SỔ TAY QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Quy trình xử lý văn bản của Chuyên viên

SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG QUẢNG BÌNH TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG SỔ TAY QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Quy trình xử lý văn Chuyên viên QUẢNG BÌNH, THÁNG NĂM 2014 Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư SỔ TAY QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Quy trình xử lý văn Văn thư Sổ tay xây dựng nhằm hướng dẫn cho Văn thư sở, ban, ngành địa phương tỉnh sử dụng phần mềm Quản lý văn Điều hành - TDOffice, dựa nhu cầu thực tế, đòi hỏi cấp thiết việc xử lý văn Văn thư Một số vấn đề sổ tay mang tính chất quy định để thực hiện, số vấn đề mang tính chất hướng dẫn trợ giúp Bên cạnh đó, số vấn đề giới thiệu sơ lược, để biết thêm chi tiết Văn thư phải tham khảo Giáo trình hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn Điều hành Sổ tay Quản lý văn điều hành bắt đầu áp dụng từ ngày 01/9/2014 Một số chức phần mềm trước không phù hợp sửa đổi nâng cấp để đáp ứng yêu cầu thực tế đơn vị -2- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư Phần mềm quản lý văn xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động tác nghiệp Văn thư thuộc Sở, Ban, Ngành tỉnh; giải kịp thời việc ban hành văn tiếp nhận xử lý văn đến từ bên nội đơn vị qua mạng Internet, thông qua việc tin học hố bước quy trình quản lý, tiếp nhận, xử lý văn đi, đến; xử lý văn dự thảo, phiếu yêu cầu gửi nhận văn điện tử A VĂN THƯ CẤP I Là văn thư sở, ban, ngành, địa phương trực thuộc Tỉnh I DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ cho phép văn thư thiết lập danh sách loại sổ kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, … để nhập thông tin vào sổ văn -3- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư S
văn b
n Là loại sổ văn thư sử dụng để vào văn đơn vị như: Sổ Công văn, Sổ Quyết định, Sổ Tổng hợp, 1.1 T
o m
i s
văn b
n - Bước 1: Vào Menu Danh mục - Bước 2: Chọn mục Sổ văn bản, nhấn nút Nhập - Bước 3: Nhập thông tin yêu cầu (Tên tắt, Tên đầy đủ, Loại sổ, Đơn vị, Đánh số từ, …) - Bước 4: Nhấn nút Lưu để lưu lại sổ vừa tạo - Bước 5: Nhấn nút Tiếp để tạo sổ (nếu cần) 1.2 Xóa s
văn b
n - Bước 1: Chọn mục Sổ văn - Bước 2: Tích chọn sổ văn cần xóa -4- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 3: Nhấn nút Xóa Loại văn Là loại hình văn pháp quy văn hành Nhà nước 2.1 Tạo loại văn Chức cho phép văn thư nhập danh sách loại văn để thuận lợi việc nhập liệu vào sổ văn - Bước 1: Chọn mục Loại văn bản, nhấn nút Nhập - Bước 2: Nhập thông tin yêu cầu (Tên tắt, Tên đầy đủ, Hạn trả lời, …) - Bước 3: Nhấn nút Lưu để lưu lại loại văn vừa tạo - Bước 4: Nhấn nút Tiếp để tạo loại văn (nếu cần) 2.2 Xóa loại văn -5- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 1: Chọn mục Loại văn - Bước 2: Tích chọn Loại văn cần xóa - Bước 3: Nhấn nút Xóa Danh sách quan Là quan bên đơn vị 3.1 Tạo danh sách quan bên Chức giúp văn thư khai báo danh sách quan bên đơn vị để thuận lợi việc vào sổ quan ban hành văn - Bước 1: Chọn mục Danh sách quan ngoài, nhấn nút Nhập - Bước 2: Nhập thông tin yêu cầu (Cấp quan, Tên tắt, Tên đầy đủ, Địa nhận VB, Địa Email, Địa liên lạc, Lãnh đạo, Điện thoại, Người ký, …) - Bước 3: Nhấn nút Lưu để lưu lại quan vừa tạo -6- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 4: Nhấn nút Tiếp để tạo quan (nếu cần) 3.2 Xóa danh sách quan ngồi - Bước 1: Chọn mục Danh sách quan - Bước 2: Tích chọn Loại quan cần xóa - Bước 3: Nhấn nút Xóa Danh sách đơn vị nội cấp Thiết lập người nhận văn mặc định phòng, ban Phương pháp thiết lập sau: - Bước 1: Vào Menu Danh mục - Bước 2: Chọn mục Danh sách đơn vị nội cấp - Bước 3: Tích chọn Tên đơn vị - Bước 4: Chỉnh sửa thông tin yêu cầu (Tên tắt, tên đầy đủ, …) -7- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 5: Nhập thông tin Đại diện nhận văn đơn vị - Bước 6: Nhấn nút Lưu II VĂN BẢN ĐẾN Là văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng văn nội quan gửi đến yêu cầu ban hành văn Khi nhận văn đến, văn thư thực thao tác vào sổ văn đến, chuyển văn đến lãnh đạo phòng ban liên quan để xử lý văn Có hai luồng văn đến văn qua đường mạng văn qua đường thông thường Tùy vào luồng đến văn mà văn thư thực thao tác xử lý phù hợp Văn đến qua đường mạng - Bước 1: Chọn mục Văn đến qua đường mạng -8- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 2: Nhấn chọn Số hiệu văn đến - Bước 3: Nhấn nút Hiệu chỉnh (F8) - Bước 4: Nhập thông tin yêu cầu (Sổ văn bản, Số ký hiệu, Cơ quan ban hành, Trích yếu nội dung, …) - Bước 5: Nhấn nút Ghi lại (F8) để hồn thành quy trình vào sổ văn Văn đến thông thường - Bước 1: Chọn mục Vào sổ văn bản, nhấn nút Thêm (F7) - Bước 2: Nhấn nút Vào sổ - Bước 3: Nhập thông tin yêu cầu (Sổ văn bản, số ký hiệu, quan ban hành, trích yếu nội dung, Tệp chứa nội dung toàn văn văn bản, Các thông tin bản, Các thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản,…) -9- Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 4: Đính kèm tập tin văn liên quan quét văn trực tiếp từ hệ thống (nhấn nút Quét văn ) - Bước 5: Nhấn nút Ghi lại để lưu văn vào hệ thống Văn đến nội - Bước 1: Chọn mục Văn đến nội - Bước 2: Tích chọn văn cần vào sổ - Bước 3: Nhấn nút Chuyển thành VB đến - Bước 4: Nhập thông tin yêu cầu (Chọn sổ văn bản, Số đến, …) - Bước 5: Nhấn nút Ghi lại Thông tin phân phối văn Chức cho phép văn thư thực việc y văn có định y gửi CBCC quan, đơn vị tham khảo (nhận để biết) - 10 - Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 1: Chọn mục Vào sổ văn đến, nhấn nút Thêm (F7) - Bước 2: Nhập thông tin yêu cầu (Sổ văn bản, số ký hiệu, quan ban hành, trích yếu nội dung,…) - Bước 3: Đính kèm Tệp chứa nội dung tồn văn văn (nếu có) - Bước 5: Nhập Thông tin phân phối, phân công xử lý văn (nếu có) - Bước 4: Nhấn nút Ghi lại để lưu văn vào hệ thống Thông tin phân phối văn Chức cho phép văn thư thực việc y văn có định y gửi CBCC quan, đơn vị tham khảo (nhận để biết) 4.1 Chức y - 22 - Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 1: Vào sổ văn đến (xem mục 2) - Bước 2: Tích chọn văn cần y - Bước 3: Nhấn nút Hiệu chỉnh (F8) - Bước 4: Nhấn chọn Sao y (ở mục Thông tin phân phối văn bản) - Bước 5: Nhập thông tin yêu cầu (Người đề nghị, Người ký y, Số y, Ký hiệu y, ngày ký y, nơi nhận y, Nơi nhận nội bộ, …) - Bước 6: Nhấn nút Ghi lại (F8) 4.2 Chức nhận để biết - Bước 1: Vào sổ văn đến (xem mục 2) - Bước 2: Tích chọn văn cần chuyển - Bước 3: Nhấn nút Hiệu chỉnh (F8) - 23 - Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 4: Nhấn chọn Chuyển nhận để biết (ở mục Thông tin phân phối văn bản) - Bước 5: Nhập thông tin yêu cầu (Người nhận văn bản) - Bước 6: Nhấn nút Ghi lại (F8) III VĂN BẢN ĐI Là văn văn thư vào sổ văn sau có bút phê ký duyệt Lãnh đạo Vào sổ văn Trước ban hành văn bản, văn thư thực thao tác vào sổ văn 1.1 Văn chờ ban hành Là văn Lãnh đạo phê duyệt gửi đến văn thư Văn thư tiến hành vào sổ văn ban hành văn Quy trình thực sau: - Bước 1: Chọn mục Văn chờ ban hành - 24 - Sổ tay Quản lý văn Điều hành - Văn thư - Bước 2: Tích chọn văn cần ban hành - Bước 3: Nhấn nút Hiệu chỉnh (F8) - Bước 4: Nhập thông tin yêu cầu (Sổ văn đi, ngày ban hành, trích yếu,…) - Bước 5: Nhấn chọn Nơi nhận văn - Bước 6: Nhấn nút Ghi lại (F8) để ban hành văn 1.2 Vào sổ văn Đối với văn chuyển đến văn thư qua đường thông thường, văn thư tiến hành vào sổ văn ban hành văn Quy trình thực sau: - Bước 1: Chọn mục Vào sổ văn - Bước 2: Nhấn nút Thêm (F7) - Bước 4: Nhấn nút Vào sổ - Bước 5: Nhập thông tin yêu cầu (Sổ văn đi, ngày ban hành, trích yếu,…) - 25 -