công tác văn phòng, quản trị văn phòng, nguyên tắc bố trí văn phòng, lập kế hoạch chuyến đi công tác, tiếp khách quan điện thoại, các tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, hình thức bố trí văn phòng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Tốt nghiệp Quản trị văn phòng Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Lớp : DHQTVP02-K14 Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Tuyến HÀ NỘI – 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT Về CHUYÊN MÔN QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Ngọc Mã số sinh viên: 2019606956 Lớp: Quản trị văn phòng 02 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Tuyến Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày …… tháng…… năm 2021 Giáo viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP Cơ sở thực tập Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn có trụ sở tại: Thơn Tiên Chu, xã Bắc Sơn, huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội Số điện thoại: 0243885525 Xác nhận: Chị: Nguyễn Thị Ngọc Là sinh viên lớp: Quản trị văn phòng 02 Mã số sinh viên: 2019606956 Có thực tập Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn khoảng thời gian từ ngày 23 tháng năm 2022 đến ngày 18 tháng năm 2022 Trong khoảng thời gian thực tập Ủy ban nhân dân, chị Nguyễn Thị Ngọc chấp hành tốt quy định Ủy ban nhân dân thể tinh thần làm việc nghiêm túc, chăm chịu khó học hỏi Hà Nội, ngày… tháng… năm 2022 Xác nhận Cơ sở Thực tập TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Ký đóng dấu) MỤC LỤ LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BẮC SƠN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân Xã Bắc Sơn 1.1.1 Giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 1.1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác UBND xã Bắc Sơn: 1.1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng UBND xã Bắc Sơn CHƯƠNG CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BẮC SƠN 10 2.1 Đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 10 2.1.1 Ngun tắc bố trí văn phịng 10 2.1.2 Hình thức bố trí văn phịng 10 2.2 Đặc điểm nhân văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 10 2.3 Quy trình giải cơng việc văn phịng .11 2.4 Tổ chức hội họp 12 2.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp 12 2.4.2 Phương pháp tiến hành họp: 12 2.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 13 2.5.1 Lập kế hoạch chuyến công tác .13 2.5.2 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác 14 2.6 Đón tiếp khách, nghe điện thoại giải đáp thắc mắc 14 2.6.1 Hoạt động đón tiếp khách quan .14 2.6.2 Tiếp khách qua điện thoại 15 2.6.3 Giải đáp thắc mắc khách .16 2.7.2 Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu 16 2.7.3 Tổ chức giải quản lý hồ sơ: Giải công văn đến, công văn 16 2.7.4 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu .18 2.8 Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng 18 2.8.1 Chăm sóc khách hàng: Phàn nàn khiếu nại 18 2.8.2 Các tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng khách hàng 19 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 20 3.1 Đánh giá chung 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Hạn chế 21 3.2 Đề xuất hoàn nhiện 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC VIẾT TẮT STT Ký hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân BCH Ban chấp hành BCĐ Ban đạo PCD Phòng chống dịch CSKH Chăm sóc khách hàng LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, cơng tác Quản trị văn phịng dần khẳng định vị tầm quan trọng quan, tổ chức nói riêng xã hội nói chung Cơng tác Quản trị văn phịng đảm nhận nhiều cơng việc, thực nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhằm mục đích hỗ trợ cho hoạt động quan, tổ chức diễn liên tục theo theo quy trình, tiến độ Chính u cầu ngày cao xã hội ngành Quản trị văn phòng mà việc bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chuyên viên văn phòng ngày xem trọng nâng cao Là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, em may mắn nhà trường tạo điều kiện để tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế Em thấy đợt thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa vơ quan trọng cần thiết cho sinh viên chúng em, nhằm tạo điều kiện để chúng em ứng dụng kiến thức kỹ có sau q trình học tập vào thực tế hoạt động đơn vị thực tập nhằm củng cố kiến thức kỹ học, đồng thời giúp ích cho việc nghiên cứu phần kiến thức chuyên sâu ngành quản trị văn phịng Và sau bốn tuần phân cơng thực tập mảng văn phòng Với giới thiệu nhà trường, đồng ý hỗ trợ ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế song với đạo hướng dẫn tận tình cơ, chú, anh, chị cán Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn giúp em có thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu Từ em hồn thành báo cáo cách đầy đủ hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám Hiệu Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, thầy cô khoa Quản lý kinh doanh đặc biệt giảng viên hướng dẫn cô Trần Ánh Phương giúp em suốt q trình thực tập Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn tiếp nhận em vào thực tập Ủy ban anh Nguyễn Anh Hoàng người trực tiếp hướng dẫn em sở thực tập tận tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Bài báo cáo chia thành bốn nội dung chính: Chương 1: Khái quát chung Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Chương 2: Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Chương 3: Quản lý, điêu hành hoạt động văn phòng Chương 4: Kiểm tra hoạt động văn phịng Mặc dù có nhiều cố gắng trình thực tập thời gian thực tập có hạn, kiến thức cịn hạn chế nên báo cáo em khơng trách khỏi sai sót Em mong nhận góp ý quý thầy để báo cáo em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BẮC SƠN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân Xã Bắc Sơn Trụ sở Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn đặt thơn Tiên Chu, xã Bắc Sơn, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Xã Bắc Sơn nằm phía bắc huyện Sóc Sơn thuộc thành phố Hà Nội, cách Trung tâm huyện 15 km, trung tâm thành phố 50 km Xã chia làm thơn, có 4.301 hộ = 18.081 nhân Trong có 12 hộ = 54 nhân thuộc dân tộc Sán Dìu Diện tích đất tự nhiên 3.005,4 ha, có 370 rừng phịng hộ; có 798 diện tích đất canh tác 1900 đất đồi gị Phía Tây xã có dãy Chân Chim thuộc dãy Tam Đảo, phía Đơng có sơng Cơng bắt nguồn từ Tam Đảo - Núi Cốc chảy sơng Cầu; Có 20 km đường liên xã, liên tỉnh, 30 km đường liên thôn cịn 112 km đường thơn xóm nội đồng, có 15 hồ chứa nước 80 ha; 02 trạm bơm điện phục vụ sản xuất nông nghiệp đời sống môi trường có 02 dịng suối chảy từ Tây Bắc xuống Đơng Nam Các mốc quan trọng q trình phát triển: Bước vào thời kỳ đất nước thống lên chủ nghĩa xã hội, đặc biệt 25 năm thực đường lối đổi Đảng thực cơng nghiệp hóa, đại hóa nơng nghiệp, nơng thơn, xã Bắc Sơn có chuyển biến rõ nét kinh tế xã hội theo hướng tích cực, tạo nên "thay da, đổi thịt" mặt Đời sống vật chất đời sống tinh thần nhân dân ngày nâng lên Con người chăm lo phát triển toàn diện Hệ thống trị khơng ngừng củng cố, đổi nâng cao chất lượng hoạt động nhằm đáp ứng tốt yêu cầu tình hình mới… Tháng 7/1947, chi Đảng xã Bắc Sơn thành lập gồm đảng viên, có 02 đảng viên Bắc Sơn Năm 1955, chi xã Bắc Sơn thành lập (tách từ chi Kỳ Sơn) với 62 đảng viên, sinh hoạt tổ Đảng Đến tháng 10/1960, Đảng xã Bắc Sơn thành lập với 125 đảng viên, sinh hoạt chi Từ thành lập đến nay, Đảng xã Bắc Sơn qua 18 kỳ đại hội Đến cuối năm 2013, Đảng xã Bắc Sơn có 388 đảng viên, sinh hoạt 17 chi Đảng Các hoạt động bản: Xã Bắc Sơn triển khai thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội bối cảnh bùng phát diễn biến phức tạp đại dịch COVID– 19, làm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn hoạt động phát triển kinh tế, xã hội đời sống nhân dân địa bàn Tình hình dịch bệnh nước Thủ Hà Nội diễn biến phức tạp, khó lường; Đảng ủy, quyền nhân dân xã tiếp tục đồn kết, đồng lịng, triển khai liệt, đồng hiệu nhiệm vụ kép vừa phòng chống dịch COVID – 19 vừa thực nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội Cơng tác phịng chống dịch triển khai tích cực, tình hình dịch bệnh địa bàn kiểm sốt Làm tốt cơng tác chuẩn bị tổ chức thành công Bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026 Công tác đảm bảo an sinh xã hội, phối hợp chi trả kịp thời hỗ trợ cho đối tượng bị ảnh hưởng đại dịch COVID – 19 An ninh trị địa bàn xã ổn định, trật tự an toàn xã hội giữ vững Kết cụ thể lĩnh vực sau: Công tác đạo, tổ chức triển khai thực kế hoạch Năm 2021 năm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, năm tổ chức đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIII Đảng, bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu HĐND cấp, năm triển khai thực Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm giai đoạn 2021 – 2025 Ngay từ đầu năm, UBND xã tập trung xác định nhiệm vụ trọng tâm, đạo xây dựng kế hoạch, chương trình để triển khai thực hiện: Tập trung đạo triển khai nhiệm vụ huyện Đảng ủy đề ra, trọng tâm Nghị Quyết Đại hội Đảng huyện lần thứ XII; Nghị Đại hội Đảng xã lần thứ XX; rà soát, hoàn thiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 2021 – 2025 Chỉ đạo công tác chuẩn bị tổ chức thành công bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026 Tập trung đạo thực cơng tác phịng chống dịch COVID – 19; thành lập Sở huy phòng chống dịch xã, rà sốt kiện tồn BCĐ PCD kịp thời đạo, xử lý nhiệm vụ liên quan đến công tác phòng chống dịch Quan tâm thực nâng cao chất lượng cơng tác đạo, điều hành vai trị người đứng đầu công tác đạo thực nhiệm vụ theo phương châm: Rõ người, rõ việc, rõ quy trình, rõ trách nhiệm, rõ hiệu Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành Thường xuyên kiểm điểm, đánh giá tiến độ triển khai thực theo Chương trình, kê hoạch hàng tháng, quý UBND xã UBND xã tiếp nhận, xử lý 2733 văn bản, có 13 văn mật Tất văn bản, hồ sơ công việc lãnh đạo UBND xã đạo, phân công xử lý kịp thời, đảm bảo minh bạch hiệu quả, ban hành 1283 văn Số lượng công chức: ST T Trình độ Số lượng (Người) Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Phổ thông 7 Cao đẳng 15 13 16 20 Đại học 10 10 10 15 Trên đại học 7 12 (Nguồn: Phịng hành chính) Bảng 1 Số lượng công chức UBND xã Bắc Sơn 1.2 Nhiệm vụ nhiêm vụ khác Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn UBND xã quan quản lý hành nhà nước địa phương có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm, lập dự toán thu chi ngân sách địa bàn, tổ chức thực ngân sách địa phương, quản lý sử dụng hợp lý có hiệu tài nguyên đất đai Tổ chức hướng dẫn thực chương trình kế hoạch phát triển ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tổ chức thực việc xây dựng tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp quản lý Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, giáo dục địa phương, xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hố thể dục thể thao, thực sách chế độ thương bệnh binh, gia đình liệt sỹ gia đình có cơng với nước, tổ chức tun truyền giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, thực công tác nghĩa vụ quân tuyển gọi công dân nhập ngũ theo kế hoạch thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an tồn xã hội địa phương, thực sách đại đồn kết dân tộc, chăm lo cơng tác xố đói giảm nghèo 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn Sơ đồ khối cấu máy tổ chức quản lý: Chủ tịch UBND xã (Phụ trách chung) Phó Chủ tịch (Phụ trách lĩnh vực văn hóa - xã hội) Phó Chủ tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) Cơng chức văn hóa - xã hội Cơng chức Tư pháp - hộ tịch Y tế Giáo dục, Đào tạo Cán dân - kế hoạch hóa gia đình Kế tốn - Tài Địa chính, nơng nghiệp, xây dựng môi trường Quân - An ninh Khuyến nơng, thú y Văn phịng Thống kê Hình 1.1.3 Sơ đồ máy tổ chức quản lý Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ phận: Chủ tịch UBND xã Bắc Sơn: Chủ tịch UBND xã người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, đồng thời UBND xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước Đảng ủy, HĐND xã UBND huyện Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác UBND, vắng mặt ủy quyền cho Phó chủ tịch chủ trì thay, đảm bảo việc chấp hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Nghị BCH Đảng HĐND xã ... ngày cao xã hội ngành Quản trị văn phòng mà việc bồi dưỡng kỹ năng, trình độ chun viên văn phịng ngày xem trọng nâng cao Là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng, em may mắn nhà... khách hàng LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, công tác Quản trị văn phòng dần khẳng định vị tầm quan trọng quan, tổ chức nói riêng xã hội nói chung Cơng tác Quản trị văn phịng đảm nhận nhiều cơng việc, thực... 10 2.1 Đặc điểm văn phòng Ủy ban nhân dân xã Bắc Sơn 10 2.1.1 Nguyên tắc bố trí văn phịng 10 2.1.2 Hình thức bố trí văn phòng 10 2.2 Đặc điểm nhân văn phòng Ủy ban nhân