Báo cáo đề tài:" tìm hiểu về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam " pot

“Có trụ sở tại A2- 261 Thụy Khuê - Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội chủ yếu từphương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâuquan trọng trong hành chính tổ chức của Hội l

Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứu và kinhnghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót.Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Quản trị Văn phòng của Hội Luậtgia Việt Nam đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trong quá trìnhthực tập Hy vọng bản báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy

cô hướng dẫn thực tập, các thầy cô trong khoa cùng toàn thể các bạn để em cóđiều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho lần thựctập sau và công tác về sau

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục

vụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước

là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành côngviệc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếutham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnhđạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo

Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xãhội Nó đặc trưng bởi hoạt động điều hành và chấp hành giữa cơ quan cấptrên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trongnội bộ cơ quan Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chứcnăng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn được quy định trong các quyếtđịnh của hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài Do

đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lí hành chính Nhà nước là yếu tố đượcquan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của

cơ quan

Ta thấy ở hầu hết các cơ quan, không chỉ các đơn vị hoạt động sự nghiệp

mà gồm cả các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh, trong bộ máyhoạt động của mình đều thành lập văn phòng Tùy theo chức năng, nhiệm vụ

và quy mô quản lý lớn nhỏ khác nhau, lãnh đạo sẽ quyết định chức năngquyền hạn, tổ chức hoạt động và định biên cán bộ văn phòng

Văn phòng làm nhiệm vụ trợ giúp cho bộ máy quản lý hoàn thành các mụctiêu kế hoạch đã đặt ra Ở mỗi đơn vị công tác văn phòng cần phải có ngườinắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có năng lực điều hành chung giữ vai trònhư một nhạc trưởng trong dàn nhạc, đó chính là người quản trị Trong xã hộingày một phát triển, nhu cầu của công tác quản lý xã hội đòi hỏi càng cao Do

vậy, hoạt động quản trị văn phòng đòi hỏi cần thiết phải được đào tạo mộtcách chính quy và trở thành một ngành học quan trọng.

Do thời gian thực tập có hạn ( 06 tuần), phạm vi tiếp cận công việc chỉtrong giới hạn nhất định và với khuôn khổ của một báo cáo thực tập, em xintrình bày kết quả những vấn đề thực tiễn đã tiếp thu được trong thời gian thựctập về công tác quản trị văn phòng của Hội luật gia Việt Nam với những nộidung cụ thể trong đề cương thực tập đã được nhà trường phê duyệt và giáoviên chủ nhiệm trực tiếp hướng dẫn

“Có trụ sở tại A2- 261 Thụy Khuê - Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội chủ yếu từphương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâuquan trọng trong hành chính tổ chức của Hội luật gia Việt Nam, cũng là nơi

em có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổngquát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòngđối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạtđộng quản lí ở các cơ quan hành chính nhà nước”

Em xin chân thành cảm ơn Phòng Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn củaKhoa Quản lý - Văn thư và các bác, các cô chú, anh chị Văn phòng Hội luậtgia Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM A- KHÁI QUÁT THỜI GIAN THỰC TẬP

- Nơi thực tập: Hội Luật gia Việt Nam

- Thời gian thực tập: Từ ngày 17/10/2011 đến ngày 13/11/2011

- Đánh máy

- Phô tô tài liệu

- Anh Trần Đức Long- Chánh văn phòng

- Anh Phạm Quang Hòa - Trưởng phòng

tổ chức hành chính.Tuần 2

(Từ ngày 19/3

đến ngày

23/3/2012)

- fax văn bản đi

- Chuẩn bị cho Hội nghị, dự thảo

- Chuẩn bị tài liệu

- Chị Cao Thị Xuân- Cán bộ văn phòng

- Cô Lê Thị Xuyến - Cán bộ văn thư

- Cô Lê Thị Xuyến- cán bộ văn thư.

B KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM.

I – KHÁI QUÁTCHUNG VỀ HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM

Hội Luật gia Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổchức thống nhất, tự nguyện của các luật gia trong cả nước, là thành viên củaMặt trận Tổ quốc Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam,

sự quản lý của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Hội Luật gia Việt Nam tham gia các tổ chức luật gia quốc tế có hoạtđộng phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội

1 Hoàn cảnh ra đời.

Hội Luật gia Việt Nam được thành lập năm 1955 (theo Nghị định số 130/NV/DC/NĐ ngày 04 tháng 04 năm 1955 của Bộ Nội Vụ) sau thắng lợi củacuộc kháng chiến chống thực dân pháp (1946- 1954), giải phóng miền Bắckhỏi ách đô hộ của nước ngoài

Nửa thế kỉ đã trôi qua Trong 50 năm hoạt động của Hội không ngừngphát triển: tổ chức Hội không ngừng lớn mạnh: đội ngũ hội viên ngày càngđông đảo, có mặt tại hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội và hầu hết ở cácđịa phương.

Kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Hội luật gia Việt Nam, chúng ta rất phấnkhởi, tự hào về quá trình hình thành, xây dựng, phát triển Hội và về truyềnthống tốt đẹp của Hội và đội ngũ hội viên

2 Những thông tin về Hội luật gia Việt Nam.

2.1 Tên cơ quan đơn vị thực tập: Hội Luật gia Việt Nam

 Trụ sở: A2- 261 Thụy Khuê- Quận Tây hồ- Tp.Hà Nội

 ĐT : (04) 8474827 – (04) 847430

 FAX : (04) 8474831

 Emai: Vla@fpt.vn

 Website : http://www.hoiluatgiavn.org.vn

2.2 Thủ trưởng cơ quan đơn vị

 Chủ tịch cơ quan : Phạm Quốc Anh

 Phó Chủ tịch : - Nguyễn Văn Hiện

- Lê Minh Tâm

 Chánh văn phòng : Trần Đức Long

 Phó Chánh văn phòng : - Nguyễn Văn Huệ

- Đào Văn Đề

 Thư ký Chủ tịch – Trưởng phòng Tổ chức Hành chính :

quyển sách mở có hàng số “1955” (năm thành lập Hội Luật gia Việt Nam); ở

đường vòng cung có hình tượng hai bông lúa vàng

II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM

1 Chức năng.

Hội Luật gia Việt Nam đoàn kết, tập hợp rộng rãi các luật gia đã và đanglàm công tác pháp luật trong cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội -nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáodục, đơn vị vũ trang nhân dân, tự nguyện hoạt động cho sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quyền tự do, dân chủ của nhân dân, góp phần xâydựng nền khoa học pháp lý, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩaViệt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, vănminh

Hội Luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tổchức luật gia trên thế giới và các tổ chức khác theo nguyên tắc tôn trọng độc

lập, chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoà

bình, hợp tác và phát triển

2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tập hợp vào Hội những người đã và đang công tác pháp luật theo quy địnhtại Điều 1 của Điều lệ này; xây dựng Hội vững mạnh về chính trị, tư tưởng, tổchức và nghề nghiệp;

2 Tham gia xây dựng pháp luật, nghiên cứu khoa học pháp lý; tham gia giámsát việc thực hiện pháp luật, kiến nghị với cơ quan nhà nước những vấn đề vềxây dựng và thi hành pháp luật;

3 Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức phápluật cho hội viên, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân;

4 Tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật;

5 Tham gia một số hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật;tham gia các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu, phản biện và giám định

xã hội theo đề nghị của các cơ quan nhà nước;

6 Phối hợp hoạt động và làm nghĩa vụ thành viên Mặt trận Tổ quốc ViệtNam; phối hợp với các cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụcủa Hội;

7 Tham gia các hoạt động chính trị, pháp lý phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh

tế, xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội;

8 Phản ánh tâm tư nguyện vọng của giới luật gia Việt Nam với Đảng, Nhànước; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệpcho hội viên; động viên tinh thần và quan tâm đến lợi ích của hội viên, làmcho hội viên gắn bó với Hội;

9 Xuất bản và phát hành sách, tạp chí, báo pháp luật đáp ứng yêu cầu hoạtđộng đối nội và đối ngoại của Hội, theo quy định của pháp luật;

10 Tham gia các hoạt động quốc tế phù hợp với tôn chỉ, mục đích của Hội vàquy định của pháp luật;

11 Vận động luật gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài góp phần xâydựng đất nước;

12 Giải quyết khiếu nại, tố cáo của hội viên theo quy định của pháp luật vàĐiều lệ Hội; Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Hội và hội viên phù hợp vớitôn chỉ, mục đích của Hội;

13 Quản lý, sử dụng tài sản, tài chính của Hội theo quy định của pháp luật vàĐiều lệ Hội.

3 Cơ cấu tổ chức của Hội Luật giaViệt Nam.

Điều 8 Tổ chức của Hội Luật gia

1 Hội Luật gia Việt Nam được tổ chức từ Trung ương đến cơ sở bao gồm:a) Hội Luật gia Việt Nam;

b) Hội Luật gia tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung làHội Luật gia cấp tỉnh);

c) Hội Luật gia huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung

là Hội Luật gia cấp huyện);

d) Chi hội Luật gia cơ sở

2 Việc thành lập, phê duyệt điều lệ các Hội Luật gia ở địa phương do Chủtịch Ủy ban nhân dân địa phương ra quyết định theo quy định của pháp luật

3 Việc thành lập các Chi hội Luật gia trực thuộc Trung ương Hội do BanThường vụ Hội Luật gia Việt Nam quyết định thành lập

4 Việc thành lập Chi hội Luật gia cơ sở do Ban Thường vụ Hội Luật gia cấptrên trực tiếp quyết định thành lập

Điều 9 Cơ quan lãnh đạo của Hội Luật gia:

1 Cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội Luật gia Việt Nam là Đại hội đại biểutoàn quốc Cơ quan lãnh đạo ở mỗi cấp Hội Luật gia là Đại hội đại biểu hoặcĐại hội toàn thể hội viên

2 Đại hội cấp nào do Ban Chấp hành cấp đó triệu tập Đại hội được tiến hànhkhi có hai phần ba số đại biểu được triệu tập có mặt

3 Giữa hai kỳ Đại hội, cơ quan lãnh đạo của các cấp Hội là Ban Chấp hành

do Đại hội bầu ra

4 Đại hội có thể họp bất thường khi có ít nhất hai phần ba số ủy viên BanChấp hành yêu cầu

Điều 10 Bầu cử, công nhận Ban Chấp hành Hội Luật gia

Việc bầu cử ủy viên Ban Chấp hành ở các cấp Hội được chấp hành theonguyên tắc bỏ phiếu kín

Ban Chấp hành cấp dưới phải được Ban Thường vụ hoặc Ban Chấp hànhcấp trên trực tiếp công nhận

Ban Chấp hành các cấp được quyền bầu bổ sung số ủy viên Ban Chấphành

* Thành phần Ban lãnh đạo Hội luật gia Việt Nam (sau đây gọi là Ban lãnh

đạo)

Thành phần Ban lãnh đạo gồm các đồng chí:

1 Đồng chí Phạm Quốc Anh - Chủ tịch Hội luật gia Việt Nam;

2 Đồng chí Trần Quốc Vượng - Bí thư Đảng đoàn, Phó Chủ tịch Hội luật giaViệt Nam;

3 Đồng chí Đào Trí Úc - Phó Chủ tịch thường trực kiêm Tổng thư ký Hộiluật gia Việt Nam;

4 Đồng chí Đàm Xuân Toàn - Phó Tổng thư ký kiêm Chánh Văn phòng Hộiluật gia Việt Nam;

5 Đồng chí Lê Thị Kim Thanh - Phó Tổng thư ký Hội luật gia Việt Nam

4 Sơ đồ hệ thống tổ chức của Hội Luật gia Việt Nam:

5 Những thuận lợi và khó khắn trong hoạt động văn phòng của cơ quan nói chung:

* Thuận lợi:

• Hiện nay trong các văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước hay tưnhân việc xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý hành chính đã được ápdụng rất nhiều

• Việc tin học hoá các dịch vụ công, xây dựng các cơ sở dữ liệu nhằmphục vụ cho công tác văn phòng cũng được triển khai mạnh mẽ

• Thúc đẩy và ứng dụng CNTT vào cải cách các thủ tục hành chính

• Hình thành cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính sự nghiệp

 Điều này làm cho hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt

• Tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực, chi phí

• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động hơn

• Thực hiện một trong những nội dung cải cách hành chính của Nhànước

Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có những khó khăn mà hầu như các

cơ quan nói chung còn gặp phải như:

* Khó khăn:

 Cơ sở vật chất của nhiều cơ quan vẫn chưa được trang bị đầy đủ khiến

hiệu quả công việc kém, mất thời gian

 Trình độ của các cán bộ văn phòng còn nhiều hạn chế, việc đào tạonâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên văn phòng còn thiều điều kiện ảnhhưởng đến năng suất và tiến độ làm việc của cơ quan

 Việc thực hiện cơ chế một cửa trong nhiều cơ quan chưa áp dụng triệt đểcòn quan liêu, hách dịch, gây khó khăn cho dân.

 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn chậmcải tiến

 Việc soạn thảo và ban hành văn bản ở các doanh nghiệp hay một số cơquan nhà nước chưa thực hiện nghiêm chỉnh, còn sai về thể thức, kỹ thuậttrình bày văn bản chất lượng văn bản kém, uy tín cơ quan bị giảm sút

6 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Hội luật gia Việt Nam nói riêng ( Đơn vị thực tập)

Cũng như ở văn phòng các cơ quan nói chung thì văn phòng Hội luật gia ViệtNam riêng cũng có những mặt thuận lợi và tồn tại những mặt khó khăn nhưsau:

* Thuận lợi

 Nét nổi bật nhất trong chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Hội trongcác Nhiệm kỳ là đã quán triệt và nghiêm chỉnh thực hiện các Nghị quyết,Chỉ thị của Đảng, Chính phủ, đặc biệt là những văn bản, Chỉ thị và Nghịquyết - những ý kiến chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhànước về công tác của Hội Luật gia Việt Nam (Chỉ thị 56 - CT/TW ngày18/8/2000 của Bộ Chính trị, Chỉ thị 06 - CT/TTg ngày 09/4/2001 của Thủtướng Chính phủ, những ý kiến chỉ đạo của Ban Bí thư và của các đồng chíLãnh đạo)

 Văn phòng Hội luật gia đã ban hành được các quy định về hoạt độngcủa Hội như điều lệ của Hội Đảm bảo kỷ cương và một lế lối làm việc theoquy củ

 Hội luật gia đã đưa những thiết bị tin học vào phục vụ cho hoạt độngvăn phòng của mình như máy tính, máy in, máy fax Điện thoại cố định (mỗingười làm việc là một máy) để thuận lợi cho làm việc và trao đổi thông tin,nâng cao hiệu quả công việc.

 Việc soạn thảo hay ban hành các văn bản quy phạm pháp luật Hội đãthực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của Bộ Nội Vụ thông tư mới đây nhấtcủa Bộ Nội Vụ thông tư số 01/2011/BNV

 Trong quá trình tổ chức thực hiện, các cấp Hội từ Trung ương đến cơ

sở đã phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm với khẩu hiệuxin việc, tìm việc, nghĩ ra việc để làm Do đó đã góp phần đẩy mạnh, khởi sắctoàn diện các mặt công tác Hội và đạt được nhiều kết quả như Báo cáotổng kết nhiệm kỳ đã đưa ra cả về đối nội (theo chức năng, nhiệm vụ đượcquy định tại Điều lệ Hội) và đối ngoại

* Khó khăn.

 Khuyết điểm và tồn tại có tính chung nhất là giữa mong muốn

mở rộng nhiều mặt hoạt động của Hội với nhiều nội dung nhưng điều kiệnđảm bảo (nhân lực và cơ sở vật chất) để thực hiện lại rất hạn chế nênnhiều hoạt động mở ra nhưng hiệu quả thấp (Trung tâm từ vấn pháp luậtViệt Mỹ, Trường đào tạo cán bộ và chuyên gia pháp lý, Văn phòng tư vấn và

hỗ trợ doanh nghiệp)

 Chế độ kiêm nhiệm đã giúp cho Hội tạo dựng được vị thế và mối quan

hệ, thuận lợi trong nhiều mặt hoạt động, nhưng nhược điểm là phần lớn cácđồng chí kiêm nhiệm quá bận với công việc của cơ quan mình nên rấthạn chế trong việc tham gia các công việc của Hội nhất là các việc cụ thể,tham dự các cuộc họp, đi kiểm tra công tác Hội Đây cũng là một trongnhững hạn chế dẫn đến các cuộc họp của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ,Ban Thường trực không duy trì được đều và đủ số lượng dự họp như quy định

của Điều lệ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các ban chuyênmôn trong cả nhiệm kỳ vừa qua

 Về phương pháp điều hành công việc của văn phòng Hội luật gia ViệtNam cũng có những hạn chế, thể hiện trên hai mặt:

+ Sự phân công, phân nhiệm của từng Uỷ viên Ban Thường vụ,Ban Thường trực chưa rõ ràng, chế độ kiểm tra, nhắc nhở, đôn đốccông việc của đồng chí Chủ tịch Hội không thường xuyên, có việc còn nểnang, ôm đồm

+ Tuy không có những biểu hiện tham nhũng, tiêu cực hoặc tư tưởngmuốn giữ độc quyền thông tin, nhưng chế độ thông tin, thông báo kịpthời cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực còn nhiều thiếu sót dẫn đến sựhiểu nhầm trong một vài việc cụ thể, ngoài ra vẫn còn những bất cập

về năng lực làm việc và trách nhiệm với công việc Đây là trách nhiệmtrong điều hành công việc của Chủ tịch Hội, Tổng Thư ký với cơ quangiúp việc là Văn phòng Trung ương Hội

 Nhìn chung, có thể khẳng định, trong nhiệm kỳ vừa qua, lãnh đạoHội đã đảm bảo sự đoàn kết nội bộ, tận tuỵ với công việc, sáng tạo, năngđộng trong điều hành công tác với một khối lượng công việc ngày càng

đa dạng, phức tạp Tuy nhiên, do “ Lực bất tòng tâm” với nhiều mặthạn chế như trên nên có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

 Như vậy Công tác văn phòng là một hoạt động vô cùng quan trọng trongcác cơ quan, doanh nghiệp muốn cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đóđược hoạt động liên tục và thông suốt, hiệu suất làm việc cao thì hoạt độngcủa văn phòng cần phải được coi trọng Bất kỳ một hoạt động văn phòng nàobên cạnh những mặt thuận lợi còn tồn tại những mặt khó khăn.Vì vậy phảiphát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu sao cho phù

hợp với hoạt động của cơ quan mình để phát huy được tối đa hiệu quả làmviệc, nâng cao chất lượng và uy tín của cơ quan.

III CÔNG TÂC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LUẬT GIA:

1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

- Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam (Hội) là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội, thực

hiện nhiệm vụ theo Điều lệ của Hội Luật gia Việt Nam

- Văn phòng TW Hội đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Thường trực TW Hội,

do Tổng Thư ký TW Hội trực tiếp chỉ đạo, là đầu mối của Hội Luật gia ViệtNam trong quan hệ với các Bộ, Ban ngành, đoàn thể ở TW và cấp ủy, chínhquyền địa phương, các cấp Hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội

1.1 Chức năng.

Văn phòng Trung ương (TW) Hội Luật gia Việt Nam là cơ quan thammưu của TW Hội Luật gia Việt nam; Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch vàTổng Thư Ký trong việc tổ chức và điều hành hoạt động của Hội Luật giaViệt Nam; là đầu mối của Hội Luật gia Việt Nam trong quan hệ với các Bộ,Ban ngành, đoàn thể của Trung ương, cấp ủy, chính quyền địa phương và các

tổ chức nước ngoài có liên quan đến tổ chức của Hội

1.2 Nhiệm vụ.

Văn phòng TW Hội Luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ sau đây:

1 - Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức nghiên cứu, phântích, tổng hợp, dự báo tình hình, dự thảo phương hướng hoạt động của HộiLuật gia Việt Nam trình lãnh đạo TW Hội quyết định để đáp ứng với yêu cầuhoạt động của Hội

2 - Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kếhoạch hoạt động của Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư Ký theo tuần,tháng, quý và năm:

- Chuẩn bị các văn bản, báo cáo hoặc bài phát biểu của bài phát biểu của lãnhđạo TW Hội khi có yêu cầu

- Tổng hợp và làm báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm về hoạt động của Hộitheo yêu cầu của Tổng Thư Ký

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo lấy ý kiến góp ý phản biện các dựthảo văn bản pháp luật theo chương trình xây dựng pháp luật của Quốc hội,Chính phủ hoặc của các Bộ, Ban ngành

- Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo TW hội và chịu trách nhiệm tổ chức thựchiện các đề án, đề tài khoa học theo quyết định của lãnh đạo TW Hội

- Giúp các ban chuyên môn của Hội thực hiện chức năng phản biện xã hội củaHội trong trong xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa

3- Thực hiện chức năng là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo TW Hội trongviệc quản lý và chỉ đạo việc cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báochí theo quy định của pháp luật; thường xuyên chỉ đạo định hướng nội dungtuyên truyền về các mặt công tác của Hội Luật gia Việt Nam; chủ trì xây dựng

và quản lý trang web của Hội

4- Thống nhất quản lý, chỉ đạo hướng dẫn chế độ công tác văn thư lưu trữhành chính theo quy định của Nhà nước; tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu giữcác công văn, tài liệu từ Hội Luật gia đến các Bộ, Ban ngành TW, địaphương

5- Tổ chức công tác hành chính quản trị phục vụ cho các hoạt động của lãnhđạo TW Hội, quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, các phương tiện làmviệc của Hội Bảo đảm các chế độ về kế toán, thủ quỹ, chế độ tiền lương, phụ

cấp, tiền công và các chế độ chính sách khác Theo dõi và quản lý sử dụng tàisản; tổ chức duy trì trật tự, nội vụ, nơi làm việc, phục vụ lãnh đạo TW Hộitiếp khách trong nước và quốc tế

6- Nghiên cứu đề xuất chương trình kế hoạch quan hệ quốc tế, giúp lãnh đạoHội tổ chức thực hiện những hoạt động đối ngoại đảm bảo đúng đường lối,chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước

7- Theo dõi, nắm tình hình xây dựng tổ chức bộ máy, phát triển hội viên củacác cấp Hội, các đơn vị, các trung tâm, các dự án trực thuộc TW Hội

8- Giúp lãnh đạo TW Hội thực hiện các công việc cụ thể trong xây dựng cơ

2 Bảo đảm chế độ sinh hoạt và các điều kiện hoạt động của Ban Chấp hành,Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội (tổ chức, sắp xếp chương trình,nội dung, thời gian, địa điểm làm việc)

3 Hỗ trợ và tạo điều kiện cho các Ban chuyên môn của TW Hội thực hiệnchương trình công tác Hội

4 Giúp Tổng thư ký tổng hợp, chuẩn bị các dự thảo báo cáo cho Ban Thườngtrực báo cáo tại Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ TW Hội theo định

kỳ và các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, LiênHiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam, các tổ chức trong và ngoàinước khi có yêu cầu

5 Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các Tỉnh, Thành, Hội Luật gia các

cơ quan, tổ chức ở TW, Chi hội và các đơn vị trực thuộc TW Hội; Phản ánhkịp thời tình hình hoạt động của các đơn vị nói trên nhằm giúp Ban Thườngtrực và Tổng thư ký theo dõi, kiểm tra, giám sát

6 Bảo đảm mối liên hệ giữa TW Hội với các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhànước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức kinh tế, xã hội liên quan đếnhoạt động của Hội

7 Là cơ quan đại diện và bảo về quyền lợi cho cán bộ, nhân viên thuộc biênchế và quản lý của Văn phòng TW Hội

8 Thực hiện quản lý, điều hành các công việc khác theo chức năng nhiệm vụcủa Văn phòng

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng và lề lối làm việc của văn phòng.

2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

- Văn phòng TW Hội do Chánh văn phòng phụ trách và các Phó Chánh văn

 Phòng quản trị tài vụ

+ Phòng tổ chức hành chính gồm có:

 01 Chánh văn phòng: Trần Đức Long  01 Trưởng phòng: Phạm Quang Hòa

 03 Chuyên viên: - Đàm Thanh Tuấn

- Bùi Minh Giang

- Nguyễn Thanh Hoàng  01 cán bộ văn thư: Lê Thị Xuyến

 01 cán bộ văn phòng: Cao Thị Xuân

 01 cán bộ văn phòng: Nguyễn Thành Phúc

 02 bảo vệ: - Nông Văn Lãm

- Nhâm Văn Quyền

 02 lái xe: - Hoàng Văn Hưng

- Phạm Văn Cường

 02 nhân viên: - Nguyễn Thị Mùi

- Bùi Bích Liên

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương hội:

2.2 Lề lối làm việc của văn phòng

* Thời gian làm việc của Hội:

Phòng Quản trị Tài vụ

2.2 Quyết định những công việc đột xuất trong tháng;

2.3 Trong trường hợp có những công việc quan trọng và cần thiết, Ban lãnhđạo sẽ tiến hành họp bất thường;

Điều 3: Cơ chế làm việc

3.1 Tất cả các công việc đều được bàn bạc tập thể và được thông qua bằnghình thức nhất trí;

3.2 Mỗi thành viên trong Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sátcác công việc được phân công;

3.3 Ông Chủ tịch và Ông Tổng thư ký chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiệnnhững công việc do Ban lãnh đạo quy định

Điều 4 Văn phòng Trung ương Hội chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai thực

hiện các công việc được giao và phải báo cáo kết quả thực hiện cho Ban lãnhđạo

Điều 5 Đối với những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, Ban lãnh đạo có trách

nhiệm báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Đảng đoàn Hội luật gia Việt Nam,Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội

Điều 6 Ban lãnh đạo có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc chỉ đạo hoạt

động trước Hội nghị Ban Thường trực và Ban Thường vụ TW Hội

2.3 Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng

2.3.1 Công tác quản lý

Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam là người nắm mọi quyền hành trong HộiLuật gia Việt Nam, có quyền ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ,chuyên viên, nhân viên trong Hội Luật gia Việt Nam

2.3.2 Nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng

 Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

1 Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Hội Luật gia Việt Nam chịu trách nhiệm điềuhành hoạt động của Hội Những chức danh nêu trên làm việc theo chế độchuyên trách hoặc bán chuyên trách

2 Chủ tịch Hội có quyền hạn và trách nhiệm:

a) Đại diện pháp nhân của Hội trước pháp luật;

b) Chủ tài khoản, quản lý tài chính và tài sản của Hội;

c) Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết của Đại hội, của Hội nghị toànthể và các nghị quyết của Ban Chấp hành;

d) Triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban Chấp hành Hội;

đ) Ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm nhân sự trực thuộc Hội khi có nghịquyết của Ban Chấp hành hoặc của Ban Thường vụ;

e) Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và toàn thể Hội viên về các hoạtđộng của Hội;

f) Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc của Hội theo đề nghị của Tổngthư ký

3 Các Phó Chủ tịch Hội là người giúp cho Chủ tịch trong công tác quản lý vàđiều hành một số hoạt động của Hội; được Chủ tịch ủy nhiệm và phân côngtrực tiếp phụ trách và điều hành một số công việc của Hội; được ủy quyềnđiều hành công việc của Ban Chấp hành khi Chủ tịch vắng mặt

 Tổng thư ký

Tổng thư ký do Ban Chấp hành bầu ra, có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Đại diện cho Hội trong quan hệ giao dịch hằng ngày ;

- Tổ chức, điều hành các hoạt động hằng ngày của Văn phòng Hội;

- Quản lý hồ sơ, tài liệu giao dịch của Hội;

- Xây dựng các quy chế hoạt động của Văn phòng, quy chế quản lý tài chính,tài sản của Hội trình Ban Chấp hành phê duyệt;

- Định kì báo cáo cho Ban Chấp hành về các hoạt động của Hội;

- Lập các báo cáo hàng năm, báo cáo nhiệm kì của Ban Chấp hành;

- Quản lý danh sách, hồ sơ và tài liệu về các hội viên và các tổ chức trựcthuộc;

- Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành và trước pháp luật về các hoạt độngcủa văn phòng Hội;

Để giúp Tổng thư ký thực hiện một số công việc nêu trên, có Phó Tổng thưký

 Chánh Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Văn phòng;

- Tham dự, tiếp thu ý kiến, bảo mật thông tin các cuộc họp của Ban Thườngtrực, Ban Thường vụ TW Hội;

- Giúp Ban Thường trực, Tổng thư ký tổng hợp xây dựng kế hoạch, theo dõi,đôn đốc việc thực hiện các chương trình hoạt động của Ban Thường vụ, BanChấp hành TW Hội;

- Giúp Ban Thường trực, Tổng thư ký tổng hợp, soạn thảo báo cáo để trìnhHội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ TW Hội và các báo cáo gửi các cơquan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc ở TW và thông báo định kỳ cho các

Uỷ viên Ban Chấp hành TW Hội, các cấp Hội về hoạt động của Hội

- Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Văn phòng; Tham dự các cuộc họp,hội nghị, hội thảo do lãnh đạo TW Hội triệu tập, tuỳ theo yêu cầu về nội dung

và chương trình hội nghị có thể uỷ quyền cho các Phó Văn phòng thay mặtchủ trì hoặc dự họp;

- Những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn như: các dự án vớinước ngoài, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo tổng kết, báo cáochuyên đề, công tác tổ chức cán bộ, cử cán bộ đi học, đi nước ngoài phải thảoluận tập thể gồm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, đại diện cấp uỷĐảng, các tổ chức đoàn thể của Văn phòng để bàn, góp ý báo cáo lãnh đạo

TW Hội quyết định;

- Lập chương trình, kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của Vănphòng và chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, theo dõi các phòng, bộ phận chuyên môn

và cán bộ, nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Quan hệ với các cơ quan, tổ chức ở TW và địa phương nhằm thực hiện tốtcác nhiệm vụ của Hội

- Tham gia hoạt động của các Ban chuyên môn của TW Hội.

- Các nhiệm vụ khác được quy định trong Quy chế làm việc giữa lãnh đạo

TW Hội với lãnh đạo Văn phòng TW Hội

 Phó Chánh Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Giúp việc cho Chánh Văn phòng theo sự phân công theo các lĩnh vực côngtác của Văn phòng;

- Giải quyết những công việc thuộc phạm vi công việc được lãnh đạo TWHội giao và phải báo cáo Chánh Văn phòng biết hoặc thay mặt Chánh Vănphòng giải quyết những công việc được Chánh Văn phòng uỷ quyền

- Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng vàThường trực lãnh đạo Hội đối với các công việc mà mình phụ trách hoặcđược giao;

- Tại các cuộc họp giao ban của Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng báocáo kết quả lĩnh vực, công tác được phân công, chủ động đưa ra cuộc họp bànbạc những vấn đề phát sinh cần giải quyết;

- Các Phó Chánh Văn phòng giúp với Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện tốtcác chương trình, kế hoạch hoạt động của TW Hội và công tác của Văn phòng

đã đề ra

- Các Phó Chánh Văn phòng được uỷ quyền ký giấy giới thiệu, giấy mời họp,một số văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng, xác nhận cán bộ, chuyênviên, nhân viên và điều động người và phương tiện phục vụ các nhiệm vụchung của TW Hội

- Tham gia hoạt động các Ban chuyên môn của TW Hội theo sự phân công

 Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng:

Cùng bàn bạc thống nhất chủ trương, biện pháp tổ chức triển khai thựchiện theo sự chỉ đạo của Tổng Thư ký về việc thực hiện các nghị quyết củaBan Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Thường trực TW Hội; Thống nhất đềxuất việc tuyển dụng, đề bạt, nâng lương cán bộ, nhân viên của Văn phòng,mua sắm các trang thiết bị đắt tiền, chi tiêu lớn và những việc quan trọngkhác

 Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Văn phòng:

Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong Văn phòng có các nhiệm vụ, quyềnhạn sau:

- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ do lãnh đạo Văn phòng giao và chấp hànhnghiêm túc nội quy, quy định làm việc của Văn phòng;

- Nêu cao tinh thần chủ động, sáng tạo, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để nângcao chất lượng, hiệu quả công việc được giao;

- Chấp hành nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước vàquy định của TW Hội; Dự họp phải đúng giờ quy định, trường hợp đặc biệtphải thông báo trước với lãnh đạo Văn phòng biết

- Khi vắng mặt ở cơ quan trong giờ làm việc phải nêu rõ lý do và được sựđồng ý của lãnh đạo Phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng Khi cần thiết phải nghỉ

để giải quyết công việc riêng từ 01- 02 ngày phải báo cáo với Chánh Vănphòng giải quyết; từ 03 ngày trở lên phải báo cáo với Phó Chủ tịch kiêm TổngThư ký TW Hội giải quyết

- Có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản các tài liệu, phương tiện làm việc do mìnhtrực tiếp quản lý, sử dụng Phòng làm việc và cơ quan phải sạch sẽ, gọn gàng,ngăn nắp, không được uống bia, rượu, đánh bài trong giờ làm việc Hàngngày đến cơ quan làm việc yêu cầu trang phục gọn gàng, văn minh, lịch sự

Những ngày kỷ niệm truyền thống, Hội nghị, Hội thảo quan trọng, Đại hộicủa TW Hội… cán bộ, chuyên viên, nhân viên mặc lễ phục tuỳ từng mùa theoquy định của cơ quan.

- Kịp thời trình bày với lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo TWHội những vướng mắc, đề xuất, kiến nghị những việc có liên quan đến côngviệc được giao hoặc công tác khác của Hội để cùng bàn bạc giải quyết

- Cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm thực hiện các quy định vềcông tác bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy

3 Sơ đồ bố trí văn phòng làm việc khoa học của văn phòng Hội luật gia Việt Nam.

Lễ tân

Bảo vệGara xe

Phòng Hành chính– Tổng hợp

Phòng Nghiên cứu – Tổng hợp

HộiTrường

Cổng vào

Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng bannhưng Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điềuhành của Lãnh đạo văn phòng

* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy độngnhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc

* Nhược điểm: Do văn phòng bố trí theo hình thức khép kín mỗi bộphận làm việc riêng điều này phần nào ảnh hưởng tới sự giám sát của cấp trênxuống xấp dưới và sự trao đổi công tác giữa các nhân viên với nhau là nó khóchuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyểngiao công việc, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc

* Phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học củavăn phòng: Giá xăng dầu đã nhiều lần tăng cao và chưa dừng lại Đường phốmỗi lúc thêm đông đúc, chật chội, kẹt xe Vì vậy việc bố trí phòng văn phònglàm việc sao cho thông thoáng, tạo không gian thoải mái và làm việc hiệu quả

là việc vô cùng khó khăn

Bố trí nội thất phù hợp không những mang hứng thú trong công việc màcòn giúp văn phòng trở nên ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác làm ăn.Bàitrí hài hoà đồ nội thất trong văn phòng sẽ giúp tạo cảm giác hưng phấn vàthoải mái trong khi làm việc Tuỳ vào từng diện tích phòng mà có những cáchbài trí, sắp xếp đồ dùng khác nhau nhưng cần đảm bảo yếu tố thuận tiện vàđạt tối đa công năng sử dụng Đây là cơ sở để tạo điều kiện cho các cán bộlàm việc tốt Cần lưu ý rằng, nếu phòng làm việc bố trí ko hợp lí thì năng suấtlao động trong cơ quan sẽ bị hạn chế.Ví dụ nếu các đầu mối trong cơ quan

vẫn có quan hệ chặt chẽ với nhau, đi lại ko thuận tiện thì việc chuyển vb, traođổi công việc sẽ cản trở và gây khó khăn cho công tác kiểm tra, chỉ đạo khicần thiết

Hơn nữa việc bố trí ko hợp lý phòng làm việc quá trật chội sẽ tạo ranhững sự va chạm ko tránh khỏi do sự đi lại trong quá trình làm việc tạo nên.Môi trường làm việc sẽ trở nên căng thẳng Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chứcsắp xếp nơi làm việc trong công sở, cần tính đến cường độ lao động của mọicán bộ, quan hệ, tính chất công việc đc giao cho từng ng, từng bộ phận Đốivới những cơ quan lớn, có nhiều bộ phận có nhiều chức năng khác nhau nênngiên cứu để tìm 1 phương án tối ưu trong việc bố trí chỗ ngồi cho cán bộHiện nay, có những quan điểm khác nhau về cách bố trí chỗ làm việctrong các cơ quan, công sở Một số ý kiến cho rằng chỗ làm việc cần yên tĩnhhoàn toàn, tách biệt các phòng với nhau để ko cản trở nhau khi làm việc Một

số ý kiến lại cho rằng nên bố trí nơi làm việc ở phòng rộng có vách ngăn để

có thế liên hệ, kiểm soát công việc của nhau tiện lợi hơn

Trên thực tế có nhiều trường hợp làm việc trong phòng có nhiều người làthuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại Vì thế cần có sự nghiên cứu

và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp vớitừng loại công việc Về mặt tâm lý, nếu có nhiều người theo dõi công việc củamình thì người ta sẽ chú ý hơn đến hình thức Điều này ko bao giờ cũng phùhợp các bộ phận nghiên cứu hoặc những công việc đòi hỏi sự tập trung tưtưởng cao Kiểu bố trí làm việc trên 1 mặt mở thường thích hợp với các cơquan làm công tác thống kê, kế toán, các văn phòng công ty, các ngân hàng…Theo cách bố trí chỗ làm việc trên mặt bằng mở và các phòng làm việc đcngăn thành nhiều chỗ bằng những vách ngăn di động có thể mở ra hay thu hẹptùy yêu cầu của mỗi công việc

Vì vậy, việc bố trí phòng làm việc cần dựa vào các yếu tố sau:

- Phù hợp với chức năng nhiệm vụ cụ thể của cơ quan đơn vị

- Tận dụng được diện tích công sở trên cơ sở 1 định mức hợp lý

- Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận có liên quan, tạo sự hỗ trợthuận lợi giữa các bộ phận

- Tạo được khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và cácnguồn lực khác của cơ quan công sở

- Duy trì chất lượng công việc do kiểm soát tốt hơn

- Tạo tâm lý phấn khởi làm việc, gắn bó với công việc

- Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ

- An toàn trọng việc sử dụng các thiết bị

- Có tính thẩm mĩ

Để thực hiện được những yêu cầu trên, trước khi bố trí chỗ làm việc trongcông sở cần chú ý thu thập đầy đủ các thông tin về công việc được thực hiệnnhư: Phương pháp giải quyết công việc, chu kì xử lý công việc tại công sởphải trải qua những bước nào? Thời gian giải quyết từng công việc, cácphương tiện, nhân lực cần thiết, vấn đề lưu trữ hổ sơ đã giải quyết, những nơihay có sự tắc nghẽn trong xử lý…Nếu thiếu các loại thông tin trên, việc bố trícông việc trong công sở sẽ có cơ sở khoa học và sẽ không đạt được hiệu quảmong muốn

4 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của Hội luật gia nói chung và của từng đơn vị nói riêng.

Kế hoạch công tác ( Tuần, tháng, quý, năm) của Hội nói chung và của từngđơn vị nói riêng đều thực hiện theo quy trình chung như sau:

* Sơ đồ hóa lịch công tác Tuần.

B1.Cán bộ phụ trách làm lịch tuần.

B2 Hỏi ý kiến, lịch làm việc của lãnh đạo Hội và lãnh đạo văn phòng B3 Lên dự thảo lịch.

B4.Chuyển Chánh văn phòng xem lại.

B5 Trình lãnh đạo Hội duyệt.

B6 In ấn.

B7 Văn thư đóng dấu.

B8 Phát hành đến từng cán bộ trong văn phòng.

* Sơ đồ hóa lịch công tác Tháng.

Do Thường trực TW Hội họp quyết định lịch và có văn bản cụ thể

* Sơ đồ hóa lịch công tác Quý.

Do Hội Nghị Ban Thường Vụ họp và ra quyết định

Ví dụ: Những công tác chính trong Quý I/2012.

STT Nội dung công tác Thời gian thực

hiện

Người thực hiện

1 Họp các phòng ban chuyên

môn, đánh giá công tác đề nghị

khen thưởng năm 2011

Từ 06/9/2012 vàbáo cáo lãnh đạongày 10/2/012

Phụ trách phòng

và cán bộ nhânviên các phòng

2 Tổ chức nghiên cứu, quán triệt

Nghị quyết TW IV, khóa XI

(mời báo cáo viên)

Chiều thứ 3 ngày21/2/2012

Đ/c Phạm QuangHòa và ĐàmThanh Tuấn

3 Xây dựng chương trình kế Xong trước Đ/ c Phạm Quang

hoạch triển khai “ Học tập và

làm theo tấm gương đạo đức

Hồ Chí Minh, triển khai đến

toàn Hội

25/2/2012 Hòa và Lê Hoàng

Linh

4 Tiếp tục rà soát về công tác tổ

chức Hội ở địa phương làm cơ

sở để đánh giá công tác toàn

Hội

Từ 03/2/2012 Đ/c Đàm Thanh

Tuấn

* Sơ đồ hóa lịch công tác năm

Do Hội Nghị Ban Chấp Hành họp 1năm/1lần ra Nghị Quyết

5 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của Hội luật gia trong quá trình thực tập mà em đã được tham gia:

Tên Hội nghị: Hội nghị Ban Chấp Hành Mở Rộng Tại TP Nha Trang KhánhHòa ngày 30/3/3012

B1: Công tác chuẩn bị Hội nghị:

 Công tác Hậu cần:

+ Làm giấy triệu tập Hội nghị ( Đ/c Linh –chuyên viên văn phòng)

+ Làm Thông báo chế độ Hội nghị ( Đ/c Linh)

 Công tác nội dung:

+ Hoàn thiện báo cáo và kiểm tra lại các phụ lục báo cáo công tác ( Đ/cLinh)

+ Hoàn thiện báo cáo công tác thi đua khen thưởng (Đ/c Thanh Hoàng)

B2: Triển khai Hội Nghị

+ Hoàn thiện báo cáo và kiểm tra lại các phụ lục báo cáo công tác ( Đ/cLinh - Chuyên viên văn phòng)…

+Tổ chức hội nghị theo chương trình dự kiến ( Do Đ/c Trần Đức Long Chánh văn phòng TW Hội chủ trì)

IV VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA HỘI LUẬT GIA.

1 Các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng và những quy định cụ thể của Hội luật gia đối với công tác Văn thư:

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến côngtác Văn thư, Lưu trữ Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác vănthư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhànước về công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đivào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạtđộng quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả

Hiện nay Hội chỉ áp dụng thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

 Trách nhiệm đối với công tác văn thư:

+ Trong phạm vi quyền hạn được giao, Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉđạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệvào công tác văn thư

+ Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đếncông tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư

 Nguyên tắc chung:

+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Hội luật gia, trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư theo quyđịnh của pháp luật và hướng dẫn này

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bảnđến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành vàchuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

+ Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mậtnhà nước và hướng dẫn cụ.

2.Thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình ban hành văn bản của Hội luật gia :

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong bất kì cơ quannào Chúng ta có thể biết rằng mọi văn bản giấy tờ do cơ quan khác gửi đếnhoặc những văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quanđều phải tập trung ở phòng văn thư nhưng do Văn phòng Hội chưa có phòngvăn thư nên tài liệu của phòng nào thì giữ lại phòng đó

Tổ chức văn thư của Hội luật gia Việt Nam được tổ chức theo hình thứchỗn hợp, nghĩa là kết hợp giữa văn thư tập trung và văn thư phân tán Mỗiphòng ban đều có đơn vị soạn thảo riêng nhưng tập trung ở cán bộ văn thưchính của cơ quan đó là cô Lê Thị Xuyến để đóng dấu và hoàn tất các văn bảnđó

2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Do đặc thù về lĩnh vực hoạt động nên văn phòng TW Hội Luật gia ViệtNam thường ban hành các loại văn bản như: Công văn, Quyết định, Thư mời,

Tờ trình, Kế hoạch, Biên bản, Báo cáo cùng một số văn bản trong nội bộ cơquan

Thẩm quyền ban hành văn bản của Hội Luật gia bao gồm:

 Chủ tịch

 Phó Chủ tịch

Chánh văn phòng

 Phó Chánh văn phòng

- Quyết định: Do Chủ tịch ký hoặc Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch.

- Công văn: Do Chánh văn phòng ký ủy quyền hoặc thừa ủy quyền Chủ tịch.Khi Chánh văn phòng đi vắng, văn bản phải ký ngay không thể chậm trễ thìPhó Chánh văn phòng ký thay Chánh văn phòng

- Giấy ủy quyền, giấy mời, đi công tác: Do Chánh văn phòng ký

- Duyệt kinh phí, tài chính: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch hoặc Chánh vănphòng ký

- Giấy mời họp Ban chấp hành do Chủ tịch ký, họp Đảng đoàn thì Bí thư ký

Có những văn bản yêu cầu phải có hai chữ ký thì cả bên Đảng đoàn và bênĐảng ủy đều ký

2.2 Quy trình ban hành văn bản:

a Tất cả văn bản do các Phòng, ban (đơn vị) trực thuộc Hội luật gia được

soạn thảo đúng thể thức trình bày văn bản hành chính và trình ký đúng thẩmquyền được phân công phụ trách, trước khi chuyển đến bộ phận văn thư đểhoàn thành thủ tục văn bản hành chính cần phải được nhân bản đúng số lượngvăn bản cần phát hành hoặc ít nhất hai bản giấy, một bản lưu tại văn thư, mộtbản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản

Sau khi văn thư hoàn tất các thủ tục đăng ký số và đóng dấu chỉ trả lại chođơn vị soạn thảo 01 bản lưu và giữ lại toàn bộ số văn bản để trực tiếp pháthành đến nơi nhận được thể hiện trong văn bản Thời gian phát hành đượcthực hiện ngay trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Hình thức phát hành: Phát hành trực tiếp có ký nhận đối với các loại vănbản hành chính có giá trị làm cơ sở để các đơn vị có liên quan xử lý, trả lời thì vừa phải gửi văn bản hành chính thông thường, vừa phải gửi văn bản điện

tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địachỉ thư điện tử của đơn vị có tên trong 1 phần “nơi nhận” Các đơn vị sử

dụng hộp thư điện tử của trường làm phương tiện giao dịch, đồng thời Phòng

Tổ chức – Hành chính sẽ cập nhật văn bản hành chính vào danh mục “vănbản” trên Website của Hội luật gia

b Trường hợp các phòng, ban (đơn vị) muốn tự phát hành văn bản hành

chính do đơn vị mình soạn thảo hoặc không thực hiện đúng các quy trình nêutrên thì phải có cam kết tại bộ phận văn thư, trong trường hợp văn bản đó bịthất lạc hoặc không đến được đúng đối tượng thì đơn vị đó hoàn toàn chịutrách nhiệm

3 Việc soạn thảo các văn bản hành chính của Hội luật gia: công văn, báo cáo, thông báo, quyết định cá biệt.

Hiện nay Hội chỉ áp dụng thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính để soạn thảo các văn bản hành chính

Văn phòng TW Hội luật gia Việt Nam không có phòng văn thư riêng chonên mỗi phòng ban đều có đơn vị soạn thảo riêng của từng phòng Khi cầnban hành một văn bản nào đó, đơn vị soạn thảo của mỗi phòng ban sẽ soạnthảo sau đó đưa cho cán bộ văn thư đóng dấu rồi trình lên ban lãnh đạo để kí,duyệt Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Hội Luật gia được thực hiệnmột cách chính xác và có hiệu quả theo đúng quy định của nhà nước về thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản

* Quy trình soạn thảo văn bản của Hội luật gia như sau:

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Quy trình soạn thảovăn bản của Hội Luật gia được tiến hành theo trình tự sau:

- Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản

- Bước 2: Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin cần cho công tác soạn thảo

- Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và soạn thảo văn bản

- Bước 5: Kiểm tra lại về nội dung và thể thức sau đó thình lên cấp trên kíduyệt

- Bước 6: Nhân văn bản

- Bước 7: Ban hành văn bản

4 Quy trình quản lý văn bản đi của Hội luật gia Việt Nam.

4.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Hội Luật gia đượctiến hành như sau:

Gồm 6 bước:

 Bước 1: Tiếpnhận văn bản từ cấp trên gửi xuống

 Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản ( lấy số, kí hiệu, trích yếu nội dung vănbản)

 Bước 3: Đóng dấu (tuân thủ nghiêm ngặt quy định của nhà nước)

 Bước 4: Nhân bản ( sao văn bản đúng số lượng gửi đi)

 Bước 5: Chuyển giao và theo dõi chuyển giao (bằng điện thoại hay bưu phẩm

 Bước 6: Lưu và bảo quản ( lưu hai bản để lập hồ sơ)