TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Chuyên viên Tp.HCM - 2019 iDesk 5.0

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 028 991 9150 – FAX: 0287 300 0126 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Chuyên viên Tp.HCM - 2019 iDesk 5.0 Phiên Ngày Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử 5.0 02/01/2019 Lịch sử tài liệu Phiên 19/01/2015 12/01/2016 12/05/2016 21/07/2017 02/01/2019 HDSD.VPDT05 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 Ghi Khung tài liệu hướng dẫn Viết tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Tác giả Tùng Lương Nhi Trần Nhi Trần Thành Bùi Như An Trang 2/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 MỤC LỤC Giới thiệu tổng quan Mục đích I Đăng nhập vào hệ thống Đăng nhập Đăng xuất Đổi mật II Chức Trang chủ Văn đến 11 2.1 Xử lý 11 2.1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến 12 2.1.2 Chuyển xử lý văn .13 2.1.3 Để biết 14 2.1.4 Hoàn thành 15 2.1.5 Xem thông tin xử lý 16 2.1.6 Thu hồi văn 17 2.1.7 Trả lại văn 18 2.1.8 Sao y .18 2.1.9 Xem theo dõi 19 2.2 Phối hợp xử lý 21 2.3 Yêu cầu theo dõi 21 2.4 Văn cần xem lại 22 2.5 Văn để biết 25 2.6 Xin gia hạn 25 Văn 27 3.1 Văn dự thảo 27 3.1.2 Tạo 27 3.1.3 Đính kèm văn 27 3.1.4 Xin cấp số văn 28 HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 3/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử 5.0 02/01/2019 3.1.5 Chuyển văn dự thảo 29 3.1.6 Trình thơng qua 30 3.1.7 Trình duyệt .31 3.1.8 Trình văn dự thảo kèm theo hồ sơ công việc 32 3.2 Văn lưu 37 3.3 Phiếu trình 38 3.3.1 Tạo 38 3.3.2 Chuyển xử lý 38 3.3.3 Trình thơng qua 38 3.3.4 Trình duyệt .39 3.4 Xử lý văn 39 Công việc 39 4.1 Nhắc nhở 39 4.2 Giao việc 41 4.2.1 Tạo 41 4.2.2 Đính kèm văn 42 4.2.3 Tạo công việc 42 4.2.4 Tạo văn dự thảo .44 4.2.5 Thêm cán theo dõi .44 4.2.6 Đánh dấu trùng .46 4.2.7 Cập nhật trạng thái 46 4.3 Hồ sơ công việc 47 4.3.1 Tạo 47 4.3.2 Thêm công việc 48 4.3.3 Thêm văn có 49 4.3.4 Chia sẻ 50 4.3.5 Cập nhật trạng thái 50 4.3.6 Bàn giao 51 4.4 Phiên Ngày Thông tin phản hồi 52 Theo dõi 52 HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 4/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 5.1 Văn đến 52 5.2 Văn 53 5.3 Văn dự thảo 54 5.4 Phiếu trình 54 Tra cứu & tìm kiếm 54 6.1 Tra cứu văn 54 6.2 Tìm kiếm văn 55 6.3 Văn thường dùng 56 Báo cáo & thống kê 56 7.1 Báo cáo nghiệp vụ 56 7.1.2 Báo cáo hoạt động chuyên viên 56 7.1.3 Tình hình nhận văn phịng ban 57 7.1.4 Tình hình phát hành văn phịng ban 57 7.1.5 Tình hình nhận văn chuyên viên .57 7.2 Báo cáo số lượng văn chuyên viên chọn hoàn thành 57 7.3 Báo cáo số lượng văn chuyên viên xin gia hạn 61 7.4 đến Báo cáo số lượng văn chuyên viên soạn thảo không dựa văn 65 III Tổng kết 69 HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 5/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Giới thiệu tổng quan Trong hệ thống, chuyên viên thực chức xử lý chuyên môn trước gửi sau nhận nhiệm vụ giao từ lãnh đạo cấp Mục đích - Giảm lưu trữ giấy tờ văn - Theo dõi, tìm kiếm, trình tự, xử lý văn bản, công việc dễ dàng - Theo dõi đánh giá công việc - Cập nhật thông tin kịp thời xác I Đăng nhập vào hệ thống Đăng nhập Người dùng muốn sử dụng hệ thống iDesk, bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản Các bước đăng nhập: - Bước 1: Gõ đường dẫn vào phần mềm (ví dụ: idesktest.inetcloud.vn) sau nhấn Enter - Bước 2: Nhập tài khoản mật đăng nhập hình sau: HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 6/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình đăng nhập - Bước 3: Sau nhập thông tin đầy đủ, bấm vào "Đăng nhập" để vào hệ thống iDesk Đăng xuất Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác ngược màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 7/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình đăng xuất Đổi mật - Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Thơng tin cá nhân” (1) (2) Hình: Màn hình thay đổi mật - Bước 2: Thực việc thay đổi mật theo trình tự sau: - Nhập lại “mật cũ” - Nhập “mật mới” - Nhập lại xác nhận “mật mới” - Chọn “Đổi mật khẩu” để hồn thành HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 8/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình thay đổi mật II Chức Trang chủ Khi người dùng đăng nhập thành cơng xuất giao diện trang chủ Hình: Màn hình trang chủ HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 9/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Trang chủ thiết kế thành khu vực chính: - Cây chức (1): Khơng có thay đổi so với phiên trước - Xử lý văn đến (2): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ công việc - Hồ sơ công việc (3): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ công việc - Phiếu trình (4): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ công việc - Văn dự thảo (5): Được thiết kế rộng cho người dùng dễ dàng theo dõi đọc thông tin - Công việc (6): Cho phép hiển thị công việc liên quan đến người dùng, thông báo nội dung công việc xuất - Lịch làm việc (7): Được thiết kế rộng cho người dùng dễ dàng theo dõi đọc thông tin Lưu ý: Đối với mục 2,3,4,5,6 Tùy vào chức vụ người dùng hiển thị nội dung nhắc nhở khác Sau trình bày chi tiết tính chức vụ chuyên viên: HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 10/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình tra cứu văn 6.2 Tìm kiếm văn Chức cho phép chuyên viên tìm kiếm văn theo văn đến/ văn đi/ văn dự thảo/ văn nội Hình: Màn hình tìm kiếm văn HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 55/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 6.3 Văn thường dùng Báo cáo & thống kê 7.1 Báo cáo nghiệp vụ 7.1.2 Báo cáo hoạt động chuyên viên Hình: Màn hình báo cáo nghiệp vụ Thực bước sau: Bước 1: Nhấn vào menu Báo cáo & thống kê  chọn Báo cáo nghiệp vụ Bước 2: Nhấn vào hình để tạo báo cáo nghiệp vụ Bước 3: chọn Hoạt động chuyên viên hình xuất hiện: Hình: Màn hình báo cáo hoạt động chuyên viên HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 56/69 iDesk 5.0 Phiên Ngày Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Bước 4: Tiếp theo nhấn nút chọn 5.0 02/01/2019 để kết xuất báo cáo file excel 7.1.3 Tình hình nhận văn phịng ban Tương tự báo cáo hoạt động chuyên viên 7.1.4 Tình hình phát hành văn phòng ban Tương tự báo cáo hoạt động chuyên viên 7.1.5 Tình hình nhận văn chuyên viên Tương tự báo cáo hoạt động chuyên viên 7.2 Báo cáo số lượng văn chuyên viên chọn hoàn thành Thực bước sau: Bước 1: Vào mục Thống kê báo cáo -> TK số lượng văn chuyên viên chọn hoàn thành Hình: Màn hình Chọn mẫu báo cáo số lượng văn chuyên viên chọn hoàn thành HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 57/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Bước 2: Chọn thời gian, người cần lọc số lượng văn chọn hoàn thành -> Ấn vào Hình: Màn hình lọc văn chọn hồn thành Bước 3: Xem trước kết báo cáo số lượng văn chun viên chọn hồn thành Hình: Màn hình xem trước số lượng văn kết lọc Bước 4: Ấn vào viên chọn hoàn thành máy HDSD.VPDT05 để tải file báo cáo số lượng văn chuyên Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 58/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình xem file excel tải Bước 6: Hiển thị danh sách văn xem chi tiết cho chuyên viên Hình: Màn hình kết báo cáo số lượng văn chuyên viên chọn hoàn thành HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 59/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Bước 7: Tìm kiếm văn xem chi tiết cho chuyên viên Ấn vào biểu tượng kiếm nhanh nhập từ khóa để tìm Bước 8: Xem thông tin văn xem chi tiết cho chun viên Hình: Màn hình xem thơng tin văn Bước 9: Xem nội dung văn xem chi tiết cho chuyên viên HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 60/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình xem nội dung văn 7.3 Báo cáo số lượng văn chuyên viên xin gia hạn Thực bước sau: Bước 1: Vào mục Thống kê báo cáo -> TK số lượng văn chuyên viên chọn gia hạn HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 61/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình Tk số lượng VB chuyên viên chọn gia hạn Bước 2: Chọn thời gian, người cần lọc số lượng văn chọn gia hạn -> Ấn vào Hình: Màn hình thao tác thống kê theo thời gian, chuyên viên Bước 3: Xem trước kết báo cáo số lượng văn chuyên viên xin gia hạn HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 62/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình xem trước kết báo cáo số lượng Bước 4: Ấn vào viên xin gia hạn máy để tải file báo cáo số lượng văn chuyên Bước 5: danh sách văn chuyên viên chọn gia hạn Hình: Màn hình danh sách chuyên viên chọn gia hạn Bước 6: Tìm kiếm văn xem chi tiết cho chuyên viên HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 63/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình tìm kiếm văn Bước 7: Xem thông tin văn xem chi tiết cho chuyên viên Hình: Màn hình xem thơng tin văn Bước 8: Xem nội dung văn xem chi tiết cho chuyên viên HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 64/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình xem nội dung 7.4 Báo cáo số lượng văn chuyên viên soạn thảo không dựa văn đến Thực bước sau: Bước 1: Vào mục Báo cáo thống kê -> Chọn TK số lượng VB dự thảo chuyên viên soạn thảo không dựa VB đến Hình : Màn hình TK số lượng VB dự thảo chuyên viên soạn thảo không dựa VB đến HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 65/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Bước 2: Chọn thời gian, người cần lọc số lượng văn chuyên viên soạn thảo không dựa VB đến -> Ấn vào Hình: Màn hình thao tác thống kê Bước 3: Xem trước kết báo cáo số lượng văn chuyên viên soạn thảo không dựa văn đến Hình: Màn hình xem trước kết báo cáo số lượng Bước 4: Ấn vào để tải file Excel Tạo báo cáo số lượng văn chuyên viên soạn thảo khơng dựa văn đến Hình: Màn hình xem file excel tải HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 66/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Bước 5: Hiển thị danh sách văn xem chi tiết cho chuyên viên Hình: Màn hình danh sách văn Bước 6: Ấn vào biểu tượng xem chi tiết cho chun viên Tìm kiếm văn Bước 7: Xem thơng tin văn xem chi tiết cho chuyên viên HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 67/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Hình: Màn hình xem thông tin văn Bước 8: Xem nội dung văn xem chi tiết cho chuyên viên Hình: Màn hình xem nội dung văn HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 68/69 iDesk 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử III Phiên Ngày 5.0 02/01/2019 Tổng kết Nếu bạn cần giúp đỡ, dịch vụ, hay hỗ trợ kỹ thuật, muốn biết thêm thông tin sản phẩm iNet Solutions, bạn tìm thấy thơng tin bổ ích từ nguồn sau iNet Solutions:  Website: www.inetcloud.vn: trang chủ giới thiệu sản phẩm, công nghệ ý tưởng công ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions  Diễn đàn thảo luận www.inetcloud.vn: nơi iNet Solutions khách hàng, cộng đồng, quan tâm trao đổi vấn đề sản phẩm, công nghệ, cộng đồng Cơng nghệ thơng tin ngồi nước  Nếu nguồn thông tin không làm bạn hài lòng, đừng ngần ngại:  Gửi email đến support@inetcloud.vn để phản hồi thông tin nhận trợ giúp kỹ thuật qua email  Gọi điện thoại đến số (028) 7300 0126 (028) 3991 9148 để chúng tơi giải đáp qua điện thoại  Phịng Nghiên cứu Ứng dung CNTT - Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Địa 03, Nguyễn Tất Thành, phường Phước Trung, Thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Điện thoại (0254) 3828388 HDSD.VPDT05 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 69/69