TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS(Tài liệu dành cho Chuyên viên)

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH ĐẮKLẮK TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS (Tài liệu dành cho Chuyên viên) ĐẮKLẮK, 2013 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS: II TRANG CHỦ: III XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN: III.1 Văn chưa nhận: III.2 Văn xử lý/ chờ lãnh đạo duyệt/ xử lý: III.3 Văn cần báo cáo lại: .7 IV XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN: IV.1 Đăng ký dự thảo: IV.2 Dự thảo giao thực hiện: IV.3 Dự thảo cần thực hiện, chờ duyệt, duyệt: V CÔNG VIỆC: V.1 Đăng ký công việc: V.2 Hồ sơ công việc: 10 VI TIN TỨC – THÔNG BÁO: 14 VI.1 Xem tin tức – thông báo: 14 VI.2 Quản trị tin tức – thông báo: 14 VII TÌM KIẾM VĂN BẢN: 15 VIII CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG: 15 VIII.1 Tin nhắn: 15 VIII.1.1 Thao tác nhắn tin theo danh bạ hệ thống: 15 VIII.1.2 Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm): .17 VIII.2 Tiện ích quản lý kiện theo lịch: 18 VIII.3 Tra cứu thông tin cá nhân đơn vị: .19 IX TRỢ GIÚP: 20 X KẾT THÚC: 20 I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk - Mở trình duyệt web (Internet Explorer, Google Chrome, Safari, FireFox, …) - Nhập vào địa (Address) địa trang web: oms.tnmt.daklak.gov.vn sotnmt.vnptoms.vn - Giao diện đăng nhập hệ thống sau: - Nhập tên đăng nhập mật (do trung tâm CNTT cấp) → nhấn phím Enter nút “Login” - Nên thay đổi mật mặc định lần đăng nhập để đảm bảo an tồn thơng tin cho tài khoản II TRANG CHỦ: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk + Thanh nhắc việc: - Mục văn dự thảo cần phát hành - Mục văn cần xử lý - Mục công việc + Tin tức – Thông báo mới: bao gồm tin tức hoạt động triển khai + Công việc thực hiện: bao gồm vắn tắt công việc giao + Thông tin mới: bao gồm mục - mục công việc - mục công việc: thực - mục lịch: lịch công tác, lich họp + Mục chúc mừng sinh nhật: hiển thị tên user, ngày sinh nhật * Để biết nội dung cụ thể mục: Click vào nội dung để xem chi tiết III XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN: Chức menu “Văn bản/Văn đến – Chuyên viên” giúp nhân viên làm công việc báo cáo dự thảo cho lãnh đạo đơn vị Người dùng chọn menu “Văn bản/Văn đến – Chuyên viên” Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Chức Mô tả Chưa nhận Mục chứa văn đến lãnh đạo đơn vị giao cho người dùng người dùng chưa nhận để xử lý Đang xử lý Mục chứa văn đền người dùng nhận xử lý Cần báo cáo lại Mục chứa dự thảo người dùng xử lý không lãnh đạo đơn vị duyệt hay phải báo cáo lại Chờ lãnh đạo duyệt Mục chứa dự thảo người dùng xử lý chờ lãnh đạo đơn vị duyệt Đã xử lý Mục chứa văn đền người dùng nhận xử lý Phối hợp Mục giúp người dùng theo dõi văn đến đơn vị phối hợp Lưu / để biết Mục giúp người dùng theo dõi văn đến cần lưu/để biết III.1 Văn chưa nhận: Người dùng đọc nội dung văn đến bấm vào link cột kí hiệu, nhận xử lý văn đến bấm vào nút xử lý Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Sau hồn tất quy trình xử lý văn hệ thống thực việc chuyển nội dung thực chuyên viên lên lãnh đạo phòng ban/đơn vị III.2 Văn xử lý/ chờ lãnh đạo duyệt/ xử lý: Người dùng xem lại lịch sử xử lý văn đến dự thảo mục Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk III.3 Văn cần báo cáo lại: Người dùng báo cáo lại dự thảo mục cách bấm nút xứ lý, giao diện cách thức làm tương tự mục III.1 IV XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN: IV.1 Đăng ký dự thảo: Chức cho phép người dùng tự đăng ký soạn dự thảo nội Người dùng vào chức “Văn bản/ Dự thảo văn – Chuyên viên” Bấm chọn nút “Đăng ký dự thảo” Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IV.2 Dự thảo giao thực hiện: Bao gồm dự thảo cấp giao thực Trong q trình xử lý cho phép xem lịch sử công việc IV.3 Dự thảo cần thực hiện, chờ duyệt, duyệt: Dự thảo cần thực bao gồm dự thảo cấp giao chưa thực Các bước thực tương tự mục "IV.2 Dự thảo giao thực hiện" Dự thảo chờ duyệt dự thảo thực chờ xét duyệt từ cấp Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Dự thảo duyệt dự thảo thực cấp xét duyệt Sử dụng tương tự dự thảo chờ duyệt V CƠNG VIỆC: V.1 Đăng ký cơng việc: Chức cho phép người chuyên viên đăng ký nội dung công việc phát sinh cho lãnh đạo cấp để duyệt nội dung cơng việc Để đăng ký công việc, bấm chọn sau: Sau giao diện xử lý xuất Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk V.2 Hồ sơ công việc: Chức cho phép người dùng quản lý công việc thực Để sử dụng ta thực sau: Giao diện xử lý thao tác Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 10 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Sau bấm chọn xem chi tiết báo cáo tiến độ cơng việc xuất cửa sổ làm việc sau: ♦ Sau bấm chọn , hệ thống hiển thị thêm cửa sổ giao tiếp để thực báo cáo tiến độ công việc Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 11 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để thêm mới, bấm chọn Khi hồn tất nội dung bấm bấm chọn để hủy thao tác ♦ Hoặc bấm chọn dung công việc để lưu báo cáo tiến độ lại , hệ thống cho phép thực thêm báo cáo nội Để thêm mới, bấm chọn Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 12 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VI TIN TỨC – THƠNG BÁO: VI.1 Xem tin tức – thơng báo: VI.2 Quản trị tin tức – thông báo: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 13 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VII TÌM KIẾM VĂN BẢN: Chức tìm kiếm văn nâng cao giúp người dùng đạt hiệu cao việc tìm kiếm VIII CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG: VIII.1 Tin nhắn: VIII.1.1 Thao tác nhắn tin theo danh bạ hệ thống: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 14 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để soạn tin nhấn, bấm chọn bước sau: thực theo Sau bấm chọn danh sách người nhận, hệ thống xuất giao diện hình: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 15 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Khi chọn đủ danh sách người nhận bấm “x” thực hình dưới: VIII.1.2 Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm): Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 16 Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk Thực việc thêm nhóm nhận tin nhắn thực bước sau: VIII.2 Tiện ích quản lý kiện theo lịch: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 17 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VIII.3 Tra cứu thông tin cá nhân đơn vị: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 18 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IX TRỢ GIÚP: Chức trợ giúp bao gồm download phần mềm, hướng dẫn xóa cache trình duyệt (click để download phần mềm xem chi tiết nội dung hướng dẫn) X KẾT THÚC: Sau hồn thành cơng việc hệ thống bấm “Thốt” để đảm bảo an tồn thơng tin người dùng Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 19 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk *Ghi chú: Phần mềm chạy Internet, trình duyệt hỗ trợ tốt là: Firefox, Google Chrome Internet Explorer (IE) Phần mềm thời gian hoàn thiện nên Bảng hướng dẫn cịn nhiều thiếu sót Trong trình sử dụng phát sai sót nào, xin vui lịng liên hệ Trung tâm Công nghệ thông tin Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Chuyên viên Trang 20