báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng - nguyễn quốc thể

Thanh, có Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ đang hoạt động giảng dạy,thi và cấp chứng chỉ Tin học, Ngoại ngữ các trình độ A, B, C; Cơ sở 2 tại huyện Châu Thành A là cơ sở chính của Trường, n

UBND TỈNH HẬU GIANG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

NGUYỄN QUỐC THỂ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

MSSV: D64K203067

Lớp: Quản trị Văn phòng

Khóa: 2007- 2010 Năm học 2009- 2010

Hậu Giang, năm 2010

LỜI NGỎ

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN:

1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Quốc Thể.

2 Ngày tháng năm sinh: ngày 15 tháng 10 năm 1989.

3 Quê quán: xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang

4 Nơi cư trú: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng Hiệp,tỉnh Hậu Giang

5 Số chứng minh nhân dân: 363583823.

6 Số điện thoại: 0167.92.93.234

7 Địa chỉ liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng

Hiệp, tỉnh Hậu Giang

5 Địa chỉ liên lạc: ấp Phương An A, xã Phương Phú, huyện Phụng

Hiệp, tỉnh Hậu Giang

Rạch Gòi, ngày tháng năm 2010,

Người báo cáo

Nguyễn Quốc Thể

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

I THÔNG TIN VỀ CƠ QUAN:

1 Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu

Giang.

2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập:

- Hiệu trưởng: Hà Hồng Vân.

PHẦN MỘT

NỘI DUNG THỰC TẬP

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, TÌNH HÌNH HOẠT VÀ PHÁT

TRIỂN CỦA CƠ QUAN

A GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG:

Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo tổng kết mô hình trường cao đẳngđẳng cộng đồng sau 5 năm thí điểm đã rút ra được một mô hình tối ưu,

có thể là mục tiêu phấn đấu cho nhiều địa phương trong việc đào tạonguồn nhân lực tại chỗ, đa cấp, đa ngành như các Nghị Quyết Hội NghịBan Chấp hành Trung Ương Đảng lần hai (Khoá VIII) và lần sáu (khoáIX) đề ra Đồng thời là giải pháp hữu hiệu cho các địa phương cònnghèo nhưng muốn có trường cho con em mình học đại học ít tốn kém,đồng thời tăng số lượng nữ ở nông thôn vào đại học Hy vọng Trường

CĐCĐ là giải pháp quan trọng để bản quy hoạch mạng lưới trường CĐ,

ĐH của Bộ giáo dục và Đào tạo trở nên khả thi hơn

Vì vậy nhằm đáp ứng nhu cầu về phát triển về kinh tế và xã hộicủa tỉnh nhà sau khi mới chia tách nên ngày 01 tháng 8 năm 2005 BộTrưởng Bộ GD & ĐT đã ký Quyết định số 4128/QĐ-BGD&ĐT thànhlập Trường CĐ Cộng đồng Hậu Giang Trường ra đời nhằm mục đích đào tạo nguồn nhân lực có tay nghề và trình độ để phục vụ công cuộcxây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp và phát triển sánh vai cùngcác tỉnh bạn trong khu vực miền Tây và cả nước

Trường là cơ sở giáo dục công lập, thuộc hệ thống giáo dục quốcdân, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang, chịu sự quản lý nhànước về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Trường có tưcách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng

Về cơ sở vật chất, Trường đang có 02 cơ sở: Cơ sở 1 tại thị xã Vị

Thanh, có Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ đang hoạt động giảng dạy,

thi và cấp chứng chỉ Tin học, Ngoại ngữ các trình độ A, B, C; Cơ sở 2

tại huyện Châu Thành A là cơ sở chính của Trường, nơi tập trung cáclớp học, phòng máy vi tính, khu nhà làm việc…Hiện nay, Trường kếthợp với các cơ quan chức năng triển khai thiết kế công trình xây dựngmới trên diện tích 49 ha đã được UBND Tỉnh cấp tại thị xã Vị Thanh

Trường Cao đẳng Cộng đồng Hậu Giang có chức năng đào tạo

cán bộ trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn; bồi dưỡng nâng cao

trình độ văn hóa học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động

nhằm tạo điều kiện cho người lao động có thêm cơ hội tìm kiếm việc

làm Đồng thời, Trường còn liên kết, liên thông với các trường Đại học

đào tạo Cử nhân, Kỹ sư các ngành kinh tế, kỹ thuật, nông nghiệp phục

vụ cho nhu cầu nhân lực đa dạng của tỉnh Hậu Giang cũng như khu vực

Đồng bằng sông Cửu Long

Trường có 3 chức năng chính: dạy nghề, liên thông và giáo dục

thường xuyên

Chức năng đào tạo nghề:

Thống nhất việc đào tạo trung cấp, cao đẳng và trung tâm giáodục thường xuyên của tỉnh vào trường CĐCĐ Đào tạo tất cả các ngành nghề mà xã hội có nhu cầu (kể cả đào tạo giáo viên các cấp) Có thểliên kết với đại học trong vùng đào tạo các ngành mà trường chưa đủkhả năng, theo hình thức chính quy và không chính quy Đảm nhận cảviệc bồi dưỡng tay nghề, xác định tay nghề bậc trung cấp và cao đẳngcho công nhân đang lao động tại các doanh nghiệp Trường CĐCĐ ởvùng khó khăn nên phải liên kết đào tạo 2 năm đầu cho trường đại học(đóng tại thành phố lớn) và sau đó thực hiện việc liên thông, chuyểntiếp để sinh viên này hoàn tất khoá trình đại học

Chức năng liên thông:

Trên thế giới, việc liên thông (articulation) giữa các cơ sở đàotạo bậc đại học được ghi nhận ở một số nước phát triển như Anh, Đài Loan, Nhật Bản, New Zealand, Australia,…, và Hoa Kỳ Ban đầu liênthông được thực hiện giữa đại học nhỏ (có chương trình đào tạo 2 năm)

và đại học lớn (có chương trình đào tạo 4 năm, hay nhiều hơn) là tạođiều kiện cho người học, đã xong một chương trình đào tạo 2 năm, sau

đó chuyển tiếp (transfer) đến một trường khác hoàn tất chương trìnhđào tạo khác cao hơn, cùng ngành hoặc khác ngành, để đạt văn bằngcao hơn như cử nhân (bachelor) hay kỹ sư (engineering), và đượctrường này thừa nhận một số kinh nghiệm học tập (quy thành các tínchỉ) có kết quả tốt, đã tích lũy trong quá trình học tập trước Hiện nay,liên thông được thực hiện rộng rãi và đa dạng, coi như một phươngcách đào tạo hữu hiệu và tiết kiệm nhằm giúp người học thực hiệnnguyện vọng học tập suốt đời, và giúp cho các quốc gia muốn mở rộngcánh cửa đại học cho số đông, đẩy nhanh tiến độ xây dựng xã hội họctập

Thực hiện các hình thức liên thông sau:

Liên thông“lên”: để nhận một văn bằng cao hơn Trường hợp

liên thông cùng ngành nghề xin tạm gọi là liên thông “dọc” Khôngcùng ngành nghề tạm gọi là liên thông “xiên” Thời gian đào tạo liên thông “xiên- lên” hiển nhiên là dài hơn thời gian đào tạo liên thông

“dọc-lên” vì cần học chuyển đổi Liên thông lên để lấy bằng cử nhân,bằng cao đẳng, để học tiếp 2-3 năm còn lại với trường liên kết đào tạobậc đại học, để chuẩn hoá trình độ đại học cho giáo viên Các trường

Sư phạm kỹ thuật cũng có thể đào tạo giáo viên dạy nghề cho các địaphương từ người có trình độ cao đẳng nghề hoặc kỹ sư từ hình thứcliên thông này

Liên thông“ngang”: để nhận bằng cấp thứ hai cùng bậc Trường

mới

dụng hơn đối với người học Cũng chia ra liên thông “dọc- xuống”

(cùng ngành nghề) và liên thông “xiên- xuống” (trái ngành nghề) Thường diễn ra đối với sinh viên không thể theo đuổi việc học đang đạihọc hoặc cao đẳng

Liên thông ngang và xuống rất cần cho người lao động muốn

chuyển đổi nhanh các ngành nghề theo yêu cầu thu nhập hay hoàncảnh

Chức năng giáo dục thường xuyên:

Trường là một cơ sở đào tạo nghề hợp nhất từ nhiều cơ sở đàotạo của địa phương nên có trang thiết bị tốt và được tiếp tục đầu tư tậptrung Cùng với chức năng liên thông, trường đảm trách công việc củatrung tâm giáo dục thường xuyên Từ nay có thể đảm trách cả việc dạynghề thuộc lĩnh vực khoa học- công nghệ Một lĩnh vực mà các địaphương đang rất cần Học trong giờ hành chính hay ngoài giờ hànhchính, nhất là ban đêm Sinh viên của trường CĐCĐ cò thể là học sinhvừa tốt nghiệp THPT, họ vào để học nghề bậc trung cấp, cao đẳng,hoặc học chương trình liên kết để chuyển tiếp lên đại học Ngoài ra,sinh viên của trường CĐCĐ còn có cả những người đang làm việc (tạichức), họ thường theo học các lớp ban đêm về ngoại ngữ, tin học; họcliên thông nhận bằng cấp mới để chuyển ngành hay chuẩn hoá, nângcao tay nghề Sinh viên trường CĐCĐ có thể là người lớn tuổi, người

đã có bằng đại học… Trường vận hành theo hướng thực hành- ứngdụng Việc mở ngành đào tạo phải theo nhu cầu xã hội và đáp ứng thịtrường lao động Mục tiêu đào tạo chú trọng nhiều vào sự thuần thục kỹnăng và đáp ứng sự tiến bộ của công nghệ

Cơ cấu của Nhà trường bao gồm:

Chi bộ

Công đoàn

Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

Ban Giám hiệu

Khoa Sư phạm

Khoa Kinh tế, Công nghệ, Kỹ thuật

Khoa Khoa học cơ bản

Trung Tâm Tin học Ngoại ngữ

Phòng Nghiên cứu Khoa học- hợp tác quốc tế

Phòng Quản trị, Thiết bị, Thư viện

6 D1 756 Anh văn 60

2/ Bậc cao đẳng:

Trường đào tạo, tuyển sinh trong cả nước, riêng ngành Sư phạm

Giáo dục Mầm non chỉ tuyển thí sinh có hộ khẩu thường trú trong tỉnh

Hậu Giang

STT KHỐI

THI

MÃ ĐKTS

NGÀNH/ CHUYÊN

NGÀNH

CHỈ TIÊU

05 06

07

08

Tin học ứng dụngTiếng Anh

Quản trị văn phòng

Kế toánDịch vụ Thú y

Sư phạm Giáo dục Mầm non

Quản trị kinh doanhTài chính – Ngânhàng

5050100808080

100100

3/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp:

2.Sư phạm Giáo dục Mầm non

6/ Bậc trung cấp chuyên nghiệp vừa làm vừa học:

1 Kế toán

2 Dịch vụ Thú y

II LIÊN KẾT ĐÀO TẠO HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC

CHỈ TIÊU

50100707070

- Liên kết đào tạo với Trường Đại học Cửu Long:

1 THIA Kế toán NGÀNH TIÊU240

2 A Công nghệ thông tin 240

2/ Liên thông đào tạo đại học:

Liên kết với trường Đại học Trà Vinh đào tạo liên thông trình độCao đẳng liên thông lên Đại học:

Kế toán

Công nghệ thông tin

3/ Trung cấp chuyên nghiệp:

- Liên kết đào tạo với Trường Cao đẳng Y tế Cần Thơ: Trung

cấp Điều dưỡng

- Liên kết đào tạo với Trường Đại học Trà Vinh: Trung cấp

Pháp lý

III LIÊN KẾT ĐÀO TẠO TỪ XA CÁC NGÀNH HỆ ĐẠI HỌC

Liên kết với trường Đại học Bình Dương, Đại học Huế, Đại họcCần Thơ đào tạo một số ngành học:

Đại học Bình Dương:

- Quản trị Doanh nghiệp

- Quản trị Luật Kinh doanh

- Quản trị Du lịch

Đại học Huế: Luật

Đại học Cần Thơ: Cử nhân Du lịch

C GIỚI THIỆU VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

Phòng hành chính tổ chức là một bộ phận vô cùng quan trọng

của cơ quan trong việc thực hiện chức năng của trường Do đó phòng

hành hích tổ chức có hai chức năng chính để phục vụ cho nhu cầu làm việc và giải quyết các vấn đề của Nhà trường đó là: tham mưu, tổng

hợp và hậu cần

Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía

cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt

động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơquan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránhkhỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố,trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậymuốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủtrưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiếntham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đóđược tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chungnhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương ánphán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn

tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và

tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với

ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng

những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được.Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưugiữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụthể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạtđộng văn phòng

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thìphòng hành chính tổ chức có nhiệm vụ là trợ giúp cho thủ trưởng cơquan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưunhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của Nhà trường

Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vậtchất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điềukiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối vàkhông ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhucầu hoạt động của cơ quan

Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác của phònghành chính tổ chức có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệuquả hoạt động của Nhà trường phòng phải chăm lo về cơ sở vật chấtcủa nhà trường, phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trong nhàtrường, phục vụ cho công tác giảng dạy và đào tạo của nhà trường.Tóm lại, phòng hành chính tổ chức là đầu mối giúp lãnh đạothực hiện các chức năng trên: Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗtrợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sựtồn tại của phòng hành chính tổ chức trong bộ máy của nhà trường

Nhiệm vụ của phòng Hành chính và Tổ chức:

Lập kế hoạch công tác của nh à trường Tham mưu cho Ban

Giám hiệu sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong nhà trường Thực

hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ

Tham mưu cho Ban giám hiệu trong công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, bổ nhiệm miễn nhiệm cán bộ

lãnh đạo các đơn vị thuộc trường

chức; Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷluật; hướng dẫn thủ tục xét các chức danh, danh hiệu của ngành

Lập kế hoạch về lao động, biên chế; Quản lý hồ sơ nhân sự, theo

dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động

Giúp Ban giám hiệu điều hành các mối quan hệ trong và ngoài trường.

Tổ chức hội nghị đại biểu cán bộ công chức hằng năm và các đại hội,

hội nghị của nhà trường

Thực hiện công tác: hành chính,văn thư, lưu trữ; quản lý các con dấu theo qui định hiện hành

Quản lý hệ thống y tế học đường, thực hiện việc chăm sóc sứckhỏe của cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh, sinh viên của nhàtrường

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự

an ninh, phòng cháy chữa cháy Đề xuất và thực hiện phối hợp với cácđơn vị trong trường và các địa phương trong công tác giữ gìn an ninh,trật tự trong khuôn viên trường

Quản lý và điều phối sử dụng xe ôtô phục vụ công tác củatrường Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của nhà trường

Cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức Hành chính:

Phó phòng: Nguyễn Văn Diệp

Chuyên viên: Trịnh Diễm Hương

Chuyên viên kiêm trợ lý BGH: Kim Hồng Phượng

Văn thư: Trương Thị Hằng

Chức năng hậu cần: phục vụ các khâu từ chăm sóc lợi ích, đờisống cho công nhân viên, đến cơ sở vật chất của cơ quan, đơn vị, phục

vụ các chương trình, hội họp…

Nhiệm vụ của văn phòng:

Xây dựng kế hoạch cho bộ máy quản lý và chương trình hànhđộng cho các nhà quản trị

Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho nhà quản trị

và quá trình quản trị

Theo dõi việc thực hiện các quyết định, tham mưu cho các cấpquản lý giải quyết các vấn đề phát sinh

Tổ chức công tác văn thư, biên soạn và ban hành văn bản

Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán…

Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quátrình quản lý của cơ quan, đơn vị.

Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản

B CÁC NGHIỆP VỤ CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG:

I/ Kỹ năng giao tiếp:

1/ Tiếp khách:

Tiếp khách qua điện thoại:

Tiếp khách qua điện thoại là một nghiệp vụ mà nhân viên vănphòng thường xuyên sử dụng để giải quyết các công việc ở văn phòng.

Giao tiếp bằng điện thoại ngày càng trở nên tiện dụng do tính phổ biến

và tiện lợi của nó Công việc kinh doanh của cuộc sống hiện đại đòihỏi con người phải tiết kiệm thời gian do đó sử dụng điện thoại là mộtphương tiện được ưa thích Giao tiếp bằng điện thoại tuy dễ mà khó,

và người thư ký và nhân viên văn phòng cần phải học để biết cáchgiao tiếp Do đó, người nhân viên văn phòng cần phải nắm vững cácvấn đề sau:

Đừng để người gọi chờ quá ba hồi chuông Bạn phải ngưng côngviệc đang làm và nhanh chóng nhấc máy

Khi nghe điện thoại cần tập trung chú ý, tránh vừa làm việc khácvừa nghe

Bạn cần có một tư thế thoải mái, đừng dùng đầu kẹp vào điệnthoại để nói chuyện Như vậy cổ bị gập xuống, tiếng nói sẽ không được

tự nhiên Người đối thoại sẽ không vui vì biết Bạn phải tiếp chuyện họtrong tác phong quá bận rộn Có người cho rằng nghe điện thoại theocách này mới là hiện đại, văn minh Ngược lại khi nói chuyện vớingười khác, chúng ta tập trung chú ý vào cuộc nói chuyện, như thế mớiđúng là người lịch sự

Bạn phải ngưng ngay nội dung cuộc nói chuyện với người cùngphòng trước khi nhấc máy Đừng để người nghe phát hiện đoạn cuốicủa câu chuyện trước khi họ nghe Bạn A lô, khách sẽ cho rằng họ đãgọi điện vào một lúc không phù hợp.

Bạn phải thể hiện trạng thái vui vẻ, sẵn sàng giúp đỡ và giọngnói thân thiện

Nếu nghe không rõ, Bạn đừng ngại khi yêu cầu người gọi nóichậm lại hoặc xin phát âm rõ hơn

Khi nghe của tên người nước ngoài, tốt nhất Bạn nên nhờ họđánh vần chậm rãi để ghi lại cho chính xác

Nếu câu nói quá dài hoặc có nhiều ẩn ý khiến Bạn không hiểu

rõ, cần yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc nói rõ ý hơn

Nếu khi đang nói chuyện có những tiếng ồn đột xuất (như tiếngđóng đinh, tiếng động cơ do các bộ phận sửa chữa), Bạn nên xin lỗi vàgiải thích cho người gọi được rõ

Nếu khách hàng gọi cho Bạn, Bạn không đuợc phép gác máytruớc

Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn Người bên kia có thể nghe

rõ tiếng nhai của bạn

Trước khi gọi điện thoại bạn phải chuẩn bị:

Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì: Có thểgạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói Như thế bạn sẽtiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe

Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng: Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắngọn và hạn chế nói chuyện phiếm Những người dễ hoà đồng thì thíchnói chuyện thân mật hơn

Hạn chế nói chuyện riêng: Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng

nó làm mất thời gian và gây khó chịu cho người bên kia đầu dây khi họđang bận rộn Bạn có thể nói chuyện qua loa về thời tiết, thời sự nhưngđừng lôi chuyện gia đình ra làm đề tài

Hãy trả lời thẳng câu hỏi của đối tác: Tránh ậm ừ dễ tạo sự

không chuyên nghiệp Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽgọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác Nếu bạn đưa ra một phánđoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa

Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi:

Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì

để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp

Khi gọi điện thoại, hãy luôn nhớ những điều sau:

- Là người chủ động gọi, nếu thực sự bạn cần họ

- Đừng gọi quá sớm hay quá trễ

- Những cuộc gọi không quan trọng có thể để cho trợ lý hoặcthư ký lo Những vấn đề quan trọng nên được chính bạn nói

- Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại trả lời sẵn Nếu họ đi

vắng có thể gọi di động hoặc gọi lại sau

- Đừng thúc giục người đối diện nhanh chóng đưa ra câu trả lời, đừng khiến họ ám ảnh với các cuộc gọi của bạn

Tránh những thói quen xấu:

Bình phẩm người đối thoại ngay khi cúp máy: Bạn nên nhớ

rằng, người ở đầu dây bên kia có thể vẫn còn online và vẫn có thể ngheđược những câu cuối cùng đó của bạn và Bạn đã làm hỏng nỗ lực

trong giao tiếp trước đó Vả lại nếu Bạn không thực sự yêu mến côngviệc giao tiếp thì đừng nhận lời công việc tiếp tân, trực điện thoại,

thậm chí không nên làm thư ký! Ngoài ra, cho dù đã chắc chắn là đãgác máy, những lời bình phẩm của có thể lọt vào tai các đồng nghiệp,

thậm chí những khách đang ngồi chờ trong phòng khách Họ sẽ nghĩgì? Chưa kể, câu chuyện sẽ đến một lúc nào đó đến tai người mà bịbình phẩm, nó sẽ gây hại đến công việc của cơ quan, đơn vị.

Đừng đưa cảm xúc của chính Bạn vào cuộc đối thoại: vì như thế

có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị

Tiếp khách trực tiếp:

Tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp trực tiếp là một việc rất quan trọng Ấn tượng ban đầu thường là diện mạo dễ nhìn và tác phongnhanh nhẹn và tự tin khiến đối tác nghĩ ngay là chúng ta thạo côngviệc, lành nghề; như vậy việc đại diện cho cơ quan đơn vị để giao tiếpmới dễ dàng thành công

Để có ấn tượng tốt, chúng ta phải luôn luôn bắt đầu buổi giaotiếp bằng một nụ cười thân thiện Tất nhiên khi cười thì ánh mắt cũngphải vui vẻ Đừng cười như người máy Không được đeo kính râm khitiếp khách Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn bị che đậy, sẽ tạo ấn tượnggiả tạo, mờ ám khi giao tiếp Ngoài ra, đeo kính râm trong phòng còn

là thái độ bất lịch sự, không tôn trọng khách, dù cho đó là kính đổimàu cũng không nên đeo

Trang phục khi giao tiếp phải tươm tất, không phục sức sặc sỡhay rườm rà, không nên trang điểm lòe loẹt, không nên bôi sực nứcnước hoa

Tạo ấn tượng tốt còn là việc tôn trọng khách Là phải đúng giờ.Nếu tiếp tại văn phòng của cơ quan mình, nên chấm dứt ngay các côngviệc khác ngay trước giờ hẹn và trong khi tiếp xúc Nếu tiếp tại vănphòng của khách, thì phải đến sớm trước giờ hẹn khoảng 5 phút Phảitrù tính thời gian và lộ trình đến nơi Nếu chưa biết rõ văn phòng củakhách, nên gọi điện hỏi đường truớc Mọi lời cáo lỗi do đến trễ dù hợp

lý cách mấy vẫn làm mất đi ấn tượng tốt về người làm công tác nhânviên văn phòng, hay thư ký

2/ Giao tiếp trong cơ quan, đơn vị:

Để thành công trong giao tiếp thì người nhân viên văn phòngphải chuẩn bị cho mình một sô kiến thức như:

Cẩn thận tính hài hước của người nhân viên:

Sự hóm hỉnh, tính hài hước có thể làm những người xoay quanhbạn bè vui vẻ nhưng trong nhiều trường hợp những câu chuyện lại vôtình làm tổn thương ai đó, hay làm phật lòng mọi người trong cơ quanđơn vị sẽ ảnh hưởng đến công việc do đó việc gì cũng có giới hạn,mọi việc nên dừng ở mức cho phép

Học hỏi các nền văn hóa:

Cử chỉ, ngôn ngữ điệu bộ trong giao tiếp khác nhau tùy thuộcnền văn hoá khác nhau Để tránh những sự hiểu lầm đáng tiếc, thì cầntìm hiểu văn hoá giao tiếp qua sách vở, thực tế và trên mạng Internet

Tôn trọng ý kiến của mọi người xung quanh:

Mỗi người có một nền tảng học vấn và văn hoá khác nhau Điềunày dễ thấy khi họ có những suy nghĩ và phản ứng khác nhau với cùngmột sự việc đang diễn ra Vấn đề là với tư cách là một đồng nghiệptrong công sở thì phải học cách tôn trọng những ý kiến, nhận định kháccủa các đồng nghiệp và tìm cách thoả thuận hợp lý vì mục tiêu chung

Hãy đối xử với người khác như chính mình muốn người ta đối

xử với mình

Hiểu đồng nghiệp một cách chân thật Không ai nỡ đối xử tồi

với một người đồng nghiệp luôn chân thành với tất cả mọi người Hãymạnh dạn trò chuyện, tâm sự, lắng nghe và chia sẻ để kéo mọi ngườiđến gần nhau hơn

Cố ghi nhớ Sau khi gặp gỡ một ai, hãy cố gắng ghi lại một vài

điều nổi bật về con người đó và cuộc trò chuyện vào phía sau tấm danhthiếp của họ hoặc một quyển sổ nhỏ Không có gì tệ hơn việc gọi nhầmtên đồng nghiệp hoặc tên sếp

Chú ý đến thái độ của đồng nghiệp: Đừng tìm hiểu khoảng

không gian riêng tư của bất cứ ai, nhất là khi họ đang bận hoặc đangmuốn được yên tĩnh một mình

Biết nói lời cảm ơn chân thành: Khi một người đồng nghiệp nào

đó giúp đỡ về chuyên môn hoặc cho những lời khuyên bổ ích thì đừngbao giờ bỏ lỡ cơ hội để cảm ơn họ Một tờ thiệp viết tay hoặc một cái mail bày tỏ sự cảm kích về những hành động giúp đỡ của họ là khôngthừa

Những điều nên và không nên làm với đồng nghiệp:

Không hòa đồng cùng đồng nghiệp: Thay vì nói chuyện

với một người, hãy cố hòa đồng cùng những người khác Ai cũng làđồng nghiệp, ai cũng có thể chuyện trò thân thiện Tất nhiên trước khiquay sang người khác, phải biết khéo léo và lịch sự để kết thúc câuchuyện với người này

Lạm dụng đồng nghiệp: Trong một cơ quan, các đồng nghiệp

thường không ngại giúp đỡ qua lại lẫn nhau trong công việc cũng nhưnhững chuyện bên ngoài Nhưng đừng vì thế mà lợi dụng lòng tốt của

họ Đừng tiếp cận đồng nghiệp chỉ vì những lợi ích cá nhân rồi sau khi

đạt được mục đích lại tỏ vẻ xa cách, làm lơ

Lập phe phái: Chia bè phái, tụ tập thường đi đến một kết quả là

sự phân biệt đối xử giữa các đồng nghiệp, đặc biệt là các nhân viên nữ.Đừng kéo bè kéo cánh chỉ để nói xấu một ai đó nhé

Không chịu làm quen với những đồng nghiệp mới: Nhà tâm

lý học nổi tiếng Thacker nói rằng: Thiếu sự theo đuổi là nguyên nhânquan trọng nhất dẫn đến bỏ lỡ mất cơ hội nghề nghiệp Sự theo đuổi ởđây không gói gọn đối tượng là các đồng nghiệp cùng cơ quan, nóđược hiểu rộng ra là việc phát triển các mối quan hệ nghề nghiệp

2/ Nghiệp vụ soạn thảo văn bản, trình duyệt văn bản: