Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CHI cục văn THƯ lưu TRỮ THÀNH PHỐ hà nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 B.TRANG THÔNG TIN. 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội: 4 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội. 4 1.1. Vị trí, Chức năng: 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 2.Tổ chức, bộ máy và biên chế: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) 6 1. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.1. Chức năng 6 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp 8 2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp: 8 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 11 1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 12 1.2.1. khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ 12 1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 14 1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục 14 1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 14 2.Khảo sát về công tác văn thư 16 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 17 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 20 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang và năm. 20 1.1. Công tác tuần 20 1.2.Lịch công tác tháng 20 1.3. Kế hoạch công tác năm 21 2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 21 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 42 4. Xây dựng trình tổ chức hội nghị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 48 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 48 6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I.Nhận xét 51 1.1.Ưu điểm 51 1.2.Nhược điểm 52 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 53 KẾT LUẬN 55 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

B.TRANG THÔNG TIN 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4

I Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội: 4

1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 4

1.1 Vị trí, Chức năng: 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 4

2.Tổ chức, bộ máy và biên chế: 5

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp - Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) 6

1 Chức năng, nhiệm vụ 6

1.1 Chức năng 6

1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.3 cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp 8

2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp: 8

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội 11

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chính- Tổng hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội 11

1.1 đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 11

1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 12

1.2.1 khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ 12

1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 13

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 14

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục 14

1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 14

2.Khảo sát về công tác văn thư 16

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16

2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 17

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ 18

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 20

1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang và năm 20

1.1 Công tác tuần 20

1.2.Lịch công tác tháng 20

1.3 Kế hoạch công tác năm 21

2 Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 21

3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ .42 4 Xây dựng trình tổ chức hội nghị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 48

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 48

6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ 49

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51

I.Nhận xét 51

1.1.Ưu điểm 51

1.2.Nhược điểm 52

II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 53

KẾT LUẬN 55 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng có vai trò quan trọngtrong cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy

sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn

và hiệu quả đạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòngkhông chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phầnvào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước Việt Nam đã từngbước tiến hội nhập với nền kinh tế bên ngoài nên ngành Quản trị Văn phòng làmột ngành khá quan trọng trong xu hướng xã hội hiện nay

Lời đầu tiên cho phép em được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy, côgiáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt các thầy cô giáo trong khoa Quảntrị Văn phòng : thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng ,…đã trang bị cho

em những kiến thức bổ ích trong suốt thời gian em học tập tại trường để em cónền tảng lý thuyết cần thiết cho hoạt động thực tiễn

Qua gần hai tháng thực tập tại phòng Hành Chính Tổng Hợp -Chi CụcVăn thư –Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụ thành phố Hà Nội, được sự quan tâmchỉ bảo tận tình của các cán bộ trong phòng đặc biệt là chú Lưu Quang Đạttrưởng phòng Hành chính-Tổng hợp và anh Đặng Văn Đinh – cán bộ Văn thư,người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian em thực tập tại cơ quan, tuy thờigian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những bài học kinhnghiệm thực tế quý giá để bổ xung vào phần chuyên môn nghiệp vụ của mình,qua đó đã giúp bản thân em học hỏi được nhiều kiến thức thực tế, kỹ năngnghiệp vụ phát sinh trong quá trình làm việc, cách giải quyết những tình huốngtrong công việc, bản thân cũng đã phần nào tham gia vào công việc chung, cơbản của văn phòng, và qua đó cũng rút ra cho bản thân mình những kinh nghiệmđáng có mà không tác giả nào, thầy cô nào có thể truyền đạt hết

Được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô và các cán bộ trong cơ quan

em đã hoàn thành bài báo của mình với những phần như sau:

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂNTHƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNHCỦACHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Trong thời gian làm báo cáo, khó tránh khỏi những thiếu sót, một làn nữakính mong trưởng phòng hành chính – tổng hợp, các cán bộ trong cơ quan vàthầy, cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đóng góp ý kiến để bài báo cáothực tập của em được hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2013

Sinh viên

Nguyễn Thị Mai Phương

B.TRANG THÔNG TIN.

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

1 Họ và tên: Nguyễn Thị Mai Phương

THÔNG TIN CƠ QUAN KIẾN TẬP

1 Tên cơ quan đơn vị: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

2 Điện thoại: 0437736750

3 Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng – Đống Đa- Hà Nội

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP

1 Họ và tên: Đặng Văn Đinh

2 Chức vụ: Cán bộ Văn thư

3 Nơi công tác: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội

4 Số điện thoại: 0985983388

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC

VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

I Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội:

1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội.

Ngày 9/9, Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thế Thảo vừa ký Quyếtđịnh số 4415/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội

vụ thành phố Hà Nội

Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập trên cơ sở hợp nhấtPhòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc SởNội vụ thành phố Hà Nội Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, cótài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp theoquy định của pháp luật Trụ sở của Chi cục được đặt tại số 20, phố Huỳnh ThúcKháng, quận Đống Đa

1.1 Vị trí, Chức năng:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội Vụ có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội Vụ, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước vềcông tác văn thư lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạtđộng của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàngnăm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định vềvăn thư, lưu trữ;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Xây dựng công

cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư lưu trữ; Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về vănthư, lưu trữ;Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện công tác thiđua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của tỉnh:

- Hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ,tài liệu;

- Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế và bảo hiểmtài liệu lưu trữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

2.Tổ chức, bộ máy và biên chế:

Chi cục Văn thư Lưu trữ có 01 Chi cục trưởng và 02 phó chi cụctrưởng.và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cơcấu tổ chức và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộcChi cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ

Các phòng chức năng:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp;

- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

- Phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu;

- Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

(Xem phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội)

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp - Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội)

1 Chức năng, nhiệm vụ

1.1 Chức năng

Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị thuộc Chi Cục Văn thư – Lưutrữ, thực hiện chức năng tổ chức các hoạt động chung của Chi Cục; có chứcnăng tham mưu, tổng hợp giúp Lãnh đạo Chi Cục phối hợp các hoạt động chunggiữa các phòng chuyên môn trong Chi cục Văn thư –Lưu trữ; Làm đầu mối quan

hệ với các đơn vị khác theo sự phân công của Lãnh đạo Chi Cục; thực hiện côngtác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện côngtác tổ chức, hành chính, quản trị đối với Chi Cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảotính thống nhất, liên tục và đạt hiệu quả

Tham mưu giúp Lãnh đạo Chi Cục thực hiện chức năng quản lý, công tác

tổ chức viên chức - lao động thực thi công vụ, đào tạo, phát triền nguồn nhânlực, tiền lương, nâng ngạch, bậc công chức, viên chức, thi đua, khen thưởng, bảo

vệ chính trị nội bộ đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi Cục theoquy định của Pháp luật

1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu về công tác tổ chức và cán bộ, thực hiện chế độ tiền lương,chính sách và chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức; tham mưu về công tác tổchức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ thuộc phạm viquản lý của Chi Cục theo quy định của pháp luật Tham mưu thực hiện công tácthi đua khen thưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản của Chi Cụctheo quy định của Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ;

Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnhđạo Chi Cục và đôn đốc thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ chức thực hiện cáccông tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Chi Cục; xây dựng

các quy chế của Chi Cục và theo dõi thực hiện sau khi được ban hành;

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho các hội nghị, cuộc họpcủa Chi Cục;

Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật,phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường trong Chi Cục;

*Các nhiệm vụ cụ thể

a) Công tác thông tin tổng hợp, báo cáo.

- Chủ trì, phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch, chương trình nhiệm

vụ công tác dài hạn, 5 năm, hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiệnnhiệm vụ công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ, thực hành tiết kiệm,chống lãng phí, chống tham nhũng của Chi cục;

- Đôn đốc các phòng thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, tổnghợp, báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, một năm và theochuyên đề;

- Chủ trì phối hợp với các phòng xây dựng các quy trình thực hiện côngviệc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn TCCLVN ISO 9001 – 2008 trong Chi cục

- Quản lý biên chế lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sáchcủa nhà nước đối với công chức, viên chức, nhân viên theo phân caaos của Sở

và quy định của pháp luật hiện hành;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, nhân viên theo quy định

c) Công tác hành chính – quản trị.

- Tổ chức thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụngcon dấu và chế độ bảo mật theo quy định của Pháp luật;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…;

- Công tác bảo vệ, an ninh cơ quan, trật tự an toàn, hướng dẫn khách đếnlàm việc…;

- Duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo

cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, sử dụng ô tô, cấp phát xăng,dầu…phục vụ cho hoạt động của cơ quan;

- Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, côngtác vệ sinh môi trường…;

d) Công tác hành chính.

- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản và các trang thiết bị của Chicục theo đúng luật ngân sách và các quy định của Nhà nước ( lập kế hoạch, tổnghợp báo cáo thu, chi ngân sách, mua sắm tài sản, kiểm kê tài sản…);

- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện Đề ánkhoán biên chế và chi phí hành chính của Chi cục

* Phòng Hành chính – Tổng hợp được tổ chức và làm việc theo chế độThủ trưởng, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng về toàn bộcông việc của Phòng Phối hợp với các phòng trong Chi cục và các cơ quan khác

để giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Phòng; đôn đốccác phòng thực hiện nhiệm vụ theo sự điều hành của Chi cục Trưởng

1.3 cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp

Phòng Hành chính – Tổng hợp Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hà Nộigồm có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng , 04 chuyên viên, 01 cán bộ vănthư – lưu trữ, bộ phận quản trị 03 người, 01 nhân viên tạp vụ, đội xe 05 người

( phụ lục số 02 : sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – tổng hợp )

2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp: Chức danh : trưởng phòng Hành chính – tổng hợp

Vị trí chức trách : là lãnh đạo trực tiếp của phòng Hành chính – tổng hợp

Phụ trách các công việc về tổ chức, cán bộ của Chi cục;

Được ủy quyền giải quyết một số ông việc của lãnh đạo cơ quan, thừalênh Chi cục trưởng, phó Chi cục trưởng Chi cục ký các văn bản đôn đốc cácđơn vị, phòng ban chuẩn bị đề án, báo cáo trình Chi cục trưởng; ký giấy triệu tậphọp, thông báo ý kiến của Ban lãnh đạo Chi cục, ký sao các văn bản; thẩm duyệtcác văn bản của các đơn vị, phòng ban trước khi in ấn, phát hành

Giải quyết các chế độ nghỉ việc có lý do trong vòng 01 buổi làm việc chocông chức, nhân viên văn phòng

Trưởng phòng Hành chính- tổng hợp chịu trách nhiệm trước lãnh đạoChi cục và pháp luật về hoạt động hành chính – tổng hợ của cơ quan, đơn vị;

Trưởng phòng hành chính – tổng hợp có trách nhiệm và thẩm quyền quyếtđịnh tất cả các công tác của phòng mình

Phẩm chất

Có tinh thần yêu nức, tận tụy phục vụ nhân dân, kiên định mục tiêu độclập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, phấn đấu thực hiện có kết quả, đường lối cảuđảng, chính sách pháp luật của nhà nước, thể hiện bằng hiệu quả và chất lượngcông việc được giao

Có bản lĩnh vững vàng, dám nghe dám làm và dám chịu trách nhiệm.cần, kiệm, liêm, chính, trí công vô tư Không tham nhũng và kiên quyết đấutranh chống tham nhũng Làm việc có hiệu quả, phong cách làm việc trungthực, dân chủ Có ý thức tổ chức, kỷ luật, không vi phạm pháp luật và các quyđịnh của nhf nước, nội quy, quy chế của cơ quan Có tinh thần đoàn kết, xâydựng tập thể vững vàng, quan hệ chân tình và bình đẳng với đồng nghiệp, đồng

sự, gắn bó mật thiết với nhân dân

Trình độ

Đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ từ ngạch chuyên viên trở lên, tốt nghiệp đạihọc phù hợp với lĩnh vực chuyên môn, chuyên nagnhf của phòng được phâncông

Trình độ lý luận chính trị trung cấp trở lên

Biết một số ngoại ngữ thông dụng ( anh, pháp, nga đức…) trình độ B

Đã được bồi dững kiến thức về quản lý hành chính nhà nước ngạchchuyên viên trở lên, sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị văn phòng phục

vụ công tác

Các tiêu chuẩn khác

Có 5 năm công tác trong ngành trở lên, trong đó it nhất 3 năm làm côngtác về lĩnh vực chuyên môn chuyên ngành được giao Có sức khỏe để thực hiệnnhiệm vụ được giao

Quan hệ công tác

Chịu sự giám sát trực tiếp của ban lãnh đạo Chi cục

Trao đổi và phối hợp với các phòng ban, đơn vị khác trong Chi cục

Thực hiện các công việc khác khi có sự phân công của lãnh đạo Chi cục

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành Tổng hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội

1.1 đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Phòng Hành chính-Tổng hợp có vai trò quan trọng đối với mọi hoạt đôngcủa Chi cục Văn thư – Lưu trữ, là cầu nối giải quyết mọi vấn đề, tham mưu cholãnh đạo các công việc trong Chi cục, hỗ trợ lãnh đạo giải quyết công việc hàngngày, tổ chức, sắp xếp và giải quyết các công việc hàng ngày của Chi cục, có thểnói Phòng Hành chính- Tổng hợp là một phần không thể thiếu của Chi cục Vănthư – Lưu trữ

a Vai trò của phòng Hành chính – Tổ chức trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Chi cục

Tham mưu- Tổng hợp là một trong những chức năng cơ bản của phòngHành chính trong việc trợ giúp Lãnh đạo trong hoạt động hàng ngày PhòngHành chính –tổng hợp là cơ quan tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo, chỉ đạocông tác của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phòng có vai trò quan trọng trong hoạtđộng của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phòng Hành chính-tổng hợp là đơn đầutiên trong trình tổng hợp thông tin, xử lý thông tin cho Lãnh đạo Chi cục đểquản lý, điều hành hoạt động củaChi cục Trường phòng và các phó Phó Phònggiúp lãnh đạo Chi cục tổng hợp tình hình hoạt động của Chi cục, các phòng, bantrực thuộc.Dựa vào những nguồn thông tin được chọn lọc, phòng tham mưu cholãnh đạo giải quyết một số công việc trong Chi cục , giúp lãnh đạo xây dựng cácnội quy, quy định, phân công công việc cụ thể trong quá trình làm việc, giúp Chicục làm việc đúng với quy định, ổn đinh, nghiêm túc

b Vai trò của phòng Hành chính- Tổ chức trong việc thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Bên cạnh chức năng tham mưu, tổng hợp Phòng Hành chính- tổng hợpcòn thực hiện chức năng hậu qua các khâu chuẩn bị, phục vụ các công việc trong

Chi cục như cung cấp cơ sở vật chất, tài chính, bảo quản tài liệu, tổ chức hộihọp, chuyến đi công tác, tiếp khách…trong Chi cục.

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Lãnh đạo

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thường xuyên có chuyến đi công tác ở các tỉnh,các cơ quan xa, vì vậy phòng Hành chính- tổng hợp có chức năng chuẩn bị tất cảnghiệp vụ có liên quan, giúp lãnh đạo có chuyến đi công tác hiệu quả, phòngHành chính phải chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, liên hệ trước với chỗ công tác, chuẩn

bị phương tiện, sắp sếp chỗ ăn nghỉ, cán bộ đi công tác cùng

- Tổ chức phục vụ các cuộc Hội họp, Hội nghị của Chi cục

Trong các cuộc Họp, Hội nghị phòng Hành chính phối hợp với một sốphòng thực hiện công tác chuẩn bị cho cuộc Họp, Hội nghị như chuẩn bị tài liệu

có liên quan, chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ trong cuộc Họp, Hội nghị như loamíc, nước, bàn ghế…

- Tổ chức mua sắm, quản lí và sử dụng trang thiết bị cho cơ quan.

Phòng Hành chính – tổng hợp lên kế hoạch, trình Lãnh đạo mua sắm cũngnhư sửa chữa một số trang thiết bị trong Chi cục, tiến hành kiểm tra tình trạng sửdụng trang thiết bị để có phương hướng giải quyết và thực hiện

- Đảm bảo công tác vệ sinh, y tế, vệ sinh, môi trường,…

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng hậucần cho Chi cục trong các hoạt đông, lĩnh vực liên quan

c.Ví dụ tình huống cụ thể:

Phòng Hành Chính – Tổng hợp đã tham mưu cho lãnh đạo chi cục ban hành

Ví dụ 1.Quyết định số 81/QĐ-CCVTLT ngày 26/4/2014 của Chi cục

trưởng về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ củaChi cục Văn thư –

Lư trữ

1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

1.2.1 khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng

theo định kỳ Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất địnhnhư một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…

Mỗi một cơ quan đều phải xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho

cơ quan mình để đảm bảo hiệu quả hoạt động Việc xây dựng chương trình côngtác căn cứ vào mục tiêu hoạt động của cơ quan, để xác định phương pháp thựchiện mục tiêu đó, và cụ thể hóa các mục tiêu đó, Chi cục xây dựng nhữngchương trình công tác cụ thể như : chương trình công năm, quý, tháng, tuần

1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

(phụ lục số 03: sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ)

Nhận xét:

*Ưu điểm

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục được tổ chứchợp lý, xác định được mục tiêu, yêu cầu, nội dung của kế hoạch Nội dung côngviệc được sắp xếp theo trình tự đăng ký công việc của các phòng ban, quy trìnhlàm việc với các phòng, ban, bộ phận từ lúc đăng ký tới lúc lập bảng dự thảo đềutheo quy định.Khâu xử lý văn bản, lập dự thảo đều được phòng Hành chính-Tổng hợp thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòngHành chính- Tổng hợp đã xử lý kịp thời rồi tổng hợp và hoàn thiện bản dự thảotrình lên Chi cục Trưởng xin ý kiến phê duyệt

- Xây dựng quy trình đã giúp Chi cục có cách làm việc khoa học, đảmbảo cho Lãnh đạo, điều hành công việc được thống nhất, tránh tình trạng sắp xếpcông việc chồng chéo, gây mâu thuẩn trong việc giải quyết, nâng cao hiệu quảcông việc

- Những kế hoạch của Chi cục đã bám sát vào những công việc cụ thể củaChi cục , đúng với chủ trương, chính sách của Chi cục đã đưa ra, đảm bảo thựchiện đúng quy trình đã quy định

*Nhược điểm

Quá trình lấy ý kiên của các phòng ban còn khó khăn do các phòng, ban

chưa chủ động đưa ra ý kiến vì vậy công tác tổng hợp lấy ý kiến dự thảo chưa

đầy đủ , kịp thời so với yêu cầu đề ra

- Khả năng tổng hợp vấn đề của một số cán bộphòngHành chính- Tổng

hợp còn hạn chế, nên số ít công việc bị tách nhỏ; một số nội dung chương trình

công tác chưa được cụ thể

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)

của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

(Xem phụ lục số 04 – Sơ đồ hóa quy trình tổ chức cuộc họp tại Chi cục

Văn thư – Lưu trữ)

+ Công tác tổ chức hội nghị của chi cục

Hội nghị cán bộ công chức, viên chức

-mục lục văn bản hồ sơ hội nghị

stt Số,ký hiệu

văn bản

Ngày, thángnăm vănbản

Tác giả vănbản

Trích yếu nội dungvăn bản

Kể hoạch tổ chức hộinghị cán bộ côngchức, viên chức

04

02 437/HCTH 15/4/2015 Phòng Hành

chính –Tổng hợp

v/v chuẩn bị tổ chứchội nghị cán bộ côngchức, viên chức

08

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục

( Xem phụ lục số 05: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo

Chi cục)

1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa

công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Văn hóa công sở là một trong những yếu tố quan trọng làm nên nét đẹp

của cơ quan Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, nhìn chung việc phát triển và thực

hiện văn hóa công sở đã được quan tâm thực hiện tốt ở mỗi cán bộ, công nhânviên trong cơ quan.Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã và đang thực hiện Quy chế vănhóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước được Thủ tướng Chính phủban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007.

Theo đó tất cả đội ngũ cán bộ, công nhân viên chưc của cơ quan đều thựchiện tốt các yêu cầu chung như:

Về trang phục: Trang phục thể hiện sự tôn trọng giao tiếp vì vậy mọi cánhân trong Chi cục đều ăn mặc gọn gàng, lịch sự, một số phòng của Chi cục cónhững trang phục riêng, rất công sở Mọi người trong Chi cục đều nhận thứcđược tầm quan trọng của trang phục nơi cơ quan nên mọi người đều thực hiệntốt vấn đề trang phục, không có trường hợp ăn mặc phản cảm hay không đúngqui định tại cơ quan Trong những ngày lễ đặc biệt, cá nhân đều mặc trang phụcqui định của Chi cục như với nữ mặc áo dài truyền thống, vest nữ, với nam mặccomple…

Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, mọi người trong Chi cục đềnhận thức được tầm quan trọng của giao tiếp, việc ứng xử trong giao tiếp giữacác cá nhân, đơn vị luôn lịch sự, thân thiện, rõ ràng, cụ thể, mọi người luôn lắngnghe, tiếp nhận ý kiến của đối tượng giao tiếp

Về việc trang trí các biểu tưởng quốc gia được Chi cục Văn thư – Lưu trữbài trí theo đúng qui định trong các buổi họp, hội thảo, buổi lễ, tiếp khách tại cơquan

Phòng làm việc của cán bộ, nhân viên trong Chi cục được bố trí sắp xếpgọn gàng, có sự phân định rõ ràng, khoa học giống mô hình văn phòng hiện đại

và trong thời gian tới thì cơ quan sẽ thực hiện kiểu mô hình văn phòng một cửa

Về việc tổ chức cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…được phòng Hành Tổng hợp tổ chức theo đúng qui chế làm việc của Chi cục

chính-Việc đi làm đúng giờ được cán bộ, nhân viên thực hiện nghiêm túc, có ýthức, không có trường hợp thường xuyên đi làm muộn về sớm Việc đeo thẻnhân viên chưa được triển khai cụ thể, rõ ràng nên tình trạng không đeo thẻ vào

cơ quan vẫn tồn tại

Khu vực bảo vệ phương tiên giao thông của cán bộ, nhân viên trong cơquan được phân định rõ ràng, bố trí dưới tầng G, đảm bảo an toàn, tránh mưa,tránh nắng và khu vực của khách.

Tuy nhiên nhìn từ một khía cạnh khác, việc thực hiện vẫn tồn tại ở một số

cá nhân, phòng ban như:

Tồn tại một số cán bộ chưa thực hiện đúng trang phục khi đến cơ quan vàtrong các ngày Lễ đặc biệt, các buôi Hội thảo, Hôi nghị Trong giờ làm một sốcán bộ còn tình trạng đi dép lê trong văn phòng và cơ quan

Việc đi làm đúng giờ còn hạn chế ở một số cá nhân

2.Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc có liên quan đếncông tác soạn thảo, ban hành, quản lí các loại văn bản, giấy tờ hình thành tronghoạt động của cơ quan về quản lí và sử dụng con dấu Công tác Văn thư – Lưutrữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ được đặt dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thưtrong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của Chicục Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ tương đối đầy đủ vớicác trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy in, fax, máy photo…phòng làmviệc được thiết kế một cách khá hợp lí đảm bảo đủ ánh sáng tạo điều kiện chocán bộ văn thư làm việc

Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữđược tổ chức theo mô hình tập trung

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp phápluật có quy định khác, đều phải được quản lý riêng biệt, hoặc thống nhất tại văn thưtheo quy định của pháp luật và hướng dẫn này Tất cả các văn bản đều phải đăng ký

sổ đi, đến khi nhận được văn bản

Việc áp dụng mô hình văn thư như kết hợp với các trang thiết bị hiện đại,

mô hình tổ chức văn phòng hợp lí sẽ giúp cán bộ văn thư thao tác nhanh chóng,tạo điều kiện giải quyết công việc hiệu quả hơn

*Ưu điểm

Vì là mô hình tập trung nên việc quản lý và làm thủ tục ban hành các vănbản của cơ quan được cụ thể, rõ ràng, hợp logic;

Giúp văn thư của cơ quan theo dõi, kiểm tra, thống kê và quản lí văn bản

đi, văn bản đến được thuận lợi;

Thực hiện, giải quyết các nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước; Giúp cơ quan tiết kiệm được cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự làmcông tác văn thư;

Việc áp dụng các trang thiết bị hiện đại đã làm tăng năng suất công việc

*Nhược điểm

Phần lớn cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm lưu trữ nên đôi khi côngviệc còn quá tải dẫn đến chất lượng công việc còn chưa cao.Việc sắp xếp tài liệucòn cồng kềnh, các tài liệu còn phân bổ, chưa được chỉnh lỷ hiệu quả

Sắp xếp các trang thiết bị, nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa khoa học;

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giaocông văn đi, đến thực hiện chưa đồng bộ;

Một số phòng ban chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thưvì vậy chỉ đạo điều hành chưa chặt chẽ

2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung sự chỉ đạo của lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư– Lưu trữ nói riêng đã có sự quan tâm sâu sắc đến công tác văn thư Cụ thể làqua nhiều văn bản liên hệ công tác về công tác Văn thư – Lưu trữ

Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ Văn thư – Lưu trữ đượcđào tạo có chuyên môn nghiệp vụ, ý thức và tinh thần trách nhiệm cao cùng vớikinh nghiệm lâu năm đã đáp ứng được những yêu cầu của công việc

Về thể thức : các văn bản do Chi cục Văn thư – Lưu trữ ban hành đềuđược đảm bảo về mặt thể thức và nội dung Sau khi soạn thảo văn bản sẽ đượcchuyển đến bộ phận văn thư để kiểm tra thể thức, nếu có sai sót sẽ sửa chữangay Do đó đảm bảo được tính hiệu lực pháp lý của văn bản khi ban hành

Về quản lý văn bản đi, đến : do khối lượng văn bản hang năm lớn nên bộphận Văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tiến hành quy trình quản lý vănbản chặt chẽ Quản lý và sử dụng con dấu: việc quản lý và sử dụng con dấuđược bộ phận Văn thư quản lý rất chặt chẽ, nghiêm túc tất cả các con dấu đềuđược bảo quản trong tủ khóa do cán bộ Văn thư chị trách nhiệm.

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

- công tác thu thâp, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố có trách nhiệm thu thập, thống kê,quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thànhtrong quá trình hoạt động của thành phố, thành phần tài liệu nộp lưu là những tàiliệu trong quá trình giải quyết xong công việc, lập thành những hồ sơ gọi là hồ

sơ công việc được nộp lưu hàng năm

Tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ phải được :

-bảo quản tài liệu lưu trữ :

Cán bộ làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biênbản vào sổ nhập tài liệu, có ký nhận của bên giao tài liệu

Kho lưu trữ cần có đầy đủ các trang thiết bị như máy điều hào nhiệt độ,máy hút bụi, giái sắt, cặp hộp đựng tài liệu…

Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng quyđịnh của pháp luật

-những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác lưu trữ:

+Công văn số: 228/CCVTLT-TTCL ngày 29/8/2012 Về việc thẩm tra tàiliệu hết giá trị của văn phòng Đoàn đại biểu QH và HĐND thành phố Hà Nội.

+Công văn số:109/CCVTLT-QLVTLT ngày 07/06/2013 Về việc kiểm tracông tác văn thư, lưu trữ

+ Kế hoạch số: 307/ KH- CCVTLT ngày 15/5/2014 về việc Kiểm tracông tác văn thư, lưu trữ năm 2012

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang và năm.

1.1 Công tác tuần

Lịch công tác tuần là văn bản thể hiện những công việc cần phải thực hiệncủa cơ quan trong một tuần, bao gồm các công việc mà Chi cục trưởng, phó Chicục trưởng, các bộ phận phòng ban phải giải quyết hàng ngày

Lịch công tác tuần được xây dựng và phát hành vào chiều thứ sáu để đảmbảo cho việc thực hiện công việc được tốt, các cán bộ định hình khối lượng côngviệc của tuần tới, và có hướng thực hiện tốt hơn Nội dung của lịch công tácđược phòng Hành chinh- Tổng hợp xây dựng cụ thể, phân công từng đơn vị,phòng ban và thời gian thực hiện cụ thể

Nhìn chung, việc xây dựng lịch công tác diễn ra hàng tuần làm việc, nêncác cán bộ thực hiện được phân công rõ ràng, đến thơi gian cụ thể xem lại lịchlàm việc của tuần tới, và như thế công việc giải quyết ổn định hơn

Tuy nhiên trong quá trình xây dựng lịch công tác tuần, không phải tuầnnào cán bộ phòng Hành chính- Tổ chức cũng xây dựng theo đúng thời gian quyđịnh, vẫn tồn tại một số tuần bị chậm tiến độ, dẫn đến ảnh hưởng hoạt động củatoàn bộ cơ quan trong tuần làm việc đó Hơn nữa thông tin được thông báochậm, việc xử lý công việc cũng bị ảnh hưởng

(xem phụ lục số 06: mẫu kế hoạch công tác tuần )

1.2.Lịch công tác tháng

-Kế hoạch công tác tháng Kế hoạch công tác tháng là văn bản cụ thể hóa

chương trình kế hoạch công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý,bao gồm những công việc mà cơ quan cần phải bổ sung, điều chỉnh và thực hiệntrong tháng Những công việc cần thực hiện trong một tháng phải được ưu tiênsắp xếp theo mức độ quan trọng

( xem phụ lục số 07 mẫu kế hoạch công tác tháng)

1.3 Kế hoạch công tác năm

Kế hoạch công tác năm là văn bản thể hiện những nhiệm vụ, phươngpháp của Trung tâm trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, đề án về cơ chếchính sách, quy hoạch,… Bản kế hoạch công tác năm phải đảm bảo thành phầnthể thức cũng như nội dung quy định, đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ cụthể để tiến hành thực hiện trong những năm tiếp theo, và dựa vào đó các phòng

có thể hình dung ra được nhiệm vụ cơ bản và đưa ra phương pháp thực hiện saocho hiệu quả dựa vào kế hoạch công tác năm đó

( xem phụ lục số 08: mẫu kế hoạch công tác năm)

2 Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CCVTLT ngày tháng năm 2015

của Chi cục Văn thư – Lưu trữ )

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá

trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của Chi cục

2.Đối tượng áp dụng

Cán bộ, công chức, viên chức và những người được giao thực hiện nhiệm

vụ (gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức) tại Chi cục

Điều 2 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1.Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu tr

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền;

2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp

a, giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiệncông tác văn thư – lưu trữ tại Chi cục; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng thuộc Chi cục;

b, xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

3.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của

cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 3 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục phải thực hiệntheo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 4 Soạn thảo văn bản

1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của Luật số31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thể thức văn bản thựchiện tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản Quyết định số 04/2012/QĐ-UBND ngày 01/3/2012 củaUBND Thành phố Hà Nội ban hành quy định về Quy trình soạn thảo, thẩm định,ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Thành phố và dự thảo Nghịquyết của HĐND Thành phố do UBND Thành phố trình

2 Soạn thảo văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Phòng, ban, đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo vănbản có trách nhiệm thực hiện các công việc như xác định hình thức, nội dung và

độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; trìnhduyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện hành

Điều 5 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền (cấp Trưởng hoặc Phó) kýduyệt Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Chi cục phê duyệt nhưng thấy cầnthiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giaosoạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửachữa, bổ sung

Điều 6 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Trưởng các phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xáccủa nội dung, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trìnhLãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quyđịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đốitượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

2 Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp giúp Chi cục trưởng tổ chứckiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục banhành văn bản của Chi cục và phải ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 7 Ký văn bản

1 Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quychế làm việc của Chi cục

2 Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký các văn bản

do cơ quan, tổ chức ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừalệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghiTM.)

3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Điều 8 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Chi cục những ý kiến ghibên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Chi cục ghi trong văn bảncần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng vănbản hành chính

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 9 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận;

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì vănbản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần

thiết, phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người chuyển văn bản;

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạngInternet, Văn thư phải kiểm tra văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếuphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho Chi cục;

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mậthoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Vănthư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu làvăn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhậnvăn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký;

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụthể của cơ quan, tổ chức

b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu

Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giảiquyết kịp thời;

Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, khônglàm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi vănbản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xangày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng

3 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cầnthiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”;

b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửiđích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận

mà không phải đóng đấu “Đến”;

c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới

số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản;

d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến”

4 Đăng ký văn bản đến bằng sổ, bằng phần mềm quản lý văn bản đếntrên máy vi tính

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư

Đăng ký bản đến:

Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về vănbản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ khôngthông dụng.

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật.Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư

b) Đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vitính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản đếnđược thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản đếnđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bảncủa cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;

Văn bản đến được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đến phải được

in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

5 Đăng ký đối với văn bản khẩn, mật

Văn bản khẩn, mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềmtrên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng Internet

Điều 10 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, lậpphiếu xử lý và trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ýkiến chỉ đạo giải quyết Căn cứ vào ý kiến của Chi cục trưởng, Văn thư đơn vịchuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến thực hiện theo hướng dẫn tại

2 Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến củabản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

3 Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổchuyển giao văn bản đến cho phù hợp

4 Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng vàgiữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào

Sổ chuyển giao văn bản

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi

Điều 11 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Giải quyết văn bản đến

a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơquan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyếttrước;

b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương

án giải quyết; đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ýkiến đề xuất của đơn vị, cá nhân;

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèmtheo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người cóthẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình Chi cục trưởngxem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản thamgia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,đôn đốc về thời hạn giải quyết;

b) Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm, giảiquyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Chi cục theo thời hạn yêu cầucủa văn bản hoặc theo quy định của pháp luật;

c) Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thờihạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Chi cục;

d) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đãđược giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởngphòng Hành chính – tổng hợp Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn quy định;

e) Trưởng phòng Hành chính – tổng hợp có trách nhiệm đôn đốc, báo cáoLãnh đạo Chi cục về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bảnđến để thông báo cho các đơn vị liên quan

Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ

Mục 3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản đi

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn thư kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trìnhbày, thủ tục ban hành văn bản của Chi cục; nếu phát hiện sai sót báo cáo Trưởngphòng Hành chính – tổng hợp, để nghị người soạn thảo chỉnh sửa lại hoàn thànhmới ban hành

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi số theo hệ thống số chung của cơquan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác;

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củapháp luật hiện hành và đăng ký riêng một sổ;

Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số;

Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào sổ và hệ thống sốriêng;

Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

b) Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Điều 13 Đăng ký văn bản đi

1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ văn bản đi: căn cứ phương pháp ghi sổ và đăng ký văn bản đi đượchướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 của Quy chế này; các cơ quan, tổ chứclập sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ;

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi (kể cả bản sao vănbản và văn bản mật)

2 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vitính

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản điđược thực hiện theo quy định của pháp luật về lĩnh vực này;

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào phần mềm được thực hiện theohướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổchức cung cấp chương trình phần mềm đó;

c) Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy

vi tính phải đảm bảo an toàn, được in ra giấy hàng ngày và đóng sổ để quản lý

Điều 14 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1 Nhân bản

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần

“Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định;

b) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản

1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chínhphủ

2 Đóng dấu cơ quan

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải

rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấulên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

b) Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành vàphụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lýngành;

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trangvăn bản

3 Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm

b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ;

b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2,Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 09 năm 2002 của Bộ Công an;

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ

LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên vănbản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số01/2011/TT-BNV

Điều 15 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1 Làm thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì

Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìnthấu qua được Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Thông

tư 12/2002/TT-BCA (A11)

b) Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì.

c) Vào và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản, mặt có chữ vào trong và không làm nhàu văn bản;

Hồ dán bì phải có độ dính cao, mép bì được dán kín và không để hồ dándính vào văn bản

d) Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác trên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và cácdấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản

2 và Khoản 3 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11)

2 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối vớivăn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký vănbản

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan

Văn bản đi chuyển giao nội bộ trong Chi cục được thực hiện trung tạiVăn thư thi phải lập Sổ chuyển giao riêng, người nhận văn bản phải ký nhận vào

sổ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và đăng ký

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải đăng ký vào Sổ chuyểngiao văn bản đi Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vàosổ

c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vàosổ; Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và

đóng dấu vào sổ (nếu có).Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ.

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi được chuyển cho nơi nhậnbằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

e) Việc chuyển văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 vàĐiều 16 Nghị định 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11)

3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản;

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, kịp thời báo cáo người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết

Điều 16 Lưu văn bản đi

1 Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Chi cục

và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc

2 Bản gốc lưu tại Văn thư Chi cục phải được đóng dấu và sắp xếp theothứ tự đăng ký

3 Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dântộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nộidung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

4 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấuchỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật

nhà nước.

5 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu

sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của

cơ quan, tổ chức

Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục XI (kèm theo Quy chê này)

Mục 4 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 17 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ và thực tếcông việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghitiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giảiquyết công việc của mình sẽ tiếp tục cập nhật các văn bản hình thành có liênquan vào hồ sơ

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy

đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp(chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc)

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán bộ, công chức,viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những vănbản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sáchbáo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viênchức phải biên mục hồ sơ đầy đủ