tìm hiểu về nghiệp vụ quản trị văn phòng của hội luật gia việt nam

LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đoàn Minh Ngọc người đã nhiệt tình hướng dẫn cho em trong quá trình thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo văn phòng Hội Luật gia Việt Nam, anh Trần Đức Long - Chánh văn phòng, anh Phạm Quang Hòa - Thư ký chủ tịch - Trưởng phòng Phòng Tổ chức Hành chính, chị Cao Thị Xuân - Cán bộ văn phòng cùng tập thể cán bộ nhân viên Hội Luật gia Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin về Hội và nghiệp vụ Quản trị Văn phòng áp dụng. Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong quá trình thực tập. Hy vọng bản báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô hướng dẫn thực tập, các thầy cô trong khoa cùng toàn thể các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho lần thực tập sau và công tác về sau. Em xin chân thành cảm ơn! 1 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các quyết định của hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lí hành chính Nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ta thấy ở hầu hết các cơ quan, không chỉ các đơn vị hoạt động sự nghiệp mà gồm cả các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh, trong bộ máy hoạt động của mình đều thành lập văn phòng. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và quy mô quản lý lớn nhỏ khác nhau, lãnh đạo sẽ quyết định chức năng quyền hạn, tổ chức hoạt động và định biên cán bộ văn phòng. Văn phòng làm nhiệm vụ trợ giúp cho bộ máy quản lý hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra. Ở mỗi đơn vị công tác văn phòng cần phải có người nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có năng lực điều hành chung giữ vai trò như một nhạc trưởng trong dàn nhạc, đó chính là người quản trị. Trong xã hội ngày một phát triển, nhu cầu của công tác quản lý xã hội đòi hỏi càng cao. Do 2 vậy, hoạt động quản trị văn phòng đòi hỏi cần thiết phải được đào tạo một cách chính quy và trở thành một ngành học quan trọng. Do thời gian thực tập có hạn ( 06 tuần), phạm vi tiếp cận công việc chỉ trong giới hạn nhất định và với khuôn khổ của một báo cáo thực tập, em xin trình bày kết quả những vấn đề thực tiễn đã tiếp thu được trong thời gian thực tập về công tác quản trị văn phòng của Hội luật gia Việt Nam với những nội dung cụ thể trong đề cương thực tập đã được nhà trường phê duyệt và giáo viên chủ nhiệm trực tiếp hướng dẫn. “Có trụ sở tại A2- 261 Thụy Khuê - Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của Hội luật gia Việt Nam, cũng là nơi em có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành chính nhà nước” Em xin chân thành cảm ơn Phòng Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn của Khoa Quản lý - Văn thư và các bác, các cô chú, anh chị Văn phòng Hội luật gia Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này. 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP - Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam - Thời gian thực tập: Từ ngày 17/10/2011 đến ngày 13/11/2011 - Quá trình thực tập: Thời gian Công việc Người hướng dẫn Tuần 1 (Từ ngày 12/3 đến ngày 16/3/2012) - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Luật gia Việt Nam. - Đánh máy. - Phô tô tài liệu. - Anh Trần Đức Long- Chánh văn phòng. - Anh Phạm Quang Hòa - Trưởng phòng tổ chức hành chính. Tuần 2 (Từ ngày 19/3 đến ngày 23/3/2012). - fax văn bản đi. - Chuẩn bị cho Hội nghị, dự thảo. - Chuẩn bị tài liệu. - Chị Cao Thị Xuân- Cán bộ văn phòng. Tuần 3 (Từ ngày 26/3 đến ngày 30/3/2012) - Vào sổ công văn đến. - Biên mục hồ sơ. - Đóng dấu văn bản. - Anh Đàm Thanh Tuấn - Cán bộ văn phòng. - Cô Lê Thị Xuyến - Cán bộ văn thư. Tuần 4 - Photo tài liệu. - Anh Đàm Thanh 4 (Từ ngày 2/4 đến ngày 6/14/2012) - Dán tiêu đề hồ sơ - Nghe điện thoại Tuân – Cán bộ Văn phòng - Cô Lê Thị Xuyến- cán bộ văn thư. Tuần 5 (Từ ngày 9/4 đến ngày 13/3/2012 - Đánh máy, phô tô tài liệu. - Đóng dấu. - Làm thẻ hội viên - Anh Đàm Thanh Tuấn – Cán bộ Văn phòng. Tuần 6 (Từ ngày 16 đến 20/4/2012) - Tổng kết quá trình thực tập - Anh Đàm Thanh Tuấn – Cán bộ Văn phòng B. KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM. I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức thống nhất, tự nguyện của các luật gia trong cả nước, là thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, sự quản lý của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Hội Luật gia Việt Nam tham gia các tổ chức luật gia quốc tế có hoạt động phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội. 1. Hoàn cảnh ra đời. Hội Luật gia Việt Nam được thành lập năm 1955 (theo Nghị định số 130/NV/DC/NĐ ngày 04 tháng 04 năm 1955 của Bộ Nội Vụ) sau thắng lợi của cuộc kháng chiến chống thực dân pháp (1946- 1954), giải phóng miền Bắc khỏi ách đô hộ của nước ngoài. 5 Nửa thế kỉ đã trôi qua. Trong 50 năm hoạt động của Hội không ngừng phát triển: tổ chức Hội không ngừng lớn mạnh: đội ngũ hội viên ngày càng đông đảo, có mặt tại hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội và hầu hết ở các địa phương. Kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Hội luật gia Việt Nam, chúng ta rất phấn khởi, tự hào về quá trình hình thành, xây dựng, phát triển Hội và về truyền thống tốt đẹp của Hội và đội ngũ hội viên. 2. Những thông tin về Hội luật gia Việt Nam. 2.1. Tên cơ quan đơn vị thực tập: Hội Luật gia Việt Nam  Trụ sở: A2- 261 Thụy Khuê- Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội  ĐT : (04) 8474827 – (04) 847430  FAX : (04) 8474831  Emai: Vla@fpt.vn  Website : http://www.hoiluatgiavn.org.vn 2.2. Thủ trưởng cơ quan đơn vị  Chủ tịch cơ quan : Phạm Quốc Anh  Phó Chủ tịch : - Nguyễn Văn Hiện - Lê Minh Tâm  Chánh văn phòng : Trần Đức Long  Phó Chánh văn phòng : - Nguyễn Văn Huệ - Đào Văn Đề  Thư ký Chủ tịch – Trưởng phòng Tổ chức Hành chính : 6 - Phạm Quang Hòa 2.3. Các phòng ban trong cơ quan Bao gồm 3 phòng chính:  Phòng Tổ chức- Hành chính  Phòng Nghiên cứu Tổng hợp  Phòng Quản trị Tài vụ 2.4. Hội viên Quy mô hội viên của Hội Luật gia Việt Nam tăng rất nhanh trong những năm gần đây. Từ năm 2005 đến đầu năm 2010, số lượng hội viên tăng từ 31.000 lên hơn 40.000 hội viên, bao gồm hầu hết các cán bộ đã và đang làm công tác pháp luật như thẩm phán, kiểm sát viên, công an, chuyên viên pháp lý và luật sư. 3. Biểu tượng của Hội luật gia Việt Nam Biểu tượng Hội Luật gia Việt Nam hình tròn có hai đường viền màu xanh đậm, phía trên là hình tượng cờ đỏ sao vàng năm cánh, dưới có dòng chữ “Hội Luật gia Việt Nam”; ở giữa có hình tượng cán cân công lý đặt trên 7 quyển sách mở có hàng số “1955” (năm thành lập Hội Luật gia Việt Nam); ở đường vòng cung có hình tượng hai bông lúa vàng. II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM 1. Chức năng. Hội Luật gia Việt Nam đoàn kết, tập hợp rộng rãi các luật gia đã và đang làm công tác pháp luật trong cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáo dục, đơn vị vũ trang nhân dân, tự nguyện hoạt động cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân, góp phần xây dựng nền khoa học pháp lý, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Hội Luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tổ chức luật gia trên thế giới và các tổ chức khác theo nguyên tắc tôn trọng độc lập, chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoà bình, hợp tác và phát triển. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Tập hợp vào Hội những người đã và đang công tác pháp luật theo quy định tại Điều 1 của Điều lệ này; xây dựng Hội vững mạnh về chính trị, tư tưởng, tổ chức và nghề nghiệp; 2. Tham gia xây dựng pháp luật, nghiên cứu khoa học pháp lý; tham gia giám sát việc thực hiện pháp luật, kiến nghị với cơ quan nhà nước những vấn đề về xây dựng và thi hành pháp luật; 8 3. Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức pháp luật cho hội viên, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân; 4. Tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật; 5. Tham gia một số hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật; tham gia các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu, phản biện và giám định xã hội theo đề nghị của các cơ quan nhà nước; 6. Phối hợp hoạt động và làm nghĩa vụ thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; phối hợp với các cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ của Hội; 7. Tham gia các hoạt động chính trị, pháp lý phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội; 8. Phản ánh tâm tư nguyện vọng của giới luật gia Việt Nam với Đảng, Nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp cho hội viên; động viên tinh thần và quan tâm đến lợi ích của hội viên, làm cho hội viên gắn bó với Hội; 9. Xuất bản và phát hành sách, tạp chí, báo pháp luật đáp ứng yêu cầu hoạt động đối nội và đối ngoại của Hội, theo quy định của pháp luật; 10. Tham gia các hoạt động quốc tế phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội và quy định của pháp luật; 11. Vận động luật gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài góp phần xây dựng đất nước; 12. Giải quyết khiếu nại, tố cáo của hội viên theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hội; Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hội và hội viên phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội; 9 13. Quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của Hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hội. 3. Cơ cấu tổ chức của Hội Luật giaViệt Nam. Điều 8. Tổ chức của Hội Luật gia 1. Hội Luật gia Việt Nam được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở bao gồm: a) Hội Luật gia Việt Nam; b) Hội Luật gia tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Hội Luật gia cấp tỉnh); c) Hội Luật gia huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Hội Luật gia cấp huyện); d) Chi hội Luật gia cơ sở. 2. Việc thành lập, phê duyệt điều lệ các Hội Luật gia ở địa phương do Chủ tịch Ủy ban nhân dân địa phương ra quyết định theo quy định của pháp luật. 3. Việc thành lập các Chi hội Luật gia trực thuộc Trung ương Hội do Ban Thường vụ Hội Luật gia Việt Nam quyết định thành lập. 4. Việc thành lập Chi hội Luật gia cơ sở do Ban Thường vụ Hội Luật gia cấp trên trực tiếp quyết định thành lập. Điều 9. Cơ quan lãnh đạo của Hội Luật gia: 1. Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Luật gia Việt Nam là Đại hội đại biểu toàn quốc. Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp Hội Luật gia là Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể hội viên. 2. Đại hội cấp nào do Ban Chấp hành cấp đó triệu tập. Đại hội được tiến hành khi có hai phần ba số đại biểu được triệu tập có mặt. 10 [...]... động của cơ quan mình để phát huy được tối đa hiệu quả làm việc, nâng cao chất lượng và uy tín của cơ quan 16 III CÔNG TÂC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LUẬT GIA: 1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng - Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam (Hội) là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội, thực hiện nhiệm vụ theo Điều lệ của Hội Luật gia Việt Nam - Văn phòng. .. - Văn phòng TW Hội do Chánh văn phòng phụ trách và các Phó Chánh văn phòng giúp việc - Mỗi phòng do Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng kiêm Trưởng phòng phụ trách và có các Phó trưởng phòng, chuyên viên giúp việc  Hội Luật gia Việt Nam gồm có 3 phòng chính:  Phòng Tổ chức- Hành chính  Phòng Nghiên cứu tổng hợp  Phòng quản trị tài vụ 20 + Phòng tổ chức hành chính gồm có:  01 Chánh văn phòng: ... chức của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức kinh tế, xã hội liên quan đến hoạt động của Hội 7 Là cơ quan đại diện và bảo về quyền lợi cho cán bộ, nhân viên thuộc biên chế và quản lý của Văn phòng TW Hội 8 Thực hiện quản lý, điều hành các công việc khác theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng và lề lối làm việc của văn phòng 2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. .. hoạt động trước Hội nghị Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội 23 2.3 Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 2.3.1 Công tác quản lý Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam là người nắm mọi quyền hành trong Hội Luật gia Việt Nam, có quyền ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Hội Luật gia Việt Nam 2.3.2 Nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng  Chủ... Nam - Văn phòng TW Hội đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Thường trực TW Hội, do Tổng Thư ký TW Hội trực tiếp chỉ đạo, là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể ở TW và cấp ủy, chính quyền địa phương, các cấp Hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội 1.1 Chức năng Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam là cơ quan tham mưu của TW Hội Luật gia Việt nam; Giúp Chủ tịch,... đạo Hội luật gia Việt Nam (sau đây gọi là Ban lãnh đạo) Thành phần Ban lãnh đạo gồm các đồng chí: 1 Đồng chí Phạm Quốc Anh - Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam; 2 Đồng chí Trần Quốc Vượng - Bí thư Đảng đoàn, Phó Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam; 3 Đồng chí Đào Trí Úc - Phó Chủ tịch thường trực kiêm Tổng thư ký Hội luật gia Việt Nam; 4 Đồng chí Đàm Xuân Toàn - Phó Tổng thư ký kiêm Chánh Văn phòng Hội luật gia. .. tịch và Tổng Thư Ký trong việc tổ chức và điều hành hoạt động của Hội Luật gia Việt Nam; là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể của Trung ương, cấp ủy, chính quyền địa phương và các tổ chức nước ngoài có liên quan đến tổ chức của Hội 1.2 Nhiệm vụ Văn phòng TW Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ sau đây: 1 - Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan,... phòng TW Hội chủ trì) ……… B3: Kết thúc hội nghị + Sau hội nghị phải hoàn chỉnh các biên bản và các loại công văn kết luận hội nghị, trình Chánh văn phòng. ( Đ/ c Tuấn – Chuyên viên văn phòng) + Thanh toán chi phí Hội nghị ( Đ/c Việt Hoàng – Kế toán văn phòng) …….… IV VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA HỘI LUẬT GIA 35 1 Các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng và những quy định cụ thể của Hội luật gia. .. những văn bản, Chỉ thị và Nghị quyết - những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước về công tác của Hội Luật gia Việt Nam (Chỉ thị 56 - CT/TW ngày 18/8/2000 của Bộ Chính trị, Chỉ thị 06 - CT/TTg ngày 09/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ, những ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư và của các đồng chí Lãnh đạo)  Văn phòng Hội luật gia đã ban hành được các quy định về hoạt động của Hội. .. nhiệm vụ của Hội - Tham gia hoạt động của các Ban chuyên môn của TW Hội - Các nhiệm vụ khác được quy định trong Quy chế làm việc giữa lãnh đạo TW Hội với lãnh đạo Văn phòng TW Hội 26  Phó Chánh Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Giúp việc cho Chánh Văn phòng theo sự phân công theo các lĩnh vực công tác của Văn phòng; - Giải quyết những công việc thuộc phạm vi công việc được lãnh đạo TW Hội giao . QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM. I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, . I KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP - Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam - Thời gian thực tập: