hoạt động, cắt giảm nhân sự, dời trụ sở 97 Bùi Minh Trực, Phường 6, Quận 8, Tp HCM Năm 2019: Tình hình hoạt động kinh doanh dần ổn định, cơng ty tiếp tục dời trụ sở đến 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP.HCM Với vị trí trung tâm thành phố để tiện cho hoạt động kinh doanh Sau 21 năm hình thành, phát triển trải qua khơng khó khăn, cơng ty Hịa Lan dần khẳng định tên tin tưởng chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu Hòa Lan cho dự án đầu tư 1.1.2 Sản phẩm thị trường Sản phẩm Cơng ty TM-DV Hịa Lan nhà thầu chuyên nghiệp với bề dày kinh nghiệm lĩnh vực thiết kế, thi công hệ thống thơng gió – điều hồ khơng khí - Thi cơng xây lắp hệ thống điều hịa khơng khí - Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hịa khơng khí - Thi cơng lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển - Thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, cục bộ, hệ thống lạnh công nghiệp - Thi công lắp đặt hệ thống cấp nước cho cơng trình Thị trường cơng ty Thị trường cơng ty quan, doanh nghiệp tư nhân nhà nước hoạt động lãnh thổ Việt Nam Đối tượng khách hàng cơng ty chủ đầu tư có nhu cầu lắp đặt hệ thống điều hịa khơng khí, thang máy, bảo trì sửa chữa hệ thống điều hịa khơng khí, cụ thể địa bàn tỉnh từ miền Trung trở vào miền Nam Hiện nay, việc đấu thầu diễn rộng rãi khắp nước với hình thức nộp thầu online, tạo điều kiện thuận lợi cho tất nhà thầu tham gia Điều đồng nghĩa với việc gia tăng đối thủ cạnh tranh Trên địa bàn TPHCM có nhiều công ty hoạt động lĩnh vực với cơng ty Hịa Lan Chính cơng ty đối mặt với đối thủ cạnh tranh lớn mạnh khác Cùng với việc cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp việc tạo uy tín cho doanh nghiệp điều cần thiết Muốn công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng thi cơng, tìm tịi biện pháp thi cơng tiên tiến, gây dựng nên đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đối tác cung cấp uy tín đáng tin cậy để tạo bàn đạp cho công ty cạnh tranh với đối thủ ngành 1.1.3 Kết hoạt động sản xuất - kinh doanh (2017- 2019) Bảng 2.1 Hoạt động kinh doanh công ty năm (2017-2019) ĐVT: Việt Nam đồng 2018 2019 55.610.232.090 51.306.014.587 Chỉ tiêu 2017 48.005.568.210 Doanh thu Chi Phí 4.914.909.467 5.342.314.623 7.250.832.987 Lợi Nhuận trước thuế 196.058.699 122.949.716 247.511.785 42.680.433 64.011.449 49.502.357 Thuế Lợi nhuận sau thuế 153.387.266 58.938.267 198.009.428 Nhận xét: - Doanh thu: Năm 2017 doanh thu đạt 48 tỷ đồng, năm 2018 doanh thu tăng lên mức 55 tỷ đồng lý giải cho việc này, năm 2018 công ty ký nhiều hợp đồng thi công đem lại nguồn doanh thu tăng cao lên đến tỷ đồng Nhưng đến năm 2019 doanh thu 51 tỷ đồng giảm so với năm 2018 - Chi phí: Trong năm 2017-2019 chi phí tăng dần cụ thể năm 2018 tăng từ 4.9 tỷ lên 5.3 tỷ năm 2019 tăng lên 7,2 tỷ Lý vật giá ngày leo thang, kéo theo chi phí tăng dần - Lợi nhuận sau thuế năm 2017 -2019 đạt mức cao 198 triệu năm 2019, năm 2017đạt 153 triệu thấp năm 2018 đạt 53 triệu 1.1.4 Cơ cấu tổ chức * Mơ hình cấu tổ chức máy công ty SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN (Nguồn: Phịng kế tốn – hành chính) Trong đó: - Văn phịng 15 người - Thi cơng 30 người 1.2 Phịng Kế Tốn - Hành 1.2.1 Chức Phịng Kế Tốn - Hành phận văn phịng Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan có ch.ức sau: a Bộ phận Hành - Chức Hành + Nghiên cứu soạn thảo trình duyệt quy định, quy chế dược áp dụng công ty; + Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại thiết bị, tài sản công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ cơng ty; + Quản lý hồ sơ văn đến - đi, thực công tác văn thư lưu trữ hồ sơ cần bảo quản văn phòng + Yêu cầu cung cấp thiết thị văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động công ty; + Trực tiếp giải chi, tốn, tạm ứng chi phí hàng tuần trình Giám đốc phê duyệt - Chức Nhân + Tham mưu, giúp việc cho giám đốc cơng ty phận, phịng ban khác công ty; + Tổ chức thực công việc tổ chức lao động, quản lý, bố trí nhân lực, chế độ sách, phúc lợi theo thỏa ước lao động tập thể điều khoản lao động áp dụng đối tượng lao động; + Thực quy chế công ty, bảo quyền lợi nhân viên công ty theo pháp luật; + Kiểm tra, đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nội quy, quy chế công ty; + Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty; + Xậy dựng quy chế lương thưởng, đề xuất phương pháp giúp nhân viên công ty nâng cao suất lao động 1.2.2 Nhiệm vụ Bộ phận Hành Cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực cơng việc, tình hình cơng tác vệ sinh tuần kiểm tra lần theo mẫu Phòng KT-HC (2/4/6 buổi sáng) + Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng Xác định định mức dụng cụ vệ sinh phận, tổ chức mua, cấp phát theo dõi việc sử dụng + Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác Lập sơ đồ thùng rác cho văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác + Quản lý mối quan hệ với quan quyền địa phương, tổ chức xã hội nghề nghiệp + Quản lý hệ thống nước uống Lập sơ đồ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng tuần + Quản lý loại hợp đồng Phòng KT-HC Lập file để lưu loại hợp đồng theo thứ tự danh mục + Quản lý photo đăng ký kinh doanh có cơng chứng, hàng tháng kiểm tra số đăng ký kinh doanh cịn, để lập kế hoạch cơng chứng tiếp + Chuẩn bị họp theo lịch họp tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước họp diển 30 phút Nhân viên HC thông báo lịch họp sau nhận thông tin, lập thư mời họp (nếu yêu cầu) chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu phân công + Làm thủ tục mua tất loại vật tư bên thuộc trách nhiệm Phòng KT- HC + Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP KT-HC + Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax + Thực công tác hành chánh TP giao + Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ hàng tuần + Thực công việc khác BGĐ, Trưởng phịng phân cơng - Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết chồng chết; chết: nghỉ 03 ngày Điều 9: Chế độ xét nâng lương: Về chế độ xét nâng lương: Mỗi năm, lãnh đạo Công ty xét nâng lương cho nhân viên lần vào tháng 02 năm Niên hạn đối tượng diện xét nâng lương: Nhân viên có đủ niên hạn năm hưởng mức lương (kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương ) với điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ giao không vi phạm Nội qui lao động, không bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách văn trở lên Nếu có vi phạm khơng vào diện xét Năm sau xét nâng lương, với điều kiện không tái phạm kỷ luật lao động Thủ tục xét nâng lương: Phòng KT-HC tổng hợp danh sách nhân viên đủ niên hạn nâng lương, trình lên Ban lãnh đạo Công ty để xét duyệt Khi duyệt, tổ chức họp mời cán bộ, công nhân viên xét duyệt nâng lương đến để thông báo kết trao Quyết định nâng lương Mức nâng bậc lương từ 5% - 10% mức lương tuỳ theo kết kinh doanh công ty năm Mức dựa vào thang bảng lương đăng ký với phòng Lao động thương binh xã hội Điều 10: Hiệu lực thi hành - Những nội dung quy định tiền lương, thưởng, phụ cấp, hỗ trợ nêu có hiệu lực từ ngày ban hành Nơi nhận: - Toàn thể cán bộ, cơng nhân viên - Các phịng ban Cơng ty - Lưu VT Giám đốc (Ký tên, ghi ro họ tên đóng dấu) 78 PHỤ LỤC CÁC MẪU VĂN BẢN ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CƠNG TY Cơng văn đề nghị tạm ứng CƠNG TY TNHH TMDV HỊA LAN 25B Trường Sơn, P.15, Q10, TP.HCM Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /CVHL-15 Kính gửi: TP.HCM , ngày tháng 06 năm 2015 CƠNG TY CỔ PHẦN TÂN BÌNH (V/v: Đề nghị tạm ứng chưa có nguồn điện để chạy máy nghiệm thu cơng trình ) - Căn vào điều khoản hợp đồng số 0331/2014/BVCC ngày 31 tháng 03 năm 2014 Công ty TNHH TM DV Hịa Lan Cơng ty Cổ Phần Tân Bình thi cơng hạng mục “Hệ thống điều hịa khơng khí” (Áp lực dương trung tâm phịng mổ) thuộc cơng trình “Cải tạo mở rộng Bệnh viện Huyện Củ Chi” - Căn vào tình hình thi cơng thực tế cơng trình (chưa có điện để chạy máy nghiệm thu cơng trình ) - Căn bảng theo doi tốn hai bên Hiện nay, Cơng ty chúng tơi hồn thành việc cung cấp lắp đặt hệ thống điều hịa khơng khí cho cơng trình “Cải tạo mở rộng Bệnh viện Huyện Củ Chi” cơng trình chưa có nguồn điện chạy máy để tiến hành chạy máy nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng Căn theo bảng theo dõi cơng nợ, số tiền cịn lại dự án Bệnh viện Huyện Củ Chi sau: - Giá trị hợp đồng ( Hợp đồng trọn gói – đạ bao gồm VAT) : 3.229.600.000 đồng - Giá trị tạm ứng đợt : 970.000.000 đồng - Giá trị toán đợt : 500.000.000 đồng 79 - Tổng giá trị toán : 1.470.000.000 đồng - Tổng giá trị cịn lại phải tốn theo hợp đồng : 1.759.600.000 đồng Đồng thời, thời gian thi cơng cơng trình kéo dài dự kiến phải tạm dừng thi công theo yêu cầu bên giao thầu nên gặp khó khăn tài chúng tơi triển khai song song cơng trình lúc Với khó khăn trên, Cơng ty TNHH TM DV Hịa Lan kính đề nghị Cơng ty Cổ Phần Tân Bình cho phép tạm ứng tiếp 800.000.000 VNĐ ( Bằngchữ: Tám trăm triệu đồng chẵn./.) Để tốn phần chi phí thi cơng cơng trình Chúng tơi mong hỗ trợ từ Qúy Công ty Trân trọng ! CƠNG TY TNHH TM DV HỊA LAN 80 Phiếu đề nghị tốn hàng hóa Đợt CƠNG TY TNHH TMDV HỊA LAN 25B Trường Sơn, P.15, Q10, TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TỐN 70% GIÁ TRỊ HÀNG HĨA ( ĐỢT ) Kính gửi : - Ơng Tổng Giám đốc - Ban Tài Kế tốn – Căn hợp đồng số: 12-14/EVNSPC-HOA LAN CHAU HIEP PHAT/ ĐHKKTT 08.2014 ký ngày 09/12/2014 Tổng công ty Điện lực miền Nam TNHH Liên danh cơng ty TNHH TM-DV Hịa Lan cơng ty TNHH TM-DV Châu Hiệp Phát cho gói thầu số 08: “cung cấp, lắp đặt hệ thống điều hịa nhiệt độ, thơng gió-tạo áp cầu thang” – Căn đề nghị tốn ngày 26/01/2016 cơng ty TNHH TM-DV Hòa Lan I/ TÊN ĐƠN VỊ ĐƯỢC THANH TỐN: Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hịa Lan Tài khoản : 051.100.0426277 Ngân hàng : Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Quận Mã số thuế : 0301742460 II/ LÝ DO THANH TOÁN : Thanh toán theo quy định hợp đồng III/ TRỊ GIÁ YÊU CẦU THANH TOÁN : Đơn giá bao gồm giao Đơn Số Thành tiền Stt Tên hàng hóa hàng đến vị lg (VNĐ) kho Cty ĐL (VNĐ) 2.191.448.29 I Vật tư lắp đặt Lô 0,1 219.144.830 II Hệ thống nước ngưng Lơ 0,1 159.236.097 15.923.610 1.1 Ống gió tơn tráng kẽm dày Lơ 0,2 22.392.139 4.478.428 0.75mm+tiêu âm dày 25mm 1.2 Ống gió tơn tráng kẽm dày Lô 0,2 214.874.678 42.974.936 0.75mm+xốp cách nhiệt dày 25mm 1.3 Ống gió tơn tráng kẽm dày 1.417.323.00 Lơ 0,6 850.393.800 0.58mm+xốp cách nhiệt dầy 25mm Hệ thống gió tươi Lơ 0,2 415.673.272 83.134.654 3.1 Ống gió tráng kẽm dày 0.95mm+tiêu Lô 0,1 31.681.700 3.168.170 âm dày 25mm 81 3.2 Ống gió tráng kẽm dày 0.95mm 3.3 Ống gió tráng kẽm dày 0.75mm 3.4 Ống gió tráng kẽm dày 0.58mm Hệ thống hút khói hành lang Hệ thống thơng gió Toilet Hệ thống gió tạo áp cầu thang Lô Lô Lô Lô Lô Lô 0,1 0,6 0,5 0,3 0,3 0,3 III Hệ thống điện cáp nguồn Lơ 0,3 IV Giá đỡ ống gió, trunking Trị giá hàng hóa (VNĐ) Thuế GTGT hàng hóa(10%) Tổng giá trị hàng hóa Lơ 0,1 - Tổng trị giá hợp đồng (có VAT) - Đã tạm ứng 10% ( có VAT) - Đã toán lần - Đã toán lần 69.098.735 92.626.020 54.879.287 70.375.252 173.695.962 70.594.837 1.144.215.10 400.502.480 6.909.874 55.575.612 27.439.644 21.112.576 52.108.789 21.178.451 343.264.531 40.050.248 2.533.626.151 253.362.615 2.786.988.766 : 24.580.000.000 VNĐ : 2.458.000.000 VNĐ : 11.543.739.606 VNĐ : 3.041.003.359 VNĐ Tổng số tiền toán 70% có VAT: 1.950.892.136 VNĐ (Một tỷ, chín trăm năm mươi triệu, tám trăm chín mươi hai ngàn, trăm ba mươi sáu đồng) IV/HỒ SƠ ĐÍNH KÈM (Bản gốc): Đề nghị toán, BBNT, bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành Nơi nhận : - Như trên; - Lưu VT XNK Người đề nghị BAN VTXNK BAN XDNĐH Nguyễn Thế Luân Nguyễn Hữu Trọng Nguyễn Bình Trung Duyệt TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Hợp 82 PHỤ LỤC 5: DANH MỤC HỢP ĐỒNG TỪ NĂM 2017-2020 STT 30 31 SỐ HĐ 12/20 18 /HĐXD 26/20 18/ HĐT B TÊN DỰ ÁN Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh An Giang Đầu tư xây dựng cơng trình UBND Cà Mau GĨI THẦU Số 12: Thi công xây dựng lắp hạng mục hệ thống kỹ thuật Số 52A: Cung cấp hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống quạt hút mùi TÊN CHỦ ĐẦU TƯ GIÁ HĐ Sở Nội Vụ An Giang 22,656,149,000 Ban quản lý cơng trình xấy dựng UBND Cà Mau 83 30,547,000,000 DANH MỤC HỒ SƠ 1.Hợp đồng thi cơng xây dựng cơng trình với Sở Nội Vụ AG (1)(1) 2.Phụ lục hợp đồng thi công xây dựng(2) 3.Thỏa thuận liên danh(1) 4.Hợp đồng kinh tế(1) 5.Hợp đồng thi cơng xây dựng cơng trình với cty TNHH TM Lê Huỳnh(1) Hợp đồng thiết bị (1) 2.Nghiệm thu hoàn thành hạng mục(2) Biên thống khối lượng phát sinh(1) 32 20/20 18/ HĐBQL DA Bệnh viện Đa khoa khu vực Mộc Hóa Ban quản lý đầu tư xây dựng cơng Hệ thống điều trình hịa xây dựng khơng khí, thơng dân dụng gió cơng nghiệp tỉnh Long An 84 31,960,591,000 1.Hợp đồng thi công xây dựng (1) 2.Biên thương thảo hợp đồng (1) 3.Văn sửa đổi bảo lãnh thực hợp đồng(1) 4.Giấy bảo lãnh tạm ứng (1) 5.Giấy bảo lãnh thực hợp đồng(1) 6.Biên nghiệm thu số 05 (5) PHỤ LỤC 6: BIÊN BẢN HỌP ĐẦU NĂM CÔNG TY TNHH TMDV HÒA LAN 25B Trường Sơn, P.15, Q10, TP.HCM Thời gian Địa điểm Chủ trì họp Thành phần tham dự BIÊN BẢN HỌP 08h00 Ngày 03/04/2021 Văn phịng cơng ty Hòa Lan Võ Thị Đan Tâm STT 10 11 12 13 14 Họ Tên Nguyễn Văn Đước Võ Thị Đan Tâm Phan Ngọc Sinh Ừng Sập Dất Vũ Văn Hoàn Phan Tấn Lợi Lê Thị Thu Hà Võ Huỳnh Vân Anh Bùi Thị Tú Trinh Huỳnh Duy Khánh Võ Văn Nhàn Võ Tuấn Em Trần Hoàng Linh Trang Bùi Nhật Huyền 85 Bộ phận BGĐ BGĐ Kỹ Thuật Kỹ Thuật Kỹ Thuật Kỹ Thuật Dự án Hành Dự Án Dự Án Thi cơng Kỹ Thuật Kế tốn Kế tốn NỘI DUNG CUỘC HỌP HẠNG MỤC CƠNG TRÌNH TRÁCH NHIỆM CHI TIẾT 1.Chưa đạt KPI tháng A.Dất A.Hồn Phịng Kĩ Thuật TỔNG KẾT THÁNG Chưa báo cáo tồn kho A Sinh A Lợi A Tuấn Em CHÚ Ý Phịng Dự Án 2.Báo cáo tuần chưa xác A.Dất thống lại việc chừa khoảng cách ống đồng cho máy lạnh treo tường, máy lạnh cassette, máy lạnh giấu trần nối ống gió Chưa đưa khối lượng xác (đưa số lượng thơ chưa xử lý) Chưa báo cáo số lượng tồn kho Báo cáo thiếu đầu tư, chưa có chất lượng Đặt sai vật tư 5.Phải cụ thể số lượng, không dùng trỏ kéo Gửi phiếu đề nghị cịn chậm u cầu thực Phải tính cụ thể số lượng, không dùng trỏ kéo Chưa giảm số lượng theo yêu cầu BGĐ Làm lại phiếu đề nghị Quy trình làm đúng, mà ẩu copy sai số Hoàn thành tốt nhiệm vụ tháng 3 Cơng trình chuẩn bị kiểm tra kiểm tốn năm 2021: Khu vực An Giang ( Kho Lưu trữ An Giang, Tim Mạch, BV Tân Châu) Phiếu đề nghị vật tư chị Tâm kiểm Phòng Dự án phải bám sát thực tế để thực công việc (đặt vật tư) 3.Phòng Dự án phải làm hồ sơ, toán từ đầu 4.Làm hồ sơ hồn thiện, tháng làm tháng xong tháng 5.Hồn cơng nội sau tuần làm hồn cơng chủ đầu tư 86 Phịng Hành - Kế tốn Bản gốc (hồ sơ) phải trả Phịng Dự Án, photo cơng trình Cho mượn hồ sơ phải ghi xác nhận sổ giao nhận hồ sơ Nhận văn phải kiểm tra trước (hợp đồng), mở vẽ kiểm tra cần thiết 9.Trong tình trạng cấp bách phải báo lãnh đạo xử lý giải Vân Anh Yêu cầu thực MỤC TIÊU NỘI BỘ Bộ phận Hành làm cho phòng ban sổ giao nhận hồ sơ Mục tiêu: Chấp nhận thấp điểm 2.Bắt đầu làm việc với phần mềm theo số hóa Các phịng ban cần thực triển khai thư viện lỗi Sử dụng quyền trợ giúp từ BGĐ tình cần thiết, xin ý kiến giải Mỗi cá nhân công ty tự lên KPI chị Tâm sửa 6.Cần có ý kiến KPI mà Trưởng phịng BGĐ đưa ( cần có phản hôi hai chiều) Đưa KPI vào lịch làm việc tháng Tiến hành chạy thử phần mềm Misa a Qúy 2: Phải hoàn chỉnh chạy demo b Qúy 3: Chạy hoạt động thử Làm việc theo KPI theo quy trình Nền tảng vững để thi cơng Mục tiêu tồn cơng ty giai đoạn 21-25 3.Nâng cao lực quản lý Phân công công việc theo ME ME (điện nặng, điện nhẹ, máy phát, ĐHKK,phòng cháy chữ cháy, thang máy) + A.Lợi: Nghiên cứu điện +A Hoàn: PCCC, máy phát, thang máy +A.Sinh: Điện nhẹ, camara, âm thanh, điện thoại, truyền hình +A.Dất: Nghiên cứu hết lĩnh vực + C Nghĩa: Nghiên cứu mặt hàng tương ứng +A.Chung: Đào tạo nội 87 CÁC VẤN ĐỀ CƠNG TRÌNH CAO ĐẲNG BẠC LIÊU CƠNG TRÌNH SẢN NHI A Chung A.Lợi+A.Hồn A.Dất Tình trạng BV MỘC HÓA A.Sinh A Dất TTTL QUẬN A.Hồn Các dự án có liên quan, cá nhân tự nghiên cứu 6.Tất phải có ý kiến báo cáo tuần Tháng Tiến độ tháng 04 1.Nghiệm thu liên động có tải với chủ đầu tư: 10/04 Nghiệm thu nội đưa vào sử dụng: 12/04 3.Hồn thiện vẽ hồn cơng + giải trình khối lượng tồn cơng trình: 17/04 4.Biên lắp đặt, nghiệm thu lắp đặt bàn giao sử dụng: 19/04 5.Hồn thiện hồ sơ tốn, toán: 20/04 Kiểm tra thiết bị vật tư ( kiểm tra tủ TB) 2.Hệ thống PCCC chưa đạt, cần coi lại 3.Kiểm tra tạo áp buồng thang máy Kiểm tra hố tạo áp, trục áp hút khói 5.Phải có báo cáo riêng tải trước đưa vào sử dụng (A Dất: đưa vấn đề vào quy trình thi cơng) Mất kiểm sốt việc thực cơng trình Bộ phận Kỹ Thuật chưa ký văn nghiệm thu với thầu phụ 1.Liệt kê tất công việc chưa thi công hạn chót ngày: 07/04 2.Chốt BMS + Ra hồ sơ kéo dây : 08/4 3.Nghiệm thu với GS, bắt buộc toán, ký hồ sơ nghiệm thu 4.Nghiệm thu với thầu phụ từ đầu đến ngày 31/03 5.Hoàn thành hồ sơ tốn : 29/4 Chưa hồn thiện khối lượng phát sinh (Ra khối lượng phát sinh: 07/04) Chưa xong defect: từ tầng 2.Triển khai thực thi cơng hệ gió + Hồn thiện hệ thống gió 10/04 3.Kiểm tra lắp louver 4.Tầng bị lủng, cần kiểm tra sửa chữa lại 88 BV KHÁN H HÒA A Tuấn Em EVN QUẢN G TRỊ A Tuấn Em KHO LƯU TRỮ LONG AN A.Sinh KHO SÓC TRĂNG A Lợi NHÀ HÁT BÌNH THUẬN C Tâm + A.Sinh SỞ TNMT BẠC LIÊU A.Hồn 5.Làm văn trình bày với lãnh đạo ( vướng thi công phần nào, làm văn báo cáo đề nghị hỗ trợ phần đó) 6.Rà sốt hồ sơ tốn:29/4 nghiệm thu hệ thống gió chậm vào tháng Chạy nội + đo độ nội :15/04 Bàn giao đưa vào sử dụng với chủ đầu tư: 30/04 Hồ sơ phát sinh tồn cơng trình: 10/04 4.Hồn cơng + giải trình khối lượng 20/4 5.Hoàn thiện biên nghiệm thu đưa vào sử dụng: 24/04 Hoàn thiện toàn hồ sơ toán với chủ đầu tư: 29/04 A Tuấn Em xếp Quảng Trị hoàn thiện phần che nước mưa: 10/04 2.Lưu ý lắp louver Bàn giao tồn dự án cịn phụ thuộc vào chủ đầu tư 4.Theo dõi công việc thầu phụ Hoàn thành phụ lục phát sinh: 15/04 1.Đã bàn giao người thụ hưởng 2.Nghiệm thu với Sở Xây Dựng gói thầu mà chịu trách nhiệm thi cơng: 29/04 3.A.Sinh liên hệ A Tâm làm báo cáo giám sát Cần tính tỉ lệ phần trăm theo đánh giá KS cơng trình Xong thơ: 29/04 3.Giao thiết bị lạnh: 26/04 Tháng tốn Kho Sóc Trăng Làm việc với nhà thiết kế : 4/4 Cơng trình gần xong Xong thơ: 14/4 3.Nghiệm thu nội từ 17/04 - 18/04 (C Tâm nghiệm thu) 4.Nghiệm thu thiết bị với chủ đầu tư: 89 BẢO TRÌ ĐIỆN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHIẾU ĐỀ NGHỊ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỒNG PHỤC CƠNG NHÂN A Tuấn Em Phịng Kỹ Thuật Thi cơng Thủ Kho Yêu cầu chung tất nhân viên ĐỀ XUẤT CỦA BGĐ Yêu cầu Phòng Kỹ thuật 10/04 5.Nghiệm thu lắp đặt với chủ đầu tư: 20/04 6.Hồn cơng + giải trình nội bộ: 22/04 7.Hồn cơng + giải trình với chủ đầu tư: 27/04 Biên nghiệm thu: 29/04 Thứ tự ưu tiên bảo trì thời gian tới: EVN Tây Ninh 2.UBND Cà Mau 3.Xổ số kiến thiết Đồng Tháp 4.EVN Quảng Trị Riêng UBND Cà Mau bảo trì định kỳ tháng / lần - Dùng hóa chất tẩy rửa hệ thống nước bảo trì Trong tháng yêu cầu kiểm tra vật tư 2.Hệ số 1.05 khơng tính với nộ bộ, mà tính với chủ sở hữu Điều chỉnh lại quy trình test áp Lựa chọn lại loại vải thấm mồ hôi, áo công nhân mặc dày nóng 2.Cần áo phản quang cho cơng nhân cơng trình 3.Kho giao đồng phục công nhân ban đầu thu lại số lượng nhiêu ( thiếu tính trừ với thầu phụ ) 1.Đề nghị nhân viên cần làm thư viên lỗi + đính kèm thư viện lỗi báo cáo tuần, tháng 2.Xử lý triệt để lỗi 2502 (UBND Cà Mau) 3.Test hệ thống hút gió (gió thải, gió tươi) 4.Sau thi cơng cơng trình đề nghị anh em u cầu công nhân nhớ làm dấu dây + kiểm tra vận hành Trong q trình thi cơng sau này, lỗi tuỳ theo mức độ lỗi mà có phương án xử lý phù hợp Trong trường hợp phạm lỗi nhiều lần hình thức 90 kỷ luật phạt tiền theo mức độ thiệt hại số lần vi phạm Cuộc họp kết thúc vào lúc 18h30 ngày, biên gửi cho tất thành viên có mặt tham dự họp Yêu cầu phận, phòng ban liên quan có trách nhiệm thi hành theo ý kiến đề xuất thống họp Phê duyệt Người lập biên Võ Huỳnh Vân Anh Võ Thị Đan Tâm 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO I Tài liệu tham khảo Trần Kim Dung (2001), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng hợp TP.HCM; GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2007), Giáo trình kĩ thuật tổ chức công sở, NXB Khoa học Kĩ Thuật, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống Kê, TP.HCM; ThS Đặng Thanh Nam, Giáo trình Cơng tác văn thư - lưu trữ doanh nghiệp; ThS Hoàng Lê Phương Thúy (2016), Giáo trình Nghiệp vụ hành quản trị văn phịng II Văn hướng dẫn Bộ luật Lao động số: 45/2019/QH14; Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 145/2020/NĐ-CP Hướng dẫn số điều Bộ Luật lao động; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư 92 ... CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .48 3.1 Thực trạng quản trị văn phòng CƠNG TY TNHH TM-DV HỊA LAN.48 3.1.1 Về cơng tác quản lí nhân 48 3.1.2 Về việc thực công tác văn thư, lưu... tạo nhiều ngành học phong phú, chun ngành Quản trị văn phịng thuộc khoa Thư viên - Văn phòng ngành cần thiết xã hội Mục đích khóa thực tập nhằm đưa kiến thức lý thuyết áp dụng vào thực tiễn,... văn phòng nghiệp vụ văn phòng công ty Do thời gian thực tập ngắn, em cố gắng nỗ lực công việc điều khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận đóng góp, ý kiến q thầy anh chị công để báo cáo thực