TÌM HIỂU VỀ TRANG THIẾT BỊ, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH LUMENS VINA.............................................................................................................................................
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LÊ QUỐC NGUYÊN BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ (2019 – 2023) CHUN ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ TRANG THIẾT BỊ, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH LUMENS VINA Tên công ty: Công ty TNHH LUMENS VINA Địa : Lô B_1M_CN, Khu công nghiệp Mỹ Phước 3, Phường Chánh Phú Hịa, Thị xã Bến Cát, Tỉnh Bình Dương Người hướng dẫn nghiệp vụ công ty: Nguyễn Phúc Vinh Giảng viên phụ trách: Trần Lệ Hường TP Hồ Chí Minh – 2023 LỜI CẢM ƠN Thời gian học tập Phân viện Học viện Hành Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, với quan tâm lãnh đạo, tận tâm d ạy t quý thầy cô, hỗ trợ từ bạn bè giúp em có kiến th ức, kỹ hữu ích làm hành trang vững bước sau này, làm tảng cho tương lai sau tốt nghiệp Được giới thiệu đến công ty TNHH LUMENS VINA giúp em đ ược trải nghiệm, tìm hiểu học hỏi nhiều kiến thức thực ti ễn, vận dụng kiến thức học vào công việc, trao đổi, rút kinh nghi ệm đ ể không khỏi bỡ ngỡ trường Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến: - Quý lãnh đạo thầy cô môn Phân viện Học viện Hành Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh cho em ki ến th ức, kỹ tảng hữu ích cho cơng việc, tương lai - Cô Trần Lệ Hường, quý thầy cô mơn học tận tình hướng dẫn giúp em hồn thành tốt trình thực tập - Anh Nguyễn Phúc Vinh – Trưởng phịng hành – Nhân sự, anh chị cơng ty LUMENS VINA, tận tình tiếp nhận, d ẫn, cung cấp tài liệu để em hồn thành thực tập Trong đợt thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót, mặt hạn chế chưa làm Em mong góp ý, sửa chữa từ quý thầy cô đ ể báo cáo thực tập hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 03 năm 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực t ập c tôi, d ựa tinh thần cá nhân nghiên cứu, tìm tịi, tham khảo tài liệu thơng tin phương tiện thông tin địa chúng, qua tìm hi ểu v ề trang thi ết b ị, phần mềm ứng dụng công tác văn phịng cơng ty TNHH LUMENS VINA Sinh viên Lê Quốc Nguyên PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong thời kỳ hội nhập nay, doanh nghiệp không ch ỉ cạnh tranh với nước mà phải cạnh tranh với doanh nghi ệp n ước ngồi Vì vậy, cơng nghệ thơng tin mắt xích khơng thể thiếu, cầu nối thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Việc áp d ụng CNTT cơng tác văn phịng quan trọng, liên quan đến việc thu th ập, x lý truyền tải thông tin Các trang thiết bị, máy móc phương tiện đại góp phầnlàm thay đổi đáng kể văn phòng, thay th ế phương pháp làm việc thủ công lạc hậu Đồng thời đội ngũ nhân viên ph ải có trình độ chun mơn cao đáp ứng u cầu xu hi ện đại Đối với công ty LUMENS VINA việc sử dụng trang thiết b ị, ph ần m ềm ứng dụng công tác văn phòng điều cần thi ết có ý nghĩa to lớn việc giảm nhân lực chất lượng th ấp, nâng cao trình đ ộ tính chun nghiệp cơng tác văn phịng, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức, giải công việc cách hiệu Nhân th ức tầm quan trọng vấn đề em xin chọn đề tài: “Tìm hi ểu v ề trang thiết bị, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng t ại công ty TNHH LUMENS VINA” làm đề tài báo cáo thực tập Mục đích nghiên cứu: Nền kinh tế Việt Nam ngày phát triển, kéo theo s ự phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin, cách mạng 4.0, c ải cách chuyển đổ số xuất lĩnh vực đời sống xã hội, đ ặc bi ệt môi trường dễ biến động doanh nghiệp, cơng ty Nhằm giúp hoạt động trì phát triển doanh nghiệp trở nên d ễ dàng, chuyên nghiệp đại Vì báo cáo hướng đ ến vi ệc tìm hiểu để nắm bắt việc sử dụng thiết bị văn phòng, ứng d ụng phần mềm hoạt động văn phịng cơng ty TNHH LUMENS VINA Từ nhìn nhận đánh giá ưu điểm việc sử dụng thiết bị, phần mềm ứng dụng công ty Đưa giải pháp mang tính lý luận thực tiễn cao nhằm khắc phục hạn chế tồn 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: thiết bị văn phòng, phần mềm ứng d ụng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH LUMENS VINA * Phạm vi nghiên cứu không gian, thời gian nội dung: - Giới hạn không gian: Công ty TNHH LUMENS VINA - Giới hạn thời gian: Từ năm 2020 đến Nhiệm vụ nghiên cứu: Quan sát, sử dụng tìm hiểu thiết bị, phần mềm ứng dụng cơng ty trang bị cho văn phịng, từ nhận xét ưu điểm, nhược điểm đ ưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc sử dụng trang thiết b ị, phần mềm ứng dụng, góp phần vào cơng chuyển đổi s ố c doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu: Để hồn thành báo cáo này, tơi dựa vào phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp phân tích tổng hợp Kết cấu báo cáo: Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo báo cáo gồm có ba chương: Chương 1: Lý luận chung thiết bị, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng thiết bị, phần mềm ứng dụng công tác văn phịng cơng ty TNHH LUMENS VINA Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu vi ệc s dụng thiết bị, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng t ại cơng ty TNHH LUMENS VINA CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THIẾT BỊ, PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng *Theo nghĩa hẹp: Văn phòng hiểu trụ sở địa điểm làm vi ệc, n giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, tổ ch ức m ột nhà ch ức trách định *Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc đ ược l ập đ ể th ực hi ện chức giúp cấp lãnh đạo việc tổ chức ều hành ho ạt động chung quan, tổ chức trung tâm xử lý thông tin ph ục v ụ đạo, điều hành mặt công tác người lãnh đạo Các quan niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ c văn phịng Để có khái niệm đầy đủ văn phịng c ần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận c quan, đ ơn vị Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung c ấp thơng tin t bên ngồi nội giúp cho lãnh đạo quan có định đ ắn Đ ầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu x lý thông tin ph ản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết cao Mặt khác hoạt động quan đơn vị cần có ph ương tiện v ật ch ất kĩ thuật cần thiết Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với th ủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý s dụng tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu qu ả sử dụng yếu tố Từ quan niệm trên, nêu định nghĩa đ ầy đ ủ nh ất văn phòng: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp c c quan, tổ chức; phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; đơn vị giúp việc đảm bảo hậu cần phục v ụ cho vi ệc lãnh đạo, quản lý, điều hành quan, tổ chức.” 1.1.2 Khái niệm công tác văn phịng Cơng tác văn phịng cụm từ ám hoạt động, cơng việc văn phịng quan, tổ chức Tại “Mấy v ấn đề v ề cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới”, tác gi ả Nghiêm Hồng Kỳ cho rằng: “Cơng tác văn phịng hoạt động tham mưu, t hợp, thu nhận xử lý thông tin phục vụ quản lý đảm b ảo điều kiện v ật chất cho quan phận văn phòng quan th ực hi ện m ột khơng gian văn phịng định với người làm công tác văn phịng chun trách, có nhiệm vụ, quyền hạn tiêu chu ẩn nghi ệp v ụ quy định chức danh cơng chức, viên chức văn phịng (chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, thư ký văn phịng, nhân viên văn th ư, cán văn thư, chuyên viên văn thư, cán lưu tr ữ, chuyên viên l ưu tr ữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy, )”.Tóm l ại, cơng tác văn phịng nghiệp vụ văn phòng phục vụ cho ho ạt động c c quan, tổ chức tổ chức xây dựng nội quy, quy chế; ti ếp nh ận truyền tải thông tin; xây dựng chương trình, kế hoạch; thực cơng tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo trang thiết bị vật chất; nâng cao, củng c ố b ộ máy trì hoạt động văn phịng cho quan, tổ chức 1.1.3 Khái niệm trang thiết bị, phần mềm ứng dụng - Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phịng, đồng th ời m ột yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành t ốt nhi ệm v ụ c mình.Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc bi ệt vi ệc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đ ại hóa cơng tác văn phịng.Trang thiết bị văn phịng gồm trang thiết bị giao cho nhân viên sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn v ị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) - Phần mềm ứng dụng hay cịn gọi phần mềm tiện ích Cơng cụ thường gọi Application bao gồm nhiều chương trình chạy tất tảng thơng minh Từ máy tính cho đ ến ện thoại hay laptop cá nhân Mỗi phần mềm thiết k ế v ới đặc điểm riêng Các kỹ thuật đưa ra, tích hợp thêm nh ững tính thơng minh dựa nhu cầu mong muốn người dùng đ ể cho đời dịng cơng cụ phù hợp Ứng dụng xây dựng cài đặt lên hệ điều hành Các hệ điều quản lý ứng dụng cách linh hoạt để chúng vận hành ổn định hệ thống Thiết kế phần mềm với giao diện tương đối đơn giản, điều giúp người dùng dễ dàng sử dụng 1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.4.1 Chức văn phòng * Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Ng ười quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị k ết nối đ ược hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn địi h ỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt m ọi lúc, m ọi n ơi, phải định xác kịp thời vấn đề,…Điều v ượt kh ả thực nhà quản lý Do phải có m ột l ực l ượng tr ợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu ho ạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho định quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế quan, đ ơn v ị th ường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thông tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo nh ững ngun tắc, trình tự định Cách tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên gia lĩnh vực chuyên môn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành t h ợp để khác phục tình trạng này, văn phòng đầu mối tiếp nhận ph ương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Nh v ậy văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu th ập ti ếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đ ạo c quan, đơn vị * Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc ều hành qu ản lý c ban lãnh đạo quan đơn vị thông quan công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi th ực hi ện ho ạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác,… * Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất như, nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, văn phòng ph ận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ đ ể đảm b ảo việc sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng