Báo Cáo Thực Tập Cơ Sở Ngành Quản Trị Văn Phòng Ntn.docx

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành Quản trị văn phòng Họ và tên sinh viên Nguyễn Thị Hải Linh Lớp DHQTVP02 K14 Giảng viên hướng dẫn Dương Đình Bắc H[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành Quản trị văn phòng Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Hải Linh Lớp : DHQTVP02-K14 Giảng viên hướng dẫn : Dương Đình Bắc HÀ NỘI – 2022 RƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP HÀ NỘI CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT Về CHUN MƠN Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Hải Linh Mã số sinh viên: 2019606953 Lớp: Quản trị văn phòng 02 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Giáo viên hướng dẫn: Dương Đình Bắc Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày …… tháng…… năm 2021 Giáo viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT Về CHUN MƠN Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Hải Linh Mã số sinh viên: 2019606953 Lớp: Quản trị văn phòng 02 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Giáo viên hướng dẫn: Dương Đình Bắc Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày …… tháng…… năm 2021 Giáo viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, cơng tác Quản trị văn phịng dần khẳng định vị tầm quan trọng quan, tổ chức nói riêng xã hội nói chung Cơng tác Quản trị văn phịng đảm nhận nhiều công việc, thực nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhằm mục đích hỗ trợ cho hoạt động quan, tổ chức diễn liên tục theo theo quy trình, tiến độ Chính u cầu ngày cao xã hội ngành quản trị văn phòng mà việc bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chuyên viên văn phòng ngày xem trọng nâng cao Là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, em may mắn nhà trường tạo điều kiện để tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế em thấy đợt thực tập sở ngành có ý nghĩa vơ quan trọng cần thiết cho sinh viên chúng em, nhằm tạo điều kiện để ứng dụng kiến thức kỹ có sau q trình học tập vào thực tế hoạt động đơn vị thực tập nhằm củng cố kiến thức kỹ học, đồng thời giúp cho việc nghiên cứu phần kiến thức chuyên sâu ngành quản trị văn phòng Và sau tháng phân cơng thực tập mảng văn phịng Với giới thiệu nhà trường, đồng ý hỗ trợ ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế song với đạo hướng dẫn tận tình anh chị nhân viên Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn giúp em có thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu Từ em hồn thành báo cáo cách đầy đủ hồn chỉnh Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám Hiệu giảng viên hướng dẫn thầy Dương Đình Bắc giúp em suốt trình thực tập Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn tiếp nhận em vào thực tập Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn anh Lưu Văn Khải người trực tiếp hướng dẫn em sở thực tập tận tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên, hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Bài báo cáo chia thành ba nội dung chính: Phần 1: Khái quát chung đơn vị thực tập Phần 2: Các nghiệp vụ văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Phần 3: Đánh giá chung đề xuất hoàn thiện Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo em cịn nhiều sai sót, mong góp ý q thầy để báo cáo em hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BẮC SƠN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân Xã Bắc Sơn 1.1.1 Giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Hình 1.1 Ảnh trụ sở Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Trụ sở Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn đặt thôn Tiên Chu, xã Bắc Sơn, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Xã Bắc Sơn nằm phía bắc huyện Sóc Sơn thành phố Hà Nội, cách Trung tâm huyện 15 km, trung tâm thành phố 50 km Xã chia làm thơn, có 4.301 hộ = 18.081 nhân Trong có 12 hộ = 54 thuộc dân tộc Sán Dìu Diện tích đất tự nhiên 3.005,4ha, có 370 rừng phịng hộ; có 798 diện tích đất canh tác 1900 đất đồi gị Phía Tây xã có dãy Chân Chim thuộc dãy Tam Đảo, phía đơng có sơng Cơng bắt nguồn từ Tam Đảo - Núi Cốc chảy sơng Cầu; Có 20 km đường liên xã, liên tỉnh, 30 km đường liên thơn cịn 112 km đường thơn xóm nội đồng, có 15 hồ chứa nước 80 ha; 02 trạm bơm điện phục vụ sản xuất nông nghiệp đời sống mơi trường có 02 dịng suối chảy từ Tây Bắc xuống Đông Nam  Các mốc quan trọng trình phát triển: Bước vào thời kỳ đất nước thống lên chủ nghĩa xã hội, đặc biệt 25 năm thực đường lối đổi Đảng thực cơng nghiệp hóa, đại hóa nơng nghiệp, nơng thơn, Bắc Sơn có chuyển biến rõ nét kinh tế - xã hội theo hướng tích cực, tạo nên "thay da, đổi thịt" mặt Đời sống vật chất đời sống tinh thần nhân dân ngày nâng lên Con người chăm lo phát triển toàn diện Hệ thống trị khơng ngừng củng cố, đổi nâng cao chất lượng hoạt động nhằm đáp ứng tốt yêu cầu tình hình mới… Tháng 7/1947, chi Đảng xã Bắc Sơn thành lập gồm đảng viên, có 02 đảng viên Bắc Sơn Năm 1955, chi xã Bắc Sơn thành lập (tách từ chi Kỳ Sơn) với 62 đảng viên, sinh hoạt tổ Đảng Đến tháng 10/1960, Đảng xã Bắc Sơn thành lập với 125 đảng viên, sinh hoạt chi Từ thành lập đến nay, Đảng xã Bắc Sơn qua 18 kỳ đại hội Đến cuối năm 2013, Đảng xã Bắc Sơn có 388 đảng viên, sinh hoạt 17 chi Đảng  Các hoạt động bản: Xã Bắc Sơn triển khai thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội bối cảnh bùng phát diễn biến phức tạp đại dịch Covid – 19, làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn hoạt động phát triển kinh tế, xã hội đời sống nhân dân địa bàn Tình hình dịch bệnh nước Thủ đô Hà Nội diễn biến phức tạp, khó lường, Đảng ủy, quyền nhân dân xã tiếp tục đồn kết, địng lịng, triển khai liệt, đồng hiệu nhiệm vụ kép vừa phòng chống dịch Covid – 19 vừa thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội Công tác phịng chóng dịch triển khai tích cực, tình hình dịch bệnh địa bàn kiểm soát Làm tốt công tác chuẩn bị tổ chức thành cơng Bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026 Công tác đảm bảo an sinh xã hội, phối hợp chi trả kịp thời hỗ trợ cho đối tượng bị ảnh hưởng đại dịch Covid – 19 An ninh trị địa bàn xã ổn định, trật tự an toàn xã hội giữ vững Kết cụ thể lĩnh vực sau: Công tác đạo, tổ chức triển khai thực kế hoạch Năm 2021 năm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, năm tổ chức đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIII Đảng, bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu HĐND cấp, năm triển khai thực Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm giai đoạn 2021 – 2025 Ngay từ đầu năm, UBND xã tập trung xác định nhiệm vụ trọng tâm, đạo xây dựng kế hoạch, chương trình để triển khai thực hiện: Tập trung đạo triển khai nhiệm vụ huyện Đảng ủy đề ra, trọng tâm Nghị Quyết Đại hội Đảng huyện lần thứ XII; Nghị Đại hội Đảng xã lần thứ XX; rà sốt, hồn thiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 2021 – 2025 Chỉ đạo công tác chuẩn bị tổ chức thành cơng bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026 Tập trung đạo thực cơng tác phịng chống dịch Covid – 19; Thành lập Sở huy phịng chống dịch xã, rà sốt kiện tồn BCĐ PCD kịp thời đạo, xử lý nhiệm vụ liên quan đến cơng tác phịng chống dịch Quan tâm thực nâng cao chất lượng công tác đạo, điều hành vai trị người đứng đầu cơng tác đạo thực nhiệm vụ theo phương châm: Rõ người, rõ việc, rõ quy trình, rõ trách nhiệm, rõ hiệu Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành Thường xuyên kiểm điểm, đánh giá tiến độ triển khai thực theo Chương trình, kê hoạch hàng tháng, quý UBND xã UBND xã tiếp nhận, xử lý 2733 văn bản, có 13 văn mật Tất văn bản, hồ sơ công việc lãnh đạo UBND xã đạo, phân công xử lý kịp thời, đảm bảo minh bạch hiệu quả, ban hành 1283 văn  Số lượng cơng chức: STT Trình độ Số lượng (Người) 15 10 Phổ thông Cao đẳng Đại học Trên đại học Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 13 10 7 16 20 10 15 12 (Nguồn: Phòng hành chính) Bảng 1.1 Số lượng cơng chức UBND xã Bắc Sơn 1.1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác đơn vị thực tập: UBND xã quan quản lý hành nhà nước địa phương có nhiệm vụ; Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm, lập dự toán thu chi ngân sách địa bàn, tổ chức thực ngân sách địa phương, quản lý sử dụng hợp lý có hiệu đất đai tài nguyên Tổ chức hướng dẫn thực chương trình kế hoạch phát triển ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tổ chức thực việc xây dựng tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp quản lý Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, giáo dục địa phương, xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hố thể dục thể thao, thực sách chế độ thương bệnh binh, gia đình liệt sỹ gia đình có cơng với nước, tổ chức tun truyền giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, thực công tác nghĩa vụ quân tuyển gọi công dân nhập ngũ theo kế hoạch thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an tồn xã hội địa phương, thực sách đại đồn kết dân tộc chăm lo cơng tác xố đói giảm nghèo 1.1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn  Sơ đồ khối cấu máy tổ chức quản lý: Chủ tịch UBND xã (Phụ trách chung) Phó Chủ tịch (Phụ trách lĩnh vực văn hóa - xã hội) Phó Chủ tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) Địa chính, nơng nghiệp, xây dựng mơi trường Cơng chức văn hóa - xã hội Cơng chức Tư pháp - hộ tịch Y tế Giáo dục, Đào tạo Cán dân - kế hoạch hóa gia đình Kế tốn - Tài Qn - An ninh Văn phịng Thống kê Hình 1.13 Sơ đồ máy tổ chức quản lý Khuyến nông, thú y  Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận:  Chủ tịch UBND xã Bắc Sơn: Chủ tịch UBND xã người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, đồng thời UBND xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã UBND huyện Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác UBND, vắng mặt ủy quyền cho Phó chủ tịch chủ trì thay, đảm bảo việc chấp hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Nghị BCH Đảng HĐND xã Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác, phân cơng nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra thành viên UBND xã cán bộ, công chức khác thuộc UBND xã, Trưởng ban thôn việc thực nhiệm vụ giao Ký ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND xã thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định pháp luật  Phó chủ tịch UBND: Trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch phân công, chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai cơng việc theo lĩnh vực phân cơng Phó chủ tịch sử dụng quyền hạn Chủ tịch giải vấn đề thuộc lĩnh vực giao Chịu trách nhiệm nhân trước Chủ tịch, trước UBND, HĐND xã lĩnh vực giao, định đạo, điều hành Đối với vấn đề vượt q phạm vi thẩm quyền Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch định Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, trưởng ban thơn thực chủ trương sách pháp luật thuộc lĩnh vực giao  Uỷ viên UBND: Uỷ viên UBND xã chịu trách nhiệm nhiệm vụ phân cơng trước Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND xã, Chủ tịch Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập tể hoạt động UBND trước HĐND UBND huyện, nắm bắt tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã lĩnh vực cơng việc liên quan Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch UBND giao  Công an xã: Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp xã, phối hợp thực việc quản lý, giáo dục đối tượng bị hình phạt quản chế, bị phạt cải tạo không giam giữ, người hưởng án treo cư trú địa phương, quản lý người sau cai nghiện ma túy, người chấp hành án phạt tù hay người đặc xá phải bị quản chế thêm Tiếp cận, nắm bắt tình hình an ninh, trật tự địa bàn xã; đồng thời tiếp nhận tin báo, tin tố giác tội phạm; phân loại, xử lý vụ việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật an ninh, trật tự, an toàn xã hội Đồng thời, sở đó, đề xuất chủ trương, sách, biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an tồn xã hội địa bàn Phịng ngừa, phát hiện, đấu tranh phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội; bảo vệ tài sản, tính mạng tổ chức, cá nhân, đảm bảo an ninh địa bàn toàn xã  BCH Quân xã: Tham mưu cho cấp ủy Đảng, quyền cấp xã lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành thực nhiệm vụ quốc phòng, quân theo quy định pháp luật Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, ban, ngành, đoàn thể cấp xã tuyên truyền đường lối, quan điểm Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, thực giáo dục quốc phòng an ninh; tham gia xây dựng sở vững mạnh tồn diện; thực sách hậu phương qn đội, sách ưu đãi người có cơng với cách mạng Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra, xử lý vi phạm, giải khiếu nại, tố cáo, sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng cơng tác quốc phịng địa phương theo quy định pháp luật  Địa – Xây dựng: Nhiệm vụ chung cơng chức địa tham mưu, thực công việc giúp cho Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp xã lĩnh vực, bao gồm đất đai, môi trường, tài nguyên, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp công việc xây dựng nông thôn địa bàn theo quy định pháp luật Tiến hành xây dựng, hoàn thiện hồ sơ, văn đất đai; văn việc cấp phép cải tạo, xây dựng cơng trình nhà địa bàn để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã định để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp xem xét định Tiến hành công việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, tài liệu tiến hành xây dựng, lập báo cáo vấn đề, bao gồm: đất đai, môi trường đa dạng sinh học, địa giới hành chính, tài nguyên, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp xây dựng nông thôn địa bàn, địa giới hành nơi cơng chức địa cơng tác  Văn hóa - Xã hội: Tổ chức, theo dõi báo cáo hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du lịch, y tế, giáo dục, gia đình trẻ em địa bàn; tổ chức thực việc xây dựng đời sống văn hóa cộng đồng dân cư xây dựng gia đình văn hóa địa bàn Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề địa bàn; theo dõi, tổng hợp, báo cáo số lượng tình hình biến động đối tượng sách lao động, người có cơng xã hội; tín ngưỡng, tơn giáo, dân tộc niên; theo dõi, đôn đốc việc thực chi trả chế độ người hưởng sách xã hội người có cơng; quản lý nghĩa trang liệt sĩ cơng trình ghi công liệt sĩ; thực hoạt động bảo trợ xã hội chương trình xóa đói, giảm nghèo địa bàn Thực nhiệm vụ thông tin, truyền thơng tình hình kinh tế - xã hội địa phương Theo dõi cơng tác an tồn thực phẩm; phối hợp thực cơng tác bảo vệ, chăm sóc trẻ em địa bàn  Văn phòng UBND: Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về: Hoạt động Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân Công tác bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức  Tư pháp - Hộ tịch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật Hịa giải sở, trợ giúp pháp lý, nuôi nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước công tác tư pháp khác theo quy định pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng UBND xã Bắc Sơn Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan đơn vị, nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan đơn vị Khi văn phòng vào hoạt động chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố bên bên tổ chức  Yếu tố bên Thứ việc xếp nhân sự: Đây yếu tố có ý nghĩa lớn đến hoạt động văn phòng quan Nếu xếp nhân văn phịng khơng khoa học, mối quan hệ không xác định rõ ràng, rành mạch cơng việc khơng đem lại hiệu Thứ hai tổ chức lao động: tổ chức lao động việc áp dụng biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý xã hội vào việc thực công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nguồn vật chất lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao dộng giữ gìn sức khỏe cán công nhân viên Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Thứ ba công tác văn thư- lưu trữ nằm nghiệp vụ hành Đây nghiệp vụ hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Nhờ làm tốt công tác giúp cho hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn đem lại hiệu cao Thứ tư môi trường làm việc: môi trường làm việc yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phịng Yếu tố mơi trường bao gồm: y tế phúc lợi, an toàn, bố trí trang thiết bị, nhiệt độ, âm tiếng ồn, yếu tố văn hóa tổ chức…Một mơi trường làm việc tốt đem lại hiệu hoạt động tốt cho văn phịng Thứ năm cơng nghệ thơng tin: việc ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn cần thiết để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động Thứ sáu tình hình tài chính: tình hình tài định lớn đến q trình hoạt động văn phịng Nếu tài ổn định đảm bảo sở vật chất yếu tố khác văn phịng góp phần đảm bảo hoạt động văn phịng có diễn theo quy trình tiến độ ngược lại Thứ bảy văn hóa UBND: văn hóa UBND ảnh hưởng lớn đến hoạt động văn phòng Giúp phòng ban nhân viên làm việc cộng tác tốt với để đạt mục tiêu Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Tầm nhìn chung chia sẻ nhiệm vụ phân công rõ ràng toàn tổ chức, đảm bảo hoạt động văn phịng diễn theo quy trình, trình tự Thứ tám quy chế làm việc: quan, UBND cần có quy chế để quy định việc từ chế độ làm việc, nguyên tắc, công tác nhân sự, quy định Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn, quan hệ công chúng, …việc đề quy chế giúp cho hoạt động văn phòng đảm bảo tính kỷ luật, hài hịa cấu hoạt động, đảm bảo nguyên tắc đề  Yếu tố bên Các yếu tố bên ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn bao gồm:  Kinh tế Chu kỳ kinh tế chu kỳ kinh doanh nhân tố phải kể đến ảnh hưởng lớn đến cơng tác văn phịng UBND Trong giai đoạn kinh tế suy thoái, kinh tế bất ổn có chiều hướng xuống, Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn mặt cần phải trì lực lượng lao động có tay nghề, mặt phải giảm chi phí lao động cần đảm bảo hoạt động văn phòng Ngược lại, kinh tế phát triển có chiều hướng ổn định Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn lại có nhu cầu phát triển lao động để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo huấn luyện nhân viên Việc mở rộng sản xuất đòi hỏi Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn phải tuyển thêm người có trình độ, địi hỏi phải tăng lương để thu hút nhân tài, tăng phúc lợi, cải thiện điều kiện làm việc  Luật pháp Luật pháp ảnh hưởng nhiều đến công tác văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn, luật pháp chi phối đến hoạt động văn phòng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng cần phải có hiểu biết pháp luật, nắm vững luật pháp công văn giấy tờ, loại văn phải thường xuyên cập nhật thông tin pháp luật  Văn hóa – xã hội Văn hóa xã hội nước ảnh hưởng lớn đến hoạt động văn phịng Trong văn hóa xã hội có nhiều đẳng cấp, nấc thang giá trị xã hội không theo kịp với đà phát triển thời đại, rõ ràng kìm hãm, khơng cung cấp nhân tài cho tổ chức Sự thay đổi lối sống xã hội ảnh hưởng đến cấu trúc Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn  Nguồn nhân lực Tại Việt Nam, phụ nữ chiếm 52% lực lượng lao động xã hội, tham gia hoạt động đông đảo tất ngành kinh tế Lực lượng lao động nữ làm đông ảnh hưởng đến xí nghiệp, xét phương diện thai sản, chăm sóc  Khoa học công nghệ Do phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật ngày nhiều, quan đơn vị áp dụng công nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng Nếu cơng việc văn phịng thực theo phương pháp thủ cơng, đơn giản hiệu hoạt động văn phịng khơng cao, tiến độ thực cơng việc chậm, xác  Tồn cầu hóa Tồn cầu hóa có ảnh hưởng lớn đến UBND nói chung hoạt động văn phịng nói riêng Tồn cầu hóa bao gồm nhiều lĩnh vực dịch vụ, hàng hóa, tài chính, chế độ lao động, vốn, cơng nghệ, thơng tin Tồn cầu hóa giúp tạo liên kết nhanh chóng tiết kiệm nhiều chi phí  Tự nhiên Tự nhiên tác động lớn đến hoạt động văn phòng quan Về thường tác động bất lợi hoạt động văn phịng Để chủ động đối phó với tác động yếu tố tự nhiên, UBND phải tính đến yếu tố tự nhiên có liên quan thơng qua hoạt động phân tích, dự báo thân UBND đánh giá quan chuyên môn Các biện pháp thường UBND sử dụng: dự phịng, san bằng, tiên đốn biện pháp khác Ngồi ra, cịn ảnh hưởng đến văn phịng vấn đề tiếng ồn, nhiễm mơi trường Như thấy có nhiều yếu tố bên bên ngồi có ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Để đảm bảo cho hoạt động văn phịng thơng suốt địi hỏi ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn cần phải nắm bắt kịp thời để đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn thiết kế theo hình thức văn phịng đóng với khơng gian rộng Văn phòng trang bị đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm ,… đảm bảo cho hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Việc bố trí văn phòng đảm bảo tuân theo nguyên tắc bố trí văn phịng Đặc điểm nhân sự: Số lượng cán làm việc văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn không nhiều cán qua đào tạo có cấp chuyên môn Đội ngũ cán ngày trẻ hóa khơng ngừng đào tạo để nâng cao trình độ Quy trình giải cơng việc văn phịng: Tại Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn quy trình giải cơng việc thực theo quy trình Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn quy định, đảm bảo cơng việc giải nhanh chóng, tránh trì trệ ảnh hưởng đến hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Các quy trình giải cơng việc làm theo trình tự quy định, công việc giải ổn thỏa, đảm bảo độ xác, đặt nhu cầu sức khỏe người dân lên hàng đầu Tổ chức họp: Các họp diễn hàng tuần Các chuyên viên văn phịng ln lên kế hoạch đảm bảo công tác chuẩn bị cho họp diễn theo kế hoạch Ưu điểm: Các họp Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn đảm bảo diễn với yêu cầu mục đích đề Các họp chia với mục đích khác giúp cho họp triển khai nhanh nội dung họp đầy đủ, bám sát với mục tiêu mà họp để ra.Việc thực họp theo nguyên tắc giúp cho họp diễn êm đẹp thể chuyên nghiệp doanh nghiệp.Cuộc họp nơi để nhân viên thỏa sức nêu ý kiến sáng tạo đóng góp cho phát triển lâu dài Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: Các chuyến công tác lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn thường chuyến huyện thời gian ngắn nên công tác tổ chức đơn giản tốn kinh phí Thực đầy đủ các bước lập kế hoạch chuẩn bị cụ thể cho chuyến giúp cho chuyến triển khai nhanh chóng với mục đích, yêu cầu Việc tổ chức chuyển công tác cho lãnh đạo giúp cho người cơng tác có hội tiếp xúc thêm nhiều văn hóa, kiến thức đơn vị khác Sau chuyến công tác, kết đạt học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ cần thiết có chỉnh sửa lại số hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn cho phù hợp đảm bảo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn hoạt động phát triển bền lâu Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải thắc mắc: Giao tiếp với khách hàng vấn đề đặt lên hàng đầu Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn ln có yêu cầu khắt khe nhân viên giao tiếp với khách để đảm bảo khách hàng phục vụ cách tốt Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn tạo điều kiện để nhân viên tham gia khóa đào tạo để trau dồi kỹ mềm, kỹ giao tiếp kỹ chun mơn Các hoạt động đón tiếp khách, tiếp khách qua điện thoại, giải đáp thắc mắc khách chu đáo, tận tình, nguyên tắc thể chuyên nghiệp nhân viên uy tín, độ tin Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Đồng thời giúp cho Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn biết thêm vấn đề cịn hạn chế để từ đưa giải pháp khắc phục, đề suất để đáp ứng thắc mắc, yêu cầu khách Quản lý hồ sơ: Là Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn nhỏ việc quản lý hồ sơ Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn thực chuẩn mực tuân theo nguyên tắc để đảm bảo hồ sơ tài liệu quản lý cách có hệ thống Nhìn chung hiệu hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn tốt nhiên cần phải cải thiện để đảm bảo tồn phát triển tương lai Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 3.1.2 Hạn chế Hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn hiệu nhiên khơng tránh khỏi hạn chế cịn tồn đọng chưa khắc phục Một vài hạn chế điển sau: Đặc điểm văn phịng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn: Văn phịng đóng có phòng chia riêng rẽ, ngăn cách làm hạn chế tương tác nhân viên phòng ban khác Giảm hiệu làm việc nhóm Mất nhiều thời gian để di chuyển từ phòng sang phòng cần trao đổi thông tin Đặc điểm nhân văn phịng: Đa số cán trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm Sự phân công công việc chưa thật hiệu quả, phân cơng cơng việc khơng đồng đều, có cán phải đảm nhiệm nhiều việc, nên giải hết gây chậm trễ ách tắc cơng việc Một số cán văn phịng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn chưa đào tạo chun mơn nghiệp vụ mình, nên gây khó khăn việc thực cơng việc, chất lượng công việc chưa thực hiệu cần phải đào tạo bồi dưỡng nâng cao chuyên môn Quy trình giải cơng việ văn phịng: Các quy trình làm giải cịn đơn giản, chưa có cải tiến để xử lý cơng việc mang tính chun nghiệp Tổ chức họp: Nhiều họp không diễn theo kế hoạch dự kiến, họp muộn, họp phá thời gian ,… Vì chia nhỏ thành họp khác nên Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn bị tốn thời gian cho họp này, làm ảnh hưởng, gián đoạn trực tiếp đến công việc nhân viên hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: 10 Bên cạnh chuyến công tác thuận lợi thù có chuyến gặp trục trặc sơ suất công tác tổ chức nhân viên Để thực chuyến công tác cho cán bộ, người thư ký phận hành phải thực bước quy trình rườm rà tốn thời gian việc phải liên hệ với chỗ công tác, lo cho chỗ ăn chỗ nghỉ lãnh đạo Đồng thời Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn phải trích khoản ngân sách để thực chuyến công tác cho lãnh đạo Khi thực chuyến cơng tác buộc người thư ký nhà lãnh đạo phải điểu chỉnh, xếp lại cơng việc mình, đẩy lùi tiến độ công việc khiến cho số công việc bị chậm trễ Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải thắc mắc: Chưa tiếp tất khách hàng qua điện thoại chưa có nhân viên trực máy 24/24 Nhân viên thiếu kinh nghiệm nên việc giải phàn nàn khách chưa thực tốt Có phàn nàn khách hàng chưa giải triệt để Quản lý hồ sơ tài liệu: Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn thực trình quản lý lưu trữ hồ sơ cách thủ công, chưa áp dụng công nghệ phục vụ cho công việc Việc thực lưu trũ thủ công khiến nhân viên tốn thời gian, trường hợp giấy tờ hồ sơ bị xếp lẫn lộn khó khăn việc tìm kiếm Việc thất lạc hồ sơ trí hồ sơ tài liệu xảy 3.2 Đề xuất hoàn nhiện Một số giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Cơ cấu nhân sự: Không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân văn phòng Tạo điều kiện cho nhân viên, cán tham gia khóa học để trau dồi thêm kinh nghiệm Cần nâng cao chất lượng tuyển dụng nâng cao hiệu công tác kiểm tra, đánh giá lực thực công việc nguồn nhân lực Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Quy trình giải công việc: Nên triển khai hệ thống cửa điện tử tích hợp dịch vụ hành cơng để giải cơng việc hành cách nhanh chóng Tổ chức họp: Khi lên kế hoạch tổ chức họp cần xếp thời gian hợp lý để khoảng thời gian trống trước họp để người tham gia có thời gian chuẩn bị đến Đối với họp khẩn cấp u cầu người có liên quan thẩm quyền giải tham gia, nhân viên khác tiếp tục cơng việc đảm bảo hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn diễn bình thường Đối với họp thường nhật nên triển khai nhanh chóng, khơng nói chuyện ngồi lề để giảm thời gian họp, tiết kiệm thời gian làm Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: Việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cần chuẩn bị chu đáo kỹ để không xảy sơ suất.Cần lập kế hoạch cụ thể cho chuyến kể chuyến đột xuất Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải thắc mắc: Hoàn thiện cơng tác tiếp đón khách, nghe điện thoại giải thắc mắc 11 Đào tạo đội ngũ lễ tân, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên trực điện thoại để họ nắm kỹ cần thiết việc giao tiếp với khách hàng, xử lý phàn nàn, khiếu nại Quản lý hồ sơ tài liệu: Hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu, nên chuyển sang sử dụng hồ sơ điện tử để tránh mát thất lạc việc quản lý dễ dàng Bên cạnh đó, cần đặc biệt trọng việc ngăn chặn đẩy lùi tệ tham nhũng góp phần làm biến dạng hoạt động quan hành nhà nước Để thành cơng nhiệm vụ khó khăn cần đề cao trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị tham gia xã hội, hệ thống trị với tâm trị phối hợp đấu tranh có hiệu cao 12 ... cầu ngày cao xã hội ngành quản trị văn phòng mà việc bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chuyên viên văn phòng ngày xem trọng nâng cao Là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, em may mắn... VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Hải Linh Mã số sinh viên: 2019606953 Lớp: Quản trị văn phòng 02 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Giáo viên hướng dẫn: Dương Đình Bắc... động đơn vị thực tập nhằm củng cố kiến thức kỹ học, đồng thời giúp cho việc nghiên cứu phần kiến thức chuyên sâu ngành quản trị văn phòng Và sau tháng phân công thực tập mảng văn phòng Với giới