TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Quản trị

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 028 991 9150 – FAX : 028 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Quản trị Tp.HCM - 2019 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Lịch sử tài liệu Ngày Phiên Ghi Tác giả 19/01/2015 25/09/2015 21/07/2017 02/01/2019 05/10/2019 1.0 2.0 3.0 4.0 Khung tài liệu hướng dẫn Viết tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu Cập nhật tài liệu Cập nhật tài liệu Tùng Lương Nhi Trần Hòa Lê Như An Ngân Thư HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 2/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 MỤC LỤC Quản trị người dùng hệ thống 1.1 Tạo thông tin người dùng 1.2 Vai trò 1.3 Nhóm chức Quản trị liệu 2.1 Đơn vị 10 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 Khai báo đơn vị 10 Đồng tổ chức liên thông 11 Tạo quan đơn vị bên hệ thống 12 Tạo đơn vị bên hệ thống 13 2.2 Tổ chức người dùng 16 2.2.1 2.2.2 Tạo phòng ban cho đơn vị 16 Tạo người dùng cho đơn vị, phòng ban 18 2.3 Người đại diện: 18 2.4 Đăng ký địa liên thông 19 2.5 Cấu hình 20 2.6 Cấu hình hiển thị thơng tin văn 20 2.7 Mẫu số ký hiệu theo loại văn 21 2.8 Kiểm tra xem tệp đính kèm 21 2.9 Theo dõi hệ thống 22 Quản trị nghiệp vụ 22 3.1 Từ điển hệ thống 22 3.2 Thêm quan ban hành 23 3.3 Sổ văn 23 3.4 Cấp quyền sổ văn 24 3.5 Tầm vực chức danh 25 3.6 Tầm vực theo dõi 26 3.7 Tầm vực người dùng 28 3.8 Tầm vực tra cứu tìm kiếm văn 29 3.9 Mẫu báo cáo 30 HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 3/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 3.10 Biểu mẫu 30 3.11 Thiết lập số ngày xử lý văn 31 3.12 Cấu hình người trình nhập thơng tin thông qua/duyệt 34 3.13 Thư mục hồ sơ công việc 36 3.14 Quy trình 38 Giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật 40 HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 4/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Quản trị người dùng hệ thống Sau cài đặt hệ thống máy chủ, người quản trị vào hệ thống Firm admin để khởi tạo người dùng, chức năng, sau: Hình: Màn hình quản trị (1) : Click chuột vào biểu tượng ứng dụng (2) : Chọn vào biểu tượng HDSD.VPDT03 để vào quản trị hệ thống Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 5/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình quản trị hệ thống Sau chọn “Quản trị hệ thống” hình xuất sau: 1.1 Tạo thông tin người dùng Chức giúp người quản trị tạo tài khoản, cấp quyền sử dụng tương ứng cho người sử dụng Để tạo người dùng mới, từ hình “Quản trị người dùng” bạn bấm vào nút “Tạo mới” , thực tiếp bước sau: Bước Bước check vào người dùng chuyên viên check vào người dùng lãnh đạo quan, đơn vị check vào người dùng lãnh đạo phòng Bước check vào người dùng văn thư Hình: Màn hình tạo thơng tin người dùng Bước 1: Nhập thông tin người dùng gồm: Tài khoản, Họ tên, thư điện tử, chức HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 6/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 vụ • Tài khoản: Tài khoản đăng nhập vào hệ thống phần mềm • Họ tên: Họ tên tài khoản người dùng • Thư điện tử: Địa email có thực để hệ thống gửi email tài khoản mật tạo thành công Lưu ý: trường có dấu (*) trường bắt buộc phải nhập Bước 2: Check chọn người dùng thuộc nhóm phịng ban tương ứng với quyền hạn người sử dụng Bước 3: Nhấn nút “Lưu” để hồn thành Sau tạo thành cơng hệ thống gửi email tài khoản mật email mà bạn khai báo 1.2 Vai trò Trong vai trò hệ thống cấu hình mặc định sẵn vai trò: Văn thư; chuyên viên; lãnh đạo phòng; lãnh đạo quan, đơn vị; quản trị hệ thống; quản trị firm admin… vùng hiển thị vai trị Hình : Màn hình hiển thị vai trị Tương ứng vai trị check chọn nhóm chức khác theo quyền sử dụng HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 7/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 chức văn thư Hình : Màn hình nhóm chức 1.3 Nhóm chức Tương ứng với chức phịng ban nhóm chức có quyền cho nhóm chức Ví dụ: Chức cho người quản trị nghiệp vụ nhóm chức chọn thêm quyền sau: Từ hình nhóm chức → chọn tên nhóm chức cần thêm quyền: Hình : Màn hình tên nhóm chức HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 8/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Sau chọn tên nhóm chức → chọn quyền cần thêm (hệ thống phần mềm chọn mặc định quyền cần có cho người dùng) : Hình : Màn hình thêm quyền cho nhóm chức Quản trị liệu Bất kỳ ứng dụng phần mềm có phần quản trị phần mềm, người quản trị đóng vai trị quan trọng việc vận hành ứng dụng Để vào quản trị, từ hình iDesk bạn nhấp chuột vào Văn phịng điện tử iDesk HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 9/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình quản trị liệu 2.1 Đơn vị Cơ quan đơn vị giúp người quản trị quản lý thông tin quan bên bên ngồi đơn vị Đồng thời khai báo cho hệ thống biết thông tin quan 2.1.1 Khai báo đơn vị Như biết văn quan, đơn vị ln có phần đơn vị chủ quản, tác giả góc bên trái hình hay tờ giấy Chương trình hỗ trợ việc cách tự động Do để hệ thống lấy thông tin muốn hiển thị, phải khai báo thông tin đơn vị hình sau: Hình : Màn hình khai báo quan Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình quản lý “Đơn vị” → chọn “Khai báo quan” Bước 2: Xuất trường khung “Khai báo đơn vị” → nhập thông tin như: Mã quan, tên quan, ký hiệu ban hành, tên quan chủ quản, cán nhận văn bản,… HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 10/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Sau hình “quản lý tầm vực theo dõi” xuất → chọn tài khoản người theo dõi (giám đốc, phó giám đốc,…) bên vùng “Người theo dõi” Hình : Màn hình chọn người theo dõi Sau chọn người bị theo dõi bên vùng “Đối tượng bị theo dõi” (Phòng, chuyên viên, trưởng phòng….) HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 27/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình chọn đối tượng bị theo dõi Sau chọn “Người theo dõi” “Đối tượng bị theo dõi” → chọn “Lưu” để hoàn thành thao tác quản lý tầm vực theo dõi 3.7 Tầm vực người dùng Tầm vực người dùng có chức cho phép hiển thị người trình chuyển xử lý Nếu khơng cấu hình lại tầm vực người dùng trình chuyển xử lý người dùng thấy toàn người dùng hệ thống Để hạn chế lại tầm vực người dùng ta thực bước sau: Từ hình “Quản trị nghiệp vụ” → chọn “Tầm vực người dùng”, xuất sau: HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 28/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình tầm vực người dùng Sau hình tầm vực người dùng xuất → bên vùng “Người dùng” bạn chọn tên người dùng nhìn thấy người dùng hệ thống Sau tick chọn “Tầm vực” → click chọn “Lưu” để hoàn thành thao tác Hình : Màn hình chọn tầm vực 3.8 Tầm vực tra cứu tìm kiếm văn Chức cho phép người dùng tra cứu tìm kiếm văn theo phòng ban đơn vị tùy theo điều chỉnh HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 29/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình tầm vực tra cứu tìm kiếm văn 3.9 Mẫu báo cáo Nơi lưu trữ mẫu báo cáo cho phép người dùng “tạo mới”, tải lên mẫu báo cáo để sử dụng tải xuống từ hệ thống để chỉnh sửa mẫu báo cáo Hình : Màn hình mẫu báo cáo 3.10 Biểu mẫu Nơi lưu trữ biểu mẫu cho phép người dùng chỉnh sửa lại thơng tin biểu mẫu HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 30/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : Màn hình biểu mẫu 3.11 Thiết lập số ngày xử lý văn Hình : giao diện Thiết lập số ngày xử lý văn Thêm số ngày xử lý theo lĩnh vực Để thực thêm ngày xử lý theo lĩnh vực ta thực bước sau: - Bước 1: nhấn vào tạo HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 31/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 - Bước 2: nhấn chọn lĩnh vực cần tạo biểu tượng , nhập thời gian xử lý vào - Bước 3: Ấn vào biểu tượng để lưu thời gian thiết lập cho lĩnh vực vừa tạo Hình : bước Thêm số ngày xử lý theo lĩnh vực Tìm kiếm số ngày xử lý theo lĩnh vực Nhập số ngày xử lý lĩnh vực để tìm nhanh HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 32/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : tìm kiếm số ngày xử lý theo lĩnh vực Cập nhật Cập nhật số ngày xử lý theo lĩnh vực Bước 1: Ấn vào biểu tượng ngày xử lý theo lĩnh vực để thực việc chỉnh sửa cập nhật lĩnh vực hay số Hình : hình thao tác chỉnh sửa Bước 2: Ấn vào biểu tượng HDSD.VPDT03 để lưu lại Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 33/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình : hình lưu chỉnh sửa Xóa số ngày xử lý theo lĩnh vực Khi muốn xóa lĩnh vực ấn vào biểu tượng bên góc phải hình Khi xóa nhiều lĩnh vực lúc ta check chọn lĩnh vực cần xóa ấn vào biểu tượng mà hình Hình : xóa số ngày xử lý theo lĩnh vực 3.12 Cấu hình người trình nhập thơng tin thơng qua/duyệt Thực Cấu hình ngăn cấm người trình nhập thơng tin thông qua/ duyệt, thực theo bước sau: Bước 1: Vào mục “Quản trị nghiệp vụ” => chọn “Cấu hình người trình nhập thơng tin thơng qua/duyệt” HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 34/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình :Cấu hình người trình nhập thơng tin thơng qua/ duyệt Bước 2: Ấn vào để tạo thơng tin Hình : tạo thơng tin cấu hình Bước 3: Ấn vào biểu tượng HDSD.VPDT03 để lưu thơng tin Cấu hình Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 35/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Bước 4: Ấn vào biểu tượng để chỉnh sửa thơng tin cấu hình Bước 5: Ấn vào biểu tượng để xóa thơng tin cấu hình Chức cho lưu trữ hồ sơ công việc 3.13 Thư mục hồ sơ công việc Thực bước sau để tạo thư mục mới: Bước 1: Vào “Quản trị nghiệp vụ” → Chọn “Thư mục HSCV” Hình: Thư mục lưu trữ hồ sơ công việc Bước 2: Chọn đơn vị nhấn “Chọn đơn vị” → Nhấn , xuất hộp thoại yêu cầu nhập tên thư mục → Thực “Lưu” nhập xong tên thư mục HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 36/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình: Tạo thư mục HSVC Bước 3: Chọn → Chọn tài khoản cần cấp quyền Hình: Cấp quyền cho thư mục vừa tạo Thực xem chi tiết thư mục tạo: Chọn thư mục tạo → Chọn để xem quyền thư mục tạo Trong chức “Xem quyền” cịn có số chức khác như: HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 37/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 02/01/2019 Hình: Xem cấp quyền hồ sơ tạo Ngồi cịn có số chức cho thư mục tạo: , Thực hiển sửa thư mục tạo: Chọn thư mục tạo → Nhấn → Thay đổi tên thư mục hộp thoại sửa xuất → Nhấn “Lưu” để thực sửa thư mục Hình: Sửa thư mục tạo 3.14 Quy trình Thực tạo quy trình: HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 38/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Vào “Quản trị nghiệp vụ” → Chọn “Quy trình” → Nhấn đơn vị thực hình sau: → Chọn loại Hình: Tạo quy trình Ngồi cịn có số chức “Sửa” “Xóa” Thực xem quy trình tạo: Chọn quy trình tạo Hình: Màn hình chọn quy trình HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 39/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Xem quy trình tạo Hình: Xem quy trình theo loại văn Giúp đỡ hỗ trợ kỹ thuật • Nếu bạn cần giúp đỡ, dịch vụ, hay hỗ trợ kỹ thuật, muốn biết thêm thông tin sản phẩm iNet Solutions, bạn tìm thấy thơng tin bổ ích từ nguồn sau iNet Solutions: • Website: www.inetcloud.vn: trang chủ giới thiệu sản phẩm, công nghệ ý tưởng cơng ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions • Diễn đàn thảo luận www.inetcloud.vn: nơi iNet Solutions khách hàng, cộng đồng, quan tâm trao đổi vấn đề sản phẩm, công nghệ, cộng đồng Công nghệ thông tin ngồi nước • Nếu nguồn thơng tin khơng làm bạn hài lịng, đừng ngần ngại • Gửi email đến support@inetcloud.vn để phản hồi thông tin nhận trợ giúp kỹ thuật qua email • Gọi điện thoại đến số (028)-3991-9150 để giải đáp qua điện thoại Tài liệu thuộc quyền sở hữu cơng ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions, cung cấp miễn phí cho khách hàng Mọi thơng tin vui lịng liên hệ Cơng ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions 115/100 Lê Văn Sỹ, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 40/41 iDesk 5.4 Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 02/01/2019 Điện thoại: (028)39919150 Hotline: (028)73000126 Email: support@inetcloud.vn HDSD.VPDT03 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 41/41