IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
3. Xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ của Hội luật gia.
Để phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của Hội và nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản,khai thác, sử dụng tài liệu, Hội Luật Gia Việt Nam đã lựa chọn phương án phân loại thích hợp với đặc trưng phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian.
Áp dụng phương án này, toàn bộ tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan. Sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia ở bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động. Sở
dĩ, Hội Luật Gia Việt Nam chọn phương án phân loại này vì Hội Luật Gia Việt Nam có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
Sau khi đã chọn và xây dựng phương án phân loại Hội Luật Gia đã tiến hành phân loại tài liệu phông lưu trữ giai đoạn 2005- 2008 như sau:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Hội Luật Gia Việt Nam từ năm 2005-
2010, tài liệu được phân chia thành cac nhóm cơ bản sau: 1. Các phòng ban chuyên môn
2. Văn phòng
3. Phòng tổ chức- cán bộ
4. Phòng nghiên cứu- tổng hợp
Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo đặc trưng thời
gian( năm hoạt động)
1.Các ban chuyên môn 2. Văn phòng 1.1 Năm 2005 1.2 Năm 2006 1.3 Năm 2007 1.4 Năm 2008 2.1 Năm 2005 2.2 Năm 2006 1.3 Năm 2007 1.4 Năm 2008
3.Phòng tổ chức cán bộ 3.1 Năm 2005 3.2 Năm 2006 3.3 Năm 2007 3.4 Năm 2008 4. phòng nghiên cứu- tổng hợp 4.1 Năm 2005 4.2 Năm 2006 4.3 Năm 2007 4.4 Năm 2008
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa
vào các đăc trưng tên loại tài liệu. Ví dụ:
3. Phòng tổ chức cán bộ
3.1 Năm 2005
3.1.1 Tài liệu về tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về thuyên chuyển cán bộ...
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên tiếp tục được phân chia theo cấp
độ nhỏ hơn nữa.
Ví dụ: 1. Văn phòng
1.1 Năm 2005
1.1.1 Những văn bản quy định tổ chức và hoạt động của Hội 1.1.1.2 Quyết định
1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…..
3. Phòng tổ chức- hành chính
3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo và hưỡng dãn về công tác tổ chức cán bộ 3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức
3.1.1.3 Tài liệu về vấn đề quản lí cán bộ
3.1.1.4 tài liệu về vấn đề tổ cán bộ chuyển công tác, về hưu…