- công tác thu thâp, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố có trách nhiệm thu thập, thống kê, quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của thành phố, thành phần tài liệu nộp lưu là những tài liệu trong quá trình giải quyết xong công việc, lập thành những hồ sơ gọi là hồ sơ công việc được nộp lưu hàng năm.
Tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ phải được : -lập biên bản giao, nhận
-chỉ nhận tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý lập thành hồ sơ.
- chỉnh lý tài liệu:
Trong quá trình thực tập em nhận thấy tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ từ năm 2000 đến 2014 , em thấy chất lượng tài liệu trong kho tương đối tốt, các tài liệu được bảo quản trong kho chủ yêu là các tài liệu có giá trị vĩnh viễn, 20 năm hay một số tài liệu bản quản có tính thời hạn bằng số lượng năm.
-bảo quản tài liệu lưu trữ :
Cán bộ làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biên bản vào sổ nhập tài liệu, có ký nhận của bên giao tài liệu.
Kho lưu trữ cần có đầy đủ các trang thiết bị như máy điều hào nhiệt độ, máy hút bụi, giái sắt, cặp hộp đựng tài liệu…
Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
-những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác lưu trữ:
+Công văn số: 228/CCVTLT-TTCL ngày 29/8/2012 Về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của văn phòng Đoàn đại biểu QH và HĐND thành phố Hà Nội.
+Công văn số:109/CCVTLT-QLVTLT ngày 07/06/2013 Về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kế hoạch số: 307/ KH- CCVTLT ngày 15/5/2014 về việc Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang và năm.
1.1. Công tác tuần
Lịch công tác tuần là văn bản thể hiện những công việc cần phải thực hiện của cơ quan trong một tuần, bao gồm các công việc mà Chi cục trưởng, phó Chi cục trưởng, các bộ phận phòng ban phải giải quyết hàng ngày.
Lịch công tác tuần được xây dựng và phát hành vào chiều thứ sáu để đảm bảo cho việc thực hiện công việc được tốt, các cán bộ định hình khối lượng công việc của tuần tới, và có hướng thực hiện tốt hơn. Nội dung của lịch công tác được phòng Hành chinh- Tổng hợp xây dựng cụ thể, phân công từng đơn vị, phòng ban và thời gian thực hiện cụ thể.
Nhìn chung, việc xây dựng lịch công tác diễn ra hàng tuần làm việc, nên cỏc cỏn bộ thực hiện được phõn cụng rừ ràng, đến thơi gian cụ thể xem lại lịch làm việc của tuần tới, và như thế công việc giải quyết ổn định hơn.
Tuy nhiên trong quá trình xây dựng lịch công tác tuần, không phải tuần nào cán bộ phòng Hành chính- Tổ chức cũng xây dựng theo đúng thời gian quy định, vẫn tồn tại một số tuần bị chậm tiến độ, dẫn đến ảnh hưởng hoạt động của toàn bộ cơ quan trong tuần làm việc đó. Hơn nữa thông tin được thông báo chậm, việc xử lý công việc cũng bị ảnh hưởng.
(xem phụ lục số 06: mẫu kế hoạch công tác tuần ) 1.2.Lịch công tác tháng
-Kế hoạch công tác tháng Kế hoạch công tác tháng là văn bản cụ thể hóa chương trình kế hoạch công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý, bao gồm những công việc mà cơ quan cần phải bổ sung, điều chỉnh và thực hiện trong tháng. Những công việc cần thực hiện trong một tháng phải được ưu tiên sắp xếp theo mức độ quan trọng.
( xem phụ lục số 07 mẫu kế hoạch công tác tháng)
1.3. Kế hoạch công tác năm
Kế hoạch công tác năm là văn bản thể hiện những nhiệm vụ, phương pháp của Trung tâm trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch,…. Bản kế hoạch công tác năm phải đảm bảo thành phần thể thức cũng như nội dung quy định, đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ cụ thể để tiến hành thực hiện trong những năm tiếp theo, và dựa vào đó các phòng có thể hình dung ra được nhiệm vụ cơ bản và đưa ra phương pháp thực hiện sao cho hiệu quả dựa vào kế hoạch công tác năm đó.
( xem phụ lục số 08: mẫu kế hoạch công tác năm)
2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn