IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
6. Trực điện thoại: 1Quy trình thực hiện
6.1Quy trình thực hiện
− Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên đây được coi là đơn vị đầu não của cơ quan. Vì vậy Phòng thường xuyên liên hệ với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan bằng máy điện thoại bàn. Được sự hướng dẫn của anh Đàm Thanh Tuấn cán bộ văn phòng nên em đã được trực điện thoại và được học cách giao tiếp qua điện thoại như sau:
− Việc giao tiếp qua điện thoại phần nào thể hiện văn hóa hành chính công sở, văn hoá cơ quan nên rất quan trọng.
− Không nên để chuông điện thoại rung nên nhấc máy ngay.
− Khi giao tiếp giọng nói cần rõ ràng, dễ nghe, và lịch sự. Luôn xưng danh trước nếu thực hiện cuộc gọi đi.
− Cần chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi lại những điều cần thiết.
6.2 Kết quả thực hiện:
Do vận dụng một cách khéo léo kiến thức các bộ môn đã được học như “Văn hoá công sở, nghiệp vụ thư ký…” cùng với việc học hỏi các cán bộ của Phòng mà em đã được Phòng tin cẩn và thực hiện khá tốt công việc.
7.Phục vụ hội họp
7.1 Quá trình thực hiên:
Hội họp là hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ quan. Hội họp phổ biến, triển khai; họp ra quyết định; họp sơ kết, tổng kết; họp mặt đầu năm… Trước khi cuộc họp diễn ra thì bên cạnh những công việc chính đã được các anh chị phụ trách làm thì em chuẩn bị thêm phần nước uống; sắp xếp ly, nước uống đóng chai ngay ngắn trên bàn. Chuẩn bị bàn ghế, bình hoa bố trí sao cho hợp lý, có tính thẩm mỹ. Sau cuộc hội họp tiến hành dọn dẹp và làm vệ sinh.
7.2 Kết quả thực hiện: Công việc của em góp phần giúp cho buổi họp được
thành công. Qua đây em học hỏi được kinh nghiệm tổ chức hội họp sau này.