Báo cáo thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Cơ quan thực tập: Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp. Trong bối cảnh ngày nay, văn phòng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, góp phần vào sự trôi chảy của thông tin, hiệu suất làm việc và hiệu quả của tổ chức. Trong đó, công tác quản trị văn phòng không chỉ là nhiệm vụ trọng yếu mà còn đóng vai trò trụ cột trong việc thu thập, xử lý thông tin để hỗ trợ tổ chức và điều hành mọi hoạt động của tổ chức. Đồng thời, quản trị văn phòng giúp đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cho hoạt động chung của tổ chức, giúp bộ máy hoạt động thông suốt và thống nhất. Văn phòng chính là đầu mối trung tâm trong công tác quản lý, thu thập, xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin 4.0 và và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, vai trò của người làm công tác văn phòng trở nên đa dạng, phức tạp và đòi hỏi đáp ứng đầy đủ về kiến thức, kỹ năng chuyên môn, phẩm chất, đạo đức và không ngừng trau dồi, phát triển bản thân để nắm bắt và thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của các tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy, sinh viên Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng khóa 20202024 đã được tổ chức đợt Thực tập chuyên ngành 1 về Quản trị văn phòng ở năm thứ 3 để có thể ứng dụng những kiến thức, kỹ năng đã được tích lũy trong suốt những năm học vào thực tiễn và trau dồi bản thân. Trong 2 tháng thực tập tại Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, bản thân em đã được quan sát các thao tác, quy trình nghiệp vụ trong công tác quản trị văn phòng và được trải nghiệm thực hành những khâu nghiệp vụ đó. Quá trình thực tập đã mang lại cho em rất nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm đáng quý, mà đó chính là hành trang vững chắc cho em trong con đường sự nghiệp sau này và được em tổng kết qua bài báo cáo này. Bài báo cáo thực tập gồm 2 nội chung chính: Phần I: Khái quát về Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.2 Phần II: Khảo sát các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp.
KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
- Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
Hình 1: Lịch sử phát triển Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM
(Nguồn: Sổ tay sinh viên)
Trường Đại học KHXH&NV, có tiền đề hình thành từ năm 1955 và chính thức được thành lập vào năm 1957, đã trải qua hơn 60 năm phát triển qua ba giai đoạn: Đại học Văn khoa, Đại học Tổng hợp TP.HCM và hiện tại là Trường ĐH KHXH&NV Với sự phát triển mạnh mẽ, trường đã để lại dấu ấn quan trọng trong lịch sử giáo dục đại học Việt Nam và có ảnh hưởng rộng rãi, đặc biệt là tại châu Á.
Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, Trường Cao đẳng dự bị Văn khoa Pháp được thành lập vào tháng 11 năm 1955, đánh dấu bước khởi đầu quan trọng cho nền giáo dục đại học tại Việt Nam Ngày 1 tháng 3 năm 1957, Trường chính thức mang tên Trường Đại học Văn khoa thuộc Viện Đại học Sài Gòn, khẳng định vai trò của mình trong hệ thống giáo dục thời bấy giờ.
Hình 2: Đại học Văn khoa – (Nguồn: Internet)
Trong giai đoạn chiến tranh, Đại học Văn khoa đã trở thành một trung tâm quan trọng trong phong trào đấu tranh của sinh viên Sài Gòn – Chợ Lớn Một sự kiện tiêu biểu là phong trào xuống đường cùng công nhân vào ngày 01/05/1957, nhằm đưa ra 39 yêu sách của Tổng Liên đoàn Lao động Sinh viên Văn khoa cũng đã tích cực đấu tranh đòi mở thêm trường công, thực hiện chuyển ngữ ở đại học và thúc đẩy việc sử dụng tiếng Việt trong giáo dục đại học, từ đó tạo ra làn sóng đấu tranh lan rộng ra các trường đại học miền Nam Đến năm 1964, trường đã có những bước tiến quan trọng trong việc phát triển giáo dục và khẳng định tiếng Việt.
5 Đại học Văn khoa được dời về đường Cường Để (nay là đường Đinh Tiên Hoàng) trong khuôn viên thành lũy, đồn binh cũ
Vào tháng 10 năm 1975, Đại học Văn khoa đã trải qua nhiều thay đổi quan trọng về mục tiêu và chương trình đào tạo Đến tháng 4 năm 1976, Đại học Văn khoa đã hợp nhất với Đại học Khoa học, tạo thành Đại học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Trường này chuyên đào tạo cán bộ nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học tự nhiên và xã hội, cũng như cung cấp giảng viên cho các trường trong khu vực.
Hình 3: Đại học Tổng hợp (Nguồn: Internet)
Từ năm 1976 đến 1996, Trường thuộc bộ phận các ngành khoa học xã hội và nhân văn của Đại học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh Ngày 30/3/1996, trường chính thức được đổi tên thành Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thuộc hệ thống Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, theo Quyết định số 1233/QĐ-BGD&ĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Hình 4: Trường ĐH KHXH&NV cơ sở 1 (Nguồn: Trường ĐH KHXH&NV)
Trường với giá trị cốt lõi “Sáng tạo – Dẫn dắt – Trách nhiệm” và triết lý giáo dục “Giáo dục toàn diện – Khai phóng – Đa văn hóa” là trung tâm nghiên cứu và đào tạo hàng đầu trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn tại miền Nam Việt Nam Trường cung cấp chương trình đào tạo tiên tiến, nhằm tạo ra nguồn nhân lực chất lượng cao và có bản sắc riêng, đồng thời sản xuất các sản phẩm khoa học hỗ trợ hoạch định chính sách xã hội, góp phần nâng cao vị thế của khoa học xã hội và nhân văn Việt Nam trong khu vực.
Trường đào tạo cung cấp 34 ngành bậc Đại học, 32 ngành bậc Thạc sĩ và 16 ngành bậc Tiến sĩ, trải dài trên 7 lĩnh vực chính: Khoa học xã hội và Hành vi, Khoa học Nhân văn, Khoa học giáo dục và đào tạo giáo viên, Báo chí và Thông tin, Kinh doanh và Quản lý, Dịch vụ xã hội, cùng với Khách sạn, Du lịch, Thể thao và Dịch vụ cá nhân.
Nhà trường, với hơn 65 năm phát triển và vị thế vững chắc trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, đã quy tụ đội ngũ giảng viên, nhà nghiên cứu và quản lý xuất sắc Từ năm 2022, Nhà trường thực hiện tự chủ đại học, mang đến nhiều thay đổi trong quản trị, đào tạo và nghiên cứu, nhằm trở thành một đại học nghiên cứu hàng đầu trong hệ thống Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, đặc biệt trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn tại Châu Á.
1.2 Tên gọi, loại hình hoạt động
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, viết tắt là Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM, là một trong những cơ sở giáo dục hàng đầu tại Việt Nam, chuyên đào tạo các ngành khoa học xã hội và nhân văn.
- Tên tiếng Anh: University of Social Sciences and Humanities – Vietnam National University Ho Chi Minh City (Tên viết tắt:: VNUHCM-USSH)
- Cơ quan chủ quản: Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
- Loại hình hoạt động: đơn vị sự nghiệp công lập
- Loại hình Trường: Công lập
- Triết lí giáo dục: Giáo dục toàn diện – Khai phóng – Đa văn hóa
1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường ĐH KHXH&NV
1.3.1 Vị trí pháp lý, chức năng của Trường
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM, được thành lập theo Quyết định số 1233/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 3 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trường là một đơn vị sự nghiệp công lập trong hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc ĐHQG-HCM, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và khả năng mở tài khoản tại các ngân hàng thương mại cũng như Kho bạc Nhà nước.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo đại học và sau đại học, đồng thời thực hiện nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng Đây là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực tại phía Nam, chuyên chuyển giao công nghệ và cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn.
Nhiệm vụ đào tạo của Nhà trường là triển khai hoạt động tuyển sinh và đào tạo theo hướng hiện đại, thiết thực và sáng tạo, phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Đặc biệt, Nhà trường chú trọng phát triển phẩm chất và năng lực cần thiết cho người học, nhằm tăng cường khả năng thích ứng với môi trường hội nhập quốc tế.
Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các hoạt động khoa học công nghệ với tầm chiến lược và tính cấp bách Mục tiêu là giải quyết hiệu quả những vấn đề thực tiễn của đất nước trên mọi lĩnh vực, từ xây dựng Đảng, hệ thống chính trị đến phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, quốc phòng, an ninh và đối ngoại.
Nhiệm vụ hợp tác quốc tế của Trường là nâng cao và mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức quốc tế, thu hút các nhà khoa học xuất sắc từ nước ngoài đến làm việc và hợp tác Đồng thời, Trường cũng chú trọng thúc đẩy các chương trình đào tạo và nghiên cứu liên kết quốc tế, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu.
Khái quát về Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp
- Tên tiếng Việt: Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp (viết tắt: TT&QHDN) Tên tiếng Anh: Office of Communication and Enterprise Relations (viết tắt: OCER)
- Địa chỉ văn phòng chính: Phòng A107, số
10-12 Đinh Tiên Hoàng, phường Bến Nghé, Quận 1,
+ Điện thoại: 028.38293828 - số nội bộ 199
+ Email: oce@hcmussh.edu.vn
+ Website: www.oce.hcmussh.edu.vn
- Địa chỉ bộ phận Quan hệ doanh nghiệp: Phòng B006, số 10-12 Đinh Tiên Hoàng, phường Bến Nghé, Quận 1, TP HCM
+ Điện thoại: 028.38293828 - số nội bộ 197
+ Email: doanhnghiep@hcmussh.edu.vn
Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, tiền thân là Phòng Truyền thông và Tổ chức sự kiện (OCE) được thành lập vào ngày 12/01/2017 và đổi tên vào ngày 22/03/2019, là một bộ phận thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia TP HCM Phòng TT&QHDN đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của Trường, góp phần xây dựng và duy trì hình ảnh, thương hiệu của Người Nhân văn, đồng thời thúc đẩy mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các doanh nghiệp.
2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng
Phòng TT&QHDN gồm có 4 chức năng chính:
1 Công tác Truyền thông và Quan hệ công chúng
- Thiết lập kế hoạch và triển khai công tác truyền thông cho Nhà trường theo từng năm học;
- Thực hiện công tác quan hệ công chúng;
- Thực hiện công tác quản trị thương hiệu;
- Thực hiện công tác quan hệ với giới truyền thông;
- Phụ trách website Trường và quản lý hoạt động hệ thống website các đơn vị;
- Xây dựng và vận hành các kênh thông tin của Trường trên các nền tảng trực tuyến;
- Truyền thông về công tác tư vấn tuyển sinh;
- Quản lý việc thực hiện Bộ Nhận diện thương hiệu Trường
2 Công tác Quan hệ doanh nghiệp
- Phụ trách công tác phát triển các đối tác là doanh nghiệp nhằm huy động nguồn lực phát triển Nhà trường;
- Duy trì mối quan hệ với các doanh nghiệp đối tác;
- Tiếp nhận các đề xuất hợp tác của doanh nghiệp tại Trường;
- Đảm nhiệm việc thực hiện các chương trình tham quan doanh nghiệp, các chương trình chia sẻ kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên
3 Công tác Tổ chức sự kiện
- Tổ chức các sự kiện cấp Trường do Hiệu trưởng giao;
- Tổ chức các buổi bảo vệ luận văn, luận án nhằm đảm bảo quy chế đào tạo, đảm bảo thương hiệu;
- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc quản lý các sự kiện trong Nhà trường
4 Phụ trách công tác cựu sinh viên Trường
- Quản lý Văn phòng Ban liên lạc cựu sinh viên Trường;
- Làm nòng cốt trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động của Ban Liên lạc Cựu sinh viên Trường
Trong thời gian em thực tập, cơ cấu tổ chức của Phòng TT&QHDN gồm 1 Trưởng phòng, 2 Phó Trưởng phòng và 5 Chuyên viên
Bắt đầu từ ngày 01/08/2023, Phòng TT&QHDN sẽ thực hiện việc thay đổi cơ cấu tổ chức và luân chuyển công việc Cơ cấu mới bao gồm 1 Trưởng phòng, 1 Phó Trưởng phòng và 5 Chuyên viên.
2.2 Quy chế hoạt động của văn phòng
Quy chế hoạt động của Phòng TT&QHDN bám sát theo các nội dung trong quy chế hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV
Về nguyên tắc làm việc:
1 Trường làm việc theo chế độ thủ trưởng Mọi hoạt động của Trường phải tuân thủ các quy định của pháp luật, Quy chế tổ chức và hoạt động của Trưởng và các quy định khác có liên quan
Viên chức và người lao động tại Trường cần thực hiện công việc theo đúng trình tự và thủ tục, trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của mình, đồng thời phải chịu trách nhiệm cá nhân về các nhiệm vụ được giao.
2 Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao một đơn vị tổ chức chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác có liên quan giải quyết Người đứng đầu đơn vị tổ chức, chịu trách nhiệm chính về công việc được giao Trong trường hợp người đứng đầu đơn vị, tổ chức giao công việc đó cho một người khác trong đơn vị, tổ chức mình phụ trách thì người được giao công việc chịu trách nhiệm với người đứng đầu đơn vị, tổ chức
3 Trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy định chế độ làm việc của Trường, trừ những công việc được yêu cầu giải quyết ở mức độ “khẩn”, “hỏa tốc”
4 Hiệu trưởng, người đứng đầu đơn vị tổ chức trong Trường phải a) Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của viên chức, người lao động; b) Đề cao trách nhiệm trong phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định
5 Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động; thường xuyên đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hoá các thủ tục hành chính, xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đại
Quy định về chế độ làm việc
1 Hiệu trưởng ban hành Quy định về chế độ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và nghỉ việc riêng của Trường để quy định chi tiết nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Trường
2 Các đơn vị, viên chức, người lao động và người học trong Trường, các tổ chức và cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm quy định làm việc của Trường
3 Trên cơ sở Quy định về chế độ làm việc, thời gian nghỉ ngơi và nghỉ việc riêng của Trường, trưởng các đơn vị có thể xây dựng nội quy, quy định làm việc của đơn vị mình, đảm bảo sự vận hành của đơn vị và của Trường được thông suốt, minh bạch và hiệu quả, tuân thủ yêu cầu tinh giản thủ tục hành chính, không trái với các quy định chung của Trường
Nguyên tắc thực hiện dân chủ trong hoạt động của Trường
1 Thực hiện dân chủ phải đảm bảo có sự lãnh đạo của tổ chức Đảng Cộng sản, Việt Nam theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò của Hiệu trưởng và của các tổ chức, đoàn thể trong Trường
2 Thực hiện dân chủ trong Trường phù hợp với Hiến pháp và pháp luật quyền phải đi đôi với nghĩa vụ và trách nhiệm; dân chủ phải gắn liền với kỷ luật kỷ cương trong Trường
3 Xử lý nghiêm minh những hành vi lợi dụng dân chủ, xâm phạm quyền tự do dân chủ làm ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của Trường
4 Kiên quyết lên án và xử lý nghiêm các hành vi gây bè phái, mất đoàn kết, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của người khác trong khi làm việc, các hành vi tố cáo nặc danh, mạo danh và không đúng sự thật
5 Thực hiện dân chủ trong hoạt động của Trường thông qua việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định của Trường
2.3 Đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng
Phòng TT&QHDN gồm có 3 nhân sự phụ trách công tác văn phòng gồm:
STT Tên Trình độ chuyên môn Chức vụ Công việc phụ trách
1 Nguyễn Thu Trang Thạc sỹ Chuyên viên Công tác văn phòng
2 Lê Thị Tuyết Nga Thạc sỹ Chuyên viên
Công tác văn phòng bộ phận Quan hệ doanh nghiệp
3 Nguyễn Võ Nguyên Anh Thạc sỹ Chuyên viên Thư ký Ban Liên lạc
Các cán bộ phụ trách công tác văn phòng của Phòng TT&QHDN có trình độ chuyên môn cao, nắm vững quy trình và thực hiện các nghiệp vụ theo đúng quy định, thông tư, nghị định của Nhà nước và Trường ĐH KHXH&NV Họ đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của phòng.
KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong chuyên môn văn phòng, bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, phân loại và quản lý hồ sơ tài liệu, sắp xếp lịch làm việc, tổ chức hội họp và hội nghị Ngoài ra, công tác này còn liên quan đến việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong quá trình làm việc.
Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, không chỉ giúp giao tiếp hiệu quả mà còn lưu trữ thông tin và ghi chép sự kiện Nó tạo ra tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý Do đó, soạn thảo văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, cần tuân thủ các quy định chung và đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý và thẩm mỹ.
Soạn thảo văn bản là nhiệm vụ quan trọng mà Phòng TT&QHDN đặc biệt chú trọng Phòng chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành nhiều loại văn bản khác nhau.
- Văn bản hành chính: kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình
- Văn bản chuyên ngành: biên bản, giấy mời, thư mời, hợp đồng
Các loại văn bản hành chính cần được soạn thảo theo đúng thể thức quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Phòng TT&QHDN được thể hiện qua sơ đồ, đảm bảo tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư Quy trình này bao gồm 6 bước cụ thể.
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung; độ mật, độ khẩn của văn bản:
Lãnh đạo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn để giao cho phòng chủ trì soạn thảo văn bản Người soạn thảo cần xác định tên loại văn bản, chọn hình thức trình bày phù hợp, xác định nội dung chính và mức độ mật, khẩn của văn bản để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Phòng Hành chính – Tổng hợp đã xây dựng và đăng tải các biểu mẫu chuẩn cho việc trình bày văn bản tại Trường, bao gồm kế hoạch, quyết định, tờ trình, công văn và thông báo, theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Các đơn vị trong Trường có thể áp dụng và tải các biểu mẫu phù hợp với nội dung cần soạn thảo tại đường dẫn: https://hcmussh.edu.vn/hcth/bieu_mau.
Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
Để soạn thảo văn bản hiệu quả, cần xác định rõ các loại thông tin cần thiết và thu thập từ những nguồn đáng tin cậy như văn bản pháp luật, sách, tài liệu nghiên cứu và báo cáo Việc đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin là rất quan trọng, đặc biệt khi cung cấp số liệu và dẫn chứng liên quan Nguồn thông tin chủ yếu đến từ các văn bản đã ban hành của Trường, ĐHQG, Bộ Giáo dục và Đào tạo, cũng như từ các cổng thông tin điện tử, mạng Internet và các kênh báo chí hợp tác với Trường.
Khi cần xin ý kiến từ các đơn vị và cá nhân liên quan, người soạn thảo văn bản phải đề xuất với Hiệu trưởng hoặc lãnh đạo phòng để tham khảo ý kiến của họ.
Bước 3: Soạn thảo văn bản
Dựa trên hình thức, nội dung và tính chất của văn bản, cùng với thông tin đã thu thập và xử lý, việc soạn thảo văn bản cần đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung văn bản đã duyệt
Bản thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký sẽ được gửi đến Phòng HC-TH, Phòng HC-
TH kiểm tra thể thức văn bản và đưa ra ý kiến cho bản thảo Nếu văn bản không phù hợp, sẽ được trả lại cho đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa Nếu bản thảo đã phù hợp, sẽ được chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Lãnh đạo phòng kiểm tra văn bản chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và pháp luật về nội dung văn bản Sau khi kiểm tra, chuyên viên văn phòng sẽ đánh số, ghi ngày tháng năm ban hành và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi”.
Thẩm quyền ký văn bản tại Trường ĐH KHXH&NV phải tuân thủ quy định pháp luật và văn bản ủy quyền của Hiệu trưởng Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản bao gồm Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng Trong trường hợp ký thay, cần ghi chú KT; ký thừa lệnh ghi TL; ký thừa ủy quyền ghi TUQ; và ký thay mặt ghi TM Lưu ý không sử dụng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai khi ký văn bản.
THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN PHÒNG TT&QHDN BAN HÀNH TRONG
Thông báo Báo cáo Kế hoạch Tờ trình
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành Điều này cũng bao gồm bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật do các cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành Điều này cũng bao gồm các tài liệu như fax, văn bản gửi qua mạng, phần mềm quản lý văn bản, văn bản mật, cũng như đơn và thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Nhận xét và kiến nghị về công việc chuyên môn văn phòng
Nhân sự tại Phòng TT&QHDN có trình độ chuyên môn cao, đầy đủ bằng cấp và kinh nghiệm, đảm bảo hoàn thành tốt công việc Họ được đào tạo thường xuyên về kỹ năng và kiến thức chuyên môn, đồng thời tham gia các khóa tập huấn nghiệp vụ Đội ngũ này có tinh thần trách nhiệm cao, hòa đồng và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.
Việc quản lý văn bản tại Phòng và Trường đảm bảo tuân thủ quy trình và thủ tục, tạo tính hệ thống trong công tác văn phòng Các văn bản được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, tuân thủ quy định của Nhà nước về công tác văn thư Quy trình quản lý văn bản đến và đi được thực hiện theo đúng quy định về công tác văn thư và lưu trữ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, đảm bảo an toàn và nghiêm ngặt trong việc bảo quản Cán bộ, viên chức sử dụng con dấu một cách thành thạo và chuyên nghiệp Quá trình đóng dấu được thực hiện tốt, với màu mực đúng quy định, rõ ràng, ngay ngắn và chính xác.
Phòng TT&QHDN luôn duy trì không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp, với trang thiết bị chất lượng tốt, đầy đủ phục vụ cho công tác văn phòng Các thiết bị được sắp xếp hợp lý, gần khu vực bàn làm việc mà không cản trở lối đi Cán bộ tại Phòng sử dụng thành thạo các trang thiết bị, nâng cao hiệu quả công việc và có ý thức bảo quản chúng Khi có sự cố hư hỏng, cán bộ nhanh chóng liên hệ với Phòng Quản trị thiết bị để sửa chữa và bảo trì kịp thời.
Vào thứ năm, Phòng TT&QHDN đã triển khai mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Tất cả cán bộ trong phòng đều có kiến thức vững chắc về công nghệ thông tin và sử dụng thành thạo các ứng dụng, phần mềm máy tính.
50 tính năng hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng, nâng cao hiệu suất làm việc của đơn vị và thúc đẩy quá trình số hóa, hiện đại hóa tại Trường ĐH KHXH&NV.
Vào thứ sáu, công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo tại Phòng TT&QHDN diễn ra một cách trôi chảy, đảm bảo tính chính xác và kịp thời bất chấp lượng thông tin lớn Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu nguy cơ thiếu sót, mất mát thông tin Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra thách thức về bảo mật thông tin, và nếu không được kiểm soát, có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý thông tin.
Vào thứ bảy, Trường ĐH KHXH&NV đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức cuộc họp, với nhiều phòng họp đa dạng về quy mô và được trang bị thiết bị hiện đại Điều này giúp các hoạt động hội họp diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả Các cán bộ viên chức luôn tuân thủ quy trình tổ chức và phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị.
Dưới góc nhìn của một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, tôi muốn chia sẻ những nhược điểm trong công tác văn phòng tại Phòng TT&QHDN và Trường ĐH KHXH&NV mà tôi đã nhận thấy trong quá trình thực tập của mình Những trải nghiệm và kiến thức tích lũy được đã giúp tôi nhận ra những vấn đề cần cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Phòng TT&QHDN hiện đang thiếu nhân sự cho công tác văn phòng, dẫn đến việc số lượng nhân viên không đủ để đáp ứng đầy đủ nguồn lực cần thiết Tình trạng này có thể ảnh hưởng đến khả năng xử lý các yêu cầu ngày càng phức tạp và đa dạng trong công việc văn phòng.
Quản lý văn bản hiện nay vẫn chủ yếu dựa vào phương pháp truyền thống, dẫn đến nhiều yêu cầu về quy trình và thủ tục Việc tạo lập, xử lý, lưu trữ và truy cập tài liệu vẫn còn phức tạp, thiếu sự tối ưu hóa bằng các phương pháp hiện đại Một số văn bản vẫn mắc lỗi chính tả, thể thức và lỗi đánh máy, dù chỉ là những lỗi nhỏ nhưng làm tăng thời gian chỉnh sửa Thêm vào đó, những lỗi viết hoa thường xuyên xuất hiện đã trở thành chuẩn mực trong các văn bản hành chính.
Công tác lễ tân tại Trường hiện nay thiếu văn bản quy định rõ về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban liên quan, dẫn đến việc thực hiện chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân Hiện tại, chưa có khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lễ tân văn phòng dành cho cán bộ viên chức Ngoài ra, Nhà trường cũng chưa ban hành quy định cụ thể về quy trình và các bước thực hiện nghiệp vụ lễ tân, khiến cho công tác này chủ yếu vẫn được thực hiện theo thói quen cũ.
2.2 Kiến nghị Để nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc tại Phòng TT&QHDN, Trường ĐH KHXH&NV, với vị trí là một người học quản trị văn phòng và thực tập sinh tại đây, bản thân em xin được đóng góp những kiến nghị, đề xuất như sau:
Phòng TT&QHDN nên xem xét việc tuyển dụng thêm chuyên viên có chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng nhằm giảm tải khối lượng công việc giấy tờ.
Để tránh tình trạng một người đảm nhiệm nhiều công việc trong cùng một chức danh, cần thực hiện quy trình tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lưỡng Việc này giúp đảm bảo rằng nhân viên không chỉ nắm vững các kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn mà còn có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc của mình.
THỰC HÀNH CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản
1.1 Tham gia thực hiện soạn thảo, quản lý văn bản
Trong quá trình thực tập tại Phòng TT&QHDN, em đã có cơ hội tham gia soạn thảo các văn bản hành chính dưới sự hướng dẫn của anh Nguyên Anh Việc sử dụng các biểu mẫu có sẵn trên trang web của Phòng HC-TH theo Nghị định 30 đã giúp em tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc trình bày văn bản Hơn nữa, kiến thức và kỹ năng từ môn học Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong chương trình đào tạo đã hỗ trợ em rất nhiều trong việc thực hiện nhiệm vụ này.
Sau khi được hướng dẫn về nội dung văn bản cần soạn thảo, tôi sẽ chọn loại văn bản phù hợp và thu thập thông tin liên quan như số liệu và dữ liệu từ các văn bản trước đó của Phòng và Trường để tham khảo Các văn bản được soạn thảo dựa trên biểu mẫu của Phòng HC-TH, giúp tôi tiết kiệm thời gian trong việc xác định cấu trúc Tuy nhiên, tùy thuộc vào nội dung cụ thể, tôi sẽ lập kế hoạch điều chỉnh cấu trúc và sắp xếp theo trình tự logic.
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện trên máy tính cá nhân bằng phần mềm Microsoft Word Sau khi hoàn thành nội dung, tôi sẽ kiểm tra chính tả, thể thức và trình bày trước khi gửi cho các anh/chị hướng dẫn Tôi may mắn nhận được sự hỗ trợ tận tình từ anh Nguyên Anh – chuyên viên của Phòng, người đã giúp tôi sửa lỗi và chỉ dạy để hoàn thiện văn bản.
Cuối cùng, văn bản sau khi được chỉnh sửa hoàn thiện sẽ được gửi đến Phòng HC-
TH kiểm tra và trình Ban Giám hiệu ký phê duyệt
1.2 Kết quả thực hành soạn thảo văn bản
Phụ lục 1: Soạn thảo 05 văn bản trong số các loại văn bản hành chính.
Quản lý văn bản và con dấu
2.1 Tham gia thực hiện quản lý văn bản và con dấu
Trong quá trình thực tập tại Trường, tôi đã quan sát và thực hiện quản lý văn bản trên phần mềm E-Office Trường ĐH KHXH&NV đã áp dụng chuyển đổi số trong quản trị đại học bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công văn điện tử E-Office để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản.
Xử lý văn bản đến
Khi có văn bản cần xử lý, E-Office sẽ tự động thông báo ở góc màn hình, hiển thị thông tin đơn vị gửi và nội dung tóm tắt Người dùng chỉ cần nhấp vào thông báo để truy cập giao diện xử lý văn bản, chọn văn bản cần làm việc, và xem nội dung cùng các tài liệu kèm theo Sau khi hoàn tất xử lý, người dùng có thể chia sẻ văn bản qua email hoặc danh sách gợi ý và lưu lại trong phần mềm.
Xử lý văn bản đi
Để soạn thảo văn bản, bạn cần sử dụng phần mềm Microsoft Word, sau đó tải lên tệp đính kèm và chọn các đơn vị nhận văn bản Sau khi văn bản được trình và phê duyệt, nó sẽ được lưu trữ trên hệ thống của Phòng HC-TH.
Tại Phòng TT&QHDN, khối lượng văn bản đến và đi rất lớn, nhưng phần lớn là văn bản nội bộ Do đó, tôi chỉ thực hành quản lý văn bản đối với những tài liệu đã được công bố trên trang web.
Trong quá trình thực tập tại Phòng TT&QHDN, tôi chỉ có cơ hội làm quen với con dấu tên của nhân sự trong phòng Khi sử dụng con dấu, cần xác định chính xác vị trí đóng dấu dưới chữ ký và căn giữa với chức danh Đồng thời, cần đảm bảo mực đóng rõ ràng và đều màu.
55 không bị nhòe Con dấu được để trong khay đựng văn phòng phẩm và giữ gìn cẩn thận, bảo quản kĩ trên bàn làm việc của mỗi người
2.2 Kết quả thực hành quản lý văn bản
Phụ lục 2: Trình bày bìa sổ văn bản đến đăng ký 20 văn bản trong sổ quản lý văn bản đến
Phụ lục 3: Trình bày bìa sổ văn bản đi đăng ký 20 văn bản trong sổ quản lý văn bản đi.
Tổng hợp thông tin văn bản, email; thông tin hội họp cung cấp cho lãnh đạo
3.1 Tham gia vào tổng hợp thông tin
Phòng TT&QHDN thường xuyên tổ chức các sự kiện và chương trình, do đó việc tổng hợp thông tin sau mỗi sự kiện là rất cần thiết để báo cáo công việc và tiến độ cho lãnh đạo Tôi đã tham gia vào việc thu thập và tổng hợp thông tin phục vụ cho công tác thanh quyết toán, cụ thể là các minh chứng về Cuộc thi Người Nhân văn khởi nghiệp năm 2022, một cuộc thi tìm kiếm tài năng khởi nghiệp dành cho sinh viên do Trường ĐH KHXH&NV tổ chức Cuộc thi đã thành công rực rỡ và sau đó, công tác thanh quyết toán yêu cầu lập danh sách cung cấp thông tin minh chứng về công tác truyền thông sự kiện Để thực hiện điều này, tôi cần nắm rõ nhu cầu thông tin cần thu thập và xác định các nguồn thông tin từ Facebook, YouTube và thư mục truyền thông được cấp bởi Phòng Dựa vào yêu cầu thông tin từ anh Lý Nguyên, tôi đã thu thập và tổng hợp thông tin vào danh sách trên Google Docs, bao gồm việc tra cứu thông tin trên Facebook, YouTube và truy cập thư mục truyền thông để chọn lọc dữ liệu.
Em cần thu thập và tổng hợp thông tin một cách chính xác từ 56 ảnh và video, bám sát vào yêu cầu đã đề ra Các nguồn thông tin được sử dụng bao gồm Fanpage Người Nhân văn khởi nghiệp, kênh YouTube của Trường, và các bài báo điện tử uy tín liên quan như Báo Tuổi trẻ, Báo Giáo dục thời đại, và Báo Dân trí Sau khi hoàn thành danh sách thông tin, em sẽ gửi cho anh Nguyên kiểm tra tính đầy đủ và xác thực trước khi trình lên lãnh đạo Phòng.
3.2 Kết quả thực hành tổng hợp thông tin
Phụ lục 4: Chọn 1 báo cáo và tổng hợp tóm tắt thông tin
Công việc phục vụ cuộc họp
4.1 Tham gia vào công việc phục vụ cuộc họp
Một cuộc họp thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhiều khâu như lập kế hoạch chương trình, chuẩn bị thông tin, lễ tân, thư ký cuộc họp và hậu cần Tôi may mắn được tham gia vào công việc lễ tân cho “Hội nghị sơ kết 02 năm thực hiện Kết luận số 01-KL/TW của Bộ Chính trị và trao giải cuộc thi “Bác Hồ trong trái tim tôi” lần 2 năm 2023” diễn ra vào sáng ngày 06/7/2023 tại Hội trường Văn Khoa, Trường ĐH KHXH&NV Dù chỉ là một phần nhỏ trong cuộc họp, nhưng đó là một trải nghiệm quý giá khi được tham gia vào một sự kiện lớn cấp trường.
Qua quá trình thực hành công tác lễ tân trong vai trò thực tập sinh và tham gia các sự kiện của Trường/Khoa, tôi đã rút ra quy trình làm việc của lễ tân tại Trường, được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Để đón tiếp khách một cách chu đáo, cần chuẩn bị sẵn sàng các vật dụng như bút, giấy và danh sách check-in một cách gọn gàng trên bàn lễ tân Bàn lễ tân nên được đặt trước phòng họp để thuận tiện cho việc check-in mà không chắn lối vào Để đảm bảo công tác chuẩn bị hiệu quả, tôi đã đến sớm một tiếng trước khi cuộc họp diễn ra, nhằm nắm rõ các yêu cầu công việc và sẵn sàng hỗ trợ ban tổ chức khi cần thiết.
Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách tham dự tại Hội nghị cấp trường, bộ phận lễ tân sẽ mặc áo dài Áo dài lễ tân, được quản lý tại bộ phận Quan hệ doanh nghiệp (Phòng B006), có màu xanh ngọc và quần trắng, mang lại cảm giác dễ chịu, nhã nhặn và lịch thiệp Sự đồng nhất trong trang phục không chỉ giúp dễ nhận diện mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp và sự đón tiếp nồng hậu của đơn vị tổ chức chương trình.
Khi khách đến, lễ tân chào đón họ bằng nụ cười thân thiện và lời chào lịch thiệp, thể hiện sự lịch sự và trang trọng Sau đó, lễ tân sẽ hướng dẫn khách đến bàn check-in.
Bước 2: Kiểm tra thông tin
Khách mời cần ký tên xác nhận tham dự để ban tổ chức nắm rõ số lượng người tham gia Một tuần trước cuộc họp, thư mời được gửi đến các đơn vị, khoa, bộ môn trong Trường qua email, và các đơn vị xác nhận tham gia bằng cách phản hồi email Danh sách đăng ký sẽ bao gồm họ tên, tên đơn vị/khoa/bộ môn, và cột ký nhận, được in ra để lễ tân kiểm tra thông tin và yêu cầu khách mời ký xác nhận.
Khi khách đến, em sẽ chủ động hỏi thông tin để nắm bắt, như: “Thầy/cô đến từ đơn vị/khoa/bộ môn nào ạ?” và “Thầy/cô đã xác nhận tham dự qua mail thư mời chưa ạ?” Nếu khách đã đăng ký, em sẽ yêu cầu họ tên để tìm kiếm trong danh sách và nhờ khách ký xác nhận Sau khi kiểm tra thông tin đăng ký, khách mời sẽ được hướng dẫn tiếp theo.
Trong buổi hội nghị, khách mời được mời vào phòng hội trường và những người đến trễ sẽ được yêu cầu ký danh sách xác nhận Tôi cũng ghi chú lại những khách tham gia không có tên trong danh sách do chưa phản hồi qua email, để báo cáo kịp thời cho ban tổ chức Trong quá trình check-in, tôi lưu ý kiểm tra sự có mặt của những người trong thành phần phát biểu nhằm đảm bảo hội nghị diễn ra đúng thời gian và suôn sẻ.
Bước 3: Hỗ trợ và hướng dẫn
Khi khách vào phòng họp, lễ tân sẽ hướng dẫn chỗ ngồi và hỗ trợ khi cần Chỗ ngồi trong hội trường được sắp xếp sao cho lãnh đạo Trường ở vị trí trung tâm hàng ghế đầu, với các vị trí quan trọng gần lãnh đạo Do đó, khi hướng dẫn khách, lễ tân cần chú ý đến vị trí và chức vụ của họ.
Hội trường Văn Khoa có quy mô lớn và thường xuyên tổ chức các sự kiện quan trọng, do đó, công việc quan sát và hỗ trợ khách của tôi gặp một số khó khăn Để giải quyết vấn đề này, bộ phận lễ tân được phân chia đứng ở các góc hội trường nhằm có cái nhìn tổng thể Tôi đã tập trung quan sát để nhanh chóng đến hỗ trợ khách khi cần thiết.
Lễ tân có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và chăm sóc khách hàng bằng cách cung cấp nước, giấy, bút và khăn giấy khi cần thiết Em phải túc trực trong phòng họp để kịp thời đáp ứng các yêu cầu của khách Khi có người phát biểu, em sẽ đưa micro cho họ Ngoài ra, em cũng phát giấy và bút để thu thập ý kiến bổ sung từ mọi người, sau đó tổng hợp lại để báo cáo cho lãnh đạo vào cuối giờ.
Bước 5: Kết thúc tiếp đón
Khi kết thúc cuộc họp, lễ tân chào tạm biệt lịch thiệp và thân thiện, tạo ấn tượng tốt đẹp về quy trình tổ chức Sau đó, lễ tân sẽ dọn dẹp và thu gọn vật dụng, đồng thời thu thập các tài liệu của cuộc họp để giao nộp cho ban tổ chức Cuối cùng, báo cáo quy trình thực hiện công tác lễ tân trong suốt cuộc họp đến lãnh đạo để kịp thời nắm bắt thông tin.
Trong quá trình tham gia công tác lễ tân tại hội nghị, em cũng đã tích cực hỗ trợ công tác hậu cần, bao gồm việc đóng lồng khung giấy khen, xếp số phiếu thứ tự cho khách mời, lồng bảng tên và chức vụ, cũng như sắp xếp thứ tự bằng khen Mặc dù chỉ thực hiện những nhiệm vụ nhỏ, nhưng đây là một trải nghiệm quý giá khi em nhận được sự hỗ trợ tận tình từ các thầy cô và anh chị Trải nghiệm này không chỉ giúp em phát triển thêm kỹ năng mà còn là cơ hội để thực hành và áp dụng những kiến thức đã học trong lĩnh vực quản trị văn phòng.
4.2 Kết quả thực hành công việc phục vụ cuộc họp
Phụ lục 5: Dự thảo kế hoạch/chương trình cuộc họp
Sử dụng các ứng dụng phần mềm công tác văn phòng
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, Trường ĐH KHXH&NV đang tích cực thực hiện đề án chuyển đổi số nhằm nâng cao chất lượng và tối ưu hóa hiệu quả quản trị văn phòng Tất cả các văn phòng được trang bị đầy đủ máy tính, laptop và PC, đáp ứng nhu cầu làm việc Ngoài ra, các phần mềm ứng dụng văn phòng hỗ trợ soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ và trao đổi thông tin cũng được áp dụng mạnh mẽ, đặc biệt tại Phòng TT&QHDN Trong quá trình thực tập, tôi đã có cơ hội tiếp xúc và sử dụng các phần mềm công việc hiện đại.
Microsoft Word là phần mềm phổ biến nhất trong công tác văn phòng, giúp người dùng thực hành soạn thảo văn bản, viết báo cáo và viết tin một cách dễ dàng Sau khi hoàn thành văn bản, người dùng có thể sử dụng các lệnh trên thanh công cụ để căn chỉnh và định dạng trình bày Để lưu tài liệu, hãy nhấn nút Save As và đặt tên file, đồng thời nên lưu liên tục bằng nút Save để tránh mất dữ liệu do máy tính sập nguồn Khi cần in văn bản, chỉ cần chọn nút Print, kết nối Bluetooth với máy in và điều chỉnh các thông số in theo ý muốn.
Google Docs là phần mềm soạn thảo văn bản nổi bật với tính năng lưu tự động và cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc Em thường sử dụng Google Docs để viết tin bài và chia sẻ quyền truy cập cho lãnh đạo phòng cùng các anh chị hướng dẫn, giúp họ có thể chỉnh sửa và nhận xét trực tiếp Phần mềm này rất tiện lợi và dễ sử dụng, nhưng em cần lưu ý chỉ cung cấp quyền truy cập cho những người có thẩm quyền và liên quan để đảm bảo tính bảo mật và chất lượng bài viết.
Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến, thường được sử dụng để lập danh sách, tính toán, thống kê và quản lý dữ liệu Trong công việc, tôi sử dụng Excel để lập bảng chi thù lao, dự trù kinh phí và xây dựng kế hoạch truyền thông Excel cung cấp các ô tính giúp phân chia và sắp xếp công việc một cách dễ dàng, thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý tiến độ Ngoài ra, Google Sheets cũng có chức năng tương tự, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu một cách đồng thời Google Sheets là công cụ lý tưởng để chia sẻ quyền truy cập, tạo ra môi trường làm việc nhóm hiệu quả và nhanh chóng Các công việc được phân loại bằng cách tô màu ô và sử dụng cột tiến độ để giám sát quá trình làm việc.
Hình 11: Màn hình làm việc của Google Sheets
Gmail là nền tảng chính để giao tiếp trong công việc, nơi mà các thông tin quan trọng được gửi đến các thành viên qua email có đuôi đặc trưng.
Gmail là công cụ hữu ích cho việc tạo lời mời cuộc họp và lên lịch hẹn, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh ngày giờ qua Google Calendar Sau khi điền tiêu đề, tóm tắt nội dung và thêm email của những người tham dự, người dùng có thể gửi lời mời kèm đường link Google Meet cho cuộc họp online Người nhận chỉ cần xác nhận tham gia qua email, và Google sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở trước thời gian họp Ngoài ra, Gmail còn hỗ trợ quản lý email và lưu trữ thông tin quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng.
Zalo là ứng dụng trò chuyện phổ biến, đặc biệt trong môi trường văn phòng, nơi cần trao đổi thông tin nhanh chóng và kết nối nhiều người Ứng dụng cho phép gửi file văn bản, hình ảnh, video, ghi âm và tài liệu, giúp việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn Tính năng nhóm chat Zalo giúp kết nối mọi người, hỗ trợ trao đổi công việc nhanh gọn Ngoài ra, Zalo có tính năng ghim tin nhắn để đảm bảo thông tin quan trọng không bị bỏ lỡ, cùng với khả năng tạo cuộc bình chọn để thu thập ý kiến từ nhiều người một cách nhanh chóng Tính năng tạo nhắc hẹn cũng giúp quản lý thời gian và lịch hẹn hiệu quả hơn Tuy nhiên, một số tin nhắn trên Zalo không đồng bộ giữa điện thoại và máy tính, gây khó khăn trong việc chuyển đổi giữa hai thiết bị.
Google Drive là một công cụ lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến phổ biến, cho phép người dùng lưu trữ các loại tệp như văn bản, hình ảnh và video clip Thay vì gửi nhiều tài liệu riêng lẻ, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ liên kết đến thư mục chứa các tài liệu cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Tôi sẽ tải tất cả 62 bản và hình ảnh lên Google Drive, sau đó chia sẻ đường link đến những người cần thiết hoặc thêm email để mời họ tham gia Phần mềm này cho phép tôi lựa chọn các đối tượng có quyền chỉnh sửa, xem và nhận xét, rất thuận tiện cho hoạt động nhóm và xin ý kiến từ cấp trên Tuy nhiên, do dung lượng Drive có hạn, những tài liệu có kích thước quá lớn sẽ không thể tải lên và chia sẻ.
Google Meet là công cụ lý tưởng để tổ chức cuộc họp trực tuyến, giúp kết nối từ xa dễ dàng và tiết kiệm thời gian di chuyển Ứng dụng này có tính năng Ghi màn hình, cho phép lưu lại những thông tin quan trọng trong buổi họp Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, tôi không sử dụng Google Meet nhiều do chủ yếu làm việc và trao đổi thông tin trực tiếp.
Sử dụng trang thiết bị văn phòng
Máy tính bàn là thiết bị chính để làm việc với nhiều chức năng như soạn thảo văn bản, tính toán và truy cập Internet Mỗi máy tính trong phòng đều được kết nối mạng và ổ cắm điện để đảm bảo hoạt động trôi chảy Để sử dụng, người dùng chỉ cần mở nút nguồn trên thùng PC, sau đó màn hình sẽ hiển thị và chọn phần mềm cần dùng, như Microsoft Office hay Google Chrome, đã được cài đặt sẵn Sau khi hoàn thành các thao tác, người dùng lưu dữ liệu vào ổ đĩa C và tắt máy tính bằng cách chọn nút Shut down.
Máy in là thiết bị quan trọng để in văn bản và tài liệu, với hai loại chính là máy in màu và máy in laser trắng đen Tôi đã thực hành in văn bản bằng máy in laser trắng đen, cụ thể là máy in HP nhỏ gọn được đặt trên bàn làm việc để tiện lợi Khi nhận yêu cầu in, tôi kết nối laptop qua Bluetooth với máy in bằng cách vào cài đặt, chọn thiết bị và sau đó là máy in.
& scanner và chọn thiết bị in Sau đó, em mở văn bản cần được in trên phần mềm Microsoft
Để in tài liệu, chọn nút Print và điền các thông tin cần thiết như khổ giấy, máy in, chế độ in một mặt hoặc hai mặt, và số trang in trên mỗi mặt giấy, sau đó nhấn OK Máy in sẽ in từng trang và giấy sẽ được thải ra ở thùng máy Sau khi in, cần kiểm tra màu mực, số lượng tờ và nếu không có sai sót, dùng ghim bấm và nộp theo yêu cầu Đối với các lần in sau, không cần kết nối lại với máy in vì đã thiết lập kết nối tự động Nếu máy hết mực, Phòng sẽ liên hệ với Phòng Quản trị thiết bị để bổ sung Giấy in được mua với số lượng lớn để đáp ứng nhu cầu in ấn hiệu quả.
Điện thoại bàn là công cụ quan trọng để trò chuyện và trao đổi thông tin bằng lời nói trong phòng làm việc Mỗi bàn làm việc được trang bị một điện thoại bàn nhỏ gọn, kết nối dây với ổ điện Tôi đã được anh Nguyên Anh hướng dẫn cách sử dụng điện thoại bàn để liên hệ với các kênh báo chí Đầu tiên, tôi kiểm tra kết nối bằng cách nghe tiếng rè qua tai nghe Trước khi gọi, tôi nhấn giữ phím số 9 khoảng năm giây để đảm bảo kết nối ổn định, sau đó mới bấm số điện thoại cần liên lạc Sau khi trao đổi xong, tôi sẽ dập máy về đúng vị trí ban đầu để tắt máy.
Máy scan chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu số, giúp chia sẻ và sử dụng dễ dàng hơn trên các thiết bị Để sử dụng, mở nắp máy scan, đặt tài liệu lên kính, đảm bảo đúng vị trí, sau đó đóng nắp lại Mở phần mềm scan, tùy chỉnh thông số như màu sắc và kích cỡ, rồi chọn "Scan" và nhấn nút trên máy để tiến hành Tài liệu sau khi scan sẽ được lưu trên máy tính để chia sẻ và sử dụng.