IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
8. Soạn thảo văn bản: 1Quy trình thực hiện:
Được Bác Đàm Văn Toan - Phó Tổng thư ký của Hội giao cho việc đánh máy về việc liệt kê tập văn bản trong dự án xây dựng Hội luật gia Việt Nam tại khu Đô thị mới D32 Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội. Với các tiêu chí sau:
- STT
- Cơ quan ban hành văn bản - Ngày tháng năm ban hành - Số và ký hiệu VB
- Trích yếu nội dung văn bản - Ghi chú
8.2 Kết quả thực hiện:
Được học tập tại Trường môn kỹ thuật trình bày văn bản em đã vận dụng vào để làm. Sau khi đánh máy xong em đưa cho Bác kiểm tra và chỉnh sửa. Sau đó in ra hoàn thiện.
9. Đóng dấu:
9.1 Đóng dấu đến:
Tất cả các văn bản đến được bộ phận văn thư – Cô Lê Thị Xuyến tiếp nhận đều phải đóng dấu đến. Dưới sự chỉ bảo tận tình của Cô Xuyến em đã được thực hành việc đóng dấu tại văn phòng Hội như sau:
Canh khoảng trống phía dưới số và ký hiệu của văn bản (dưới dòng trích yếu nội dung nếu là công văn) sau đó giữ cho con dấu ngay ngắn tại khoảng trống đó và đóng dấu xuống. Ghi số đến, ngày đến và bộ phận được tiếp nhận văn bản vào sổ công văn đến.
Khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của Lãnh đạo văn phòng thì nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu lên chữ ký của các chức danh trên để thể hiện giá trị pháp lý của văn bản.
Dùng đầu ngón tay trỏ tỳ vào dấu chấm trắng bằng kim loại trên thân con dấu, dấu chấm trắng hơi hướng về phía tay phải với độ nghiêng khoảng 15 độ để đảm bảo dấu đóng được thẳng đứng. Tránh để mực dấu lem ra.
Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trong vài trường hợp đóng thêm dấu chức danh bên trên và dấu tên người ký văn bản bên dưới con dấu cơ quan.Ngoài ra nếu văn bản có đính kèm phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
9.3 Đóng dấu treo, dấu giáp lai:
Quy trình thực hiện:
- Đóng dấu treo cho giấy biên nhận của kế toán: Chia đều mép các giấy biên nhận ra đều nhau. Canh khoảng trống phía bên trái của giấy biên nhận, sau đó cầm con dấu như phần trên đã trình bày để đóng dấu. Chú ý cho phần dấu của mỗi tờ biên nhận đều nhau.
- Đóng dấu giáp lai đối với giấy đi đường: Canh con dấu sao cho nằm chính giữa khoảng trắng của giấy đi đường. Sau khi đóng xong, phần giấy đi đường giữ lại ở phòng văn thư và phần giấy đi đường chuyển cho cá nhân đều có một nửa con dấu.
9.4 Kết quả thực hiện:
Có thể nói đóng dấu là một công việc không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tính thẩm mỹ. Do ban đầu chưa quen nên em đã đóng thử ra giấy nháp vài lần rồi đóng chính thức. Em đã chú ý tay cầm dấu để con dấu ngay
Sau vài lần đóng, bản thân em đã có thể đóng dấu thành thạo và đảm bảo ngay ngắn dấu được đóng.