quản trị văn phòng doanh nghiệp

ĐỔI MỚI PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HÒA PHÁT........................................................................................................................................................

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: ĐỔI MỚI PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HÒA PHÁT BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp Mã phách :………………………………… TP Hồ Chí Minh – 2023 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Bố cục: CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.2 Vai trò phong cách điều hành 1.3 Các loại phong cách điều hành 1.3.1 Phong cách lãnh đạo độc đoán 1.3.2 Phong cách lãnh đạo dân chủ 1.3.3 Phong cách lãnh đạo tự 1.3.4 Phong cách điều hành hỗn hợp CHƯƠNG THỰC TRẠNG ĐỔI MỚI PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HÒA PHÁT 2.1 Tổng quan cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát 2.1.1 Sự hình thành phát triển 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 2.1.3 Chức nhiệm vụ 10 2.2 Tình hình đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát 11 2.2.1 Loại bỏ phong cách điều hành “quan liêu”, ngăn chặn phong cách “độc đoán – áp chế” 11 2.2.2 Áp dụng phong cách lãnh đạo điều hành tương tác lãnh đạo văn phòng 12 2.2.3 Áp dụng phong cách “Độc đoán - nhân từ” việc lãnh đạo văn phòng 13 2.2.4 Áp dụng phong cách “ Trao quyền” lãnh đạo văn phòng 14 2.2.5 Sử dụng phong cách điều hành hỗn hợp cơng tác văn phịng14 2.3 Nhận xét, đánh giá 15 2.3.1 Ưu điểm 16 2.3.2 Nhược điểm 16 2.3.3 Nguyên nhân 17 CHƯƠNG KHUYẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HÒA PHÁT 18 3.1 Thay đổi, nâng cao nhận thức lãnh đạo phong cách lãnh đạo điều hành văn phòng 18 3.2 Áp dụng phong cách hỗn hợp lãnh đạo điều hành cách đắn 18 3.3 Xây dựng hệ thống văn quy định nội quy, quy chế hỗ trợ cho cơng tác điều hành văn phịng 19 3.4 Tuyển dụng đào tạo nhân 19 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác điều hành 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tơi, dựa tinh thần cá nhân nghiên cứu, tìm tịi, tham khảo tài liệu thơng tin phương tiện thơng tin đại chúng qua tìm hiểu đổi phong cách điều hành văn phòng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành sâu sắc đến giảng viên học phần giúp đỡ tơi tận tình, hướng dẫn tơi hồn thành tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng để hoàn thành tiểu luận cách hồn chỉnh nhất, song kiến thức thực tế cịn hạn chế, q trình tìm hiểu khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận đóng góp, giúp đỡ thầy, để hồn thiện kiến thức Một lần tơi xin trân trọng cảm ơn! PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong điều kiện xã hội ngày phát triển không ngừng, lãnh đạo, điều hành trở thành chủ đề quan tâm đặc biệt Sự thành cơng tổ chức địi hỏi người đứng đầu tổ chức phải giỏi quản lý lẫn lãnh đạo điều hành Đối tượng điều hành người, đó, người lãnh đạo giỏi người có hiểu biết sâu sắc người, từ thu hút, dẫn dắt họ đến mục tiêu chung Đối với công ty, việc áp dụng phương pháp, kỹ thuật quản lý đại, đổi phong cách điều hành văn phòng quan trọng để đạt hiệu kinh doanh cao trì cạnh tranh thị trường Với phát triển không ngừng kinh tế công nghệ, công ty cập nhật thích nghi với thay đổi để tiếp tục phát triển Xóa bỏ đường lối điều hành cũ, lạc hậu mà nhiều công ty dựa cách làm truyền thống gây khó khăn Chính vậy, tơi định chọn đề tài “ Đổi phong cách điều hành văn phịng doanh nghiệp cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát” để tìm hiểu, phân tích khuyến nghị phương pháp, kỹ thuật giúp tăng cường hiệu điều hành, cải thiện môi trường làm việc nâng cao suất văn phịng cơng ty nói riêng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát nói chung Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: - Mục đích: Nhằm giúp người hiểu rõ đổi phong cách điều hành văn phòng doanh nghiệp Đồng thời tài liệu tham khảo cho nghiên cứu vấn đề - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Thứ nhất: Tìm hiểu lý luận đổi phong cách điều hành + Thứ hai: Tìm hiểu đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội Thất Hòa Phát + Thứ ba: Khuyến nghị số giải pháp nâng cao hiệu điều hành văn phịng Cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Tình hình đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát - Phạm vi nghiên cứu: Phong cách điều hành văn phòng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát từ năm 2015 đến Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thiện đề tài sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp thu thập thông tin: Từ nghiên cứu tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm chọn khái niệm tư tưởng sở lý luận cho đề tài - Phương pháp quan sát: Quan sát phương thức để nhận thức vật quan sát tồn tại, khơng có can thiệp gây biến đổi trạng thái đối tượng nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích phân chia vật thành phận có chất khác biệt cịn tổng hợp xác lập quan hệ tất yếu phận phân tích Bố cục: Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung tiểu luận kết cấu thành ba chương cụ thể sau: Chương Cơ sở lý luận phong cách điều hành văn phòng Chương Thực trạng đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát Chương Khuyến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm - Phong cách: Là cách thể thân, cá tính sở thích người thơng qua cách ăn mặc, hành vi, lối nói, cách hành xử quan điểm sống Nó phản ánh đa dạng văn hóa tầm nhìn khác cá nhân tổ chức Trong tổ chức, phong cách thường thể qua cách làm việc, quy trình sách quy định thiết lập - Điều hành: Là trình quản lý điều khiển hoạt động tổ chức doanh nghiệp để đảm bảo mục tiêu đạt đến cách hiệu hiệu suất cao Điều hành địi hỏi lãnh đạo, quản lý phân cơng công việc để đảm bảo người tổ chức hoạt động với mục đích hướng đến mục tiêu chung Nó liên quan đến việc lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, kiểm soát, giám sát cập nhật quy trình sách để đạt phát triển bền vững tổ chức - Phong cách điều hành cách thức mà nhà quản lý nhóm quản lý thực chức quản lý điều hành công việc tổ chức doanh nghiệp Nó bao gồm cách thức quản lý nhân viên, lập kế hoạch, đưa định, tương tác với khách hàng đối tác, đưa chiến lược để đạt mục tiêu tổ chức Phong cách điều hành phần quan trọng việc quản lý tổ chức ảnh hưởng đến hiệu hiệu suất tổ chức - Phong cách điều hành mặt khoa học tổ chức lãnh đạo, quản lý mà thể tài năng, chí hướng, nghệ thuật điều khiển, tác động người khác người lãnh đạo - Khái niệm văn phòng: + Theo nghĩa hẹp: Văn phòng hiểu trụ sở địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, tổ chức nhà chức trách định + Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc lập để thực chức giúp cấp lãnh đạo việc tổ chức điều hành hoạt động chung quan, tổ chức trung tâm xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành mặt công tác người lãnh đạo - Khái niệm văn phòng doanh nghiệp: Văn phòng doanh nghiệp nơi thu thập, xử lý cung cấp thơng tin từ nguồn khác (bên ngồi nội bộ) giúp cho lãnh đạo quan định quản lý đắn Ngồi ra, văn phịng doanh nghiệp nơi diễn hoạt động giao dịch đại diện doanh nghiệp với khách hàng Bên cạnh đó, văn phịng phận cung cấp phương tiện, vật chất kỹ thuật cần thiết cho hoạt động quan, đơn vị (tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất làm việc tiết kiệm chi phí) Từ nội dung hoạt động văn phòng doanh nghiệp cách thức tiếp cận đây, xin đưa định nghĩa đầy đủ văn phòng doanh nghiệp sau: Văn phòng doanh nghiệp phận trực thuộc cấu tổ chức doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn doanh nghiệp 1.2 Vai trị phong cách điều hành Phong cách điều hành có vai trị quan trọng việc quản lý điều hành hoạt động tổ chức, đặc biệt lĩnh vực doanh nghiệp Nó giúp xác định cách tiếp cận thực nhiệm vụ, quy trình chiến lược tổ chức CHƯƠNG THỰC TRẠNG ĐỔI MỚI PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HỊA PHÁT 2.1 Tổng quan cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Nội Thất Hịa Phát - Hoa Phat Furniture Joint Stock Company Tên viết tắt: Hoa Phat Furniture JSC Trụ sở giao dịch: 55 Bạch Đằng, Phường 15, Bình Thạnh-HCM Tel: 028 3511 9212 Fax: 028 38997105 Email: hoaphat@fpt.com Web: http://noithathoaphat.com.vn/ Số đăng ký kinh doanh: 0103014312 ngày 26/10/2006 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Mã số thuế: 0100385089 Tài khoản giao dịch số: 030 01010005271 Ngân hàng Thương mại cổ phần Hàng Hải – Chi nhánh Hà Nội 2.1.1 Sự hình thành phát triển Cơng ty cổ phần nội thất Hịa Phát tiền thân cơng ty TNHH thương mại Sơn Thủy thành lập ngày tháng 11 năm 1995 Là công ty tư nhân thành lập với quy mơ tiềm lực cịn hạn chế nên thời gian đầu công ty chủ yếu kinh doanh thương mại với ngành nghề kinh doanh ban đầu phân phối sản phẩm nội thất nhập ngoại Trong q trình hoạt động cơng ty thực theo phương châm “hòa hợp phát triển” đến cơng ty khơng ngừng lớn mạnh, bắt đầu mở rộng sâu vào ngành sản xuất Đến ngày 29 tháng năm 2000, cơng ty thức đổi tên thành Cơng ty TNHH thương mại sản xuất Nội thất Hòa Phát với ngành nghề kinh doanh sản xuất mặt hàng nội thất phục vụ văn phịng, gia đình, trường học Tháng 10 năm 2006 công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thành cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát Ngày tháng năm 2007 với chủ trương tái cấu trúc tập đồn, cơng ty cổ phần Nội Thất Hòa Phát trở thành thành viên công ty Cổ phần tập đồn Hịa Phát, hoạt động theo mơ hình cơng ty đại chúng Sự phát triển vượt bậc thời gian ngắn khiến công ty trở thành tập đồn sản xuất có vị mạnh Việt Nam Các sản phẩm công ty trở thành thương hiệu quen thuộc với người tiêu dùng ngồi nước Đến Hịa Phát đầu tư mở rộng sản xuất nhiều lĩnh vực với hệ thống chi nhánh đặt khắp miền đất nước 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức máy công ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát: BAN GIÁM ĐỐC Phòng TC Phịng Phịng Phịng Phịng Phịng Market ing KHTH Kế tốn ISO Xuất a Lãnh đạo Công ty - Ban Tổng giám đốc: Bao gồm Giám đốc Phó Giám đốc: Là quan điều hành hoạt động hàng ngày Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị việc thực quyền nhiệm vụ giao Có tư cách pháp nhân Cơng ty, chịu trách nhiệm tồn kết hoạt động kinh doanh nghĩa vụ nộp thuế Nhà nước b Các phòng ban bao gồm: - Phịng Tài - Phịng Marketing - Phịng Kế hoạch – Tổng hợp - Phịng Kế tốn - Phòng ISO - Phòng Xuất Các phòng ban cơng ty đề có trưởng phịng phó phòng Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo cơng ty tình hình hoạt động liên quan đến phận phịng 2.1.3 Chức nhiệm vụ - Chức năng: + Kinh doanh theo nội dung quy định + Thực đầy đủ nghĩa vụ theo quy định nhà nước Bảo vệ sản xuất kinh doanh cơng ty, góp phần giữ gìn an ninh trật tự, an ninh xã hội + Có quyền vay vốn ngân hàng, huy động nguồn khác để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Được chủ động giao dịch ký kết hợp đồng mua bán + Có quyền tổ chức máy quản lý thành lập tổ chức sản xuất kinh doanh theo phân cấp Bộ Công Thương Nộp thuế theo quy định nhà nước - Nhiệm vụ: + Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty + Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh, Luật kinh tế, Ngồi cơng ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn + Xây dựng kế hoạch thực chương trình dự án cơng ty + Hợp tác đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an tồn lao động, theo quy định pháp luật 10 + Công ty Cổ phần Nội Thất Hòa Phát ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh 2.2 Tình hình đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát Hiện nay, việc đổi phong cách điều hành nhiều công ty trọng Việc đổi phong cách điều hành giúp tăng tính minh bạch trung thực quản lý công ty, giúp đảm bảo nhân viên khách hàng có niềm tin vào cơng ty Để bắt kịp xu hướng phát triển, Công ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát có đổi phong cách lãnh đạo, nhằm tăng tính linh hoạt, động lực hiệu cho công việc Trong trường hợp, tình cơng việc mà lãnh đạo Công ty thể loại phong cách lãnh đạo, điều hành khác 2.2.1 Loại bỏ phong cách điều hành “quan liêu”, ngăn chặn phong cách “độc đoán – áp chế” Phong cách quan liêu thường dùng để quản lý nhân viên cách giám sát, theo dõi kiểm soát hành vi họ Với phong cách quản lý cứng nhắc, độc đoán trọng vào quy trình đặc điểm thường gắn với phong cách quản lý truyền thống Trong môi trường kinh doanh đa dạng thay đổi nhanh chóng nay, việc áp dụng phong cách quản lý điều gây khó chịu, bất mãn tinh thần làm việc cho nhân viên, dẫn đến hiệu suất làm việc thấp tăng tỷ lệ nghỉ việc Tuy nhiên, việc loại bỏ phong cách quan liêu không đơn giản cần kết hợp với việc ngăn chặn phong cách độc đoán - áp chế Phong cách thường sử dụng người lãnh đạo muốn kiểm soát định hoạt động nhân viên mà không tin tưởng họ Điều dẫn đến 11 việc làm tự tin, tinh thần cống hiến sáng tạo nhân viên, làm giảm hiệu làm việc gây cân quan hệ người lãnh đạo nhân viên Vì vậy, lãnh đạo văn phịng Cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát loại bỏ đồng thời hai phong cách Việc lãnh đạo văn phịng Cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát loại bỏ phong cách quản lý quan liêu, độc đoán – áp chế thay phong cách quản lý cởi mở hơn, tơn trọng đa dạng khuyến khích sáng tạo giúp tạo môi trường làm việc tích cực, tăng hiệu sản xuất nâng cao chất lượng dịch vụ Đồng thời, cần có tơn trọng độ tin cậy người lãnh đạo nhân viên, tạo môi trường làm việc thuận lợi để nhân viên phát triển thăng tiến cơng việc Nếu thực cách, việc loại bỏ phong cách quan liêu ngăn chặn phong cách độc đốn áp chế mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty, từ tăng hiệu làm việc đến cải thiện quan hệ người lãnh đạo nhân viên 2.2.2 Áp dụng phong cách lãnh đạo điều hành tương tác lãnh đạo văn phòng Phong cách lãnh đạo điều hành tương tác phong cách lãnh đạo ưa chuộng Đây phong cách lãnh đạo có tính tương tác cao, lãnh đạo tạo điều kiện cho thành viên tổ chức tham gia, đóng góp ý kiến đưa quan điểm trình định Phong cách lãnh đạo điều hành tương tác phương pháp lãnh đạo tập trung vào việc tương tác chặt chẽ với nhân viên để đạt mục tiêu nâng cao hiệu làm việc tổ chức Đối với phong cách này, nhà lãnh đạo văn phòng sử dụng quyền lực cấp mà có tương tác qua lại lãnh đạo nhân viên Đối với lãnh đạo văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát việc 12 đổi áp dụng phong cách mang lại nhiều lợi ích cho văn phịng cơng ty, giúp tăng cường đồng thuận tinh thần làm việc nhân viên, nâng cao lực giải vấn đề, cải thiện sáng tạo tăng cường hiệu hoạt động công ty Tuy nhiên, để áp dụng phong cách lãnh đạo thành cơng, người lãnh đạo văn phịng cần có tinh thần mở ln sẵn sàng lắng nghe đối thoại với thành viên công ty, đòi hỏi linh hoạt sáng tạo lãnh đạo, họ cần có khả lắng nghe hiểu quan điểm cá nhân tổ chức Qua đó, lãnh đạo đưa định phù hợp nhất, đảm bảo đồng thuận hài lịng thành viên cơng ty Ngoài họ cần biết tận dụng hội trời cho nhà lãnh đạo cần phải biết phân tích lên kế hoạch, đồng thời tạo điều kiện hội để biến kế hoạch thành thực Cần phải xác định khủng hoảng tiềm ẩn giải chúng từ trứng nước 2.2.3 Áp dụng phong cách “Độc đoán - nhân từ” việc lãnh đạo văn phòng Trong phong cách lãnh đạo "Độc đoán", lãnh đạo đưa định đạo hoạt động công ty cách rõ ràng đoán Điều giúp tăng tính hiệu tốc độ thực cơng việc Tuy nhiên, để kết hợp với tính nhân từ, lãnh đạo cần có thơng cảm tơn trọng nhân viên Lãnh đạo cần lắng nghe đồng cảm với nhân viên, đồng thời hỗ trợ họ việc giải vấn đề thúc đẩy phát triển cá nhân họ Với phong cách nhà lãnh đạo thúc đẩy nhân viên làm việc khen thưởng đe dọa, trừng phạt Khen thưởng cá nhân, đơn vị hồn thành tốt cơng việc giao có hình thức xử phạt nghiêm khắc, hợp lý trường hợp chưa hoàn thành nhiệm vụ Lãnh đạo văn phịng có tiếp thu ý kiến từ cấp dưới, có giao quyền, có cho phép cấp định tự lên ý tưởng thực công việc lãnh 13 đạo có kiểm tra mặt sách Với phát triển công nghệ xu hướng tiên tiến hóa xã hội nay, lãnh đạo văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát tìm hiểu sử dụng phong cách "Độc đoán - nhân từ" lãnh đạo điều hành công ty trở nên cần thiết đánh giá cao Tuy nhiên, để áp dụng thành công phong cách này, lãnh đạo cần phải có cân tính độc đốn nhân từ, cần có tinh thần đổi khơng ngừng học hỏi để tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên đạt hiệu kinh doanh cao cho cơng ty Phong cách lãnh đạo "Độc đốn - nhân từ" mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty, bao gồm tăng cường tập trung hiệu công việc, nâng cao động lực cam kết nhân viên, đồng thời giúp tạo môi trường làm việc thoải mái thân thiện 2.2.4 Áp dụng phong cách “ Trao quyền” lãnh đạo văn phòng Đây phong cách hay sử dụng nhà lãnh đạo văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát Một phương pháp quản lý nhân viên tạo môi trường cởi mở độc lập Vì lãnh đạo trao quyền trách nhiệm cho nhân viên để xử lý cơng việc có liên quan Điều tăng khả thể ý tưởng, tạo cho nhân viên cảm giác tơn trọng, nhân viên coi văn phịng ngơi nhà từ cống 2.2.5 Sử dụng phong cách điều hành hỗn hợp cơng tác văn phịng Phong cách điều hành hỗn hợp phong cách lãnh đạo văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát lựa chọn ứng dụng nhiều với kết hợp phong cách điều hành khác để đạt hiệu làm việc tốt Trong môi trường văn phòng, sử dụng phong cách điều hành hỗn hợp kết hợp phong cách lãnh đạo độc đoán, phong cách lãnh đạo dân chủ phong cách lãnh đạo tự Tùy vào tình huống, công việc cụ thể mà lãnh đạo lựa chọn phong cách điều hành cho phù hợp 14 để đạt kết cao Việc áp dụng phong cách lãnh đạo áp dụng qua lĩnh vực khác Ví dụ số lĩnh vực quan trọng, lãnh đạo văn phịng Cơng ty ln tin tưởng hy vọng lớn khơng hồn toàn vào cấp dưới, lắng nghe ý kiến từ nhân viên cấp dưới, có chọn lọc chủ yếu để tham khảo Các ý kiến từ nhân viên cấp lắng nghe, song để tham khảo lựa chọn ý tưởng phù hợp cho q trình hoạch định sách chiến lược cơng ty Q trình quản lý thơng tin cơng ty thực cách chặt chẽ tập trung Với phong cách lãnh đạo dân chủ họp văn phịng, nhân viên đề phát biểu đưa ý kiến riêng thân, sở ý kiến riêng đó, tất người ngồi lại bàn bạc để đưa định cuối chọn ý kiến tốt để thực Còn phong cách lãnh đạo tự do, Lãnh đạo văn phòng Cơng ty ln khuyến khích cấp đưa định tình khó khăn lãnh đạo vắng mặt, coi cấp người “cùng hội thuyền " Q trình quản lý thơng tin thực theo suốt ba chiều: lên trên, xuống với người cấp Việc sử dụng phong cách điều hành hỗn hợp giúp tạo môi trường làm việc cởi mở, động động lực Điều phong cách lãnh đạo có đặc trưng riêng, đem lại đa dạng cho nhóm làm việc, tạo mơi trường làm việc đa dạng linh hoạt, nhiên địi hỏi người lãnh đạo có kỹ quản lý tốt để sử dụng phong cách 2.3 Nhận xét, đánh giá Trong năm qua việc đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát đạt nhiều hiệu to lớn mang lại nhiều lợi ích cơng ty Tuy nhiên song song với cịn tồn 15 số hạn chế cần khắc phục để việc điều hành văn phòng đối nhà lãnh đạo ngày hoàn thiện 2.3.1 Ưu điểm - Lãnh đạo văn phòng sử dụng phong cách điều hành dân chủ tự việc quản lý điều hành công việc, cho phép nhân viên tham gia đóng góp ý kiến hoạt động theo khả người - Lãnh đạo cân nhắc lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn họ Bằng cách tham khảo ý kiến nhân viên, cơng ty tận dụng tối đa lực kinh nghiệm cá nhân, đồng thời tăng hiệu việc thực công việc - Lãnh đạo văn phòng xây dựng chế cho phép nhân viên cấp quyền hạn định có khả tự định việc thực công việc mà họ chịu trách nhiệm Việc giúp tăng tính chủ động chịu trách nhiệm nhân viên, đồng thời đem lại hiệu cao công việc - Môi trường làm việc thân thiện, tập trung vào mục tiêu chung nhiệm vụ cụ thể người, giúp tăng cường phối hợp việc thực công việc tránh xa xung đột không cần thiết thành viên - Do định đưa người lãnh đạo dân chủ ln vào tình hình thực tế, nên việc cải thiện hiệu công việc diễn liên tục 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà việc đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát mang lại, cịn số nhược điểm tồn sau: - Việc sử dụng phong cách lãnh đạo trao quyền, nhà lãnh đạo văn phòng ủy quyền cho nhân viên Tuy nhiên việc dẫn đến việc vượt giới hạn cho phép gây số sai phạm 16 - Lãnh đạo áp dụng phong cách độc đốn, thường tự định vấn đề liên quan đến công việc mà không hỏi ý kiến nhân viên, dẫn đến bất mãn khơng hài lịng nhân viên lãnh đạo - Một số nhân viên có ý thức kém, thiếu trách nhiệm công việc dẫn đến làm việc khơng tn thủ theo ngun tắc có thái độ không phục gây cản trở ảnh hưởng đến kết việc thực công việc 2.3.3 Ngun nhân Trong cơng tác đổi phịng cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát tồn động số hạn chế cần khắc phục mà nguyên nhân chủ yếu là: - Lãnh đạo văn phòng chưa xây dựng văn quy định rõ ràng biện pháp xử lý nhân viên không tuân thủ quy định không đạt hiệu thực cơng việc Điều gây nhiều khó khăn trở ngại trình hoạt động - Trong phong cách trao quyền, người lãnh đạo không lựa chọn người có lực, tin tưởng dẫn đến giải số cơng việc có tình trạng sai phạm, vượt quyền - Một số nhân viên ý thức trách nhiệm chưa cao dẫn đến việc giải cơng việc cịn chưa đạt hiệu quả, gây ảnh hưởng đến người văn phòng Tiểu kết chương Chương giới thiệu sơ lược cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát tình hình đổi phong cách điều hành văn phịng Từ đưa nhận xét ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân 17 CHƯƠNG KHUYẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT HỊA PHÁT 3.1 Thay đổi, nâng cao nhận thức lãnh đạo phong cách lãnh đạo điều hành văn phòng Đối với dự thay đổi ngày môi trường, người lãnh đạo cần thay đổi, nâng cao nhận thức phong cách lãnh đạo điều hành văn phịng Cơng ty Người lãnh đạo quản lý phải có tầm nhìn xa, trơng rộng, có quan điểm đắn hướng tới sáng tạo, động, chất lượng, hiệu quả, xây dựng sống môi trường xã hội sáng, lành mạnh tảng giới quan khoa học Lãnh đạo phải hiểu thân phát triển bền vững, phải dựa nhận thức người đồng thuận văn phòng Để đạt hiệu quản lý, người lãnh đạo cần tránh số điều sau: Tính độc tơn; tính cố chấp, khơng tiếp thu ý kiến người khác; tính đơn ý; tính cực đoan, ý chí; bao biện, làm việc khơng thẩm quyền; tính a dua, khơng biết định khơng dám chịu trách nhiệm; tính sổ sàng Phải sáng suốt việc định không nghe lời nịnh nọt nhân viên 3.2 Áp dụng phong cách hỗn hợp lãnh đạo điều hành cách đắn Để trở thành nhà lãnh đạo tài ba, cần phải thể khả quản lý tinh tế, khéo léo hợp lý Với nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, nhiều trường hợp giải cơng việc khác nhau, nhà lãnh đạo văn phịng cần sử dụng phong cách hỗn hợp lãnh đạo điều hành, bao gồm phong cách độc đoán, dân chủ tự Nâng cao tính kỷ luật hoạt động thân điều cần thiết để thể khả điều hành làm cho nhân viên tin tưởng 18 nể phục Cấp cần khuyến khích tham gia vào việc định thông tin đầy đủ vấn đề có ảnh hưởng đến cơng việc họ Tự tự định cần khuyến khích, cho phép nhân viên hồn thành cơng việc theo cách họ cho phù hợp 3.3 Xây dựng hệ thống văn quy định nội quy, quy chế hỗ trợ cho cơng tác điều hành văn phịng Lãnh đạo văn phịng Cơng ty cần lập ban hành văn liên quan đến sách đãi ngộ, khen thưởng xử phạt để khuyến khích cán nhân viên đồng lịng gắn bó với cơng ty nói chung văn phịng nói riêng Điều thúc đẩy tinh thần làm việc tất thành viên tạo kết nối họ để hoàn thành mục tiêu phận Việc khen thưởng kịp thời nguồn động viên quan trọng để động viên người nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do đó, cần xây dựng quy chế rõ ràng xử phạt, khen thưởng Từ tránh tình trạng khen thưởng không đồng 3.4 Tuyển dụng đào tạo nhân Lãnh đạo văn phịng cơng ty cần tập trung vào việc đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán nhân văn phòng Đây bước quan trọng để tuyển chọn cán nhân viên trẻ, có tài năng, trình độ, đam mê nhiệt huyết với công việc Đội ngũ quản lý cần xây dựng dựa mạnh người, không dựa vào quan hệ cá nhân Việc tuyển chọn nguồn tài trẻ tạo thuận lợi cho việc đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Vì người trẻ dễ tiếp thu thích nghi với môi trường, giúp cho việc đào tạo từ đầu trở nên dễ dàng Đồng thời tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo theo cấp bậc, chức vụ Mở rộng đối tượng đào tạo, bồi dưỡng áp dụng phương thức đào tạo, bồi dưỡng linh hoạt như: hội thảo, sinh hoạt câu lạc Mặt khác, cần tiến hành 19 luân chuyển cán lãnh đạo 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác điều hành Đổi phong cách lãnh đạo điều hành văn phòng đồng nghĩa với việc đổi cách thức, trang thiết bị,…nhất môi trường phát triển không ngừng khoa học công nghệ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phong cách quản lý trợ giúp cho lãnh đạo nhiều, thuận lợi việc định giải cơng việc có hiệu Lãnh đạo văn phịng Cơng ty cần đẩy mạnh triển khai ứng dụng hiệu phần mềm ứng dụng cần có đồng việc sử dụng phần mềm ứng dụng, đầu tư đồng bộ, lắp đặt hệ thống mạng Internet tốt, tốc độ nhanh, ổn định… Tiểu kết chương Chương khuyến nghị số giải pháp giúp giải số hạn chế tồn việc đổi phong cách điều hành văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát 20 KẾT LUẬN Hiện nay, đổi lãnh đạo coi vấn đề quan tâm Tuy nhiên, để tìm hướng phù hợp cho thân, nhà lãnh đạo cần phải dựa nhiều yếu tố khác Khơng có cách lãnh đạo mơ hình cố định cho tất người áp dụng Thay vào đó, cần phải xem xét khía cạnh khác để từ đó, nhà lãnh đạo lựa chọn cho phong cách lãnh đạo phù hợp nhất, giúp đạt hiệu tốt Tại Cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát, văn phịng cơng ty đạt thành cơng đáng kể nhờ vào phong cách lãnh đạo điều hành khéo léo, đắn lãnh đạo văn phịng Cơng ty Điều giúp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty vị lĩnh vực hoạt động Công ty Tuy nhiên, hoạt động lãnh đạo không tránh khỏi mặt hạn chế thiếu sót cần khắc phục Qua tiểu luận giúp thấy tầm quan trọng việc đổi phong cách điều hành văn phịng nói chung văn phịng cơng ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát nói riêng 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử công ty Cổ phần Nội thất Hịa Phát: GS.TS Nguyễn Thành Độ - Giáo trình quản trị văn phòng – NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân – 2012 http://noithathoaphat.com.vn/ Nguyễn Hữu Thân - Quản trị hành văn phịng - NXB Thống kê - 1996 PGS.TS Lê Văn Tâm - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp - Nhà xuất Giáo dục - Hà Nội – 1998 22