IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1. Quy trình tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Hiện nay cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của Hội Luật gia Việt Nam vẫn là kiêm nhiệm.
Hội Luật gia Việt Nam có hai cán bộ là Chị Cao Thị Xuân - cán bộ văn phòng và Cô Lê Thị Xuyến - cán bộ văn thư kiêm nhiệm phần lưu trữ của cơ quan. Những tài liệu quan trọng của cơ quan được chị Xuân tiếp nhận sau đó phân loại, biên mục và làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Vì là cán bộ kiêm nhiệm nên nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm còn hạn chế do không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên công việc bảo quản tài liệu còn nhiều sai sót, dẫn đến một số tài liệu đã bị hư hỏng gây khó khăn cho việc tra tìm cũng như nghiên cứu sử dụng tài liệu.
Với diện tích còn hạn chế nên Ở Hội Luật gia Việt Nam ngoài phòng văn thư chưa có còn có phòng Lưu trữ. Điều đó đã gây khó khăn cho công tác lưu trữ các văn bản, giấy tờ quan trọng về quá trình hình thành và hoạt động của Hội Luật gia Việt Nam.
* Hội Luật Gia Việt nam tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu theo các giai đoạn
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và các phòng ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiên hành thu thập về các trung tâm lưu trữ Quốc gia theo đúng quy định.
* Quy trình bổ sung tài liệu của Hội cũng được chia thành 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan qua quá trình thu thập để xam xét mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó cán bộ lưu trữ đề xuất các biện pháp bổ sung them nguồn và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu.
Giai đoạn 2: sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm,bổ sung những tài liệu còn thiếu.
Nguồn thu thập tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan, của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu thập và bổ sung quan trọng và thường xuyên nhất của Hội Luật Gia Việt Nam.
- Văn thư cơ quan: Văn thư là nơi tập trung quản lí toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu( đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp và lưu trữ cơ quan.
- Các phòng,ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các Hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban là do quá trình lập Hồ sơn công việc của các cán bộ chuyên môn.
Ngoài ra, lưu trữ của Hội còn có thể tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Các cán bộ đã có thời gian công tác tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản trao đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Để đảm bảo cho cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Văn phòng Trung Ương Hội đã đưa ra những quy định, phân công rõ trách nhiệm của từng phòng, ban, cá nhân phải chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Hội cũng đã có sự đầu tư lớn về kho tàng, trang thiết bị kĩ thuật để bảo quản những Hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác sử dụng của cơ quan.
Được sự quan tâm của lãnh đạo Hội cũng như sự chú ý của chánh văn phòng về công tác này nên việc thu thập, bổ sung tài liệu của cơ quan tiến
hành nhanh chóng, tài liệu được bổ sung đầy đủ vào lưu trữ cơ quan, phục vụ hữu ích các hoạt động của Hội.
Do không có phòng kho lưu trữ nên công tác thu thập bổ sung tài liệu của Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam chưa được chú trọng và quan tâm nhiều. Hầu hết các tài liệu của Hội đều do Chị Xuân cất giữ và sắp xếp theo thứ tự tên loại văn bản và theo năm ban hành.
Tủ đựng tài liệu của Hội luật gia