Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến của một cơ quan tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TPHCM TÊN ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CHO MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC CHỈ RA MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TPHCM TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CHO MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC CHỈ RA MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐỂ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: (Để trống) Hồ Chí Minh – 2022 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Văn đi: 1.1.1 Khái niệm: 1.1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý văn đi: 1.2 Văn đến: 1.2.1 Khái niệm: 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý giải văn đến: CHƯƠNG HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1 Giới thiệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định: 2.2 Quy trình quản lý văn đi: 2.2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản: 2.2.2 Đăng ký văn đi: 2.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, ký số quan, tổ chức: 2.2.4 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi: 10 2.2.5 Lưu văn đi: 11 2.3 Quy trình quản lý văn đến: 11 CHƯƠNG 15 MỘT SỐ LỖI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15 CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH 15 3.1 Thực trạng: 15 3.2 Một số lỗi phát sinh: 16 3.3 Biện pháp khắc phục: 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận thân thực hỗ trợ, tham khảo từ tư liệu, giáo trình liên quan đến đề tài nghiên cứu khơng có chép y ngun tài liệu Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm chịu hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan Người cam đoan Nguyễn Thị Anh Tú LỜI CẢM ƠN "Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phân hiệu Thành Phố Hồ Chí Minh đưa môn học “Công tác văn thư” vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Công tác văn thư cơ, em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Bộ môn “Công tác văn thư” môn học thú vị, vơ bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên Tuy nhiên, trình học trực tuyến dịch Covid – 19, q trình tiếp thu vốn kiến thức cịn nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em cố gắng chắn làm khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác, kính mong thầy/cơ xem xét góp ý để làm em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn!” LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà nhập vào xu năm gần Cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư nói chung, cơng tác tổ chức quản lý văn đến nói riêng có vị trí quan trọng hình thành phát triển tất quan tổ chức, quan tổ chức cẩn đặc biệt quan tâm đến công tác để góp phần nâng cao uy tín chất lượng hoạt động quan tổ chức Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, công tác quản lý văn đi, đến công tác văn thư quan ngày củng cố mở rộng, giai đoạn hội nhập quốc tế Trong khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý giải văn đến công tác văn thư quan, tổ chức hoạt đông thường xuyên phổ biến quan trọng Được quan tâm thống đạo Chính phủ việc quản lý giải văn đến quan, tổ chức bước củng cố hoàn thiện Tuy nhiên, bên cạch khâu nghiệp vụ cịn có tồn lỗi sai cần khắc phục, lý mà em định chọn đề tài “Hướng dẫn quy trình quản lý văn đi, văn đến cho quan tổ chức Chỉ số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến quan, tổ chức đề xuất biện pháp khắc phục” nhằm góp phần làm rõ vấn đề Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Thông qua đề tài, bên cạnh để cố kiến thức học em nghiên cứu, phân tích xác định đặc điểm văn văn đến quan tổ chức Tìm hiểu quan Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bình Định Từ tìm lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến quan Biện pháp khắc phục Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Quy trình quản lý văn đi, văn đến quan tổ chức Phạm vi Toàn vấn đề liên quan đến đề tài Phương pháp nghiên cứu: Đề tài hoàn thiện việc sử dụng phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu chủ đạo: Phương pháp quan sát khoa học - Các phương pháp bổ trợ như: + Phương pháp trò chuyện; + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm Ý nghĩa nghiên cứu đề tài: Giúp cho người có nhìn khái qt đề tài, hướng dẫn, xác định vấn đề góp phần làm rõ nội dung đề tài Tìm lỗi mắc phải để khắc phục nhằm làm cho công tác văn thư trở nên tốt hơn, hoàn thiện để phục vụ cho quan tổ chức Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung tiểu luận kết cấu thành ba chương, cụ thể sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết văn đi, văn đến Chương 2: Hướng dẫn quy trình quản lý văn đi, văn đến Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Bình Định Chương 3: Một số lỗi biện pháp khắc phục Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Bình Định PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Văn sản sinh quan, tổ chức loại tài sản đặc biệt Nó minh chứng, chứng để giải công việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Tổ chức quản lý văn gắn liền với trình vận hành máy quản lý nhà nước Việc tổ chức quản lý giải văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan, tổ chức Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm công tác cán bộ, công chức, viên chức việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn 1.1 Văn đi: 1.1.1 Khái niệm: “ Công văn khái niệm chung văn bản, tài liệu quan gửi đi” Theo Điều 3, Nghị định 30/2020NĐ-CP ngày 05/03/2020 quy định: “ Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành” 1.1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý văn đi: Tập trung: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Ngun tắc nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn quan xác, kịp thời tiết kiệm Nhanh chóng, kịp thời: -Văn đi, đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Chính xác: - Phải xác khâu nghiệp vụ trình đăng ký,nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn đi, đến khơng để sai sót, nhầm lẫn - Chính xác đối tượng nhận giải văn Nguyên tắc giúp cho việc giải văn nhanh chóng, kịp thời, thời hạn pháp luật quan quy định - Chính xác q trình giải văn bản: Mỗi cá nhân quan giao nhiệm vụ giải công việc phải nắm vững quy định pháp luật nhà nước hướng dẫn quan liên quan lĩnh vực phụ trách An tồn, bí mật: - Nắm vững quy định Đảng Nhà nước quản lý văn mật; - Xác định xác độ mật văn … - Lựa chọn cán văn thư biết giữ gìn bí mật; Lựa chọn xác đối tượng phổ biến, quản lý giải văn mật; không trao đổi nội dung văn mật đối tượng không liên quan; - Không mang tài liệu mật nhà nơi đông người; văn mật phải để hịm, tủ có khóa; việc soạn thảo chuyển giao văn mật phải làm máy tính khơng kết nối vào mạng thông tin - Văn mật phải đăng ký riêng giao cho người có trách nhiệm quản lý giải quyết; khơng chuyển giao văn mật qua mạng, máy fax chưa mã hóa; Đảm bảo quy trình: Tất quy trình quản lý văn như: trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn đi, tuân theo quy trình bước, thống theo quy định Nhà nước, theo quy chế quan 1.2 Văn đến: 1.2.1 Khái niệm: ‘Công văn đến khái niệm chung văn bản, tài liệu quan nhận được” Theo Điều 3, Nghị định 30/2020NĐ-CP, ngày 05/03/2020 quy định: “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý giải văn đến: - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan tổ chức Đối với văn đến có đóng dấu khẩn phải giải trước - Khi giải văn bản, đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất ghi vào phiếu giải văn đến - Để đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức định giải văn đến xác, có hiệu quả, đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp tài liệu, tư liệu khảo sát thực tế liên quan đến cơng việc cần giải - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân - Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan - Đối với vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều phận giải quyết, Thủ trưởng quan phải triệu tập cán bộ, phận có liên quan họp bàn thống ý kiến giải phân công trách nhiệm giải quyết, sau giải xong văn cán ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải văn bản, "đã giải ngày nào" việc ban hành văn trả lời, trao đổi điện thoại Tiểu kết chương 1: Chương luận văn làm rõ khái niệm văn đi, đến, trình bày nguyên tắc giải văn đi, văn đến nói chung Các kiến thức chương tảng lý luận để có sở nghiên cứu, đánh giá hoạt động quản lý văn Chi cục văn thư lưu trũ chương nêu thực trạng tìm kiếm lỗi giải pháp chương CHƯƠNG HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1 Giới thiệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định: *Giai đoạn hình thành phát triển: - Giai đoạn từ năm 1975 đến năm 1989 - Giai đoạn từ năm 1989 đến năm 1998 - Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2006 - Giai đoạn từ năm 2007 đến 2010 - Giai đoạn từ năm 2011 đến *Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Vị trí, chức năng: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức địa phương cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu tỉnh Bình Định theo quy định pháp luật Nhiệm vụ, quyền hạn: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu, thống kê, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ - Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Xây dựng quản lý hệ công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ - Thực hình thức tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu, tư liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm - Thực số dịch vụ công lưu trữ theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Trung tâm giao Cơ cấu máy, biên chế: Phòng Nghiệp vụ: 09 biên chế nghiệp, cụ thể bố trí sau: + Trưởng phòng: Thực quản lý chung, trực dõi công tác nghiệp vụ lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ + 02 Phó Trưởng phòng: Tham mưu giúp Trưởng phòng theo lĩnh vực công tác nghiệp vụ lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ + 06 vị trí viên chức 2.2 Quy trình quản lý văn đi: 2.2.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản: - Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử + Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng + Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định + Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định - Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống 2.2.2 Đăng ký văn đi: - Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn - Văn đăng ký sổ Hệ thống + Đăng ký văn sổ: Tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định hi đăng ký sổ khơng dùng bút chì, khơng dập xóa viết tắt từ thơng dụng, dễ gây nhầm lẫn, khó khăn việc tra tìm + Đăng ký văn Hệ thống: Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 2.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, ký số quan, tổ chức: Nhân bản: Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn Phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an tồn lãnh đạo quan, tổ chức Trung ương địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy định - Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước người ủy quyền định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ghi cụ thể số lượng in, sao, chụp Tài liệu vật in, sao, chụp phải bảo mật tài liệu vật gốc Chỉ in, sao, chụp số quy định Sau in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại hủy dư thừa in, sao, chụp hỏng - Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu - Khơng sử dụng máy tính nối mạng Internet đánh máy, in, tài liệu mật - Bí mật nhà nước sao, chụp dạng băng, đĩa phải niêm phong đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp bì niêm phong Đóng dấu quan lên văn Đóng dấu mức độ khẩn, mật Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theobốn mức sau: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “ hẩn” Việc đóng dấu mức độ khẩn văn đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Mực dùng để đóng loại dấu mực màu đỏ tươi Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý đóng loại dấu theo đạo thủ trưởng quan, đơn vị cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định 2.2.4 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi: -Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn bản: 10 -Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận - Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết - Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn -Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 2.2.5 Lưu văn đi: Lưu văn giấy: - Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký - Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử: -Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn - Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử hệ thống thay cho văn giấy - Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ cơng việc 2.3 Quy trình quản lý văn đến: 2.3.1 Tiếp nhận văn đến: 11 Đối với văn giấy: Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định Đối với văn điện tử: Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống 2.3.2 Đăng kí văn đến: Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Đăng ký văn đến sổ: 12 Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn đến Hệ thống: Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Đăng ký văn mật đến: Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 2.3.3 Trình chuyển giao văn đến: - Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải - Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển 13 cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn - Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống - Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin 2.3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Điều 24, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Tiểu kết chương 2: Giới thiệu hình thành phát triển chi cục văn thư lữu trữ tỉnh Bình Định, nêu giai đoạn từ hình thành đến Trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Qua trình bày quy trình quản lý avnw đi, đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định nhằm góp phần giúp quan phát triển toàn diện Bên cạnh nội dung để đưa giải pháp giúp cho quan, tổ chức khắc phục lỗi phát sinh hoạt động Nội dung làm rõ chương 14 CHƯƠNG MỘT SỐ LỖI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BÌNH ĐỊNH Cơ quan ln làm tốt công tác văn thư công tác quản lý văn đi, đến quy trình, áp dụng Nghị định 30 quy trình quản lý văn đi, đến vào quan theo quy định bên cạnh cịn số bất cập số lỗi phát sinh cần có biện pháp khắc phục Nội dung đề cập sau: 3.1 Thực trạng: Về mặt pháp lý: Để đảm bảo tính đơng bộ, thống hệ thống pháp luật, đòi hỏi quy định pháp luật văn thư, lưu trữ phải phù hợp với hệ thống pháp luật hành Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, quan tâm, bước kiện toàn chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ bộc lộ nhiều khó khăn như: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thông tư chưa phân định rõ chức hành chính, chức nghiệp nên khó khăn việc thực chế tài bố trí biên chế cơng chức, viên chức Về nhận thức xã hội: Trách nhiệm lãnh đạo cấp, ngành người đứng đầu quan, tổ chức thực tế số lượng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức hành lưu trữ lịch sử tỉnh cịn q so với bề dày lịch sử tỉnh dân tộc Việt Nam, nhiều vấn đề lịch sử địa phương cịn chưa có đầy đủ sở để làm sáng tỏ kiện lịch sử tỉnh Tình trạng văn khơng xử lý quan cá biệt, trái lại phổ biến; công tác tổ chức giải công văn đến cịn tình trạng lưu văn đến 15 ... phục, lý mà em định chọn đề tài “Hướng dẫn quy trình quản lý văn đi, văn đến cho quan tổ chức Chỉ số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến quan, tổ chức đề xuất biện pháp khắc phục” nhằm... 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Văn sản sinh quan, tổ chức loại tài sản đặc biệt Nó minh chứng, chứng để giải công việc, bảo vệ quy? ??n lợi hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Tổ chức quản lý. .. 05/03/2020 quy định: “ Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành” 1.1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý văn đi: Tập trung: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để