IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
10. Vào sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đi:
Văn bản sau khi được soạn thảo, trình ký, được lãnh đạo Hội ký phê duyệt và đóng dấu thì cán bộ văn thư – Cô Lê Thị Xuyến tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi.
Sau đó gấp văn bản vào phong bì, ghi rõ địa chỉ nơi nhận ngoài bì rồi gửi đi. Trường hợp văn bản khẩn hay muốn chuyển đến nơi nhận một cách nhanh chóng thì Fax văn bản đi trước rồi gửi văn bản sau.
10.1 Viết mục lục tài liệu trong hồ sơ: Mục lục tài liệu trong hồ sơ có tác
dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ để tra tìm và nghiên cứu được thuận lợi.
Viết Mục lục tài liệu đối với những hồ sơ bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Được sự hướng dẫn của Cô Lê Thị Xuyến em đã được thực hành viết mục lục tài liệu trong hồ sơ như sau: Trước tiên sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo thứ tự thời gian, đánh số tờ cho tài liệu vào mép phải phía trên.
Ghi vào tờ mục lục tài liệu các thông tin của tài liệu trong hồ sơ: số thứ tự, số ký hiệu, ngày tháng, tác giả, trích yếu nội dung, số tờ, ghi chú. Những thông tin nào mà tài liệu không có thì để trống.
Trường hợp những tài liệu không có sẵn trích yếu nội dung, phải đọc và tóm tắt một cách chính xác nội dung tài liệu rồi ghi vào mục lục.
10.2 Kết quả thực hiện:
Được học và làm theo sự chỉ bảo của cô Xuyến em đã được thực hành viết mục lục hồ sơ, do được học môn Lập hồ sơ do trường đào tạo nên em cũng
phần nào hiểu được và tiếp thu một cách nhanh chóng sự hướng dẫn của cô Xuyến.