TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ- XGATE

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 08 991 9150 – FAX : 08 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ- XGATE Tp.HCM - 2016 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Lịch sử tài liệu Ngày Phiên Ghi Tác giả 19/01/2015 0.1 Khung tài liệu hướng dẫn Tùng Lương 01/06/2015 4.0 Người viết Phạm Thị Tú Trinh 05/01/2016 4.1 Cập nhật tài liệu -phiên 4.1 Nguyễn Bỉnh Khiêm 20/05/2016 4.2 Nâng cấp chỉnh sửa tài liệu Hứa Thị Huế 14/07/2016 4.3 Nâng cấp chỉnh sửa hình ảnh Võ Thị Kim Bích Huỳnh Thị Hạnh 27/08/2016 4.4 Bổ sung Hồ sơ liên thông Hứa Thị Huế HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 2/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG 3.1 Đăng nhập 3.2 Đăng xuất 3.3 Đổi mật TIẾP NHẬN (Dành cho Bộ Phận Tiếp Nhận Trả kết quả) 4.1 Hồ sơ trực tuyến 4.2 Hồ sơ liên thông 10 4.2.1 Gửi hồ sơ liên thông (Dành cho phận TN&TKQ cấp Xã/huyện) 10 4.2.2 Tiếp nhận hồ sơ liên thông 12 4.2.3 Trả kết hồ sơ liên thông cho xã/huyện 16 4.2.4 Trả kết hồ sơ liên thông cho người dân 16 4.3 Hồ sơ cửa 17 4.3.1 Mới tạo 17 4.3.2 Hồ sơ Đang xử lý 20 4.3.3 Hồ sơ có kết 22 4.3.4 Ngưng xử lý 22 4.3.5 Đã trả kết 23 BỔ SUNG HỒ SƠ 23 XỬ LÝ (Dành cho Chuyên viên + Lãnh đạo) 24 6.1 Nhận xử lý Hồ sơ 24 6.2 Xử lý hồ sơ 25 6.3 Bổ sung hồ sơ 26 6.4 Xem trình xử lý 28 BÁO CÁO 30 7.1 Báo cáo tổng hợp 30 HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 3/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 7.2 Báo cáo chi tiết 31 7.3 Báo cáo công việc 31 GIÚP ĐỠ VÀ HỖ TRỢ KỸ THUẬT 32 HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 4/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 GIỚI THIỆU CHUNG Ngày 25/03/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg thay định số 93/2007/QĐ-TTg Quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thơng quan hành nhà nước địa phương để giải công việc tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền quan hành nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải đến trả kết thực Bộ phận tiếp nhận trả kết nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến Với mục đích:  Đơn giản, rõ ràng thủ tục hành  Cơng khai thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ thời gian giải công việc tổ chức, cá nhân  Nhận yêu cầu trả kết phận tiếp nhận trả kết  Bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ thực không lần suốt trình giải hồ sơ quan chuyên môn  Đảm bảo phối hợp giải công việc phận, quan hành nhà nước để giải cơng việc tổ chức, cá nhân  Quy trình giải thủ tục hành định nghĩa động nên tin học hố thủ tục hành  Cơng dân khai thác thơng tin thủ tục hành tình trạng hồ sơ qua website  Cơng dân nộp nhận hồ sơ thủ tục hành qua website TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH Hệ thống xử lý hồ sơ Thủ Tục Hành Chính (TTHC) hệ thống tác vụ để hồn thành q trình xử lý TTHC Với đối tượng tham gia có tác vụ khác nhau: Cán tiếp nhận trả kết quả:  Thực thủ tục tiếp nhận kiểm tra hồ sơ HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 5/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016  Chuyển giao hồ sơ cho phòng chức  Nhận hồ sơ từ phòng chức  Trả kết cho công dân  Thu lệ phí  In loại phiếu (phiếu biên nhận, phiếu kiểm sốt) * Trường hợp hồ sơ liên thơng từ Phường/Xã lên Quận/Huyện: CBTN&TKQ Quận/Huyện nhận, kiểm tra hồ sơ chuyển đến phòng chức Cán thụ lý:  Giải hồ sơ: xác định tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ, yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu thiếu)  Dự thảo nội dung giấy phép, giấy chứng nhận,  Trình lãnh đạo ký giấy phép, giấy chứng nhận, Lãnh đạo:  Ký, duyệt giấy phép, giấy chứng nhận, Công dân:  Xem thông tin hướng dẫn thủ tục hành  Tra cứu kết hồ sơ ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG 3.1 Đăng nhập  Bạn mở trình duyệt web lên đánh địa cấp phần mềm vào Ví dụ:  Nhập địa xong bạn Nhấn enter thấy xuất hình đăng nhập vào hệ thống hình sau: HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 6/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 3.1: Màn hình Đăng nhập Bước 1: Tài khoản => bạn nhập tên tài khoản cấp Bước 2: Mật => bạn nhập mật tài khoản Bước 3: Đăng nhập => sau nhập tên mật bạn Nhấn nút Đăng nhập để vào hệ thống: Hình 3.2: Màn hình điền thơng tin Đăng nhập HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 7/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 3.2 Đăng xuất Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Bước 2: Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” Thực việc đăng xuất hình sau: Hình 3.3: Màn hình đăng xuất 3.3 Đổi mật Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Bước 2: Sau nhấp chuột vào chức “Thay đổi mật khẩu” Hình 3.4: Màn hình thay đổi mật Bước 3: Thực việc thay đổi mật khẩutheo trình tự sau:  Nhập “ mật cũ”  Nhập “ mật mới”  Nhập lại “ mật mới” HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 8/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016  Chọn “ cập nhật” để hồn thành Hình 3.5: Màn hình nhập thay đổi mật Lưu ý: Sau đăng nhập thành công, tùy vào cấp quyền người sử dụng mà trang chủ thể thông tin menu hình TIẾP NHẬN (Dành cho Bộ Phận Tiếp Nhận Trả kết quả) Tiếp nhận hồ sơ chia thành dạng sau:  Hồ sơ trực tuyến : Là hồ sơ người dân nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử dịch vụ công  Hồ sơ liên thông : Là hồ sơ liên thông từ đơn vị cấp huyện lên cấp sở  Tiếp nhận cửa: Là hồ sơ tiếp nhận đơn vị sử dụng hệ thống xGate (phần mềm cửa điện tử) 4.1 Hồ sơ trực tuyến Quy trình tiếp nhận hồ sơ liên thông thực sau: Bước 1: Từ hình trang chủ bạn vào hồ sơ trực tuyến: HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 9/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 4.1: Màn hình tiếp nhận hồ sơ trực tuyến Để tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, cán tiếp nhận nhấp chọn vào danh mục hồ sơ trực tuyến (hồ sơ phạm vi; phạm vi) chọn hồ sơ cần tiếp nhận Bước 2: Chọn Hồ sơ tiếp nhận, hình thủ tục tiếp nhận: Bước 3: Sau mở hồ sơ, cán tiếp nhận nhận thấy hồ sơ hợp lệ chọn nút “Tiếp nhận hồ sơ” Ngược lại hồ sơ khơng hợp lệ nhấn chọn nút “Không tiếp nhận” Bước 4: Trong trường hợp hồ sơ tiếp nhận, cán bộ phận cửa tiến hành lưu hồ sơ chuyển cho chuyên viên xử lý 4.2 Hồ sơ liên thông 4.2.1 Gửi hồ sơ liên thông (Dành cho phận TN&TKQ cấp Xã/huyện) Quy trình gửi hồ sơ liên thơng thực sau : Bước 1: Từ hình Trang chủ nhấn chọn Công việc Bước 2: Chọn thủ tục cần gửi liên thông HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 10/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 4.11: Màn hình tạo hồ sơ cửa Bước 4: Chọn thủ tục hành cần tiếp nhận Bước 5: Điền đầy đủ thông tin hồ sơ người nộp, thông tin cần thiết liên quan form tiếp nhận Bước 6: Nhấn nút “lưu hồ sơ”, “Gửi xử lý hồ sơ” in phiếu biên nhận trả cho người dân In phiếu biên nhận Bước 1: Tại hình Hồ sơ xử lý chọn thủ tục muốn xem => Nhấn nút (tác vụ khác) hình xuất hiện: Hình 4.12: Màn hình chọn in phiếu biên nhận HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 18/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Bước 2: Nhấp chọn In phiếu biên nhận => hình xuất hiện: Hình 4.13 : Màn hình Phiếu biên nhận Chuyển hồ sơ đến cán xử lý Sau tiếp nhận hồ sơ người dân thời gian định, cán tiếp nhận hồ sơ muốn gửi hồ sơ cho phịng ban chức xử lý, thực sau: Bước 1: Vào chức “Mới tạo” Bước 2: Nhấp chọn hồ sơ cần chuyển xử lý (Xem hình) Bước 3: Nhấn chọn chức “Gửi xử lý hồ sơ” HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 19/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Bước 4: Sau nhấp chọn “Gửi hồ sơ xử lý” hồ sơ tự chuyển đến phòng ban xử lý theo quy trình định sẵn hệ thống 4.3.2 Hồ sơ Đang xử lý Hồ sơ xử lý hồ sơ sau chuyển cho phòng ban xử lý (hồ sơ chờ xử lý, hồ sơ chờ lãnh đạo phê duyệt,…) Chúng ta xem q trình xử lý hồ sơ (Hay nói cách khác xem hồ sơ cán xử lý hay theo dõi q trình xử lý hồ sơ đó) sau: Hình 4.14: Màn hình chọn Xem quy trình xử lý Bước 1: Chọn “Hồ sơ cửa” Bước 2: Vào chức “Đang xử lý” Bước 3: Chọn hồ sơ muốn xem Bước 4: Nhấn nút tác vụ khác Bước 5: Nhấn vào “Quy trình xử lý” HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 20/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Sau nhấp chọn xem “Quy trình xử lý” hình hiển thị sau: Hình 4.15: Màn hình sơ đồ luồng xử lý hồ sơ Ghi chú: Màu sắc thể hồ sơ xử lý Nhìn vào sơ đồ, biết, hồ sơ phịng ban xử lý Như hình trên, hồ sơ phịng “Lãnh đạo” Chúng ta xem cán xử lý hồ sơ đó, thời gian xử lý, tình trạng xử lý,… Bằng cách đưa chuột vào ô muốn xem HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 21/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 4.16: Hình ảnh thể chi tiết trình xử lý hồ sơ 4.3.3 Hồ sơ có kết Là hồ sơ sau xử lý (hồ sơ hợp lệ) có kết để trả cho người nộp Bước 1: Chọn “Hồ sơ cửa” Bước 2: Vào chức “Đã có kết quả” Bước 3: Chọn hồ sơ cần trả cho người dân nhấn nút 4.3.4 Ngưng xử lý Là hồ sơ không đủ điều kiện xử lý, hồ sơ người nộp rút lại hồ sơ Bước 1: Chọn “Hồ sơ cửa” Bước 2: Từ chức “Ngưng xử lý” Bước 3: Nhấp chọn hồ sơ cần trả Bước 4: Nhấn nút mở rộng Bước 5: Chọn HDSD.xGate01 kết thúc thao tác Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 22/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 4.17: Hình ảnh thể hồ sơ ngưng xử lý 4.3.5 Đã trả kết Đã trả kết quả, hồ sơ hợp lệ, trả kết cho người dân Mục thư mục lưu lại tất hồ sơ có kết trả cho người dân Người dân vào mục để tra cứa xem lại hồ sơ kết thúc có nhu cầu BỔ SUNG HỒ SƠ Đây mục dành cho hồ sơ phòng chức (chuyên viên, lãnh đạo) trả lại thiếu thành phần hồ sơ yêu cầu phận tiếp nhận trả kết trả lạicho người dân để người dân bổ sung thành phần hồ sơ cho đầy đủ HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 23/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Hình 5.1: Màn hình bổ sung hồ sơ Bước 1: Từ giao diện trang chủ, chọn chức “Bổ sung hồ sơ” Bước 2: Chọn hồ sơ cần bổ sung Bước 3: Đính kèm thành phần hồ sơ cách nhấn nút Bước 4: Nhấn nút để tiếp tục chuyển đến chuyên viên xử lý XỬ LÝ (Dành cho Chuyên viên + Lãnh đạo) 6.1 Nhận xử lý Hồ sơ Hình 6.1: Màn hình chọn quy trình thủ tục hồ sơ nhận xử lý Bước 1: Từ giao diện trang chủ chọn mục “Chờ xử lý” Bước 2: Chọn thủ tục cần xử lý HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 24/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 Bước 3: Nhấp vào biểu tượng “nhận xử lý hồ sơ” sau: Màn hình hiển thị Hình 6.2: Màn hình nhập mô tả nhận xử lý Bước 3: Nhập Mô tả/ghi => nhấn nút thực để kết thúc thao tác 6.2 Xử lý hồ sơ Sau chuyên viên, lãnh đạo nhận hồ sơ tiến hành xử lý hồ sơ Các bước thực sau: Hình 6.3: Màn hình xử lý hồ sơ Bước 1: Từ giao diện trang chủ chọn mục “Chờ xử lý” HDSD.xGate01 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 25/32 ... Huỳnh Thị Hạnh 27/08/2016 4.4 Bổ sung Hồ sơ liên thông Hứa Thị Huế HDSD. xGate0 1 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 2/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 MỤC LỤC GIỚI THIỆU... 28 BÁO CÁO 30 7.1 Báo cáo tổng hợp 30 HDSD. xGate0 1 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 3/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 7.2 Báo cáo chi... công việc 31 GIÚP ĐỠ VÀ HỖ TRỢ KỸ THUẬT 32 HDSD. xGate0 1 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 4/32 xGate Phiên 4.4 Một cửa điện tử Ngày 27/08/2016 GIỚI THIỆU CHUNG