TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 028 991 9150 – FAX : 028 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Lãnh đạo Tp.HCM - 2019 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Lịch sử tài liệu Ngày Phiên Ghi 19/01/2015 10/01/2016 0.1 Khung tài liệu hướng dẫn 1.0 Viết tài liệu hướng dẫn 19/01/2016 19/05/2016 21/07/2017 02/01/2019 2.0 3.0 4.0 5.0 05/10/2019 HDSD.VPDT04 Tác giả Tùng Lương Nhi Trần Cập nhật tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu hướng dẫn Hứa Thị Huế Nhi Trần Thành Bùi Như An Cập nhật tài liệu hướng dẫn Ngân Thư Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 2/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 MỤC LỤC Giới thiệu I Giới thiệu tổng quan Mục đích II Đăng nhập vào hệ thống Đăng nhập Đăng xuất Đổi mật III Chức Trang chủ Văn đến 11 2.1 Xử lý 11 Thao tác xử lý nhận văn đến 11 2.1.2 Chuyển xử lý văn 12 2.1.3 Để biết 13 2.1.4 Hoàn thành 14 2.1.5 Xem thông tin xử lý 14 2.1.6 Thu hồi văn 16 2.1.7 Trả lại văn 16 2.1.8 Sao y 16 2.1.9 Xem theo dõi 17 Để tìm xem lại văn Chuyển xử lý / Hồn thành tìm nào? 19 2.1.10 Xem thông tin xử lý 19 2.1.11 Thu hồi văn 21 2.1.12 Trả lại văn 21 2.1.13 Xem theo dõi 21 2.2 Xử lý gia hạn 23 2.2.1 Duyệt gia hạn xử lý văn 24 2.2.2 Từ chối gia hạn xử lý văn 26 2.3 Phối hợp xử lý 28 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 3/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 2.4 Yêu cầu theo dõi 28 2.5 Văn cần xem lại 29 2.6 Văn để biết 33 Văn 33 3.1 3.1.1 Tạo 33 3.1.2 Đính kèm văn 33 3.1.3 Chuyển xử lý 34 3.1.4 Trình thơng qua 34 3.1.5 Trình duyệt 35 3.1.6 Thông qua văn dự thảo 36 3.1.7 Duyệt văn dự thảo 37 3.1.8 Đánh dấu chưa đọc 38 3.1.9 Lọc văn dự thảo 38 3.2 Văn lưu 39 3.3 Phiếu trình 39 3.3.1 Tạo 39 3.3.2 Chuyển xử lý 40 3.3.3 Trình thơng qua 40 3.3.4 Trình duyệt 40 3.4 Văn dự thảo 33 Xử lý văn 40 Công việc 41 4.1 Nhắc nhở 41 4.2 Giao việc 42 4.2.1 Tạo 43 4.2.2 Đính kèm văn 43 4.2.3 Tạo công việc 43 4.2.3 Xóa cơng việc 44 4.2.4 Cập nhật trạng thái 44 4.2.5 Thêm cán theo dõi 45 4.2.6 Đánh dấu trùng 46 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 4/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 4.3 Hồ sơ công việc 47 4.3.1 Tạo 47 4.3.2 Thêm công việc 48 4.3.3 Chia sẻ 49 4.3.4 Bàn giao 50 4.3.5 Cập nhật trạng thái 50 4.3.6 Thêm văn có 52 4.4 Văn nội 52 4.5 Thông tin phản hồi 53 Theo dõi 54 5.1 Văn đến 54 5.2 Văn 55 5.3 Văn dự thảo 56 5.4 Phiếu trình 56 5.5 Theo dõi tình hình xử lý văn đến 56 Tra cứu & tìm kiếm 58 6.1 Tra cứu văn 58 6.2 Tìm kiếm văn 58 Báo cáo & thống kê 59 7.1 Thống kê tình hình xử lý văn 59 7.2 Thống kê tình hình xử lý cơng việc 61 IV Tổng kết 61 I Giới thiệu Giới thiệu tổng quan Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo quan lãnh đạo phòng ban Các chức hệ thống bao gồm: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 5/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Mục đích - Giảm lưu trữ giấy tờ văn - Theo dõi, tìm kiếm, trình tự, xử lý văn bản, công việc dễ dàng - Theo dõi đánh giá công việc - Cập nhật thông tin kịp thời xác Đăng nhập vào hệ thống II Đăng nhập Người dùng muốn sử dụng hệ thống iDesk, bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản Các bước đăng nhập: - Bước 1: Gõ đường dẫn vào phần mềm (ví dụ: idesktest.inetcloud.vn) → sau nhấn Enter - Bước 2: Nhập tài khoản mật đăng nhập hình sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 6/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình: Màn hình đăng nhập - Bước 3: Sau nhập thông tin đầy đủ, bấm vào "Đăng nhập" để vào hệ thống iDesk Đăng xuất Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác ngược màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” Hình : Màn hình đăng xuất Đổi mật - Bước 1:Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Thông tin cá nhân” HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 7/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 (1) (2) Hình: Màn hình thay đổi mật - Bước 2: Thực việc thay đổi mật theo trình tự sau: - Nhập lại“ mật cũ” - Nhập“mật mới” - Nhập lại xác nhận“mật mới” - Chọn “cập nhật” để hồn thành Hình: Màn hình thay đổi mật HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 8/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Chức III Trang chủ Sau người dùng đăng nhập thành công xuất giao diện trang chủ Hình :Màn hình trang chủ Trang chủ thiết kế thành khu vực chính: - Cây chức (1): khơng có thay đổi so với phiên trược - Lịch làm việc (2): thiết kế rộng cho người dùng dễ dàng theo dõi đọc thông tin - Công việc (3): Cho phép hiển thị công việc liên quan đến người dùng, thông báo nội dung công việc xuất - Xử lý công việc (4): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ công việc - Ngồi Tính Tìm kiếm (5) chức thú vị Cho phép người dùng tìm kiếm cơng việc hay văn có tài khoản người dùng HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 9/61 iDesk 5.4 Phiên 5.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 B2: Xem kết tra cứu B1: Tra cứu tìm kiếm Hình: Màn hình tra cứu tìm kiếm trang chủ Lưu ý: Đối với mục (4) Xử lý công việc Tùy vào chức vụ người dùng hiển thị nội dung nhắc nhở khác Sau trình bày chi tiết tính chức vụ lãnh đạo Hình : Các công việc nhắc nhở dành cho Lãnh đạo Nhắc nhở Văn thư văn cần xử lý: - Văn đến trễ hạn xử lý cần xử lý gấp Văn gửi đến chưa đọc Văn xử lý bao gồm: Văn đi, Văn dự thảo, Văn đến,… Click chọn để dẫn đến văn cần xử lý HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 10/61