TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Quản trị mạng

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 08 991 9150 – FAX : 08 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Quản trị mạng Tp.HCM - 2016 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Lịch sử tài liệu Ngày Phiên Ghi Tác giả 19/01/2015 0.1 Khung tài liệu hướng dẫn Tùng Lương 25/09/2015 0.1 Viết tài liệu hướng dẫn 19/04/2016 0.2 Chỉnh sửa tài liệu hướng dẫn Nhi Trần Nhi Trần HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 2/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu tổng quan 1.2 Mục đích ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 2.1 Đăng nhập 2.2 Đăng xuất 2.3 Đổi mật CHỨC NĂNG 3.1 Quản trị hệ thống 3.1.1 Tạo thông tin người dùng 3.1.2 Phòng ban 3.1.3 Nhóm chức 3.2 Quản trị liệu 10 3.2.1 Đơn vị 11 3.2.1.1 Khai báo quan 11 3.2.1.2 Đồng tổ chức liên thông: 12 3.2.1.3 Tạo quan đơn vị bên hệ thống 13 3.2.1.4 Tạo đơn vị bên hệ thống 14 3.2.2 Nhóm đơn vị bên 17 3.2.3 Cấu hình 17 3.2.4 Cấu hình hiển thị thơng tin văn 19 3.2.5 Mẫu số ký hiệu theo loại văn 19 3.2.6 Đăng ký địa liên thông 20 3.2.7 Tổ chức người dùng 20 3.2.7.1 Tạo phòng ban cho quan, đơn vị 20 3.2.7.2 Tạo người dùng cho phòng ban 22 3.2.7.3 Tạo nhóm 22 3.2.7.4 Thêm người đến phòng 23 3.2.7.5 Chuyển phòng 24 3.2.7.6 Sửa 25 HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 3/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 3.2.8 Quản lý người đại diện 25 3.3 Quản trị nghiệp vụ 26 3.3.1 Từ điển hệ thống 26 3.3.2 Sổ văn bản: 27 3.3.3 Cấp quyền Sổ văn 28 3.3.4 Quản lý tầm vực theo dõi 28 3.3.5 Tầm vực người dùng 30 3.3.6 Mẫu báo cáo 32 3.3.7 Quản lý biểu mẫu 32 TỔNG KẾT 32 Giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật 33 HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 4/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu tổng quan Trong hệ thống, quản trị mạng đóng vai trị quan trọng phần mềm khởi tạo tài khoản, cấp quyền người dùng theo chức danh (văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng, lãnh đạo quan, đơn vị), khởi tạo liệu ban đầu cho người dùng trước sử dụng khai báo đơn vị, gán cán đại diện nhận văn bản, đồng tổ chức liên thông, tạo tổ chức người dùng theo phòng ban, cấu hình liệu, tạo cấp sổ văn bản, cấu hình tầm vực giới hạn chuyển xử lý,… 1.2 Mục đích Tạo nhóm chức năng, phịng ban thông tin người dùng (tài khoản) với phân quyền khác nhau, dùng để phân người dùng vào nhóm phân quyền (văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng, lãnh đạo quan, đơn vị) phép làm chức hệ thống Tạo danh sách đơn vị bên hệ thống (đơn vị con) đơn vị cha Sau thêm Phòng ban, người dùng thuộc phòng ban phân cơng vào phịng ban cách chi tiết Cấu hình thơng tin chức năng, tạo sổ văn bản, tạo biểu mẫu ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 2.1 Đăng nhập Người dùng muốn sử dụng hệ thống iDesk, bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản Các bước đăng nhập: - Bước 1: Gõ đường dẫn vào phần mềm (ví dụ: idesktest.inetcloud.vn)  sau nhấn Enter - Bước 2: Nhập tài khoản mật đăng nhập hình sau: Hình 1: Màn hình đăng nhập HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 5/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 - Bước 3: Sau nhập thông tin đầy đủ, bấm vào "Đăng nhập" để vào hệ thống iDesk 2.2 Đăng xuất Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác ngược màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” Hình 2: Màn hình đăng xuất 2.3 Đổi mật - Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Thơng tin cá nhân” (1) (2) Hình 3: Màn hình thay đổi mật - Bước 2: Thực việc thay đổi mật theo trình tự sau: - Nhập lại“ mật cũ” Nhập“mật mới” Nhập lại xác nhận“mật mới” Chọn “cập nhật” để hoàn thành HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 6/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 4: Màn hình thay đổi mật CHỨC NĂNG 3.1 Quản trị hệ thống Sau cài đặt hệ thống máy chủ, người quản trị vào hệ thống Firmadmin (Quản trị hệ thống) để khởi tạo thông tin người dùng (tạo tài khoản phân quyền để có quyền đăng nhập vào phần mềm) Các bước thực hiện: - Bước 1: Từ hình click chuột vào biểu tượng ứng dụng - Bước 2: Sau bấm vào biểu tượng để vào quản trị hệ thống, hình xuất sau: Hình 5: Màn hình quản trị hệ thống 3.1.1 Tạo thông tin người dùng Chức giúp QTM tạo tài khoản phân quyền sử dụng tương ứng với chức danh cho người sử dụng Để tạo tài khoản người dùng từ hình “Quản trị người dùng”  chọn “Thơng tin người dùng”  bấm vào nút thực tiếp bước sau: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 7/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 6: Màn hình tạo thơng tin người dùng - Bước 1: Nhập thông tin người dùng gồm: Tài khoản, Họ tên, thư điện tử, chức vụ  Tài khoản: Tài khoản đăng nhập vào hệ thống phần mềm  Họ tên: Họ tên người dùng  Thư điện tử: Nhập địa email có thực để hệ thống phần mềm gửi mật tài khoản tạo thành công Lưu ý: trường có dấu (*) trường bắt buộc phải nhập - Bước 2: Phân quyền hạn người sử dụng tương ứng với vai trò: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phịng (Trưởng phịng/ Phó trưởng phịng), Lãnh đạo quan, đơn vị (Chủ tịch, Phó chủ tịch, Giám đốc, Phó GĐ, Giám đốc TT, Phó GĐ TT) - Bước 3: Nhấn nút để hoàn thành Trường hợp đặc biệt: Đối với đơn vị sử dụng thư điện tử sử dụng thêm phần mềm VPĐT cần dùng tài khoản giống tài khoản thư điện tử để đăng nhập vào phần mềm Thao tác khai báo tài khoản dựa tài khoản thư điện tử thực sau: - Phần thông tin người dùng  ô Tài khoản(*): nhập tài khoản thư điện tử  sau nhấp vào biểu tượng hệ thống tự động cập thông tin Họ tên, thư điện tử người dùng  phân quyền theo vai trò người dùng  Nhấn nút để hoàn thành - Mật đăng nhập vào phần mềm VPĐT mật thư điện tử (Nếu người dùng quên mật QTM vào lotus để reset lại mật cho người dùng) 3.1.2 Phòng ban Trong phòng ban hệ thống cấu hình sẵn chức quyền hạn cho: Văn thư; Chuyên viên; Lãnh đạo phòng; Lãnh đạo quan, đơn vị; Quản trị hệ thống; Quản trị firm admin… HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 8/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 7: Màn hình hiển thị phịng ban Hình 8: Màn hình nhóm chức 3.1.3 Nhóm chức Tương ứng với chức phịng ban nhóm chức có chức để cấp quyền cho chức phịng ban Ví dụ: Chức cho người quản trị nghiệp vụ nhóm chức chọn thêm quyền sau: Từ hình nhóm chức  chọn tên nhóm chức cần thêm quyền: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 9/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 9: Màn hình tên nhóm chức Sau chọn tên nhóm chức  chọn quyền cần thêm (hiện chọn quyền cần có cho người dùng): Hình 10: Màn hình thêm quyền cho nhóm chức 3.2 Quản trị liệu Bất kỳ ứng dụng phần mềm có phần quản trị phần mềm, người QTM đóng vai trò quan trọng việc vận hành ứng dụng HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 10/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 ;rar;xlsx;xl s; Subject, sign number,… 17 Những trường bắt buộc nhập tạo 18 Mặc định tiếp tục xử lý chuyển văn đi/đến văn thư True/False 19 Ẩn trường nhập thời gian hạn xử lý chuyển văn True/False 20 Số ký hiệu văn lấy theo số sổ True/False 21 22 23 24 Văn dự thảo khơng trình duyệt cho lãnh đạo chưa thông qua Tự động chọn sổ tạo văn Không cho phép sửa số sổ văn (Văn đến: 1; Văn đi: 2; Văn đến/ đi: 1;2) Mặc định CQBH tạo văn đến True/False True/False lên đính kèm Chọn trường bắt buộc phải nhập tạo văn Nếu không nhập đủ hệ thống không chấp nhận xử lý văn Sau văn thư chuyển xử lý văn đi/đến, cho phép văn thư tiếp tục xử lý văn Ẩn/Hiện trường thời gian (giờ/phút) trường Hạn xử lý văn Số ký hiệu văn tự động lấy theo số sổ văn Văn dự thảo không gửi cho lãnh đạo ký duyệt chưa trình thơng qua Tự động chọn sổ văn tạo văn 1;2 Không cho phép văn thư sửa số sổ VB đến/ UBND tỉnh Mặc định UBND tỉnh Bình thường để trống 3.2.4 Cấu hình hiển thị thơng tin văn Ở menu QTM check quyền mục hiển thị người dùng tìm kiếm văn với tính chọn Hình 23:Màn hình hiển thị tìm kiếm văn 3.2.5 Mẫu số ký hiệu theo loại văn Nếu đơn vị, phịng ban cần cấu hình số ký hiệu theo loại văn ta thực sau: - Bước 1: Từ menu mẫu số ký hiệu theo loại văn  chọn đơn vị, phòng ban cần thêm cấu hình HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc cơng ty iNet Solutions Trang 19/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 - Bước 2: Chọn  chọn loại văn  sau cấu hình số ký hiệu - Bước 3: Cấu hình số ký hiệu theo loại văn Ví dụ: Loại văn bản: Báo cáo  Cấu hình: #n/#c-#u (số/ loại vb-ký hiệu cqbh) - Bước 4: Sau cấu hình xong click chuột vào biểu tượng tác để hồn thành thao Hình ảnh minh họa: 3.2.6 Đăng ký địa liên thông Bước thực sau khai báo quan đơn vị, đơn vị bên hệ thống (nếu có check vào “cho phép liên thông”) Chỉ cần bấm vào menu Đăng ký địa liên thông  bấm 3.2.7 Tổ chức người dùng Chức giúp QTM xây dựng sơ đồ tổ chức người dùng hệ thống theo phòng, ban * Lưu ý: - Sau khai báo đơn vị (thực mục trên) tạo tài khoản cấp quyền mục Quản trị hệ thống tạo “Tổ chức người dùng” - Ở mục quản trị hệ thống ta tạo tài khoản cấp quyền cho người đăng nhập vào hệ thống Nhưng để người dùng sử dụng phần mềm theo phần quyền bắt buộc phải đưa người dùng vào phòng, ban, đơn vị tổ chức người dùng 3.2.7.1 Tạo phòng ban cho quan, đơn vị - Bước 1: Click chuột lên quan, đơn vị cần tạo phòng ban - Bước 2: Bấm vào nút HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 20/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 24: Màn hình tổ chức người dùng - Chọn loại là: phòng ban (mặc định chọn) - Tên: ta nhập tên phòng cần tạo - Ký hiệu ban hành: phịng có ban hành văn nhập ký hiệu ban hành phòng - Cán nhận văn bản: chọn tài khoản đại diện nhận văn phịng có văn chuyển đến phòng (giống phần chọn cán nhận văn tạo đơn vị bên hệ thống), thường mặc định Trưởng phịng phịng, phịng có văn thư riêng chọn tài khoản văn thư phòng (tùy theo nghiệp vụ đơn vị) - Thứ tự hiển thị: đánh dấu thứ tự xếp tổ chức Hình 25: Màn hình tạo phịng ban HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc cơng ty iNet Solutions Trang 21/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 - Bước 3: Bấm nút “Lưu” để lưu phòng ban vừa tạo - Bước 4: Sau bấm lưu phải bấm nút để hoàn thành 3.2.7.2 Tạo người dùng cho phòng ban Sau tạo phòng ban bạn phải tạo thêm người dùng cho phòng Cũng tương tự tạo phòng ban - Bước 1: Click chuột lên phòng ban cần thêm người dùng  chọn tạo - Bước 2: Sẽ xuất bảng tạo chọn “Loại” Người dùng + Tài khoản: click vào biểu tượng chọn cán đại diện tồn tại; biểu tượng hiển thị tất tài khoản người dùng hệ thống (thường chọn biểu tượng để tạo người phòng) + Tên: thường nhập chức danh người dùng + Cấp: gồm có Văn thư phịng, Văn thư quan, đơn vị, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo quan,… tùy theo chức danh người dùng mà chọn cấp quyền (phải khớp với cấp quyền bên quản trị hệ thống) - Bước 3: Sau nhập hết tất thông tin chọn “Lưu” để hồn thành thao tác Hình 26: Màn hình tạo người dùng phịng ban 3.2.7.3 Tạo nhóm Nhóm phòng, người dùng thường nhận văn lại thành nhóm để tiện chuyển xử lý văn Ta thực sau: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 22/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 - Bước 1: Click chuột lên quan, đơn vị, phòng ban  chọn - Bước 2: Sẽ xuất bảng tạo chọn “Loại” Nhóm - Tên: ta nhập tên nhóm nhận văn cần tạo - Thứ tự hiển thị: đánh dấu thứ tự xếp tổ chức - Bước 3: Sau nhập hết tất thông tin chọn “Lưu” để hồn thành thao tác Hình ảnh minh họa: Hình 27: Màn hình tạo nhóm nhận văn 3.2.7.4 Thêm người đến phòng Chức tạo lại tài khoản người dùng trước tồn phòng, sau thời gian người chuyển phịng bị xóa tài khoản khơng cịn phịng Nếu muốn đưa tài khoản người dùng trước lại phịng ta cần dùng chức thêm người đến phòng để tạo lại người dùng - Bước 1: Click chuột lên phòng ban cần tạo lại tài khoản người dùng  chọn Khi xuất bảng tài khoản - Bước 2: Chọn lại tài khoản người dùng trước tồn phòng - Bước 3: Bấm “ đồng ý” để hồn thành thao tác Hình ảnh minh họa: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 23/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 28: Màn hình thêm người đến phòng 3.2.7.5 Chuyển phòng Chức dùng để luân chuyển người dùng từ phòng sang phòng khác Thực sau: - Bước 1: Chọn tài khoản người dùng  chọn “chuyển phòng” - Bước 2: Khi xuất danh sách phòng tổ chức  chọn tên phòng chuyển qua Ví dụ: Trưởng phịng TH-HC chuyển sang phịng Lãnh đạo - Bước 3: Bấm Đồng ý để hoàn thành thao tác Hình ảnh minh họa: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 24/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 29: Màn hình chuyển phịng 3.2.7.6 Sửa Nếu cần sửa thông tin tên, quyền, số thứ tự chọn phịng ban, tài khoản người dùng bấm nút 3.2.8 Quản lý người đại diện Để kiểm tra tài khoản người dùng ánh xạ có với tài khoản Văn thư nhận văn đơn vị hay không? Bạn vào chức năng: Quản lý người đại diện Chọn đơn vị cần xem Danh sách người đại diện đơn vị xuất hình bên Hình 30: Quản lý người đại diện Bạn thay đổi người dùng khác tài khoản bị ánh xạ sai cách nhấn vào Tên người dùng, chọn tài khoản nhấn đồng ý HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 25/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 31: Chọn khoản khác để ánh xạ Bấm lưu để lưu lại thay đổi Bấm vào nút “Làm tươi hệ thống” để hoàn tất 3.3 Quản trị nghiệp vụ 3.3.1 Từ điển hệ thống Chức khai báo danh mục theo loại văn đến/ đi, Hồ sơ công việc - Văn đến: tương ứng với Cấp quan ban hành, quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản, người ký, chức vụ người ký, … - Văn đi: tương ứng với Cấp quan ban hành, quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản, người ký, chức vụ người ký, … Tạo từ điển hệ thống ta thực sau: - Bước 1: Từ Quản trị nghiệp vụ → chọn Từ điển hệ thống - Bước 2: Chọn “loại” tương ứng với loại chọn có từ khóa tương ứng (vd: loại: Văn đến  Khóa: Lĩnh vực nghĩa văn đến QTM cần khai báo lĩnh vực) - Bước 3: Sau chọn “Loại – khóa”  bấm vào tạo  dịng “ Giá trị - Mơ tả” - Bước 4: Sau nhập xong giá trị - mô tả  gõ Enter bấm vào nút để hoàn thành thao tác Hình ảnh minh họa: HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 26/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 32: Màn hình từ điển hệ thống Tương tự loại – khóa văn thao tác 3.3.2 Sổ văn bản: QTM tạo sổ công văn đến/đi cho đơn vị mình, cho đơn vị trực thuộc mục - Bước 1: Từ hình quản trị chọn “Sổ văn bản”  Chọn “Đơn vị”  chọn “Loại sổ” - Bước 2: Tiếp theo bấm nút “Tạo mới” - Bước 3: Nhập “Mã” (ký hiệu sổ) “Tên” sổ văn - Bước 4: Sau nhập xong mã - tên  gõ Enter bấm vào nút để hồn thành thao tác Hình 33: Tạo sổ văn đến HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 27/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 34: Tạo sổ văn Ở bước tạo sổ văn đi, tạo sổ cho đơn vị, phịng ban chọn tên đơn vị cha, Cơ quan ban hành chọn đơn vị, phòng ban cần tạo sổ 3.3.3 Cấp quyền Sổ văn QTM cấp quyền sổ văn đến/ cho văn thư cấp quyền cho lãnh đạo thấy sổ văn theo yêu cầu Thực sau” - Bước 1: Từ hình quản trị nghiệp vụ chọn “Cấp quyền sổ văn bản” - Bước 2: Chọn tài khoản văn thư, người dùng đơn vị cần thấy sổ văn + Chọn loại sổ văn : Sổ văn đi/ Sổ văn đến/Sổ nội + Nhấp chuột chọn sổ văn cần cấp quyền + Đồng xử lý: + Sổ mặc định: Bước 3: Nhấn nút “Lưu” để hồn tất Hình 35: Cấp quyền sổ văn cho Văn thư 3.3.4 Quản lý tầm vực theo dõi Chức giúp lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý cơng việc phịng, chuyên viên Để thực chức “Theo dõi” QTM phải vào “Quản lý tầm vực theo dõi” cấu hình Trong quản lý tầm vực theo dõi mặc định lãnh đạo phòng theo dõi chun viên phịng HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc cơng ty iNet Solutions Trang 28/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Tùy theo Lãnh đạo cơ, đơn vị; văn thư cho quản trị cấu hình chọn đối tượng theo dõi phù hợp Để cấu hình quản lý tầm vực theo dõi ta thực bước sau: Từ hình “Quản trị nghiệp vụ” chọn “Quản lý tầm vực theo dõi”, xuất sau: Hình 36: Màn hình quản lý tầm vực theo dõi Sau hình “Quản lý tầm vực theo dõi” xuất  chọn tài khoản người theo dõi (giám đốc, phó giám đốc,…) bên vùng “Người theo dõi” Hình 37:Màn hình chọn người theo dõi HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 29/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 19/04/2016 Sau chọn người bị theo dõi bên vùng “Đối tượng bị theo dõi” (Phịng, chun viên, trưởng phịng….) Hình 38: Màn hình chọn đối tượng bị theo dõi Sau chọn “Người theo dõi” “Đối tượng bị theo dõi”  chọn “Lưu” để hoàn thành thao tác quản lý tầm vực theo dõi 3.3.5 Tầm vực người dùng Chức giúp QTMcấu hình rút ngắn người dùng q trình chuyển xử lý Nếu khơng cấu hình lại tầm vực người dùng trình chuyển xử lý người dùng thấy toàn người dùng hệ thống Để hạn chế lại tầm vực người dùng ta thực bước sau: - Bước 1: Từ menu“Quản trị nghiệp vụ” chọn “Tầm vực người dùng” -Bước 2: Sau hình tầm vực người dùng xuất  bên vùng “Người dùng” bạn chọn tên người dùngcần cấu hình  sau tương ứng với vùng “Tầm vực” chọn tên người dùng nhìn thấy + Chuyển VB: chọn người Tầm vực tự động check vào + Trình VB dự thảo: check vào luồng xử lý văn (văn dự thảo) chuyển xử lý thấy người (Nếu khơng đánh dấu chọn ô luồng xử lý (VBDT) lấy chung chuyển VB) HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 30/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 + Chuyển VT ban hành: Nếu quan đơn vị có nhiều văn thư đánh dấu vào ô để chọn VT lãnh đạo duyệt chuyên viên chuyển văn thư ban hành thấy VT chọn - Bước 3: Sau cấu hình xong click chọn “Lưu” để hồn thành thao tác Hình ảnh họa: Hình 39: Màn hình tầm vực người dùng Hình 40: Màn hình cấu hình chọn VT ban hành HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 31/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Hình 41: Màn hình chuyển văn thư 3.3.6 Mẫu báo cáo Chức dùng để tạo đưa mẫu báo cáo lên để người dùng tạo báo cáo kết xuất file excel/word 3.3.7 Quản lý biểu mẫu Chức dùng để tạo mẫu phiếu trình giải cơng việc/ phiểu chuyển theo mẫu quan, đơn vị TỔNG KẾT HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 32/33 iDesk 5.1 Phiên 0.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 19/04/2016 Giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật  Nếu bạn cần giúp đỡ, dịch vụ, hay hỗ trợ kỹ thuật, muốn biết thêm thông tin sản phẩm iNet Solutions, bạn tìm thấy thơng tin bổ ích từ nguồn sau iNet Solutions:  Website: www.inetcloud.vn: trang chủ giới thiệu sản phẩm, công nghệ ý tưởng công ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions  Diễn đàn thảo luận www.inetcloud.vn: nơi iNet Solutions khách hàng, cộng đồng, quan tâm trao đổi vấn đề sản phẩm, công nghệ, cộng đồng Công nghệ thơng tin ngồi nước  Nếu nguồn thơng tin khơng làm bạn hài lịng, đừng ngần ngại  Gửi email đến support@inetcloud.vn để phản hồi thông tin nhận trợ giúp kỹ thuật qua email  Gọi điện thoại đến số (08)-3991-9150 để giải đáp qua điện thoại Tài liệu thuộc quyền sở hữu công ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions, cung cấp miễn phí cho khách hàng Mọi thơng tin vui lịng liên hệ Cơng ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions 115/100 Lê Văn Sỹ, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)39919150 – Email: support@inetcloud.vn HDSD.VPDT02 Bản quyền thuộc công ty iNet Solutions Trang 33/33