II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm
Công tác văn thư của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm được đặt dưới sự lãnh đạo của Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của Chi cục.
Công tác văn thư tại đây được tổ chức theo mô hình tập trung, cán bộ Văn thư chuyên trách với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ, chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu về công tác văn thư chung cả cơ quan; mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận Văn thư. Sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản vào sổ và trên phần mềm quản lý văn bản thì văn bản sẽ được trình lên Lãnh đạo Chi cục. Lãnh đạo xem xét văn bản, chỉ đạo thực hiện và theo dừi quỏ trình xử lý văn bản của cỏc đơn vị.
Tuy nhiên, mô hình tổ chức công tác văn thư của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm vẫn tồn tại nhưng ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
- Do tổ chức theo mô hình tập trung nên việc quản lý và làm thủ tục ban hành cỏc văn bản của cơ quan được cụ thờ̉, rừ ràng, logic.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành đều phải qua cán bộ văn thư kiểm tra nên nhìn chung rất hiếm khi xảy ra sai sót.
- Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo bí mật, có
trách nhiệm cao trong công việc nên công tác văn thư của cơ quan rất thuận lợi, trôi chảy.
- Bộ phận văn thư đã ứng dụng thông tin vào việc quản lý văn bản nên toàn bộ văn bản do các đơn vị trong cơ quan ban hành đều được quản lý chặt chẽ.
- Việc tiếp nhận, chuyển giao văn bản qua email đã làm thông tin được chuyển đi nhanh chóng, chính xác, giảm được khối lượng giấy tờ rất lớn tại Chị cục.
Nhược điểm:
- Cán bộ văn thư tại chi cục còn phải kiêm nhiệm lưu trư viên nên đôi khi công việc bị chồng chéo, khối lượng công việc khá nhiều.
- Vì các đơn vị trong cơ quan đều có thể soạn thảo văn bản nên đôi lúc khó khăn trong việc quản lý văn bản đi, văn bản gốc có thể bị thất lạc.
- Do khối lượng văn bản, giấy tờ ở Chi cục Thuế Bắc Từ Liêm mỗi ngày có quá nhiều nên việc chỉ có một cán bộ văn thư là sự thiếu hụt về nhân sự. Bởi khi cán bộ văn thư này nghỉ sẽ không có ai thay thế, ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
Trên đây là nhận xét của em về mô hình tổ chức Văn thư của Chi cục thuế Bắc từ Liờm. Qua đó thấy được mụ hình tổ chức văn thư của cơ quan rất rừ ràng, cụ thể, hợp lý và đảm bảo được công tác văn thư tại cơ quan. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại nhưng hạn chế cần khắc phục để công tác văn thư phát huy hơn nưa vai trò và vị trí vốn có của nó.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ là một cán bộ có trách
nhiệm vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức, quản lý và thực hiện công tác văn thư cơ quan. Đội trưởng chính là cánh tay hỗ trợ đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan thực hiện hướng dẫn, triển khai công tác văn thư cơ quan một cách chính xác và hiệu quả. Cụ thể, Đội trưởng đã thực hiện rất tốt nhưng trách nhiệm như sau:
- Xem xét, phổ cập các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước hay Cục thuế ban hành quy định về công tác văn thư đồng thời xem xét, kiểm tra tình hình công tác văn thư thực tế của cơ quan, từ đó tham mưu cho lãnh đạo cơ quan để có các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời.
- Tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác văn thư theo quy định, tiến hành nhân bản và phát hành văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn đến các đơn vị phòng, ban trực thuộc công ty.
- Xem xét thể thức và nội dung văn bản khi cán bộ cấp dưới gửi lên và ký
Thừa lệnh các văn bản có liên quan đến công tác văn thư khi lãnh đạo cơ quan yêu cầu.
- Giám sát, chỉ đạo cán bộ Văn thư thực hiện công tác văn thư một cách nghiệm túc và đúng theo các quy định của Nhà nước như:
+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cảu Chính phủ quy định về công tác văn thư.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về kỹ thuật soan thảo văn bản.
Nhờ đó, lãnh đạo cơ quan đã ban hành ra các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư có hiệu quả cao. Ví dụ như Công văn số 1860/CCT-HC ngày 23 tháng 3 năm 2015 về việc thực hiện trao đổi văn bản qua thư điện tử trong nội bộ (Phụ lục 05). Điều đó đã giúp cho công tác văn thư cơ quan được diễn ra một cách khoa học, giảm bớt gánh nặng giấy tờ, nhanh chóng và hiệu
quả.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trư
Thực tế cho thấy Chi cục thuế Bắc Từ Liêm là cơ quan mới thành lập đầu năm 2014, nên khối lượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động chưa nhiều, do đó bô phận Lưu trư hiện hành do cán bộ văn thư kiêm nhiệm và được bảo quản tại bộ phận Văn thư dưới dự quản lý của Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ với điều kiện tốt nhất.
Tuy chưa ban hành văn bản chỉ đạo nào về công tác lưu trư nhưng ban lãnh đạo Chi cục đã quan tâm tới công tác lưu trư bằng việc thường xuyên tổ chức cho cán bộ văn thư- lưu trư tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trư, kiểm tra kết quả thực hiện công tác lưu trư và chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trư của nhà nước, Tổng cục thuế và Cục Văn thư và Lưu trư nhà nước gồm:
- Pháp lệnh lưu trư quốc gia ngày 04/4/2011.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác lưu trư.
- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 quy định mức kinh tế- kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trư và vệ sinh tài liệu lưu trư nền giấy.
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trư nhà nước về việc hướng dẫn hủy tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 1138TCT/QĐ-HC ngày 04 tháng 8 năm 2003 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế.
Nhìn chung, công tác lưu trư của Chi cục thuế Bắc Từ Liêm đã và đang được thực hiện rất nề nếp. Nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của Ban lãnh đạo Chi cục cũng như Đội trưởng Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ, công tác lưu trư của Chi cục đã thêm phát triển, ổn định và có chất lượng ngày một cao hơn.
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lich công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
1.1. Mẫu lịch công tác tuần
CHI CỤC THUẾ BẮC TỪ LIÊM
Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIậ́T NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Bắc Từ Liêm, ngày 18 tháng 4 năm 2015