Làm việc trong văn phòng suốt 8 tiếng một ngày là một khoảng thời gian dài khiến các cán bộ nhân viên văn phòng mất khá nhiều sức lực. Vì vậy để
tăng sự hào hứng, cảm giác thoải mái, mĩnh mẫn cho cán bộ nhân viên văn phòng việc bố trí một văn phòng làm việc hiện đại là vô cùng cần thiết. Văn phòng hiện đại là văn phòng của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.Văn phòng hiện đại không chỉ đơn giản là
chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc hiện đại không chỉ yêu cầu phải tiện dụng mà còn phải đáp ứng hiệu quả thẩm mỹ và thể hiện tinh thần làm việc của cơ quan.
Nhìn chung không gian văn phòng làm việc của Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm tương đối rộng, đầy đủ và gọn gàng. Cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trên bàn làm việc rất khoa học, thuận tiện cho cán bộ trong khi làm việc. Các tủ đựng hồ sơ để gần bàn làm việc nên cán bộ có thể nhanh chóng cũng như dễ dàng tra tìm hay lưu hồ sơ. Bên cạnh đó, các trang thiết bị đều còn mới và hiện đại nên công việc khá trôi chảy, không xảy ra tình trạng hỏng hóc, trục trặc máy móc.
Tạo ra không gian làm việc độc lập, yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ.
Tuy nhiên, do văn phòng không có nhiều cửa sổ nên trong phòng không được thoáng và thiếu ánh sáng, luôn luôn phải bật đèn điện, điều hòa và quạt máy nên em đã bố trí thêm cây xanh để giảm bớt sự khô cứng trong văn phòng, tạo tinh thần làm việc thư thái cho các cán bộ.
Dựa trên điều kiện cấu trúc văn phòng thực tế của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm em xin xây dựng một mô hình văn phòng hiện đại nhằm cải tiến công tác hành chính văn phòng trong cơ quan. Mô hình văn phòng này là mô hình văn phòng làm việc hiện đại cả về trang thiết bị văn phòng và công tác văn phòng.
Trang thiết bị văn phòng gồm: máy tính, máy in laser, máy fax, máy hủy tài liệu, máy photocopy, máy scanner, điện thoại, máy ghi âm, ghi hình, bàn ghế
các loại, tủ giá đựng tài liệu, văn phòng phẩm ( cặp ba dây, hộp đựng hồ sơ, dập ghim, đục lỗ, các loại phong bì, bút, giấy, kẹp giấy, mực in….)
Hiện đại hóa công tác văn phòng:
- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng
- Tin học hóa công tác văn phòng: sử dụng mạng nội bộ và mạng internet để trao đổi công việc hàng ngày.
- Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính.
Chú thích sơ đồ:
3 6
9 9
9 9
6
12 6
9 9
9
11 1
2 5
4
4 1
5 5
7
10 10
8
8
10
8 8
Cửa ra vào
9 9
9
4 1
5
11
89 6
WC
13 14
14 13
2
7
14
14
6 7
95
14
10 15 16
1 4
10 14
1. Máy tính 2. Máy in
3. Máy photocopy 4. Điện thoại
5. Giá đựng tài liệu
6. Tủ lưu trư hồ sơ, tài liệu 7. Máy điều hòa
8. Đèn chiếu sáng
9. Bàn ghế 10. Quạt điện 11. Máy scan
12. Cây nước nóng lạnh 13. Tủ ngăn kéo nhỏ
14. Cây xanh 15. Máy fax
16. Máy hủy tài liệu
Nhận xét về mô hình văn phòng:
Mô hình văn phòng bố trí các cán bộ nhân viên ngồi chung một phòng làm việc sẽ giúp các thành viên trong Đội gắn kết với nhau, tăng sự cạnh tranh cũng như tinh thần đoàn kết, tương trợ lẫn nhau. Ngoài ra, văn phòng được bố
trí thêm cây xanh cũng tạo sự thư giãn cho cán bộ nhân viên trong nhưng lúc làm việc mệt mỏi.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi nhưng công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhưng nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có năng suất và chất lượng đúng đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
- Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp
phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Tuy nhiên, để thực hiện được mô hình này cần tốn khá nhiều tiền bạc và
thời gian. Vì vậy đây cũng là một vấn đề khó khăn đối với cơ quan nếu triển khai mô hình văn phòng hiện đại này.
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy của Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ
Cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu của mỗi cơ quan tổ chức. Có phân công đúng người đúng việc thì mới thu được hiệu quả lao động tối đa, phát huy năng lực cá nhân của cán bộ nhân viên.
Tại Đội Hành chính- Nhân sự – Tài vụ, việc phân công bố trí cán bộ tùy trình độ với nhưng công việc cụ thể và nơi làm việc hợp lý đã tạo ra hiệu quả
nhất định trong công việc của Đội nói riêng và của Chi cục thuế nói chung:
Lãnh đạo Đội là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm lâu năm về quản trị văn phòng và kế toán. Đảm bảo thực hiện tốt công tác tổ chức và
công tác kế toán cho cơ quan.
Cán bộ văn thư- lưu trư là người có trình độ đại học về văn thư lưu trư và
công tác lâu năm trong nghề nên công tác văn thư- lưu trư của cơ quan từ trước đến nay luôn hoạt động nhịp nhàng, chưa xảy ra điều gì đáng lo ngại.
Các cán bộ còn lại đều được phân công công việc phù hợp với khả năng và trình độ nên luôn đáp ứng được nhu cầu công việc. Đảm bảo các công việc được giao đều hoàn thành tốt.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức bộ máy của Đội đã tận dụng được tối đa nhưng kiến thức cũng như kỹ năng của cán bộ công chức, viên chức. Đây là sự
cơ cấu tổ chức bộ máy rất hợp lý, đúng người, đúng việc. Điều đó tạo tâm lý
thoải mái, hưng phấn làm việc cho cán bộ, phát huy được lợi thế và năng lực bản thân, đem lại hiệu quả cao trong công việc cũng như thúc đẩy được tinh thần phấn đấu không ngừng để đóng góp cho mục tiêu chung của Chi cục.
Tuy nhiên, sự cơ cấu tổ chức bộ máy như hiện tại vẫn còn một số hạn chế như: cán bộ văn thư chỉ có một người nên khi cán bộ này nghỉ đột xuất sẽ không có ai thay thế. Vì vậy cần biên chế thêm một cán bộ văn thư- lưu trư nưa để
công việc luôn đảm bảo không bị dồn đọng.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC