IV. VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA HỘI LUẬT GIA.
7. Quy trình tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1 Quy trình tổ chức lập hồ sơ:
7.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan – văn phòng Hội luật gia Việt Nam:
e. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong ĐVBQ gồm tài liệu của nhiều tác giả thì cán bộ văn thư sắp xếp tài liệu của các cơ quan cấp trên trước, tài liệu của các cơ quan cấp dưới sau, trong từng cơ quan, sắp xếp theo tầm quan trọng của các loại tài liệu, trong từng loại tài liệu sắp xếp theo ngày, tháng, năm.
Ví dụ: Tài liệu về dự án xây dựng Hội luật gia Việt Nam tại Khu Đô Thị Mới D32 Cầu Giấy – Hà Nội.
g. Sắp xếp theo vần chữ cái: A, B, C…
B4. Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản: Sau khi đã sắp xếp tài liệu trong từng
đơn vị bảo quản theo một trật tự nhất định sẽ tiến hành biên mục. Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
7.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan – văn phòng Hội luật giaViệt Nam: Việt Nam:
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu
không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Văn phòng Hội luật gia Căn cứ:
+ Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10; +Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
+ Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau:
Các đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục Hồ sơ nộp lưu.Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu bản danh mục Hồ sơ, kiểm tra thiếu, đủ Hồ sơ…. yêu cầu bổ sung cho đủ rồi kí nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu một bản, lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và phòng văn thư mỗi nơi một bản.
Hồ sơ nguyên tắc và Hồ sơ công việc của năm tới không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.Khi nộp Hồ sơ cần phải lập biên bản, kèm theo danh sách.
+ Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
* Thủ tục giao nộp tài liệu
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”,
Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản.
HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm...
STT Số và ký hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 6
Tổng cộng bản mục lục này có :....hồ sơ ( bao gồm...đơn vị bảo quản ) trong đó có :...hồ sơ ( đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,..hồ sơ (..đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản.
Phụ trách lưu trữ
( Bên biên nhận hồ sơ nộp lưu)
Phụ trách đơn vị ( Bên nộp lưu hồ sơ)