IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
4. Thực hiện quy trình tổ chức chỉnh lý một phông tài liệu lưu trữ của Hội luật gia:
4.1 Chuẩn bị chỉnh lí
Quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu của Hội được tiến hành theo các bước sau:
4.1.1 Xây dựng kế hoạch chỉnh lí
Để chỉnh lí tốt phông lưu trữ, Hội đã xây dựng bản kế hoạch chỉnh lí cụ thể, chi tiết những công việc dự kiến cần tiến hành khi chỉnh lí, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lí.
4.1.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn lịch ử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phông
Để đảm bảo thống nhất kế hoạch và nghiệp vụ chỉnh lí tài liệu, Hội đã biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lí:
Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của Hội và những biến động Hội.
Mục đích của việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nhằm:
Làm căn cứ cho xây dựng kế hoạch chỉnh lí phù hợp;
Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong quá trình chỉnh lí như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại; lập Hồ sơ; xác định giá trị tài liệu….
Giúp cán bộ tham gia quá trình chỉnh lí nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và tình hình của khối phông đưa ra chỉnh lí.
Khi biên soạn văn bản này, Hội đã tham khảo tài liệu có liên quan đến lịch sử đơn vị hình thành phông:
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội.
Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc, chế độ công tác văn thư của Hội, quy định lề lối làm việc của các phòng, ban chức năng và cán bộ trong Hội.
Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục Hồ sơ; tài liệu nộp lưu; sổ đăng kí văn bản đến, đi…
4.1.3 Biên sọan bản hướng dẫn phân loại, lập Hồ sơ
Đây là bản hướng dẫn cách phân chia tài liệu của khối tài liệu khi đưa ra chỉnh lí thành các nhom cơ bản, nhóm lớn, nhóm nhỏ theo phương án phân loại nhất định và theo phương án lập Hồ sơ. Đây là căn cứ để cán bộ phân loại và lập Hồ sơ thực hiện một cách thống nhất trong toàn phông lưu trữ.
a, Nội dung của bản hướng dẫn phân loại tài liệu:
Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lí được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu lưu trữ.
Phương án mà Hội đưa ra để phân loại tài liệu đó là phương án cơ cấu tổ chức- thời gian.
b, Nội dung của phần hướng dẫn lập Hồ sơ bao gồm:
Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo các đặc trưng: vấn đề, tác giả, tên gọi….
Hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ đối với phông được lập Hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ, chưa đạt yêu cầu,…
Hướng dẫn viết tiêu đề Hồ sơ;
Hướng dẫn sắp xếp văn bản trong Hồ sơ.
4.1.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để quy định thời hạn bảo quản cho chúng và loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Tuy nhiên, trong quá trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ thường có những tác động mang tính chủ quan của người tiến hành xác định giá trị nên Hội đã lập ra bản hướng dẫn xac định giá trị tài liệu nhằm thống nhất nghiệp vụ này khi tiến hành chỉnh lí tài liệu.
Nội dung của bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm: Phần bản kê( dự kiến) các tài liệu còn giá trị cần giữ lại bảo quản; Phần bản kê( dự kiến) những tài liệu hết giá trị cần tiến hành tiêu hủy. Kế hoạch chỉnh lí và những bản hướng dẫn nghiệp vụ được nguwoif có thẩm quyền trong cơ quan phê duyệt và có thể bổ sung trong quá trình chỉnh lí để phù hợp với thực tế của tài liệu.
4.1.5 Giao nhận tài liệu
Đây là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lí tài liệu.
Khi giao nhận tài liệu Hộ đãc tiến hành theo các thủ tục giao nhận và được lập thành biên bản mẫu đính kèm mà Cục văn thư- Lưu trữ nhà nước quy định.
Số lượng tài liệu giao nhận ở Hội thường được tính bằng mét giá.
Để hạn chế bụi bẩn nên trước khi chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã tiến hành vệ sinh tài liệu bằng chổi lông để quét, chải bụi bẩn trên các khối, mét tài liệu.
Ở Hội, bộ phận chỉnh lí tài liệu và bộ phận bảo quản tài liệu không lền nhau nên khi tiến hành chỉnh lí tài liệu cán bộ chỉnh lí tài liệu phải vận chuyển tài liệu đên nơi chỉnh lí
Khi vệ sinh và chỉnh lí tài liệu, cán bộ chỉnh lí của Hội đã rất cẩn thận để tránh làm xáo trộn trật tự tài liệu và không làm hư hỏng tài liệu.
4. 1.7 Khảo sát tài liệu
Đây là bước quan trọng của quá trình chuẩn bị chỉnh lí tài liệu, nhằm nắm được tình hình thực tế số lượng tài liệu, thành phần, nội dung và tình trạng khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lí tài liệu.
Khi khảo sát tài liệu, Hội đã chú trọng đến những vấn đề sau: Tên phông, giới hạn thời gian tài liệu;
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lí; Thành phần tài liệu;
Nội dung tài liệu;
Tình trạng phông, khối tài lệu đưa ra chỉnh lí.
Trình tự tiến hành khảo sát tài liệu mà Hội đã tiến hành:
Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục Hồ sơ để nắm bắt thông tin ban đầu về tài liệu;
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu;
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo khảo sát.
4..2 Thực hiện chỉnh lí
4.2.1 Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, Hội đã tiến hành phân chia tài liệu theo các bước sau:
Bước 1: phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản;
Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa; Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…; Bước 5: Phân chia tài liệu trong các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn và cuối cung ra các đơn vị bảo quan hoặc Hồ sơ.
4. 2.2 Khôi phục Hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện Hồ sơ
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại và lập Hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập Hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho Hồ sơ.
Trong quá trình chỉnh lí những văn bản, tài liệu trong Hồ sơ bị trùng lặp, hết giá trị cán bộ Hội đã xem xét bớt những tài liệu này ra khỏi kho.Những tài liệu này cũng phải lập danh mục và ghi rõ li do loại và xếp ở phần cuối Hồ sơ.
Mỗi Hồ sơ được lập, được chỉnh lí, hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và đánh số tạm thời. Những thông tin trên bìa tạm thời cũng được thể hiện trên một tấm thẻ.
4.2.3 Biên mục phiếu tin
Phiếu tin là phiếu mô tả Hồ sơ, ghi tổng hợp các thông tin về Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Phiếu tin này được Hội Luật Gia Việt Nam sử dụng để nhập thông tin, cơ sở dữ liệu vào máy tính phục vụ công tác quản lí và tra tìm tài liệu.
Các thông tin cơ bản của một Hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin: tên, mã kho lưu trữ; tên, số phông lưu trữ; kí hiệu thông tin; tiêu đề Hồ sơ….
4. 2.4 Hệ thống hóa Hồ sơ
Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin tạm thời trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong từng nhóm lớn và nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại và đánh số, thứ tự tạm thời lên phiếu tin
Bước 2: Sắp xêp toàn bộ Hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin.
Khi tiến hành hệ thông hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội đã kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những Hồ sơ bị trùng lặp, cuối cùng mới đánh số chính thức cho Hồ sơ.
4.2.5 Biên mục Hồ sơ
Sau khi hệ thống hóa Hồ sơ, cán bộ chỉnh lí của Hội tiến hành biên mục Hồ sơ.
Biên mục Hồ sơ gồm 2 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Biên mục bên trong Hồ sơ a, Đánh số tờ:
Nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu trong Hồ sơ theo trình tự logic đã dược sắp xếp khi lập Hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí Hồ sơ, khai thác, sử dụng tài liệu.
b, Viết mục lục văn bản
Ghi nội dung thông tin về từng văn bản có trong Hồ sơ lên tờ mục lục được in trong tờ bìa Hồ sơ.
Các thông tin trong mục lục văn bản: Số thứ tự; số và kí hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; Tác giả văn bản; số tờ; ghi chú.
c, Viết chứng từ kết thúc
Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ mục lục, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm tài liệu trong Hồ sơ được in trên tờ bìa Hồ sơ ở trang thứ ba.
Giai đoạn 2: biên mục bên ngoài
Biên mục bên ngoài Hồ sơ là viết thông tin cần thiết lên bìa Hồ sơ. Bìa Hồ sơ có: Tên phông: tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông; tiêu đề Hồ sơ; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của tài liệu trong
Hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số Hồ sơ; thời hạn bảo quản của Hồ sơ.
4.2.6 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
a, Thống kê tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết gí trị được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại va thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm.
Các bó, gói tài liệu hết giá trị được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông.
Trong mỗi bó, gói, tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết. b, Kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu
Tài liệu hết giá trị tiến hành tiêu hủy phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội Luật Gia Việt Nam kiểm tra trước khi đem đi tiêu hủy.
Cán bộ chỉnh lí tài liệu phải có Hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu:
- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tafin liệu loại. - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Hội.
- Văn bản thẩm định của cấp trên.
4.2.7 Đánh số chính thức vào bìa, hộp, cặp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
Số chính thức của Hồ sơ là số cố định Hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ. Số này, có thể sử dụng trong việc quản lí và tra tìm Hồ sơ khi cần thiết. Số chính thức được đánh bằng số Ảrập cho toàn bộ Hồ sơ của phông.
Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ: theo nguyên tắc từ trái qua phải theo một ngăn giá, từ trên xuống dưới theo một giá và từ ngoài vào trong của một phòng kho.
4. 2.8 Xây dựng công cụ quản lí và tra tìm Hồ sơ.
a, Lập mục lục Hồ sơ: bảng thống kê cí hệ thống toàn bộ Hồ sơ của một phông lưu trữ.
c, Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lí và tìm Hồ sơ: hệ thong, mã hóa thông tin để quản lí và tra tìm tài liệu trên máy tính.