Báo cáo thực tập cơ sở ngành quản trị văn phòng

lOMoARcPSD|12114775 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã An Sơn .2 1.1.1 Giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân xã An Sơn 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã An Sơn 1.1.3 Một số tiêu kinh tế 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân xã An Sơn 1.2.1 Các chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Các hoạt động 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Ủy ban nhan dân xã An Sơn 1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy 1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận .7 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 11 1.4.1 Yếu tố bên .11 1.4.2 Yếu tố bên .12 Phần CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN 14 2.1 Đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 14 2.1.1 Cơ sở lý luận đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn .14 2.1.2 Thực trạng đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn.15 2.2 Đặc điểm nhân văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 17 2.3 Quy trình giải cơng việc văn phịng 18 2.3.1 Cơ sở lý luận giải cơng việc văn phịng 19 2.3.2 Thực trạng giải công việc văn phòng 19 2.4 Tổ chức hội họp 19 2.4.1 Cơ sở lý luận tổ chức hội họp 19 2.4.2 Thực trạng tổ chức hội họp 20 2.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã An Sơn 21 2.5.1 Lập kế hoạch chuyến công tác 21 2.5.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác 22 2.5.3 Kết thực kế hoạch công tác 22 lOMoARcPSD|12114775 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải đáp thắc mắc Ủy ban nhân dân xã An Sơn 23 2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách quan 23 2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại 23 2.6.3 Giải đáp thắc mắc khách 23 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu Ủy ban nhân dân xã An Sơn 23 2.7.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu 23 2.7.2 Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 23 2.7.3 Tổ chức giải quản lý hồ sơ 24 2.8 Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 24 2.8.1 Thực việc xử lý phàn nàn khiếu nại 24 2.8.2 Các tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng .24 Phần ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 26 3.1 Đánh giá chung 26 3.1.1 Những ưu điểm nghiệp vụ văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 26 3.1.2 Những hạn chế nghiệp vụ văn phòng UBND xã An Sơn 26 3.2 Các đề xuất hoàn thiện 26 KẾT LUẬN 28 lOMoARcPSD|12114775 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay,cho dù quy mô quan, tổ chức lớn hay nhỏ, loại hình doanh nghiệp hay nước, đơn vị kinh tế hay hành nghiệp hành văn phịng phận mà quan, tổ chức cần đến Vì vậy, quan, doanh nghiệp từ lâu Quản trị văn phòng coi trọng áp dụng phổ biến lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị nhân sự…Vì thế, nhân lực văn phịng trở thành nhu cầu tất yếu Nhằm giúp sinh viên hiểu rõ ngành học áp dụng lý thuyết học vào thực tiễn, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh đề kế hoạch thực tập sở nghành Quản trị văn phòng quan, đơn vị, tổ chức Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Nội dung báo cáo kiến tập chia làm ba phần chính:  Phần 1: Khái quát chung đơn vị thực tập  Phần 2: Các nghiệp vụ văn phòng đơn vị thực tập  Phần 3: Đánh giá chung đề xuất hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô, cán Ủy ban nhân dân xã An Sơn nhiệt tình giúp đỡ em trình thực tTrong trình thực tập sở ngành Ủy ban nhân dân xã An Sơn, em nhận giúp đỡ nhiệt tình cơ, cán với bảo tận tình Bùi Thị Kim Cúc - giảng viên trường Đại Học Công nghiệp Hà Nội giúp em có điều kiện thu thập thơng tin số liệu cần thiết để hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Vì thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ cịn hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót Rất mong thơng cảm đóng góp ý kiến người để viết em hoàn thiện lần báo cáo sau Em xin chân thành cảm ơn! lOMoARcPSD|12114775 PHẦN QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN Sơn 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã An 1.1.1 Giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân xã An Sơn - Tên đơn vị thực tập: Ủy ban nhân dân xã An Sơn - Địa UBND: xã An Sơn, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương - Vị trí địa lý: An Sơn xã nằm phía tây huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương Xã có diện tích khoảng 5,38 km², dân số đến tháng năm 2020 10.288 người Nơi có địa hình tương đối phẳng, ao hồ, sơng ngịi quanh co chằng chịt, phía tây bắc sơng Thái Bình với 1,9 km đê cao tạo nên đường giao thông thủy lợi thuận lợi từ Thành phố Hải Dương Lục Đầu Giang Đường liên xã nối liền xã với trung tâm huyện, tạo cho An Sơn có vị trí quan trọng kinh tế, quân Xã An Sơn chia thành thôn: An Giới, Cõi, Quan Sơn, Hưng Sơn, Nhuế Sơn Đến hết năm 2016 thôn cơng nhận danh hiệu Làng Văn Hóa, thơn có nhà văn hóa xây dựng khang trang, đẹp Hiện nay, địa bàn xã An Sơn có trường học thuộc cấp học, trạm y tế đạt chuẩn, bưu điện văn hóa xã Những năm trước kia, An Sơn xã nông nghiệp túy, nhiên năm gần đây, với phát triển đất nước với lợi tiếp giáp đường khu công nghiệp lân cận, phận lao động chuyển dần từ lao động sản xuất nông nghiệp sang lao động sản xuất khu cơng nghiệp, góp phần phát triển kinh tế, xã hội địa phương, đời sống nhân dân cải thiện Bộ mặt xã có nhiều thay đổi rõ nét, nhiều nhà cao tầng xây dựng, đường giao thông nông thôn bê tơng hóa Đặc biệt, năm trở lại với phong trào xây dựng Nông thôn nước, lớp cán nhân dân xã An Sơn tích cực xây dựng nơng thơn theo 19 tiêu chí UBND xã An Sơn nằm thơn Cõi trung tâm xã, nằm phía tây huyện Nam Sách, cách trung tâm huyện 13km, cách trung tâm tỉnh Hải Dương 15 km, có vị trí địa lý sau: - Phía bắc giáp xã Hiệp Cát - Phía nam giáp xã Nam Hồng - Phía đơng giáp xã Nam Chính, Nam Trung - Phía tây giáp Thành phố Hải Dương - Phía tây bắc giáp sơng Thái Bình Trên địa bàn có tuyến giao thông huyết mạch chạy qua:là Tỉnh lộ 390B đường liên xã An Sơn – Nam Hồng, với hệ thống đường thủy nội địa, liên thơn hồn thiện điều kiện thuận lợi để nhân dân mở rộng giao lưu, phát triển kinh tế, văn hóa- xã hội với địa phương khác - Quy mô tại: UBND xã An Sơn đạt diện tích khoảng 1000m2 với dãy nhà tầng đảm bảo đầy đủ phòng làm việc hội trường sinh hoạt xã Bên cạnh đó, xã tiến hành xây dựng thêm khu nhà làm việc 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã An Sơn - Từ năm 1975 đến tháng 11/1997: thuộc xã An Sơn, huyện Nam Thanh, tỉnh Hải Hưng lOMoARcPSD|12114775 - Từ tháng 11 năm 1997 : Tái lập UBND xã An Sơn, huyện Nam Sách - Tháng 12 năm 1997: Nhận đơn vị lực lương anh hùng vũ trang nhân dân thời kỳ đổi - Tháng năm 2018: Đón xã chuẩn nơng thơn - Tháng năm 2019: Xây dựng thêm khu nhà làm việc UBND xã - Từ năm 2019 đến nay: Thực hoạt động UBND xã Hình 1: Trụ sở UBND xã An Sơn (Nguồn: Trang thông tin điện tử xã An Sơn-Nam Sách-Hải Dương) 1.1.3 Một số tiêu kinh tế Bảng Một số chi tiêu S TT So sánh CHỈ TIÊU Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 20182019 20192020 Doanh thu hoạt động 2Lợi nhuận Số công nhân viên: - Số lượng - Trình độ ( Nguồn: Theo báo cáo kế toán UBND xã An Sơn năm 2020 ) lOMoARcPSD|12114775 Sơn 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân xã An 1.2.1 Các chức năng, nhiệm vụ * Trong lĩnh vực kinh tế Hàng năm UBND xã An Sơn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập tốn ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước, cơng trình văn hóa theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luậ *Trong lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình,kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt, tìm kiếm cứu hộ, cứu nạn; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều địa bàn xã Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng tài nguyên nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề * Trong lĩnh vực xây dựng, qiao thông vận tải Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm lịng, lề đường giao thơng cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật lOMoARcPSD|12114775 * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá thể dục thể thao Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ, phổ cập giáo dục cho người độ tuổi Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng,chống dịch bệnh Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có cơng với nước theo quy định pháp luật Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa Tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật Tổ chức tun truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phịng thủ địa phương Thực cơng tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh Thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương * Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 1.2.2 Các hoạt động - Hoạt động đón tiếp dân quan - Tiếp khách, tiếp dân qua điện thoại - Giải đáp giải thắc mắc, khiếu nại, phàn nàn dân lOMoARcPSD|12114775 - Tiếp nhận, phân loại, giải quyết, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn đến văn - Tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa bàn xã - Quyết định vấn đề xã phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan quyền - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương cấp huyện kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương xã - Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn xã 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Ủy ban nhan dân xã An Sơn 1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy Bảng 1.2 Sơ đồ máy tổ chức UBND xã An Sơn lOMoARcPSD|12114775 1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận * Chủ tịch UBND xã - Lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân xã; - Lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã; thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh, phịng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; thực biện pháp quản lý dân cư địa bàn xã theo quy định pháp luật; - Quản lý tổ chức sử dụng có hiệu cơng sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao theo quy định pháp luật; - Giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật; - Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân; - Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng, chống cháy, nổ; áp dụng biện pháp để giải cơng việc đột xuất, khẩn cấp phịng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã theo quy định pháp luật; - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền * Phó chủ tịch UBND xã - Phó Chủ tịch UBND thị xã Chủ tịch UBND thị xã phân công phụ trách số lĩnh vực công tác, đạo số quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND thị xã UBND xã , phường - Phó Chủ tịch UBND thị xã chịu trách nhiệm cá nhân cơng tác trước UBND, Chủ tịch UBND thị xã; đồng thời thành viên khác UBND thị xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND thị xã trước HĐND thị xã UBND tỉnh - Trong lĩnh vực công tác phân cơng, Phó Chủ tịch UBND thị xã có nhiệm vụ, quyền hạn: + Chỉ đạo việc xây dựng tổ chức thực quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phù hợp với Nghị HĐND thị xã, Quyết định, Chỉ thị UBND thị xã, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể quan Nhà nước cấp đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước + Được sử dụng quyền hạn Chủ tịch UBND thị xã việc định, giải công việc thuộc lĩnh vực phân công chịu trách nhiệm trước Chủ tịch định + Báo cáo đề xuất với Chủ tịch UBND thị xã xem xét, định xử lý kịp thời công việc liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách phối hợp xử lý ý kiến chưa thống - Phó Chủ tịch UBND thị xã ngồi việc thực trách nhiệm phạm vi giải công việc nêu khoản 1, Điều cịn Chủ tịch ủy quyền lãnh đạo cơng việc UBND thị xã Chủ tịch vắng lOMoARcPSD|12114775 * Cơng an xã - Nắm tình hình an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã, đề xuất với cấp ủy Đảng, Ủy ban nhân dân cấp quan Công an cấp chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội tổ chức thực chủ trương, kế hoạch, biện pháp - Làm nịng cốt xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc; tuyên truyền, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật an ninh, trật tự, an toàn xã hội; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, tổ chức, cá nhân thực quy định pháp luật an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã theo thẩm quyền - Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực quy định pháp luật quản lý, giáo dục loại đối tượng phải chấp hành hình phạt quản chế, cải tạo không giam giữ, người bị kết án tù hưởng án treo cư trú địa bàn xã - Chủ trì, phối hợp với quan, tổ chức lực lượng khác phòng ngừa, phát hiện, đấu tranh chống tội phạm tệ nạn xã hội theo quy định pháp luật; bảo vệ an ninh, trật tự, an tồn xã hội; bảo vệ tính mạng, tài sản cá nhân, quan, tổ chức địa bàn xã - Thực quy định pháp luật quản lý cư trú, chứng minh nhân dân giấy tờ lại khác; quản lý vật liệu nổ, vũ khí, cơng cụ hỗ trợ, phịng cháy, chữa cháy, bảo vệ môi trường; quản lý an ninh, trật tự ngành, nghề kinh doanh có điều kiện địa bàn xã theo phân cấp hướng dẫn Bộ trưởng Bộ Công an - Tiếp nhận, phân loại, xử lý theo thẩm quyền vụ việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã; kiểm tra người, đồ vật, giấy tờ tùy thân, thu giữ vũ khí, khí người có hành vi vi phạm pháp luật tang; tổ chức cấp cứu nạn nhân, bảo vệ trường báo cáo cho quan có thẩm quyền - Tổ chức bắt người phạm tội tang, người có định truy nã, truy tìm lẩn trốn địa bàn xã; dẫn giải người bị bắt lên quan Công an cấp trực tiếp - Xử phạt vi phạm hành chính; lập hồ sơ đề nghị áp dụng biện pháp xử lý hành khác người vi phạm pháp luật địa bàn xã theo quy định pháp luật hướng dẫn Bộ trưởng Bộ Cơng an - Được sử dụng vũ khí, cơng cụ hỗ trợ thực số biện pháp công tác Công an theo quy định pháp luật hướng dẫn Bộ trưởng Bộ Công an để bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã; - Tham gia thực công tác tuyển sinh, tuyển dụng vào lực lượng vũ trang nhân dân; luyện tập, diễn tập thực phương án quốc phòng, an ninh, cứu hộ, cứu nạn, khắc phục hậu thiên tai cố nghiêm trọng khác; - Xây dựng lực lượng Công an xã sạch, vững mạnh trị, tổ chức nghiệp vụ; - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật * Quân xã - Tham mưu cho cấp ủy Đảng, UBND cấp xã lãnh đạo, đạo, điều hành thực nhiệm vụ quốc phòng, quân sở; đăng ký, quản lý công dân độ tuổi thực nghĩa vụ tham gia dân quân tự vệ, công dân nam độ tuổi sẵn sàng nhập ngũ; tuyển chọn công dân nhập ngũ, quản lý lực lượng dự bị động viên theo quy định pháp luật; lOMoARcPSD|12114775 PHẦN CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ AN SƠN 2.1 Đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn Sơn 2.1.1 Cơ sở lý luận đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An 2.1.1.1 Ngun tắc bố trí văn phịng Cùng với phát triển xã hội, phong thuỷ ứng dụng nhiều lĩnh vực đời sống, tiêu biểu ứng dụng phong thủy trí văn phịng cơng sở Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hồ, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp với quan, tổ chức thân cá nhân lãnh đạo, thư ký, hay đơn giản trưởng phòng ban, nhân viên quan Môi trường làm việc thân thiện với không gian mở giúp cho lực cá nhân, óc sáng tạo tư cơng việc phát huy cách hiệu Tạo môi trường cơng sở thống đãng , thoải mái phù hợp với nhu cầu sử dụng điều mà quan mong muốn Như trình tổ chức trụ sở văn phòng quan cần phải kết hợp hài hòa nguyên tắc sau để để có trụ sở vừa trung tâm giao dịch, vừa thuận lợi tiết kiệm hoạt động phù hợp với xu phát triển chung thời đại: - Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu, theo nguyên tắc nhà quản trị văn phòng phải cần ý bố trí trụ sở, tạo dựng cảnh quan, phải hướng tới mục tiêu mà quan cần đạt - Nguyên tắc tiện lợi: Thuận tiện, gần nơi phương tiện công cộng; bến xe buýt, ngân hàng, bưu điện, khu vực tập trung nhiều văn phòng Được trang bị đầy đủ phương tiện làm việc, sinh hoạt hàng ngày nhằm mục đích tạo tình cảm gắn bó với nơi làm việc nhân viên - Nguyên tắc hợp lý: Lựa chọn địa điểm hợp lý, tổ chức sản xuất phù hợp với với đặc điểm tính chất hoạt động quan tương lai: + Hình thức bên trụ sở phải thể nội dung hoạt động quan, tránh biểu phô tương lãng phí theo chủ nghĩa hình thức + Bố trí trụ sở làm việc( vị trí kiến trúc) tương xứng với địa vị pháp lý quan tổ chức - Nguyên tắc tiết kiệm: lựa chọn tổ chức bố trí trụ sở phù hợp với tổ cức quan đảm bảo yêu cầu + Đảm bảo nguyên tắc tiện lợi hợp lý 2.1.1.2 Hình thức bố trí văn phịng Bố trí phận văn phòng nội dung quan trọng cơng tác tổ chức văn phịng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu cơng tác văn phịng Vì địi hỏi bố trí phận văn phịng phải mang tính khoa học Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hoàn cảnh cụ thể quan, đơn vị mà cách bố trí phận văn phịng khác Văn phịng bố trí đa dạng, phong phú theo nhiều cách khác nhau: -Văn phòng bố trí kín (Văn phịng chia nhỏ): Đây cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch phịng, phận với tường xây ngăn cách có cửa vào đóng kín, khóa cần thiết Bố trí theo kiểu có ưu điểm bảo đảm độc lập 14 lOMoARcPSD|12114775 phận, không gây ồn ào, trật tự, đáp ứng yêu cầu bí mật thơng tin cần thiết -Văn phịng mở: nhóm nhân viên phụ trách cơng việc có liên quan với sát cạnh nên giảm thiểu thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu cơng việc, nhân viên có điều kiện gần gũi hơn, người phụ trách quán xuyến theo dõi nhân viên Tuy nhiên bố trí theo kiểu có nhược điểm gây ồn ảnh hưởng đến xung quanh, giảm tập trung cho cơng việc, khó bảo đảm bí mật thơng tin cần thiết - Văn phịng kết hợp: Vừa tạo kết nối với không gian bên ngồi, vừa đảm bảo tính n tính, riêng tư cần thiết, tạo thơng thống vân tập trung thông tin họp không bị tiết lộ bên 2.1.2 Thực trạng đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.1.2.1 Ngun tắc bố trí văn phịng Văn phịng UBND xã An Sơn hoạt động với mục đích thực giải cán cấp tiếp dân bố trí dựa nguyên tắc sau: - Thuận tiện cho trình tiếp cận nhân dân tiếp dân - Dễ dàng liên kết với phòng ban khác để giải công việc hiệu - Dễ dàng liên hệ với cán cấp (Chủ tịch, Phó Chủ tịch) để giải quyết, trình cơng văn giấy tờ nhận nhiệm vụ nhanh chóng (do phận văn phịng thường xun tiếp nhận cơng việc từ cấp trên) - Bố trí theo luồng cơng việc (thủ tục hành cần phải theo trình tự bước để đảm bảo theo quy định nhà nước, không chồng chéo, trùng lặp) - Văn phịng bố trí phù hợp với nhiệm vụ cán làm việc phịng làm việc - Sự bố trí văn phịng phải tận dụng tối đa yếu tố ánh sáng, thơng gió… để đảm bảo tiết kiệm ngân sách chi phí cho quan Tại UBND xã An Sơn việc tận dụng ánh sáng thực triệt để với hướng sáng tốt, đồng thời có hệ thống cửa số giúp môi trường làm việc trở nên thơng thống giúp cán cảm thấy thoải mái làm việc - Văn phịng bố trí cách xa với khu vực gây tiếng ồn để đảm bảo cơng việc văn phịng khơng bị ảnh hưởng, bố trí tòa nhà khác so với tòa nhà hội trường, để đảm bảo công tác làm việc hiệu 2.1.2.2 Hình thức bố trí văn phịng Hình 2.1 Sơ đồ bố trí văn phịng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 15 lOMoARcPSD|12114775 Chú thích: Bàn làm việc Tủ đựng hồ sơ Điều hòa Cửa vào Cửa sổ Máy in Văn phòng UBND xã An Sơn tổ chức theo hình thức văn phịng đóng Mỗi phịng ban phận phận riêng Những phận có liên quan đến 16 lOMoARcPSD|12114775 đặt gần Tùy vào tính chất cơng việc phân cơng nhiệm vụ mà phịng làm việc trang bị số trang thiết bị như: máy vi tính, máy photocoppy, máy scan, điện thoại, máy điều hịa, Ngồi phịng làm việc Chủ tịch UBND xã, Phó Chủ tịch UBND xã cịn có bàn ghế uống nước để tiếp khách trao đổi công việc Phịng khách, phịng Văn thư-Lưu trữ bố trí vị trí lối vào trụ sở, nơi dễ dàng thuận tiện cho phòng ban việc giải công việc,trao đổi thông tin, tiếp nhận văn đến ngày, coi mặt UBND xã Phòng họp nơi diễn hoạt động đối ngoại quan Nên UBND xã An Sơn trọng vào diện tích, bố trí rộng rãi, tiện lợi, trang bị thiết bị đại Được bố trí gần cửa để dễ dàng cho việc hướng dẫn, đón tiếp khách Bộ phận giao tiếp với khách, đối tác, nhân dân UBND xã bố trí lối vào, có diện tích rộng rãi, trang trí đẹp mắt Ưu điểm cách bố trí tăng khả tập trung vào cơng việc phịng ban, tránh tiếng ồn, phân tán cơng việc Có đầy đủ trang thiết bị đại phục vụ cho công tác quản lý hành Tuy nhiên, cách bố trí giảm tính tương tác trực tiệp phòng ban với tốn thời gian di chuyển phận, tốn diện tích mặt Phịng chưa có xanh để tạo mơi trường thống đãng , gần gũi với thiên nhiên 2.2 Đặc điểm nhân văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn Cán quan UBND xã An Sơn công dân Việt Nam, bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ Đội ngũ cán làm việc UBND xã người trẻ, động nhiệt huyết tài , anh chị biết áp dụng phương pháp khoa học tiến tiến đại vào nhằm giải cơng việc cách nhanh chóng hiệu Ngồi văn phịng UBND xã cịn có đội ngũ cán làm việc lâu năm giàu kinh nghiệm việc giải công việc Cả hai đối tượng điều có điểm chung người yêu nghề , làm tốt công việc giao họ người thân thiện cởi mở dễ tiếp xúc.Có kiến thức rộng chuyên môn lĩnh vực có liên quan, họ ln cập nhật tăng cường khả hiểu biết Thưởng phạt lúc với chế độ, sách khen thưởng rõ ràng Hiện nay, UBND xã An Sơn trọng vào phát triển nguồn nhân lực có trình độ tính chun mơn hóa cao, u cầu trình độ nhân viên văn phòng qua năm ngày nâng lên 17 lOMoARcPSD|12114775 Bảng 2.1 Đặc điểm cấu lao động Ủy ban nhân dân xã An Sơn Hình thức Hợp đồng Chỉ tiêu Theo trình độ Biên chế Phổ thông 0 Trung cấp Cao đẳng 11 Đại học 10 Nam 16 Nữ 5 35-45 14 45-60 Phịng Chủ tịch Phịng Phó Chủ tịch 3 3 Theo giới tính 25-35 Theo độ tuổi Phịng Cơng an Phịng Qn Theo Phịng ban Văn phịng thống kê Địa xây dựng Tài chính- Kế tốn Tư pháp hộ tịch (Nguồn: Theo báo cáo phịng Tài chính- Kế tốn) 2.3 Quy trình giải cơng việc văn phịng 18 lOMoARcPSD|12114775 2.3.1 Cơ sở lý luận giải cơng việc văn phịng - Đối với văn đến: nhân viên tiếp nhận văn đến, đăng ký lấy số, vào số công văn chuyển đến lãnh đạo để xin ý kiến Sau phê duyệt, vào sổ theo dõi, xử lý, chuyển đến đơn vị, cá nhân có liên quan lưu trữ theo quy định - Đối với văn đi: đơn vị soạn thảo văn đi, trình lãnh đạo ký chuyển để đóng dấu, cho số, phát hành lưu trữ theo quy định - Quy trình ký đóng dấu giấy đường: có khách đến liên hệ cơng tác, nhân viên nhận giấy đường trình cho Chủ tịch Phó Chủ tịch ký trả lại cho khách 2.3.2 Thực trạng giải công việc văn phịng Áp dụng quy trình giải cơng việc theo chế cửa theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP Nghị định Chính phủ năm 2018 thực chế cửa, cửa liên thông giải thủ tục hành Quy trình giải cơng việc UBND xã An Sơn thực sau: Bộ phận văn phòng tiếp nhận trả kết cấp xã tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải cấp xã thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải cấp huyện giao tiếp nhận hồ sơ cấp xã Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, nhận kết giải thủ tục hành thơng qua cách thức theo quy định văn quy phạm pháp luật quy định thủ tục hành gồm: - Trực tiếp Bộ phận cửa - Thơng qua dịch vụ bưu cơng ích theo quy định Thủ tướng Chính phủ, qua ủy quyền theo quy định pháp luật - Trực tuyến Cổng Dịch vụ công cấp xã Đối với hồ sơ nhận theo cách thức 1,2 cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ Bộ phận cửa phải xem xét, kiểm tra tính xác, đầy đủ hồ sơ; quét (scan) lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào sở liệu Hệ thống thông tin cửa điện tử địa phương Nếu hồ sơ đầy đủ, xác theo quy định, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ lập Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn ngày trả kết Đối với hồ sơ nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ cấp xã, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ Bộ phận cửa phải xem xét, kiểm tra tính xác, đầy đủ hồ sơ Nếu hồ sơ tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ cán bộ, cơng chức, viên chức Bộ phận cửa tiếp nhận chuyển cho quan có thẩm quyền để giải theo quy trình Mỗi hồ sơ thủ tục hành sau tiếp nhận cấp mã số hồ sơ ghi Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Tổ chức, cá nhân sử dụng mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải thủ tục hành Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp xã Ngay sau tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành theo quy định trên, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đến quan có thẩm quyền giải Chủ tịch xã An Sơn có thẩm quyền phân công cán bộ, công chức, viên chức xử lý xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết giải thủ tục hành 2.4 Tổ chức hội họp 2.4.1 Cơ sở lý luận tổ chức hội họp 2.4.1.1 Nguyên tắc tổ chức họp 19 lOMoARcPSD|12114775 Khi tiến hành tổ chức họp, cần đảm bảo nguyên tắc: Thứ nhất, giải công việc thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Thứ hai, tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; cơng khai, minh bạch đảm bảo bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Thứ ba, tổ chức họp theo kế hoạch công tác thực cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động đơn vị xã Thứ tư, xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc trách nhiệm cá nhân đạo, chủ trì, tham dự họp, trách nhiệm quan đảm bảo, phục vụ họp Thứ năm, lồng ghép, kết hợp loại họp có nội dung liên quan với hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc tổ chức họp Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến hoạt động công vụ khác quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận giải thủ tục hành cho công dân tổ chức theo quy định pháp luật 2.4.1.2 Phương pháp tiến hành họp * Chuẩn bị họp Các họp nói chung, đặc biệt họp lớn, trước tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức họp Căn vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho phận chủ trì lập kế hoạch Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung họp * Tổ chức họp Với họp có quy mơ lớn văn phịng chủ trì phối hợp với phận có nội dung họp để đón tiếp đại biểu Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào họp Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự họp Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng Trong có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự họp để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc thông báo kết họp Cùng với phận chủ trì, văn phịng cử người ghi biên họp; Tổng hợp ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết họp * Các công việc sau họp kết thúc Tuỳ theo nội dung, công việc họp thuộc chức văn phịng văn phịng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hoàn chỉnh hồ sơ họp Nếu công việc thuộc phận công tác khác văn phịng đơn đốc hướng dẫn nghiệp vụ để phận hồn chỉnh hồ sơ họp theo quy định 2.4.2 Thực trạng tổ chức hội họp Trong năm, UBND xã An Sơn có nhiều hội họp khác Có thể phân chia hội họp UBND xã thành hai loại * Hội nghị Ở HĐND UBND xã thường có hội nghị: - Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác tháng, tổng kết công tác năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ UBND xã, hội nghị chuyên đề Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sâu nội dung Đầu tư nhiều kinh phí Việc tổ chức hội nghị có khó khăn so với họp thơng thường khác 20 lOMoARcPSD|12114775 * Cuộc họp Ở quan UBND xã thường có họp: - Phiên họp UBND xã - Họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch - Cuộc họp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND xã với trưởng thôn - Cuộc họp liên tịch UBND xã với Thường trực đảng uỷ, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân - Các họp lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp huyện với quan chuyên môn cấp huyện - Cuộc họp Uỷ ban với quan khác công dân 2.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.5.1 Lập kế hoạch chuyến công tác Tại UBND xã An Sơn chuyến cơng tác lãnh đạo (Chủ tịch xã, phó Chủ tịch xã) phận văn phòng trực tiếp quản lý Các chuyến công tác không nhiều công tác để phục vụ cho chuyến cán văn phòng thực tốt Và để chuyến công tác diễn tốt việc lập kế hoạch cho chuyến cần thiết Văn phịng quan tâm đến bước này, việc lên kế hoạch thể sau: Trước tiên cán thu thập thơng tin chuyến gồm: - Mục đích chuyến -Thời gian - Địa điểm - Thành phần tham dự - Tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến công tác - Các yêu cầu cần thiết phải tuân theo công tác - Sau thu thập tổng hợp thông tin cần thiết liên quan đến chuyến cơng tác, văn phịng có trách nhiệm trình lên lãnh đạo- người cơng tác để lãnh đạo nắm rõ thông tin chuyến - Văn phịng có nhiệm vụ nắm rõ lịch trình lãnh đạo để xắp xếp cơng việc hợp lý q trình lãnh đạo công tác Không công việc bị gián đoạn, trùng lặp tắc nghẽn khơng có mặt lãnh đạo quan, Những cơng việc gấp phải trình lên lãnh đạo gấp trước lãnh đạo công tác để công việc giải kịp thời - Văn phịng lập kế hoạch thời gian cơng tác lãnh đạo + Phương tiện, lịch trình lại + Chi phí sinh hoạt, dự trù ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC Thông tư năm 2017 Bộ Tài việc q định chế độ cơng tác phí) + Lưu trú - Văn phịng lập kế hoạch người thày lãnh đạo lãnh đạo quan để cơng việc quan thực liên tục không bị nghẽn Tháng năm 2020 ban lãnh đạo xã có chuyến thăm quan học tập thực tế huyện Sapa tỉnh Lào Cai + Mục đích chuyến đi: thăm quan học tập đầu tư phát triển ngành du lịch + Thời gian : từ 23 tháng đến 27 tháng năm 2020 + Địa điểm: thị trấn Sapa 21 lOMoARcPSD|12114775 + Thành phần tham dự: chủ tịch UBND xã , bí thư + Phương tiện lại : xe oto chỗ + chi phí sinh hoạt dự trù : triệu / người ( áp dụng thông tư 40/2017/TT-BTC Thông tư năm 2017 Bộ Tài việc q định chế độ cơng tác phí) + Lưu trú : ban lãnh đạo nghỉ ngơi nhà nghỉ Phương Hoa thị trấn Sapa + Trong q trình chủ tịch cơng tác phó chủ tịch người thay cho chủ tịch để q trình làm việc khơng bị ảnh hưởng 2.5.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác Để chủ động, chuyến công tác cần đề chương trình kế hoạch năm cụ thể hố chương trình cơng tác hàng quý, tháng Văn phòng theo dõi việc thực kế hoạch chuyến Trước chuyến đi, phận chủ trì (bộ phận có nội dung chuyến đi) phải lập kế hoạch công tác Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện kinh phí Văn phịng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trước lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt Khi kế hoạch duyệt, văn phịng đơn đốc phận chuẩn bị, đảm bảo tiến độ thời gian Căn mục đích nội dung chuyến đi, văn phịng đề nghị lãnh đạo UBND phân công cho phận chuẩn bị Sau phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân văn thuộc chuyến Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến công tác cần thiết Nhưng sử dụng phương tiện giao thơng cho chuyến cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương chuyến Nhu cầu vận chuyển đảm bảo an toàn cho văn bản, kinh phí Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán số lượng người nhiều hay Chuyến cơng tác phải dùng kinh phí Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ nhà nước, đáp ứng nhu cầu cơng tác tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến nhu cầu sử dụng về: Phương tiện lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe đường đi); Ăn, đường nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí dự phịng Sau kế hoạch cụ thể chuyến duyệt, Uỷ ban giao, văn phịng thơng báo kịp thời cho quan, đơn vị - nơi đồn đến cơng tác Nội dung thiết yếu cần thơng báo gồm có: Tên đồn cơng tác, trưởng đồn thành viên; Nội dung lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu từ quan Ủy ban dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ đoàn; Những đề nghị khác để quan, đơn vị chuẩn bị giúp đỡ đoàn Nếu Chủ tịch Uỷ ban cơng tác dài ngày, văn phịng cần chủ động tổ chức tốt công việc như: thông báo đôn đốc phận khẩn trương chuẩn bị trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến đạo công việc thời gian công tác Trường hợp cần thiết, văn phịng thơng báo văn nội dung phân cơng Chủ tịch cho Phó chủ tịch thời gian Chủ tịch Uỷ ban công tác để cán bộ, công chức biết thực 2.5.3 Kết thực kế hoạch công tác Chuyến diễn an toàn, mang lại hiểu cao trình hoạt động chuyến 22 lOMoARcPSD|12114775 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải đáp thắc mắc Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách quan - Chào hỏi khách - Khách đến quan phải chào đón với thái độ tơn trọng lịch + Chào đón khách đại từ nhân xưng lịch thiệp như: Ngài, quý ông, quý bà, tên họ kèm theo chức danh, chức vụ + Tự giới thiệu tên sau khéo léo hỏi tên khách + Sử dụng lời chào đón chuẩn mực mẫu chào khách - Bày tỏ quan tâm: trả lời đầy đủ câu hỏi khách gây ấn tượng tốt đẹp khách hàng tới doanh nghiệp - Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách - Khơng nên ngắt quãng hay kết thúc sớm đàm thoại cấp cấp tiếp khách 2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại - Nhanh chóng nghe điện thoại có chng - Chủ động chào hỏi xưng danh - Ghi lại số điện thoại tên khách hàng - Lắng nghe nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn - Nếu tìm tư liệu trao đổi: yêu cầu khách chờ phút, phút phải báo khách chờ máy - Kết thúc gọi nên dành quyền cho người gọi - Cảm ơn, chào tạm biệt hứa hẹn 2.6.3 Giải đáp thắc mắc khách Nhân viên giải đáp thắc mắc khách hàng theo quy trình sau: - Tìm cách nói chuyện riêng với khách hàng - Lắng nghe chăm thắc mắc khách hàng - Tìm nội dung ghi lại - Bày tỏ thơng cảm với khách - Trả lời, giải thích thắc mắc khách - Báo cáo lại với phòng có liên quan để giải đáp kịp thời - Theo dõi việc giải đáp thắc mắc - Kiểm tra lại hài lòng khách 2.7 Quản lý hồ sơ tài liệu Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.7.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu Tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã An Sơn quản lý tập trung lưu trữ UBND xã Các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu thực thống theo quy định pháp luật hành 2.7.2 Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Việc quản lý hồ sơ, tài liệu UBND xã An Sơn bao gồm công việc quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã An Sơn 23 lOMoARcPSD|12114775 2.7.3 Tổ chức giải quản lý hồ sơ Tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ UBND xã An Sơn gốc, có giá trị Hàng năm, cơng chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã An Sơn có nhiệm vụ hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; tổ chức thực thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ xã Tài liệu lưu trữ xã phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ.Hàng năm, lưu trữ xã phải thực thống kê định kỳ tài liệu lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu công tác khai thác tài liệu lưu trữ 2.8 Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn 2.8.1 Thực việc xử lý phàn nàn khiếu nại UBND xã bố trí cán có kinh nghiệm, cán trẻ có lực, trình độ phụ trách phận tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo trả kết Cán tiếp nhận hồ sơ ln hướng dẫn nhiệt tình, vui vẻ, không gây phiền hà, sách nhiễu cho công dân, tổ chức Thực minh bạch khâu quản lý giải vấn đề, khiếu nại dân, giải theo chức năng, thẩm quyền, theo quy định pháp luật Tại phận “một cửa” UBND huyện, người dân thường xuyên ghi nhận xét vào sổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, qua việc đánh giá thái độ làm việc UBND xã thực hiệu Ngoài Ủy ban Mặt trận tổ quốc tổ chức phát phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng người dân đến giao dịch phận “một cửa” UBND xã 2.8.2 Các tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng Để đo lường số hài lòng dân, thay việc quan sát đưa định chủ quan, việc tiến hành khảo sát có nhìn xác trực diện Trong việc khảo sát đánh giá thực theo tiêu chí sau: * Về cán bộ, công chức - Thái độ cán bộ, công chức tiếp xúc, giải công việc - Tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức tiếp xúc, giải công việc - Cán bộ, công chức hướng dẫn thủ tục yêu cầu liên quan để giải hồ sơ - Cách thức làm việc cán bộ, công chức * Về công khai, công vụ - Đeo thẻ công chức, đặt bảng tên bàn cán bộ, công chức xử lý công việc * Về sở vật chất - Có đủ bàn ghế cho người dẫn ngồi nghỉ thời gian chờ đợi - Bàn ghế phục vụ cho tổ chức, công dân, dịch vụ photo điều kiện hỗ trợ khác * Về quy trình làm việc - Quy trình giải hồ sơ công việc theo quy định hành - Cách thức giải theo quy trình quy định * Về thời gian - Thời gian chờ đến lười giải hồ sơ: thời gian chờ để đến lượt giải hồ sơ có người bên UBND làm công tác hậu cần mời người dân uống nước 24 Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com) lOMoARcPSD|12114775 - Thời gian chờ giải hồ sơ so với hẹn: không khiếu nại, không ngày đơn kiện - Với lần nhân dân đến làm việc quan UBND phát phiếu đánh giá, hiệu chất lượng, thái độ làm việc, kĩ chuyên môn,… Người dân dánh giá mức độ hài lịng theo mẫu Dưới kết mức độ hài lòng năm 2020 Bảng 2.2 Phiếu đánh giá mức độ hài lòng người dân với văn phòng UBND xã An Sơn năm 2020 Tiêu chí đánh giá Cơng tác tiếp đón người dân Mức độ đánh giá người dân Khơng hài lịng Hài lịng Rất hài lịng X Các chế độ ưu tiên X Thái độ cán bộ, công chức X Chất lượng làm việc X Hiệu làm việc X ( Nguồn: Mẫu bảng biếu thể nhận xết người dân đến công tác làm việc UBND xã An Sơn 2020 ) 25 Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com) lOMoARcPSD|12114775 PHẦN ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 3.1 Đánh giá chung Qua trình thực tập UBND xã An Sơn, em quan sát tìm hiểu nghiệp vụ văn phịng Nhìn chung nghiệp vụ cán thực đầy đủ xác, đem lại hiệu cao công việc 3.1.1 Những ưu điểm nghiệp vụ văn phòng Ủy ban nhân dân xã An Sơn - Với đội ngũ cán nhiệt tình tâm huyết có thái độ nghiêm túc ln giúp đỡ nhân dân dân cần, cơng tác đón tiếp dân UBND xã An Sơn thực tốt - Nghiệp vụ chuẩn bị cho chuyến đị công tác lãnh đạo, tổ chức họp phận văn phòng UBND xã An Sơn thực đầy đủ xác, mang lại hiệu cao hài lòng lãnh đạo - Văn phịng UBND xã hồn thành tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo dự án, kế hoạch xã - Cung cấp thơng tin đầy đủ xác cho lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ giao - Đảm nhiệm tốt vai trị việc liên kết phịng ban q trình hoạt động, để cơng việc lưu thơng phịng ban khơng bị trùng lặp tắc nghẽn - Thực tốt công tác hậu cần đảm bảo hoạt động UBND xã thực xuyên suốt mang lại hiệu cao - Các cán văn phịng UBND ln mang tinh thần học hỏi tiếp nhận kiến thức chun mơn nghiệp vụ - Cán ln ln giữ khn khổ quy định quan đơn vị, tuân theo quy định nhà nước quyền hạn, trách nhiệm cơng việc giao 3.1.2 Những hạn chế nghiệp vụ văn phòng UBND xã An Sơn - Do xã An Sơn xã vùng nông thôn nên điều kiện kinh tế chưa phát triển xã lớn, nên việc thực nghiệp vụ bị gị bó kinh phí, điều ảnh hưởng đến việc trang bị trang thiết bị cần thiết cho trình hồn thành nhiệm vụ bị hạn chế khơng mang lại hiệu cao - Công tác lưu trữ UBND xã cịn gặp nhiều khó khăn: tài liệu xắp xếp tủ cũ, diện tích nhỏ, nên số lượng lưu trữ hạn chế, tài liệu xắp xếp chưa khoa học chồng chéo lên - Việc sử dụng dấu chưa nghiêm chỉnh, cán dùng dấu để đóng dấu văn 3.2 Các đề xuất hoàn thiện UBND xã quan trực tiếp làm việc với dân, trực tiếp giải vấn đề từ nhân dân, lắng nghe mong muốn nguyện vọng nhân dân Đồng thời từ UBND xã nơi tổng hợp ý kiến đề xuất từ dân từ cán làm việc Thơng qua q trình thực tập hạn chế UBND xã An Sơn, em xin đưa đề xuất để công tác văn phịng UBND xã An Sơn hồn thiện sau: 26 Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com) lOMoARcPSD|12114775 - Nâng cấp, đồng tồn máy móc, trang thiết bị để nâng cao tiến độ làm việc, không bị gián đoạn cố máy hỏng Các máy cũ, hỏng lý, giảm chi phí đến mức tối thiểu - Bổ sung số lượng nhân văn phòng cho quan - Trang bị thêm hệ thống tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ - Thường xuyên mở lớp hướng dẫn nghiệp vụ cho cán để nâng cao cập nhật chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với giai đoạn quan - Nên tổ chức buổi giao lưu gặp gỡ với cán đơn vị bạn để có hội trao đổi kinh nghiệp nâng cao vốn kiến thức chuyên mơn 27 Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com) lOMoARcPSD|12114775 KẾT LUẬN Sau lần thực tập đầu tiên, có lẽ sinh có cảm nhận sâu sắc mang tính riêng biệt Đối với thân em sau lần thực tập em rút học riêng cho thân: học phải đôi với hành, có lý thuyết mà khơng có thực hành học xng Sau q trình thực tập sở ngành em nâng cao cho kiến thức kỹ làm việc thực tế, kĩ trở thành nhân viên văn phòng Bên cạnh em hiểu q hương nhiều mặt: kinh tế, trị, văn hóa, xã hội Biết nhiều cấu tổ chức cách giải cơng việc UBND xã, qua em rèn kỹ phân tích đánh giá giải cơng việc văn phịng, áp dụng lý thuyết vào thực hành Tuy ban đầu có nhiều bỡ ngỡ trình viết báo cáo nhờ hướng dẫn giáo hướng dẫn nhiệt tình cán xã An Sơn, em hoàn thành báo cáo Một lần em xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn cán xã giúp đỡ em thời gian 28 Downloaded by Vu Vu (quangchinhlas199@gmail.com) ... hành văn phòng phận mà quan, tổ chức cần đến Vì vậy, quan, doanh nghiệp từ lâu Quản trị văn phòng coi trọng áp dụng phổ biến lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị nhân sự…Vì thế, nhân lực văn phòng. .. giúp sinh viên hiểu rõ ngành học áp dụng lý thuyết học vào thực tiễn, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh đề kế hoạch thực tập sở nghành Quản trị văn phòng quan, đơn vị, tổ... nghiệp: trung thực, khách quan, thận trọng, kiên nhẫn, liêm khiết + Có thái độ phục vụ cởi mở, thân thiện, cầu tiến + Trung thực, tin cậy trách nhiệm thực cơng việc văn phịng quản trị văn phòng - Phương