công tác Lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện nay là do cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng kiêm nhiệm. Vì vậy mà công tác Lưu trữ tại Hội Luật gia còn nhiều hạn chế.
- Việc thu thập và bổ sung tài liệu chưa thực hiện chưa triệt để , giao nộp tài liệu giữa cán bộ văn thư kiêm nhiệm cả phần lưu trữ - Cô Lê Thị Xuyến và các bộ phận khác chưa triệt để, tài liệu giao nộp phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng.
- Vì chưa có phòng kho lưu trữ nên chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ, tài liệu vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban chuyên môn.
- Công tác phân loại tiến hành chậm và hạn chế. Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu sử dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có trong kho.
- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để tra tìm tài liệu chưa có. Hội chưa đầu tư xây dựng được phần mềm quản lý văn bản đi đến, tra tìm tài liệu bằng phần mềm trên máy tính.
- Hiện tại Hội chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu chưa được đầu tư: Hộp đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, máy hút ẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Tuy văn phòng Hội đã có những trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho văn phòng nhưng các trang thiết bị này do sử dụng lâu nên một số máy hay bị hỏng, gặp sự cố vì quá cũ như máy photo, internet yếu gây khó khăn cho công
3. Một số đề xuất, kiến nghị
Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ ở Hội Luật gia cần làm tốt một số công việc sau:
- Văn phòng Hội cần xây dựng thêm phòng Văn thư - Lưu trữ để tạo điều kiện cho công tác Văn thư và công tác Lưu trữ được tiến hành tốt hơn và thuận lợi hơn, luôn đảm bảo theo đúng những quy định của nhà nước.
- Vì chưa có cán bộ lưu trữ nên Văn phòng Hội cần bổ sung thêm cán bộ , nhân viên làm công tác lưu trữ. Có như vậy công tác lưu trữ mới đi vào hoạt động nề nếp, hiệu quả.
- Văn phòng Hội cần thường xuyên tổ chức đưa cán bộ, nhân viên đi đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn về công tác Văn thư- Lưu trữ để nâng cao kiến thức cũng như kĩ năng nghiệp vụ của mình.
- Cần trang bị thêm các trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax, mua thêm một số máy photo để phục vụ tốt cho công tác văn thư.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư- Lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.