IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
5. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng của Hội luật gia:
a, Hồ sơ chỉnh lí để bàn giao - Hợp đồng chỉnh lí;
- Báo cáo kết quả khảo sát;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lí; - Kế hoạch chỉnh lí;
- Mục lục Hồ sơ,cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh; - Biên bản kiểm tra kết quả chỉnh lí;
- Biên bản nghiệm thu quá trình chỉnh lí; - Báo cáo kết quả đợt chỉnh lí.
Hồ sơ chỉnh lí được lưu tại, nơi bảo quản tài liệu đã được chỉnh lí. Như vậy, để chỉnh lí được tài liệu trong phông lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã tiến hành tổng hợp nhiều nghiệp vụ trong công tác lưu trữ và trong quá trình chỉnh lí, cán bộ chỉnh lí tài liệu của Hội tiến hành rất nghiêm túc. Chính vì vậy, tài liệu trong phông lưu trữ của Hội được tổ chức rất khoa học, tạo thuận lợi trong quá trình quản lí và tra tìm tài liệu.
5. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng của Hội luật gia: gia:
Mọi hoạt động quản lí, bảo quản và nhiều các nghiệp vụ khác liên quan đến công tác lưu trữ của Hội Luật Gia Việt Nam đều nhằm mục đích cuối cùng đó là đưa tài liệu lưu trữ vào khai thác, sử dụng phục vụ mục đích của cá nhân, đơn vị trong và ngoài cơ quan.
Chính vì vậy, Hội Luật Gia Việt Nam đã tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện kiện cho người đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu
lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Hội, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Hội cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng thông qua wesite: www.hoiluatgiavn.org.vn
- Biên soạn và xuất bản sách:
Cuộc triễn lãm, trưng bày sách giới thiệu của Hội luật gia
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho tạp chí pháp lí và báo đời sống pháp Luật và cho các chương trình phát thanh truyền hình:
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết báo, tạp chí được áp dụng khá thường xuyên tại Hội Luật Gia Việt Nam. Nội dung của các bài báo thường giới thiệu các sự kiện của Hội và các hoạt đọng nổi tiếng về tuyên truyền phổ biến pháp luật,… * Danh sách các Ấn phẩm:
1. Báo đời sống và pháp luật .
2. Tạp chí pháp lý.
3. Tạp chí song ngữ.
4. Các tạp chí khác .
+ Các bài báo này được viết dưới nhiều hình thức như bài nghiên cứu, bản thông báo, bản giới thiệu tài liệu…
+ Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên truyền hình là một hình thức tuyên truyền rất hâp dẫn, lôi cuốn đông đảo khán giả. Vì vậy, Hội đã đưa những hoạt động lớn của Hội và các tổ chưc khác lên màn ảnh truyền hình, kết quả là sau buổi phát song đó có rát nhiều độc giả đến Hội để khai thác những tài liệu liên quan đến vấn đề Luật.
+ Trong thời gian sắp tới, Hội sẽ tiến hành tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ liên quan đến những hoạt động mà Hội tham gia cùng Nhà nước pháp quyền đòi độc lập dân chủ trong những hiệp định lớn của đất nước ta.
Mặc dù vậy do văn phòng Hội còn nhỏ lên chưa có phòng đọc và kho lưu trữ riêng để phục vụ bạn đọc và những người có như cầu sử dụng tài liệu để nghiên cứu. Như vậy, để có được những tài liệu lưu trữ quan trọng, có giá trị phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả, Hội đã rất coi trọng công tác lưu trữ và thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác này, đặc biệt là nghiệp vụ khai thác sử dụng tài liệu của Hội.
PHẦN II
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP
Trong quá trình thực tập tại văn phòng Hội luật gia em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các cô chú và anh chị đang công tác và làm việc tại Hội. Ở đây em được mọi người tận tình chỉ bảo và hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như được thực hành theo đúng chuyên nghành của mình đã được học. Vì vậy em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và khắc phục những phần yếu kém của mình. Sau đây em xin trình bày những nội dung đã được thực tập và kết quả đạt được của mình như sau: