Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CHI cục THUẾ bắc từ LIÊM

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 1 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 1 1. Khái quát về Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm 1 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan 1 2.1. Vị trí, chức năng 1 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2 2.3. Cơ cấu tổ chức 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ĐỘI HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TÀI VỤ 4 1. Chức năng 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức 6 4. Bản mô tả công việc của Đội trưởng Đội Hành chính Nhân sự Tài vụ 6 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 10 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 10 1.1. Đánh giá vai trò của Đội Hành chính Nhân sự Tài vụ trong việc tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm nhận hậu cần cho cơ quan 10 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 12 1.3. Công tác tổ chức Hội nghị của Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm 14 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Chi cục thuế Bắc Từ Liêm 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 16 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm 16 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Đội trưởng Đội Hành chính Nhân sự Tài vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 20 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 20 1.1. Mẫu lịch công tác tuần 20 1.2. Mẫu kế hoạch công tác tháng 21 1.3. Mẫu kế hoạch công tác năm 23 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 33 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 54 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 59 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 62 6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy của Đội Hành chính Nhân sự Tài vụ 65 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 66 1. Ưu điểm 66 1.1. Công tác Hành chính văn phòng 66 1.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ 67 1.3. Đội ngũ cán bộ 67 2. Nhược điểm 68 2.1. Tổ chức, phân công, sắp xếp nhân sự 68 2.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ 68 2.3. Trang thiết bị văn phòng 68 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 69 1. Về đội ngũ nhân sự 69 2. Về quy trình nghiệp vụ 69 3. Về trang thiết bị văn phòng 70 KẾT LUẬN 71 PHẦN III. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN III PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM .1 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 1 Khái quát Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan 2.1 Vị trí, chức .1 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ĐỘI HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ- TÀI VỤ .4 Chức Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức Bản mô tả công việc Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 10 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 10 1.1 Đánh giá vai trò Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ việc tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm nhận hậu cần cho quan .10 1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan .12 1.3 Công tác tổ chức Hội nghị Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm 14 1.4 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Chi cục thuế Bắc Từ Liêm 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 16 Khảo sát công tác văn thư 16 2.1 Mô hình tổ chức văn thư Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm 16 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ việc chỉ đạo thực công tác văn thư quan 17 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trư 19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM .19 Giúp quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 19 1.1 Mẫu lịch công tác tuần 19 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng .21 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 23 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trư” quan 33 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” quan 54 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 59 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan .62 Đánh giá cấu tổ chức, bộ máy Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ .65 PHẦN III 65 Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM 66 Ưu điểm 66 1.1 Công tác Hành văn phòng 66 1.2 Công tác Văn thư – Lưu trư 66 1.3 Đội ngũ cán bộ 67 Nhược điểm .67 2.1 Tổ chức, phân công, xếp nhân sự 68 2.2 Công tác Văn thư – Lưu trư 68 2.3 Trang thiết bị văn phòng .68 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 68 Về đội ngũ nhân sự 69 Về quy trình nghiệp vụ 69 Về trang thiết bị văn phòng 70 KẾT LUẬN 71 PHẦN III PHỤ LỤC PHẦN III PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong công cuộc xây dựng đất nước theo đường công nghiệp hóa – đại hóa, đất nước ta đã và hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới Vì vậy để bắt kịp với sự phát triển vũ bão kinh tế thị trường, chúng ta tiến hành đổi mới sâu sắc chế quản lý hành nhà nước mà đó đặc biệt là cải cách và phát triển công tác quản trị văn phòng, văn thư lưu trư Đó là hạt nhân hành đất nước và giá trị nó là thước đo hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước mọi thời kỳ Việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một chủ trương được nhà nước ta quan tâm hàng đầu Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành văn phòng cho quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội… Và trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nôi đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng chuyên ngành lĩnh vực Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Văn thư – Lưu trư…đáp ứng nhu cầu nhân sự cho bộ máy quan hành nhà nước doanh nghiệp tư nhân, tổ chức kinh tế, trị, xã hội khác Công tác quản trị văn phòng là công tác có tính động cao, có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Hiệu quả hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc một phần lớn vào công tác quản trị văn phòng Các nhà quản trị chỉ đề chiến lược, kế hoạch, chương trình công tác có tầm nhìn tốt có được thông tin xác hay là có người làm công tác văn phòng linh hoạt, nhạy bén Để làm tốt công tác văn phòng đòi hỏi người cán bộ phải nắm, hiểu kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ kỹ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản trị văn phòng, kỹ giao tiếp, thuyết trình, tổ chức hội nghị… đặc biệt là nắm bắt và hiểu biết sâu sắc hoạt động thực tiễn nghiệp vụ văn phòng Tuy nhiên, giưa lý luận và thực tiễn tồn một khoảng cách Được nhà trường tạo điều kiện cho thực tâp Đội Hành – Nhân sự - Tài vụ- Chi cục thuế Bắc Từ Liêm, em đã có hội học được nhiều điều bổ ích, rèn luyện Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được kỹ nghiệp vụ, sự nhanh nhạy công việc, phong cách làm việc khoa học Bên cạnh đó, với sự hướng dẫn tận tình lãnh đạo văn phòng và chuyên viên em đã xây dựng cho mình tư một nhà quản trị sở áp dụng lý thuyết được học ghế nhà trường Rút được điểm mạnh điểm yếu bản thân, để xác định cho mình phương hướng phấn đấu, hoàn thành tốt công việc mình tương lai Dưới là phần báo cáo tổng kết trình thực tập em Đội Hành – Nhân sự - Tài vụ - Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và anh chị cán bộ ở Đội Hành – Nhân sự - Tài vụ - Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm đã hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập bài báo cáo mình Do thời gian thực tập không nhiều với sự hạn chế lực bản thân nên bài báo cáo không tránh khỏi nhiều sai sót Vì vậy, em mong nhận được sự giúp đỡ thầy, cô để bài báo cáo em hoàn thiện nưa Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Doãn Chung Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM Khái quát Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm thức vào hoạt động kể từ ngày 01/4/2014 theo Nghị số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 Chính phủ điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm để thành lập quận và 23 phường thuộc TP Hà Nội; Quyết định Bộ Tài tổ chức lại Chi cục Thuế (CCT) huyện Từ Liêm Chi cục quản lý 3500 doanh nghiệp và 3300 hộ kinh doanh 13 phường với chỉ tiêu phấn đấu thu năm 2015 1000 tỷ đồng Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm có trụ sở đặt khu tái định cư tập trung Phúc Diễn, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ liêm, thành phố Hà Nội Tuy chỉ mới vào hoạt động được 01 năm Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm đã tổ chức thành công hội nghị đối thoại trực tiếp sách thuế cho gần 500 doanh nghiệp tiêu biểu, có số thu lớn, nộp thuế nhiều, xuất nhập khẩu, sử dụng nhiều lao động… Là đơn vị mới thành lập nên thời gian đầu, Chi cục chú trọng việc giới thiệu cấu bộ máy tổ chức Cơ quan Thuế, số điện thoại, đường dây nóng cần liên hệ Chi cục đề cao công tác tuyên truyền, đối thoại, coi là công tác trọng tâm để tháo gỡ vướng mắc khó khăn cho doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan 2.1 Vị trí, chức Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm là tổ chức trực thuộc Cục Thuế, có chức tổ chức thực công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và khoản thu khác Ngân sách nhà nước địa bàn quận Bắc Từ Liêm theo quy định pháp Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luật Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm là tổ chức có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có dấu riêng và được mở tài khoản Kho bạc nhà nước 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm thực nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm theo qui định Luật Quản lý thuế, luật thuế, qui định pháp luật khác có liên quan và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Tổ chức triển khai thực thống văn bản qui phạm pháp luật thuế, quy trình nghiệp vụ quản lý thuế địa bàn; - Tổ chức thực dự toán thu thuế hàng năm; phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế, tham mưu với cấp uỷ Đảng, quyền địa phương lập và thực dự toán thu ngân sách nhà nước; phối hợp với quan, đơn vị địa bàn để thực nhiệm vụ được giao; - Tổ chức thực nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quản lý Chi cục Thuế: đăng ký thuế, cấp mã số thuế, xử lý hồ sơ khai thuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, xoá nợ thuế, tiền phạt, lập sổ thuế, thông báo thuế, phát hành lệnh thu thuế và thu khác theo qui định pháp luật thuế; đôn đốc người nộp thuế thực nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước - Quản lý thông tin người nộp thuế; xây dựng hệ thống dư liệu thông tin người nộp thuế địa bàn; - Thực công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích sách thuế, hỗ trợ người nộp thuế thực nghĩa vụ nộp thuế theo quy định pháp luật; - Kiểm tra việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế, toán thuế và chấp hành sách, pháp luật thuế đối với người nộp thuế và tổ chức, cá nhân được uỷ nhiệm thu thuế; xử lý và kiến nghị xử lý đối với trường hợp vi phạm pháp luật thuế; giải khiếu nại, tố cáo thuế theo thẩm quyền; - Kiểm tra việc chấp hành trách nhiệm công vụ công chức thuế; giải khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc chấp hành nhiệm vụ, công vụ công Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức thuế; - Kiến nghị với quan thuế cấp vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật thuế, quy trình, quy định quan thuế cấp Báo cáo Cục thuế vướng mắc phát sinh vượt thẩm quyền giải Chi cục Thuế - Tổ chức thực công tác kế toán thuế, thống kê thuế; lập báo cáo kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành quan Thuế cấp trên, Ủy ban nhân dân đồng cấp và quan có liên quan; tổng kết đánh giá tình hình và kết quả công tác Chi cục Thuế; - Lập hồ sơ đề nghị khởi tố tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế; thông báo công khai phương tiện thông tin đại chúng đối với người nộp thuế vi phạm nghiêm trọng pháp luật thuế; - Được quyền ấn định thuế, xử lý vi phạm hành thuế, truy thu thuế; thực biện pháp cưỡng chế thi hành định hành thuế để thu tiền thuế nợ, tiền phạt vi phạm hành thuế; - Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền định miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, gia hạn thời hạn nộp thuế, khoanh nợ, giãn nợ, xoá tiền nợ thuế, tiền phạt theo quy định pháp luật; - Được quyền yêu cầu người nộp thuế cung cấp sổ kế toán, hoá đơn, chứng từ và hồ sơ tài liệu khác có liên quan đến việc tính thuế, nộp thuế; được yêu cầu tổ chức tín dụng, tổ chức, cá nhân khác có liên quan cung cấp tài liệu và phối hợp với quan thuế công tác quản lý thuế; - Đề nghị quan có thẩm quyền xử lý tổ chức, cá nhân không thực trách nhiệm phối hợp với quan thuế công tác quản lý thuế để thu tiền thuế vào ngân sách Nhà nước theo quy định pháp luật; - Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế; giư bí mật thông tin người nộp thuế; xác nhận việc thực nghĩa vụ thuế người nộp thuế có đề nghị theo quy định pháp luật; - Tổ chức tiếp nhận và triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghệ thông tin và phương pháp quản lý thuế đại vào hoạt động Chi cục Thuế - Quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thuế thuộc Chi cục Thuế; quản lý, lưu giư hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế và kinh phí, tài sản được giao theo quy định; - Thực nhiệm vụ khác được giao 2.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục thuế quận Băc Từ Liêm có cấu tổ bộ máy sau: - Chi cục trưởng - Chi cục phó - Các Đội thuế: Đội Tuyên truyền hỗ trợ - Ấn chỉ; Đội Tổng hợp nghiệp vụ dự toán - Kê khai - Kế toán thuế và Tin học; Đội Kiểm tra thuế; Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế; Đội Kiểm tra nội bộ; Đội Hành - Nhân sự - Tài vụ Đội Quản lý thu lệ phí trước bạ và thu khác; Đội thuế liên phường số Đội thuế liên phường số * Sơ đồ tổ chức bộ máy quan tại Phụ lục 01 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ĐỘI HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ- TÀI VỤ Chức Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực công tác hành chính, văn thư, lưu trư; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính; quản lý hậu cần nội bộ Chi cục Thuế quản lý Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 Xây dựng kế hoạch hàng năm đầu tư xây dựng sở vật chất, kinh phí hoạt động Chi cục Thuế hàng năm; Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trư; xây dựng và thực dự toán kinh phí, quản lý kinh phí hoạt động, trang thiết bị, phương tiện làm việc, trang phục, công tác hậu cần; thực nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp Chi cục Thuế; 2.3 Phối hợp với đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cho hội nghị, cuộc họp Lãnh đạo Chi cục Thuế; 2.4 Tổ chức triển khai thực quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức bộ máy Chi cục thuế, chế độ quản lý, sử dụng công chức thuế, lao động, tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng công chức thuế, công tác bảo vệ trị nội bộ Chi cục thuế theo phân cấp quản lý; 2.5 Đề xuất, kiến nghị cấp có thẩm quyền xem xét xử lý đối với cán bộ, công chức thuế vi phạm pháp luật, vi phạm quy định, quy trình quản lý thuế theo phân cấp quản lý cán bộ; 2.6 Tổ chức phong trào thi đua ngành, địa phương; theo dõi và tổng hợp công tác thi đua khen thưởng nội bộ Chi cục Thuế theo qui định; 2.7 Thực công tác phục vụ cho hoạt động nội bộ Chi cục Thuế; tổ chức công tác bảo vệ quan, tài sản, phòng cháy chưa cháy đảm bảo an toàn, vệ sinh quan; quản lý sở vật chất, phương tiện lại và tài sản công; phối hợp với phòng đôn đốc việc thực nội quy, quy chế và kỷ luật lao động; 2.8 Tổng hợp, báo cáo công tác nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trư, công tác quản lý tài chính, quản trị phạm vi Chi cục Thuế quản lý; 2.9 Tổ chức công tác bảo quản, lưu trư hồ sơ nghiệp vụ và văn bản pháp quy Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Đội và Chi cục Thuế theo quy định hành văn thư, lưu trư; 2.10 Thực nhiệm vụ khác Chi cục trưởng Chi cục Thuế giao Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ thuộc Chi cục thuế Bắc Từ Liêm có cấu tổ chức sau: - 01 Đội trưởng: Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chi cục trưởng Chi cục thuế Bắc Từ Liêm toàn bộ hoạt động Đội - 01 Văn thư- Lưu trư - 01 Kiểm thu viên - 01 Cán bộ - 01 Lái xe - 07 Cán bộ hợp đồng gồm: 02 tạp vụ và 05 bảo vệ * Sơ đồ cấu tổ chức Đội Hành chính- Nhân Sự- Tài vụ Phụ lục 02 Bản mô tả công việc Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ * Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên phòng tại Phụ lục 03 Sinh viên: Trần Doãn Chung CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Máy tính Bàn ghế Máy in 10 Quạt điện Máy photocopy 11 Máy scan Điện thoại 12 Cây nước nóng lạnh Giá đựng tài liệu 13 Tủ ngăn kéo nhỏ Tủ lưu trư hồ sơ, tài liệu 14 Cây xanh Máy điều hòa 15 Máy fax Đèn chiếu sáng 16 Máy hủy tài liệu Nhận xét mô hình văn phòng: Mô hình văn phòng bố trí cán bộ nhân viên ngồi chung một phòng làm việc sẽ giúp thành viên Đội gắn kết với nhau, tăng sự cạnh tranh tinh thần đoàn kết, tương trợ lẫn Ngoài ra, văn phòng được bố trí thêm xanh tạo sự thư giãn cho cán bộ nhân viên lúc làm việc mệt mỏi Một văn phòng đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời nó sẽ giúp cho nhà quản lý thoát khỏi công việc hành mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ mình tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao - Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ hành và thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan và công dân, cải tiến thủ tục hành - Giúp cho việc giải mọi công việc quan được nhanh chóng và xác có suất và chất lượng đúng đường lối sách nguyên tắc và chế độ - Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan một cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp Sinh viên: Trần Doãn Chung 64 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công cuộc đổi mới Tuy nhiên, để thực được mô hình này cần tốn nhiều tiền bạc và thời gian Vì vậy là một vấn đề khó khăn đối với quan triển khai mô hình văn phòng đại này Đánh giá cấu tổ chức, bộ máy của Đội Hành chính- Nhân sựTài vụ Cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng là vấn đề được quan tâm hàng đầu quan tổ chức Có phân công đúng người đúng việc thì mới thu được hiệu quả lao động tối đa, phát huy lực cá nhân cán bộ nhân viên Tại Đội Hành chính- Nhân sự – Tài vụ, việc phân công bố trí cán bộ tùy trình độ với công việc cụ thể và nơi làm việc hợp lý đã tạo hiệu quả định công việc Đội nói riêng và Chi cục thuế nói chung: Lãnh đạo Đội là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm lâu năm quản trị văn phòng và kế toán Đảm bảo thực tốt công tác tổ chức và công tác kế toán cho quan Cán bộ văn thư- lưu trư là người có trình độ đại học văn thư lưu trư và công tác lâu năm nghề nên công tác văn thư- lưu trư quan từ trước đến hoạt động nhịp nhàng, chưa xảy điều gì đáng lo ngại Các cán bộ còn lại được phân công công việc phù hợp với khả và trình độ nên đáp ứng được nhu cầu công việc Đảm bảo công việc được giao hoàn thành tốt Nhìn chung cấu tổ chức bộ máy Đội đã tận dụng được tối đa kiến thức kỹ cán bộ công chức, viên chức Đây là sự cấu tổ chức bộ máy hợp lý, đúng người, đúng việc Điều đó tạo tâm lý thoải mái, hưng phấn làm việc cho cán bộ, phát huy được lợi và lực bản thân, đem lại hiệu quả cao công việc thúc đẩy được tinh thần phấn đấu không ngừng để đóng góp cho mục tiêu chung Chi cục Tuy nhiên, sự cấu tổ chức bộ máy vẫn còn một số hạn chế như: cán bộ văn thư chỉ có một người nên cán bộ này nghỉ đột xuất sẽ không có thay Vì vậy cần biên chế thêm một cán bộ văn thư- lưu trư nưa để công việc đảm bảo không bị dồn đọng PHẦN III Sinh viên: Trần Doãn Chung 65 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM Trong thời gian thực tập, với sự tìm hiểu và thực tế làm một số nghiệp vụ văn phòng em đã củng cố, thu hẹp được khoảng cách giưa lý luận và thực tiễn và nâng cao được tố chất một nhà quản trị văn phòng Với kết quả thu được em có một vài nhận xét, đánh giá chung công tác hành văn phòng Chi cục thuế Bắc Từ Liêm sau: Ưu điểm 1.1 Công tác Hành văn phòng Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp đỡ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề nối làm việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo Chính vì vậy việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức cần được sự quan tâm đặc biệt Nhận thấy được vị trí công tác văn phòng đối với quan nên Chi cục Thuế Bắc Từ liêm đã quan tâm, chú trọng đến công tác văn phòng, đầu tư mua sắm trang thiết bị đại phục vụ tốt cho trình làm việc cán bộ văn phòng Cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư – lưu trư đã hoàn thành tốt nhiệm vụ mình Trong công tác văn thư lưu trư cán bộ đã tiến hành đầy đủ khâu nghiệp vụ trọng công tác văn thư theo đúng quy trình tổ chức quản lý và giải văn bản đi, tổ chức quản lý văn bản đến, tổ chức quản lý và sử dụng dấu, lập hồ sơ hành bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm và sự sáng tạo bản thân giúp cho công tác giải công văn, giấy tờ Chi cục được thực tốt 1.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ Sinh viên: Trần Doãn Chung 66 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán bộ văn thư Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm là người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao và đã công tác Chi cục Từ Liêm 10 năm nên công tác văn thư quan được giải nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn giấy tờ Chi cục được lưu thông Nếu chuyên viên Đội thuế sau soạn thảo văn bản có sai sót thì cán bộ văn thư sẽ kịp thời sửa ngay, vậy không có sai sót đáng kể nào xảy Đồng thời việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và bảo mật giúp công việc được giải nhanh chóng, xác, đáp ứng yêu cầu Chi cục Việc tổ chức quản lý giải văn bản đi, văn bản đến; quản lý và sử dụng dấu; lập hồ sơ và lưu hồ sơ được thực một cách chặt chẽ, tuân thủ theo đúng quy định Văn thư – Lưu trư Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trư nhà nước 1.3 Đội ngũ cán Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, sáng tạo, tích cực học hỏi, có trách nhiệm công việc được giao và có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực mình phụ trách Bên cạnh đó, được sự quan tâm lãnh đạo, cán bộ chuyên viên thường xuyên được tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ ngoại ngư và tin học Nhờ đó mà chất lượng cán bộ ngày càng được cải thiện góp phần nâng cao suất công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đa số cán bộ, chuyên viên thực tốt nội quy, quy định quan đề Có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hành lãnh đạo cấp trên, tích cực tham gia hoạt động, phong trào quan và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giưa thành viên quan Nhược điểm Sinh viên: Trần Doãn Chung 67 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tổ chức, phân công, sắp xếp nhân Mặc dù hầu hết cán bộ, chuyên viên Chi cục được phân công làm việc theo chuyên môn, nghiệp vụ có một số vị trí phải đảm nhiệm nhiều công việc một lúc dẫn đến số lượng công việc bị chồng chéo, có không giải kịp thời Ví dụ: - Vị trí Đội trưởng đội Hành – Nhân sự - Tài vụ vừa phải phụ trách chung lại vừa phải làm Kế toán trưởng quan nên khối lượng công việc lớn và bị chồng chéo, Đội trưởng thường phải làm thêm giờ để giải hết công việc 2.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ Trong trình soạn thảo văn bản vẫn còn sai sót nhỏ thể thức văn bản và tượng trùng số văn bản vẫn xảy Công tác lập hồ sơ công việc cán bộ chuyên môn còn có một số hạn chế quy trình: tài liệu hồ sơ lộn xộn, không xếp và biên mục tài liệu hồ sơ gây khó khan và thời gian cho cán bộ lưu trư Chi cục chưa ban hành quy chế công tác văn thư- lưu trư nên công việc còn nhiều hạn chế 2.3 Trang thiết bị văn phòng Mặc dù trang thiết bị văn phòng mới vẫn chưa đầy đủ Văn phòng cần được trang bị thêm máy hủy tài liệu để phục vụ tốt cho công tác hành văn phòng, đảm bảo bí mật, nhanh chóng, xác và hiệu quả Do máy móc, trang thiết bị mới, có chất lượng cao nên vận hành tốt, chưa xảy trục trặc, hỏng hóc, điều đó góp phần giúp cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc mình một cách thuận lợi Tuy nhiên, việc trang thiết bị đại còn chưa gắn liền với việc tập huấn kỹ sử dụng nên vẫn còn một số cán bộ chưa biết sử dụng máy photo hay chưa thành thạo tin học văn phòng II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, Sinh viên: Trần Doãn Chung 68 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM Với sự phát triển phức tạp, đại, nhanh chóng và sự đòi hỏi ngày càng cao công việc Đặc biệt là công tác hành văn phòng, chúng ta cần phải không ngừng cải cách, xây dựng mô hình Văn phòng đại để đáp ứng được nhu cầu thời đại Do vậy, từ ưu điểm và nhược điểm trên, em xin có một vài ý kiến nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm sau: Về đội ngũ nhân sự - Bổ sung nhân sự đúng chuyên môn vào vị trí còn trống hoặc vị trí mà cán bộ chuyên môn khác phải đảm nhiệm để tránh sự tải, chồng chéo công việc Cụ thể là bổ sung thêm một vị trí Kế toán trưởng và một cán bộ Văn thư – Lưu trư để giảm bớt gánh nặng công việc cho Đội trưởng Đội Hành – Nhân sự và Lưu trư viên - Kiểm tra định kỳ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, chuyên viên nhằm đưa đánh giá để bồi dưỡng kịp thời hoặc bố trí sang vị trí khác phù hợp với lực - Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ nhận thức cán bộ, chuyên viên; cử cán bộ, chuyên viên học lớp nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tin học, tiếng anh để bắt kịp với xu thời đại - Tổ chức đợt thi đua, khen thưởng để cổ vũ tinh thần làm việc, tạo sự phấn đấu hoàn thành tốt công việc được giao cán bộ, chuyên viên Về quy trình nghiệp vụ - Cần có quy định cụ thể nghiệp vụ, quy trình tổ chức để giải công việc một cách trình tự và khoa học - Cần cập nhật và sử dụng thêm phần mềm quản lý văn bản, quản lý nhân sự, quản lý tài chính….để quản lý văn bản – đến, quản lý nhân sự, quản lý tài và hoạt động quan được đơn giản, dễ dàng, thuận tiện - Do khối lượng văn bản Chi cục ban hành và nhận được một ngày nhiều nên văn bản – đến cần được giải nhanh chóng, có trình Sinh viên: Trần Doãn Chung 69 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tự, hệ thống theo quy định để tránh tình trạng văn bản dồn đọng lộn xộn làm thời gian xếp lại và gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác tài liệu - Cần đầu tư cho công tác lưu trư, trang bị cho kho lưu trư, dụng cụ và phương tiện bảo quản hồ sơ tài liệu bố trí một kho lưu trư đủ tiêu chuẩn, mua thêm tủ, vải áo mưa để bảo quản hồ sơ tài liệu… Về trang thiết bi văn phòng - Cần trang bị thêm máy hủy tài liệu cho văn phòng giúp công việc được giải thuận tiện, nhanh chóng, xác, bảo mật mang lại hiệu quả cao - Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng nhằm tránh hư hỏng gây sự chậm chễ, đình trệ công việc - Hướng dẫn sử dụng cho cán bộ chưa thành thạo trang thiết bị văn phòng Sinh viên: Trần Doãn Chung 70 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác Hành văn phòng là nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm giải nhanh chóng, xác, kịp thời tránh được sai sót có thể xảy Đặc biệt là trước yêu cầu xây dựng tiến bộ hơn, đại tình hình đất nước Khoảng thời gian thực tập là khoảng thời gian quan trọng và bổ ích với bản thân em, giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng được kiến thức đã học vào thực tế Qua đó em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu, nhìn nhận công tác văn phòng được bao quát, toàn diện hơn, học hỏi được kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Sau thực tập, em cảm thấy yêu nghề và tin tưởng vào sự lựa chọn nghề nghiệp mình Báo cáo thực tập ngành nghề là kết quả khảo sát trung thực em thực tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót Vậy em kính mong anh chị Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm, thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chỉ bảo, góp ý, nhận xét để bài Báo cáo thực tập em được hoàn thiện Một lần nưa em xin chân thành cám ơn thầy giáo, cô giáo Khoa, Trung tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội và và cán bộ Chi cục thuế Bắc Từ Liêm đã tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập ngành nghế này./ Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Doãn Chung Sinh viên: Trần Doãn Chung 71 CĐ Quản trị Văn phòng K7A Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Nhưng nội dung thực tập được tổng kết báo cáo, nhiên để thể một cách rõ ràng nội dung, kiến thức thu nhận và công việc đã thực hành trình thực tập em xin đưa phụ lục để cụ thể hóa báo cáo mình Phần phụ lục gồm: 01- Sơ đồ tổ chức bộ máy Chi cục thuế Bắc Từ Liêm 02- Sơ đồ cấu tổ chức Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ 03- Bản phân công công việc lãnh đạo và nhân viên Đội Hành chínhNhân sự- tài vụ 04- Quy chế làm việc Chi cục thuế bắc Từ Liêm 05- Công văn số 1860/CCT-HC ngày 23 tháng năm 2015 việc thực trao đổi văn bản qua thư điện tử nội bộ 06- Phiếu nhận xét và Nhật ký thực tập Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm Chi cục Trưởng Chi cục Phó Đội quản lý thu lệ phí trước bạ và thu khác Đội tuyên truyền hỗ trợ - ấn chỉ Sinh viên: Trần Doãn Chung Chi cục Phó Đội Kiểm tra thuế Đội Hành Nhân sự Tài vụ Đội kiểm tra nội bộ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Đội tổng hợp nghiệp vụ dự toán - Kê khai kế toán thuế và tin học Đội quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế Đội thuế liên phường số Đội thuế liên phường số Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức của Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ Đội trưởng phụ trách chung Tạp vụ Cán bộ Sinh viên: Trần Doãn Chung Lưu trư viên Kiểm thu viên Lái xe Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Ban bảo vệ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Đội Hành chính - Nhân sự- tài vụ Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Quy chế làm việc của Chi cục thuế bắc Từ Liêm Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Công văn số 1860/CCT-HC ngày 23 tháng năm 2015 về việc thực hiện trao đổi văn bản qua thư điện tử nội bộ Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Phiếu nhận xét và Nhật ký thực tập Sinh viên: Trần Doãn Chung Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A