Báo cáo thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Cơ quan thực tập: Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp. Trong bối cảnh ngày nay, văn phòng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, góp phần vào sự trôi chảy của thông tin, hiệu suất làm việc và hiệu quả của tổ chức. Trong đó, công tác quản trị văn phòng không chỉ là nhiệm vụ trọng yếu mà còn đóng vai trò trụ cột trong việc thu thập, xử lý thông tin để hỗ trợ tổ chức và điều hành mọi hoạt động của tổ chức. Đồng thời, quản trị văn phòng giúp đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cho hoạt động chung của tổ chức, giúp bộ máy hoạt động thông suốt và thống nhất. Văn phòng chính là đầu mối trung tâm trong công tác quản lý, thu thập, xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin 4.0 và và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, vai trò của người làm công tác văn phòng trở nên đa dạng, phức tạp và đòi hỏi đáp ứng đầy đủ về kiến thức, kỹ năng chuyên môn, phẩm chất, đạo đức và không ngừng trau dồi, phát triển bản thân để nắm bắt và thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng của các tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy, sinh viên Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng khóa 20202024 đã được tổ chức đợt Thực tập chuyên ngành 1 về Quản trị văn phòng ở năm thứ 3 để có thể ứng dụng những kiến thức, kỹ năng đã được tích lũy trong suốt những năm học vào thực tiễn và trau dồi bản thân. Trong 2 tháng thực tập tại Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, bản thân em đã được quan sát các thao tác, quy trình nghiệp vụ trong công tác quản trị văn phòng và được trải nghiệm thực hành những khâu nghiệp vụ đó. Quá trình thực tập đã mang lại cho em rất nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm đáng quý, mà đó chính là hành trang vững chắc cho em trong con đường sự nghiệp sau này và được em tổng kết qua bài báo cáo này. Bài báo cáo thực tập gồm 2 nội chung chính: Phần I: Khái quát về Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.2 Phần II: Khảo sát các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp.
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHÁI QT VỀ PHỊNG TRUYỀN THƠNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Thời gian thành lập 1.2 Tên gọi, loại hình hoạt động 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trường ĐH KHXH&NV Khái quát Phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp 12 2.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng 12 2.2 Quy chế hoạt động văn phòng 14 2.3 Đội ngũ nhân làm cơng tác văn phịng 16 PHẦN II: KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUN MƠN VĂN PHỊNG TẠI PHỊNG TRUYỀN THƠNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP 19 Khái quát chung công việc chun mơn văn phịng Phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp 19 1.1 Công tác văn thư 19 1.2 Hoạt động phân loại xếp quản lý hồ sơ tài liệu 32 1.3 Sắp xếp lịch làm việc 35 1.4 Hội họp, hội nghị 37 1.5 Hoạt động ứng dụng cơng nghệ cơng tác văn phịng (các phần mềm chun mơn văn phịng) 40 1.6 Trang thiết bị sử dụng trang thiết bị văn phòng 41 1.7 Thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo 43 1.8 Lễ tân văn phòng 47 Nhận xét kiến nghị cơng việc chun mơn văn phịng 48 2.1 Nhận xét 48 2.2 Kiến nghị 51 PHẦN III: THỰC HÀNH CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 53 Soạn thảo văn bản, quản lý văn 53 Quản lý văn dấu 54 Tổng hợp thông tin văn bản, email; thông tin hội họp cung cấp cho lãnh đạo 55 Công việc phục vụ họp 56 Sử dụng ứng dụng phần mềm cơng tác văn phịng 59 Sử dụng trang thiết bị văn phòng 62 KẾT LUẬN 64 PHỤ LỤC Phụ lục Phụ lục 11 Phụ lục 17 Phụ lục 25 Phụ lục 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh ngày nay, văn phịng đóng vai trị quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, góp phần vào trơi chảy thông tin, hiệu suất làm việc hiệu tổ chức Trong đó, cơng tác quản trị văn phịng khơng nhiệm vụ trọng yếu mà cịn đóng vai trị trụ cột việc thu thập, xử lý thông tin để hỗ trợ tổ chức điều hành hoạt động tổ chức Đồng thời, quản trị văn phòng giúp đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động chung tổ chức, giúp máy hoạt động thông suốt thống Văn phịng đầu mối trung tâm công tác quản lý, thu thập, xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo Với bùng nổ công nghệ thông tin 4.0 và hội nhập quốc tế ngày sâu rộng, vai trò người làm cơng tác văn phịng trở nên đa dạng, phức tạp đòi hỏi đáp ứng đầy đủ kiến thức, kỹ chuyên môn, phẩm chất, đạo đức không ngừng trau dồi, phát triển thân để nắm bắt thích nghi với thay đổi nhanh chóng tác động mơi trường bên ngồi Vì vậy, sinh viên Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phịng khóa 2020-2024 tổ chức đợt Thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng năm thứ để ứng dụng kiến thức, kỹ tích lũy suốt năm học vào thực tiễn trau dồi thân Trong tháng thực tập Phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, thân em quan sát thao tác, quy trình nghiệp vụ cơng tác quản trị văn phòng trải nghiệm thực hành khâu nghiệp vụ Q trình thực tập mang lại cho em nhiều kinh nghiệm trải nghiệm đáng q, mà hành trang vững cho em đường nghiệp sau em tổng kết qua báo cáo Bài báo cáo thực tập gồm nội chung chính: Phần I: Khái qt Phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Phần II: Khảo sát công việc chun mơn văn phịng Phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp Phần III: Thực hành nội dung nghiệp vụ văn phòng PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ PHỊNG TRUYỀN THƠNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP, TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Thời gian thành lập Hình 1: Lịch sử phát triển Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM (Nguồn: Sổ tay sinh viên) Trường bắt đầu có tiền đề hình thành từ năm 1955 thức thành lập vào năm 1957, trải qua 60 năm hình thành phát triển qua ba giai đoạn: Đại học Văn khoa, Đại học Tổng hợp TP.HCM Trường ĐH KHXH&NV Trường phát triển mạnh mẽ, để lại dấu ấn đậm nét lịch sử giáo dục đại học Việt Nam có tầm ảnh hưởng đến giới, đặc biệt châu Á Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, Trường đặt móng việc thành lập Trường Cao đẳng dự bị Văn khoa Pháp vào tháng 11 năm 1955 thành viên Viện Đại học Sài Gòn Đến ngày tháng năm 1957, Trường thức thành lập với tên gọi Trường Đại học Văn khoa thuộc Viện Đại học Sài Gịn Hình 2: Đại học Văn khoa – (Nguồn: Internet) Trong giai đoạn chiến tranh, Đại học Văn khoa trung tâm đấu tranh sinh viên Sài Gòn – Chợ Lớn Một kiện tiêu biểu sinh viên Văn khoa diễn phong trào xuống đường côɴԍ nhân để đưa yêu sách gồm 39 điều Tổng Liên đoàn Lao động vào 01/05/1957; hay việc đấu tranh đòi mở thêm trường công, thực chuyển ngữ đại học, tạo nên sóng đấu tranh địi sử dụng tiếng Việt bậc đại học sau lan rộng trường đại học miền Nam,… Đến năm 1964, trường Đại học Văn khoa dời đường Cường Để (nay đường Đinh Tiên Hồng) khn viên thành lũy, đồn binh cũ Vào tháng 10 năm 1975, Đại học Văn khoa có nhiều thay đổi mục tiêu, chương trình nội dung đào tạo Tháng năm 1976, Đại học Văn khoa hợp với Đại học Khoa học (Đại học Khoa học Tự nhiên bây giờ) thành Đại học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, chuyên đào tạo cán nghiên cứu khoa học tự nhiên xã hội, giảng viên giảng dạy khoa học cho trường khu vực Hình 3: Đại học Tổng hợp (Nguồn: Internet) Từ năm 1976 đến năm 1996, Trường phận ngành khoa học xã hội nhân văn Đại học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh Ngày 30/3/1996, trường thức mang tên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thuộc hệ thống Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 1233/QĐ-BGD&ĐT Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Hình 4: Trường ĐH KHXH&NV sở (Nguồn: Trường ĐH KHXH&NV) Với giá trị cốt lõi “Sáng tạo – Dẫn dắt – Trách nhiệm” triết lí giáo dục “Giáo dục tồn diện – Khai phóng – Đa văn hóa”, Trường trung tâm nghiên cứu, đào tạo lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn lớn miền Nam Việt Nam; đơn vị giáo dục uy tín với chương trình đào tạo tiên tiến nhằm cung ứng nguồn nhân lực trình độ cao có sắc riêng lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn, đồng thời cung cấp sản phẩm khoa học làm sở cho việc hoạch định sách xã hội; góp phần tạo dựng vị Khoa học xã hội Nhân văn Việt Nam khu vực Trường đào tạo 34 ngành bậc Đại học, 32 ngành bậc Thạc sĩ, 16 ngành bậc Tiến sĩ lĩnh vực: (1) Khoa học xã hội Hành vi; (2) Khoa học Nhân văn; (3) Khoa học giáo dục đào tạo giáo viên; (4) Báo chí Thông tin; (5) Kinh doanh Quản lý; (6) Dịch vụ xã hội; (7) Khách sạn, Du lịch, Thể thao Dịch vụ cá nhân Với bề dày lịch sử, truyền thống, vị hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, Nhà trường quy tụ đội ngũ giảng viên, nhà nghiên cứu, nhà quản lý, nhân viên giỏi tham gia công tác giảng dạy, nghiên cứu, làm việc Trải qua 65 năm phát triển, Nhà trường đào tạo nhiều nhà giáo, nhà khoa học, trị gia, nhà quản lý, văn nghệ sĩ, doanh nhân xuất sắc Từ năm 2022, Nhà trường thực tự chủ đại học với nhiều thay đổi quản trị đại học, đào tạo, nghiên cứu nhằm hướng đến đại học nghiên cứu hệ thống Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, nằm top đầu lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn Châu Á 1.2 Tên gọi, loại hình hoạt động - Tên tiếng Việt: Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (Tên viết tắt: Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM) - Tên tiếng Anh: University of Social Sciences and Humanities – Vietnam National University Ho Chi Minh City (Tên viết tắt:: VNUHCM-USSH) - Cơ quan chủ quản: Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh - Loại hình hoạt động: đơn vị nghiệp cơng lập - Loại hình Trường: Cơng lập - Triết lí giáo dục: Giáo dục tồn diện – Khai phóng – Đa văn hóa 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trường ĐH KHXH&NV 1.3.1 Vị trí pháp lý, chức Trường Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM thành lập theo Quyết định số 1233/QĐ-BGDĐT ngày 30/3/1996 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc thành lập Trường ĐH KHXH&NV thuộc ĐHQG-HCM Trường đơn vị nghiệp công lập nằm hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc ĐHQG-HCM có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản ngân hàng thương mại, Kho bạc Nhà nước Trường ĐH KHXH&NV có chức đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học phục vụ cộng đồng, trung tâm đào tạo nguồn nhân lực phía Nam, thực chuyển giao công nghệ cung cấp dịch vụ lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn 1.3.2 Nhiệm vụ Trường - Nhiệm vụ đào tạo: triển khai hoạt động tuyển sinh, đào tạo Nhà trường theo hướng đại, thiết thực, sáng tạo, phù hợp với thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội đất nước yêu cầu hội nhập quốc tế, trọng đặc biệt tới việc phát triển phẩm chất, lực cần thiết cho người học để tăng khả thích ứng với xã hội hội nhập quốc tế - Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học: triển khai hoạt động khoa học cơng nghệ mang tầm chiến lược, lâu dài, vừa mang tính cấp bách để giải hiệu vấn đề đặt thực tiễn đất nước tất lĩnh vực, từ công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống trị đến phát triển kinh tế, xã hội, văn hố, quốc phịng an ninh đối ngoại - Nhiệm vụ hợp tác quốc tế: nâng cao mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, thu hút nhà khoa học giỏi nước hợp tác, làm việc Trường; thúc đẩy chương trình đào tạo, nghiên cứu liên kết quốc tế - Nhiệm vụ phục vụ cộng đồng: thúc đẩy hoạt động kết nối phục vụ cộng đồng, tạo gắn kết Nhà trường với doanh nghiệp, địa phương tổ chức quốc tế; đảm bảo giá trị cốt lõi “Sáng tạo – Dẫn dắt – Trách nhiệm” Nhà trường - Xây dựng mơi trường văn hố Trường theo hướng: học thuật, dân chủ sáng tạo thân thiện; tăng cường cơng tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức, người lao động người học - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật 1.3.3 Quyền hạn Trường - Xây dựng tổ chức thực chiến lược, kế hoạch phát triển Nhà trường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục quy hoạch mạng lưới trường đại học Nhà nước - Tổ chức máy, tuyển dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ viên chức người lao động theo quy định pháp luật ĐHQG-HCM - Xây dựng chương trình, kế hoạch, tổ chức đào tạo phát triển chương trình đào tạo; tổ chức biên soạn lựa chọn giáo trình giảng dạy phù hợp với mục tiêu đào tạo chương trình đào tạo; tổ chức tuyển sinh quản lý người học; quản lý cấp văn bằng, chứng cho người học theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khoa học; sử dụng hiệu kinh phí đầu tư cho phát triển khoa học; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học, công bố kết hoạt động khoa học; bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học Nhà trường - Xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tự đánh giả chất lượng đào tạo chịu kiểm định chất lượng giáo dục - Được Nhà nước giao cho thuê đất, sở vật chất; vay vốn, đầu tư ngân sách; miễn, giảm thuế theo quy định pháp luật; huy động, quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất tài theo quy định pháp luật - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực nhằm thực mục tiêu giáo dục; hợp tác, liên kết với tổ chức hợp pháp nước nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với việc làm, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội - Hợp tác, liên doanh, nhận tài trợ tổ chức, cá nhân; góp vốn tiền, tài sản, giá trị quyền sở hữu trí tuệ để tiến hành hoạt động khoa học; sử dụng nguồn thu từ hoạt động khoa học để xây dựng sở vật chất Nhà trường, cho hoạt động giáo dục bổ sung nguồn tải cho Nhà trường khoa nghệ thường học niên Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM Phịng Thanh 19/8/2023 18 tra 30/KH- Kế hoạch Cơng pháp XHNV- tác tra chế - TTPC- Sở SHTT 18/8/2023 năm học 20232024 Phịng TT&Q 18/8/2023 HDN hữu trí tuệ Phòng Thanh 19/8/2023 19 tra 31/KH- pháp XHNV- chế - TTPC- Sở SHTT Kế hoạch Công tác pháp chế Phịng sở hữu trí tuệ TT&Q năm 2023- HDN 18/8/2023 18/8/2023 2024 hữu trí tuệ Cơng văn V/v Phịng 22/8/2023 20 Tổ 1265/X chức – HNV- Cán TCCB 21/8/2023 xét tặng Kỷ Phịng niệm chương TT&Q “Vì nghiệp HDN giáo dục” 16 21/8/2023 Phụ lục 3: ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2022 Từ ngày: 16/02/2022 đến ngày: 08/12/2022 Từ số: 01 đến số: 20 Quyển số: 01 17 Đơn Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội Người dung văn ký Nơi nhận văn vị, người nhận Số lượng Ngày Ký Ghi chuyển nhận lưu Hiệu Cơng văn 01/XH NVTT&Q trưởng; Phịng Các HC- Hiệu khoa/bộ TH; trưởng mơn; Phịng Các đơn TT&Q vị HDN việc tăng cường thông 16/02/2022 tin ngành đào tạo HDN website khoa, môn XHNVTT&Q chức Ngày 17/2/2022 hội Việt phục Tóc xanh – HDN 16/02/2022 14 17/2/2022 10 06/03/2022 14 17/3/2022 Trường Phòng Kế hoạch Tổ 01/KH- 40 BGH; HC- Hiệu Các đơn TH; trưởng vị Phòng Trường TT&Q Vạt áo HDN Phòng Kế hoạch Tổ 02/KHXHNVTT&Q 06/03/2022 HDN chức chương Hiệu trình Campus trưởng Tour 2022 Các đơn vị Trường HCTH; Phòng TT&Q HDN Kế hoạch Tổ 03/KHXHNVTT&Q HDN chức chương 17/3/2022 trình kỷ niệm 65 năm hình thành phát Hiệu trưởng Đảng Phịng ủy; HC- BGH; TH; Các đơn Phòng vị TT&Q 18 triển Trường Trường HDN ĐHKHXH& NV, ĐHQGHCM “65 năm tự hào, vươn xa” Công văn việc triển khai 02/XH NVTT&Q Phòng 13/5/2022 phần mềm Hiệu Quản lý đối trưởng tác (giai đoạn HDN Các đơn vị Trường 1) XHNVTT&Q Thực 19/5/2022 Chương trình Đại học xanh HDN TH; Phòng 10 13/5/2022 14 19/5/2022 10 27/5/2022 65 2/6/2022 TT&Q HDN Đảng Phòng ủy; HC- Hiệu BGH; TH; trưởng Các đơn Phòng vị TT&Q Trường HDN Kế hoạch 05/KH- HC- năm 2022 Kế hoạch Về việc tổ chức chương trình Đối thoại 06/KHXHNVTT&Q Phòng 27/5/2022 HDN doanh Hiệu nghiệp E- trưởng talks #1: Các đơn vị Trường Blockchain HCTH; Phòng TT&Q HDN kinh tế số Kế hoạch Về 07/KHXHNVTT&Q 02/6/2022 việc tổ chức thi sáng Hiệu trưởng ĐHQG- Phòng HCM; HC- Các đơn TH; 19 HDN tác văn học vị Phòng “Giải thưởng Trường; TT&Q Văn học trẻ Các đối HDN ĐHQG tác, nhà TP.HCM tài trợ; Các quan truyền thông Kế hoạch Về 08/KHXHNVTT&Q Phòng việc tổ chức Podcast 05/6/2022 “Người Nhân văn mài sắt HDN Hiệu trưởng Các đơn vị Trường nên kim” Kế hoạch Về XHNVTT&Q HDN Phòng 20 05/6/2022 20 06/6/2022 20 20/7/2022 TT&Q Phòng việc tổ chức 06/6/2022 TH; HDN Mùa 09/KH- HC- Company Hiệu Tour #2: trưởng Tham quan Các đơn vị Trường CT Group HCTH; Phòng TT&Q HDN Kế hoạch Về việc tổ chức 16/KHXHNVTT&Q HDN Phòng Campus Tour 20/7/2022 #1: Hành Hiệu trình Thành trưởng phố yêu – Các đơn vị Trường Giáo dục di HCTH; Phòng TT&Q HDN sản 20 Kế hoạch Về việc tổ chức chương trình 19/KHXHNVTT&Q Phịng Đối thoại doanh 30/8/2022 nghiệp Etalks #2 – HDN Hiệu trưởng Các đơn vị Trường Chủ đề trách HCTH; 30/8/2022 Phòng TT&Q HDN nhiệm xã hội doanh nghiệp ĐHQGHCM; Các đơn Kế hoạch Về 22/KHXHNVTT&Q vị Phòng Trường; HC- Hiệu Các đối TH; trưởng tác, nhà Phòng tài trợ; TT&Q Các HDN việc tổ chức thi 26/9/2022 “Người Nhân văn khởi HDN nghiệp” Mùa năm 2022 65 26/9/2022 13 20/10/2022 quan truyền thông Thông báo Về việc đẩy 27/TBXHNVTT&Q HDN 20/10/2022 Phòng mạnh tuyên Trưởng BGH; HC- truyền, triển Phịng Các đơn TH; khai Tầm TT&Q vị Phịng nhìn, sứ HDN Trường TT&Q mạng, Giá trị HDN cốt lõi 21 Triết lý giáo dục Nhà trường Kế hoạch Về 29/KHXHNVTT&Q Phịng việc tổ chức chương trình 22/10/2022 Đối thoại doanh HDN Hiệu trưởng Các đơn vị Trường nghiệp E- HCTH; Phòng 10 22/10/2022 27/10/2022 14 02/11/2022 TT&Q HDN talks #3 Khoa 09/XH NVTT&Q Công văn Về Thư viện việc phối hợp – Thông thực đưa tin thư sinh viên viện; ngành khoa 27/10/2022 học tham dự HDN chương trình Trưởng Phịng TT&Q HDN Khoa Lưu trữ học – Quản trị Đối thoại văn doanh phòng; nhân E-talk#3 Khoa Phòng HCTH; Phòng TT&Q HDN Địa lý Kế hoạch Về việc tổ chức chương trình 31/KHXHNVTT&Q HDN ĐHQG- 02/11/2022 chào mừng Hiệu ngày Nhà trưởng giáo Việt Nam HCM; Các đơn vị Trường (20/11/2022) 22 Phòng HCTH; Phòng TT&Q HDN kỷ niệm 65 năm thành lập Trường (1957-2022) Kế hoạch Về việc tổ chức chương trình 32/KHXHNVTT&Q Phịng Đối thoại doanh 03/11/2022 nghiệp Etalks #4 – HDN Hiệu trưởng Các đơn vị Trường Chủ đề Từ HCTH; Phòng 10 03/11/2022 10 01/12/2022 10 08/12/2022 TT&Q HDN cơng dân trẻ tích cực đến lãnh đạo trẻ Kế hoạch Về việc tổ chức 36/KHXHNVTT&Q Phịng chương trình C-Tour #4 – 01/12/2022 Khám phá hệ thống giao HDN Hiệu trưởng Các đơn vị Trường thơng thơng HCTH; Phịng TT&Q HDN minh TP.HCM Kế hoạch Về 37/KHXHNVTT&Q HDN Phịng việc tổ chức chương trình 08/12/2022 C-Tour #5 – Tham quan Hiệu trưởng Các đơn vị Trường Dinh Độc Lập HCTH; Phòng TT&Q HDN tìm hiểu 23 tiềm phát triển nghề nghiệp lĩnh vực châu Âu 24 Phụ lục 4: Tổng hợp tóm tắt thơng tin từ Báo cáo cơng tác cựu sinh viên Trường năm 2021 Xây dựng kênh thông tin website, fanpage cho BLLCSV Trường: - Cập nhật giao diện mới, thông tin hoạt động BLLCSV Trường công bố thông qua website Fanpage BLLCSV - Link website: https://hcmussh.edu.vn/alumni - Link fanpage: https://www.facebook.com/csv.dhkhxhnv - Thời gian thực hiện: Tháng 01/2021 Kết nối, hỗ trợ hoạt động Ban Liên lạc cựu sinh viên (BLLCSV) khoa, môn: - Lập liên kết Văn phòng BLLCSV Trường với đại diện BLLCSV khoa/ môn qua kênh thông tin (Group Zalo; Fanfage; Gmail; số điện thoại; ) - Thời gian thực hiện: Tháng 02/2021 Vận động cựu sinh viên tham gia chương trình “Người Nhân Văn xây dựng đại học xanh”: - Triển khai, chương trình “Người Nhân Văn xây dựng đại học xanh” vận động số tiền 118.705.000 VND - Tiến hành chương trình “Trồng xanh - đợt 1” vào ngày 01/11/2021, tiếp tục triển khai đợt trồng năm 2022 - Thời gian thực hiện: Tháng 4-6/2021 Phát động cựu sinh viên tham gia đóng góp “Quỹ khuyến học, khuyến tài Trường ĐH KHXH&NV” chương trình “Hỗ trợ sinh viên học trực tuyến”: - Công tác vận động Ban liên lạc Cựu sinh viên phối hợp Đồn trường triển khai tích cực Tổng số kim vận động 200.000.000 VND - Đoàn trường lựa chọn 371 sinh viên có hồn cảnh khó khăn để trao hỗ trợ kim mua gói cước internet trị giá 200.000đ/sinh viên 25 - Tổng số tiền hỗ trợ giải ngân 70.000.000đ (Bảy mươi triệu đồng) Số tiền lại sử dụng để mua 28 iPad qua sử dụng để tặng cho 28 sinh viên với trị giá 2.765.000đ/máy - Số lượng thiết bị vận động máy tính mới, máy tính qua sử dụng, điện thoại thơng minh qua sử dụng Tồn thiết bị trao cho bạn sinh viên khó khăn cần thiết bị để phục vụ môn học đặc thù - Thời gian thực hiện: Tháng 6-9/2021 Tổ chức chương trình chia sẻ trực tuyến cựu sinh viên sinh viên - Tổ chức chương trình Chia sẻ cựu sinh viên – Alumni talk #6 “Thế giới nghề nghiệp khoa học xã hội nhân văn” - Phối hợp Hội Sinh viên Trường tổ chức chuỗi chương trình - Alumni talk #7, chia sẻ trực tuyến cựu sinh viên sinh viên, chủ đề “Kết nối hệ” - Hơn 20 talkshow khoa/bộ môn diễn từ tháng 7-10/2021 - Thời gian thực hiện: Tháng 7/2021 Phát động tri ân “Tuần lễ trở về” nhân ngày Nhà giáo Việt Nam Cựu sinh viên hiến tặng ghế đá tri ân Nhà trường - Chương trình nhận hưởng ứng từ cựu sinh viên nhằm tri ân Nhà trường Tổng số vật sau chương trình nhận 30 ghế đá, BLLCSV Trường tiếp nhận đặt khn viên sở Đinh Tiên Hồng Cơ sở Thủ Đức - Thời gian thực hiện: Tháng 11/2021 26 Phụ lục 5: Dự thảo Kế hoạch tổ chức Đại hội Ban Liên lạc Cựu sinh viên cấp khoa nhiệm kỳ 2023-2027 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /KH-XHNV-BLLCSV Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 KẾ HOẠCH Tổ chức Đại hội Ban Liên lạc Cựu sinh viên cấp khoa nhiệm kỳ 2023-2027 I MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU Mục đích - Kiện tồn, bổ sung nhân phù hợp với việc phát triển công tác cựu sinh viên khoa mục tiêu hoạt động cựu sinh viên Nhà trường; - Tổ chức thực hoạt động cựu sinh viên tích cực, hiệu để hỗ trợ Nhà trường; - Tạo môi trường để thúc đẩy gắn kết, sẻ chia, phát triển cựu sinh viên; hình thành cộng đồng cựu SV Trường lớn mạnh Yêu cầu - Công tác tổ chức thực công khai, minh bạch, dân chủ; thu hút cựu sinh viên tham gia vào hoạt động; - Lãnh đạo Khoa trực tiếp đạo công tác tổ chức đại hội; đơn vị, cá nhân có liên quan phối hợp thực tốt nhiệm vụ giao kế hoạch; - Văn phòng Ban Liên lạc Cựu Sinh viên (BLL Cựu Sinh viên) Trường hỗ trợ đơn vị công tác tổ chức thực kế hoạch II THÀNH PHẦN, THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, NỘI DUNG ĐẠI HỘI Thành phần - Đại diện BLL Cựu sinh viên Trường; - Đại diện Ban Chủ nhiệm khoa; - Viên chức, người lao động phân công phụ trách công tác đơn vị; - Cựu sinh viên Trường 27 Thời gian Cơng tác kiện tồn BLL Cựu Sinh viên diễn từ ngày ban hành kế hoạch hết ngày 15 tháng 10 năm 2023 Địa điểm - Phòng họp D201-D202, Trường ĐH KHXH&NV; - Số 10-12 Đinh Tiên Hoàng, Quận 1, TP.HCM Nội dung a Chương trình Đại hội - Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự; - Phát biểu đại diện ban chủ nhiệm khoa; - Báo cáo kết thực công tác giai đoạn 2020-2023; - Dự thảo phương hướng, nhiệm vụ nhiệm kỳ 2023-2027; - Thảo luận tổng kết, phương hướng; - BLL Cựu SV giai đoạn 2020-2023 tuyên bố mãn nhiệm kỳ; - Bầu hiệp thương BLL Cựu SV Khoa nhiệm kỳ 2023-2027; BLL mắt Đại hội; - Kết thúc đại hội b Danh mục hồ sơ kiện tồn - Cơng văn đề nghị công nhận danh sách BLL Cựu SV BCN khoa; - Biên Đại hội; - Báo cáo tổng kết hoạt động giai đoạn 2020 – 2023, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ 2023-2027; - Danh sách trích ngang BLL Cựu Sinh viên đơn vị III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thành lập Ban Chỉ đạo - Ban Tổ chức a Thành lập Ban Chỉ đạo - PGS.TS Ngô Thị Phương Lan - Hiệu trưởng; - TS Phan Thanh Định – Phó Hiệu trưởng; - TS Huỳnh Thành Lập - Trưởng BLL Cựu Sinh viên Trường 28 b Thành lập Ban Tổ chức - ThS Trần Nam, Phó Trưởng BLL Cựu Sinh viên Trường - Trưởng ban; - ThS Nguyễn Võ Nguyên Anh, Thư ký BLL Cựu Sinh viên Trường - Thành viên; - Ban Thường trực BLL Cựu Sinh viên Trường – Thành viên Tiến độ thực Thời gian Nội dung công việc 10/7 – 30/7/2023 Soạn thảo kế hoạch tổ chức 01/8– 15/8/2023 Triển khai kế hoạch tổ chức kiện toàn đến Khoa 15/8 – 15/10/2023 - Tổ chức Đại hội; - Gửi danh mục hồ sơ kiện toàn BLL Cựu Sinh viên trường 15/8 – 20/10/2023 - Hoàn tất ban hành định công nhận BLL Biện pháp tổ chức thực - Ban Chủ nhiệm khoa đạo hỗ trợ công tác tổ chức thực hội nghị; - BLL Cựu Sinh viên Trường hỗ trợ khoa việc hướng dẫn thủ tục, hỗ trợ đăng ký phòng hội nghị (nếu cần thiết); phối hợp với phịng Truyền thơng Quan hệ doanh nghiệp việc truyền thơng cho chương trình Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Các đơn vị (để thực hiện); - Lưu: HC-TH, TT&QHDN Ngô Thị Phương Lan 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức, công tác Quyết định số 22/QĐ-XHNV-HĐT Hội đồng Trường Về việc ban hành Quy chế tạm thời tổ chức hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học (2013) Giáo trình Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn NXB ĐHQG TP.HCM Bùi Loan Thùy (2013) Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý NXB ĐHQG TP.HCM Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (năm 2015) Giáo trình quản trị văn phòng NXB ĐHQG TP.HCM Mẫn Nhi (14/02/2022) Đại học Văn khoa: Trường đại học thành lập vào thời Pháp thuộc Truy xuất từ https://thoixua.vn/sai-gon-xua/dai-hoc-van-khoa-truongdai-hoc-thanh-lap-vao-thoi-phap-thuoc.html Mạnh Tùng Trường đại học hình thành từ thời Pháp thuộc Truy xuất từ https://hcmussh.edu.vn/news/item/2916 Về Trường ĐH KHXH&NV Truy xuất từ https://jobs.hcmussh.edu.vn/ve-truong-dhkhxh-nv-35a522f7/vi