IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
4. Thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý một phông tài liệu lưu trữ của Hội luật gia:
4.8.3 Tổng kết chỉnh lí
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình chỉnh lí tài liệu của Phông lưu trữ Hội Luật Gia Việt Nam.
4.3.1 Kiểm tra kết quả chỉnh lí
Kiểm tra kết quả chỉnh lí nhằm rút kinh nghiệm cho đợt chỉnh lí sau. Nội dung kiểm tra:
Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lí: Mục lục Hồ sơ, cơ sở dữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu và danh mục tài liệu loại hủy của phông tài liệu chỉnh lí.
Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lí.
Sau khi chỉnh lí xong, thấy kết quả đạt yêu cầu, mục đích mà đợt chỉnh lí đưa ra thì tiến hành làm biên bản kiểm tra, ghi rõ kết luận của đoàn kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí.
4. 3.2 Hoàn thiện Hồ sơ, bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lí.
a, Bàn giao tài liệu.
Sau khi tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lí, cán bộ của Hội sẽ làm thủ tục bàn giao tài liệu.
Tài liệu được giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục Hồ sơ. Tài liệu loại hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại.
b, Lập biên bản giao nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu gồm có: - Số lượng tài liệu nhận được;
- Số lượng tài liệu được bổ sung trong đợt chỉnh lí; - Số lượng tài liệu sau khi chỉnh lí;
c, Vận chuyển tài liệu vào kho quản lí và sắp xếp lên giá.
Tài liệu sau khi được bàn giao sẽ được vận chuyển vào kho quản lí và ắp xếp lên giá theo đúng quy định.
4. 3.3 Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lí.
Bản báo cáo sẽ nêu những gì đã đạt được sau khi chỉnh lí; những nhận xét, đánh giá về tiến độ; ưu, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lí, kinh nghiệm rút ra từ đợt chỉnh lí.