IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
2. Các nguyên tắc và các tiêu chuẩn để tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Hội luật gia.
2.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu
Tiêu chuẩn là những tiêu chí dùng làm chuẩn để phân loại và đánh giá các sự vật và hiện tượng. Để đánh giá được tài liệu chính xác, Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng những tiêu chuẩn sau:
a, Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu
Nội dung tài liệu là toàn bộ thông tin về vấn đề được đề cập trong tài liệu. Mỗi tài liệu được hình thành trong cơ quan đều biểu thị một nội dung nhất định để phục vụ mục đích của cơ quan, cá nhân làm ra tài liệu.
Vận dụng nguyên tắc nầy, Hội đã đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ và mặt hoạt động của cơ quan. Đồng thời đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng kết quá trình hoạt động của Hội.
Những tài liệu phản ánh trực tiếp các hoạt động của Hội khi tiến hành xác định giá trị tài liệu :
+ Tài liệu có nội dung phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Hội trong suốt quá trình qua.
+ Tài liệu có nội dung phản ánh quá trình Hội tham gia vào các Hiệp Định bảo vệ chủ quyền đất nước.
+ Tài liệu Hội đã tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật.
+ Tài liệu Hội tham gia một số hoạt động quản lí Nhà nước theo quy định của pháp luật.Tài liệu có nội dung phản ánh lích sử xây dựng và phát triển các chi Hội địa phương trong cả nước.
+Tài liệu xây dựng và phát triển các chi Hội Luật gia cơ sở.
+ Trong phông lưu trữ cơ quan, có những tài liệu phản ánh những mặt hoạt động không chủ yếu, do đó những tài liệu này không có giá trị sử dụng nhiều, không cần quy định thời hạn bảo quản lâu dài.
+Khi xem xét giá trị tài liệu, Hội đã đặt tài liệu trong mối quan hệ chung với những tài liệu khác trong phông, không tách rời từng tài liệu, Hồ sơ. Vì vậy những tài liệu của Hội luôn được tập trung, không bị thất lạc.
Như vậy, tiêu chuẩn này không chỉ xem xét trên ý nghĩa nội dung chứa đựng trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào nội dung tài liệu đó liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực của một tài liệu có nội dung tài liệu quan trọng khác.
b, Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tác giả của tài liệu thường được ghi trên hình thức của tài liệu. Trong phông lưu trữ cơ quan của Hội, tài liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: tài liệu từ cấp trên gửi xuống; cấp dưới gửi lên; các cơ quan ngoài hệ thống,…gử đến và tài liệu của chính Hội sản sinh ra. Khi vận dụng nguyên tắc này để xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội đã xem xét đến tác giả tài liệu.
Đối với tài liệu do chính cơ quan sản sinh ra tài liệu, thì những tài liệu phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Hội được đánh giá cao hơn những tài liệu có nội dung không mang tính phản ánh nhiệm vụ thứ yếu của Hội.
Thông thường những tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hoạt động của Hội, những tài liệu này có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Hội nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn những tài liệu do cấp dưới gửi lên.
Đối với những tài liệu do cấp dưới gửi lên, Hội đã đánh giá cao những tài liệu có nội dung báo cáo công tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do Hội giao. Những báo cáo này liên quan đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của Hội nhưng ở mức độ, phạm vi hạn chế.
Đối với những tài liệu do cơ quan khác gửi tới co liên quan đến việc giải quyết công việc, những tài liệu này có giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc.
c, Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông
Cơ quan, đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình hoạt động có phông tài liệu được hình thành.
Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích chức năng và được Hội Luật Gia áp dụng chi tiết, cụ thể.
Chi hội luật gia các tỉnh có vai trò quan trọng trong Hội luật gia Trung ương, những tài liệu này được đánh giá cao trong sự đóng góp vào phông lưu trữ của Hội. Đối với những phông tài liệu mà các chi hội Luật gia không có vai trò, vị trí quan trọng thì Hội đã xác định những tài liệu chủ yếu liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử hình thành phông của Hội.
Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một các nhân, một cơ quan, tổ chức,… Như vậy, phông lưu trữ là một khối tài liệu phản ánh đầy đủ, hoặc tương đối đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Vận dụng tiêu chuẩn này, Hội Luật Gia Việt Nam tiến hành xác định giá trị tài khi gặp những tài liệu bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị còn ít sử dụng, Hội đã giữ thêm những tài liệu còn ít giá trị sử dụng để bảo quản trong phông. Những tài liệu này góp phần bổ sung và giúp cho việc nghiên cứu thêm về những hoạt động của Hội sau này. Đối với Hội, việc vận dụng tiêu chuẩn này rất có ý nghĩa, bởi trong thực tế do ý thức giữ gìn tài liệu của cán bộ còn chưa tốt nên phông tài liệu còn lưu trữ còn giữ được rất ít tài liệu có giá trị. Để hoàn thiện phông, Hội đã bổ sung hoàn chỉnh phông bằng cách tiến hành sao in tài liệu có liên quan đến hoạt động của Hội tại các cơ quan cấp dưới.
Thông qua hoạt động xác định giá trị tài liệu dựa vào tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông, cho thấy Hội đã chú trọng rất lớn đối với tài liệu lưu trữ và thực hiện khá công phu, đầy đủ các nghiệp vụ để có được phông lưu trữ hoàn chỉnh mà không có nhiều cơ quan chú trọng đến hoạt động công tác lưu trữ này.
e, Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lí của tài liệu
Hiệu lực pháp lí được thể hiện ở thể thức và nội dung văn bản.
Về yếu tố thể thức: một văn bản có hiệu lực pháp lí khi có đầy đủ các yếu tố thể thức do cơ quan Nhà nước quy định cần phải có trong văn bản: quốc hiệu; tác giả văn bản; địa danh, ngày tháng văn bản; tên loại và nội dung văn bản; chữ kí của người có thẩm quyền; dấu cơ quan ban hành văn bản.
Khi xác định giá trị tài liệu, Hội đã chọn những tài liệu có hiệu lực pháp lí về nội dung và thể thức văn bản. Tuy nhiên, có những văn bản có giá trị cao nhưng do điều kiện khách quan nên không đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản, Hội đã xem xét và nâng thời hạn bảo quản của những tài liệu có đặc điểm trên.
Về nội dung tài liệu: Văn bản có giá trị pháp lí là văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lí của văn bản. Tính hợp pháp thể hiện, ngoài những văn bản đầy đủ các yếu tổ thể thức thì nội dung phải đúng luật, không trái với những văn bản do cơ quan cấp trên ban hành.
Hội Luật gia Việt Nam đã xem xét đến yếu tố thời gian hiệu lực pháp lí. Thời gian hiệu lực pháp lí của một tài liệu được tính bằng khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi. Tài liệu bảo quản của Hội lớn hơn và bằng thời gian có của Hội sẽ được xem xét có còn ý nghĩa lịch sử hay không để quy định thời hạn bảo quản cho những tài liệu đó.
f, Tiêu chuẩn tình trạng vật lí của tài liệu
Tình trạng vật lí của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét tới các yếu tố vật lí, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu.
Tình trạng vật lí của tài liệu ảnh hưởng đến hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu sau này. Vận dụng tiêu chuẩn này, Hôi luật gia Việt Nam đã tiến hành tu bổ những tài liệu quan trọng nhưng bị hư hỏng. Song không phải tài liệu nào Hội cũng tu bổ phục chế được nên những tài liệu hư hỏng quá nặng, không thể khai thác sử dụng được Hội tiến hành tiêu hủy nhằm không làm hư hỏng những tài liệu khác trong kho. Tài liệu chỉ có giá trị khi chúng được khai thác sử dụng nhu cầu của cơ quan, xã hội.
Đó là những tiêu chuẩn mà Hội Luật Gia Việt Nam vận dụng khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai trò và vị trí độc lập song chúng có mối quan hệ logic với nhau. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội Luật Gia Việt Nam đã áp dụng linh hoạt các tiêu chuẩn trên, vận dụng nhiều tiêu chuẩn để xác định được những tài liệu có giá trị đưa vào kho bảo quản, phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.
Hầu hết các tài liệu của Hội đều có giá trị thự tiễn. Các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Hội là công cụ phục vụ cho việc giải quyết các công việc hằng ngày của văn phòng Hội. Mỗi ngày các công văn, giấy mời sẽ được ban hành để triệu tập các cuộc họp về Hội, giải quyết các công việc liên quan đến Hội cũng như những vấn đề liên quan đến Hội Luật gia của các tỉnh trong cả nước. Đó chính là giá trị mà tài liệu mang lại. Bên cạnh đó, những tài liệu lưu trữ của Hội cũng được sử dụng để nâng cao giá trị của nguồn tài liệu này.