VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỤC LỤC I PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN Cài đặt phần mềm Đổi mật Hội thoại 3.1 Hội thoại với người 3.2 Hội thoại theo nhóm 3.3 Xem nhật ký hội thoại Gửi file Đọc thông báo 10 Gửi email cho người khác 11 Gửi tin vào Mục tin (Thông báo, Công cộng,…) 11 Trả lời cho tin nhận 12 Phân loại tin 13 10 Tìm kiếm tin 13 11 Các luật lọc tin 14 11.1 Thêm luật 14 11.2 Xóa luật 15 12 Quản lý sổ địa 15 12.1 Tìm kiếm địa 15 12.2 Thêm địa vào sổ 16 12.3 Xóa địa 16 13 Trưng cầu ý kiến 16 14 Chuyển tin sang văn 17 II PHẦN II: QUẢN LÝ VĂN BẢN 18 Các thao tác xử lý văn 20 1.1 Cách xử lý nhận văn đến 20 1.2 Các nút cơng cụ có cửa sổ xử lý văn đến 21 1.3 Ghi ý kiến xử lý vào văn 21 1.4 Chuyển xử lý văn đến 22 1.5 Cách xử lý nhận văn thông báo 23 Xử lý văn 23 2.1 Khởi tạo văn 24 2.1.1 Dự thảo văn 24 2.1.2 Nhập tài liệu kèm theo văn 24 2.1.3 Thêm văn liên quan 25 2.1.4 Nhập thông tin kèm theo văn 25 2.1.5 Chuyển xử lý văn 26 2.1.6 Lấy lại văn vừa xử lý 27 2.1.7 Lưu văn vào hồ sơ 27 2.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: 28 2.3 Chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn 28 2.4 Xem phiên tài liệu kèm theo xử lý 29 2.5 Kết thúc xử lý văn 29 Nhập văn đến 30 Phát hành Văn 33 Ủy quyền xử lý văn 34 I PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN Tài liệu hướng dẫn sử dụng nhanh số tính phần mềm eOffice Khuyến cáo: Bạn vừa đọc hướng dẫn vừa thao tác phần mềm để đạt hiệu cao Cài đặt phần mềm Để chạy phần mềm eOffice bạn làm theo bước sau đây: Tải tập tin cài đặt phần mềm eOffice copy file eOffice.exe từ máy cài đặt eOffice ổ C:/eOffice/eOffice.exe máy tính   Chạy file cài đặt phần mềm eOffice vừa tải vừa copy có biểu tượng sau: Khi đó, chương trình xuất giao diện để nhập thông tin ban đầu Bạn điền thông tin bạn vào cửa sổ sau: Giải thích giao diện:  Địa email: tài khoản bạn (tài khoản người quản trị quan bạn cung cấp)  Tên máy chủ: địa đặt máy chủ eOffice  Mật khẩu: ký tự bí mật mà người dùng tài khoản biết  Ghi nhớ mật khẩu: chọn mục để lần sau đăng nhập bạn không cần gõ lại mật Sau nhập đầy đủ thông tin, chọn nút “Đăng nhập” để vào hệ thống Nếu cửa sổ báo “Không đăng nhập được”, báo “Sai mật khẩu” bạn liên hệ quản trị để trợ giúp  Nếu lần đăng nhập, eOffice xuất cửa sổ để nhập thông tin cho lần chạy  Các thông tin đăng nhập lần đầu gồm có: - Họ tên bạn: tên thể bạn, bạn gửi thư cho ngồi địa email ra, người biết bạn thông qua tên - Thư mục cài đặt: nơi chứa phần mềm eOffice bạn (bạn để mặc định chọn cài vào thư mục khác) - Bật chế độ gõ tiếng Việt: cho phép bạn nhập tên tiếng Việt có dấu Sau nhập xong thông tin cho lần chạy đầu tiên, chọn “Tiếp tục” để vào cửa sổ làm việc eOffice Cửa sổ làm việc eOffice Đổi mật  Vào menu “Công cụ”  Chọn “Thay đổi mật khẩu” Cửa sổ thay đổi mật xuất  Gõ mật sử dụng vào ô “Mật tại” Gõ mật vào “Mật mới”  Gõ lại xác mật vào ô “Gõ lại mật mới”  Chọn nút “Đồng ý” để hồn tất q trình thay đổi mật  Hội thoại Cửa sổ hội thoại có chức bảng thơng báo chung, nhìn vào bạn thấy có mặt quan, có mặt lúc (dựa vào thông tin ghi thời gian người dùng đăng nhập hệ thống) Để mở cửa sổ hội thoại trao đổi thông tin với người khác tham gia hệ thống eOffice, bạn chọn biểu tượng “Hội thoại” cơng cụ Có thể tùy chọn cách hiển thị danh sách người có mặt trực tuyến quan qua hai liệt kê Tất Phân cấp Nếu bạn muốn gửi tin cho tất người thuộc phịng đó, chức Phân cấp giúp bạn gửi tin nhanh cho nhiều người phịng thay phải trao đổi với người Nhấp chuột phải vào phòng/ ban chọn mục “Gửi tin nhắn tới nhóm” để trao đổi với nhiều người Chọn mục để liệt kê theo phòng ban 3.1 Hội thoại với người: Đây hình thức trao đổi thường xuyên cá nhân quan, đơn giản bạn cần gõ thông điệp gửi  Từ cơng cụ phía hình làm việc eOffice chọn “Hội thoại”  Cửa sổ Hội thoại xuất kèm theo danh sách người quan có mặt trực tuyến eOffice  Tìm đến tên người mà bạn muốn hội thoại nhấp đúp chuột vào Cửa sổ hội thoại  Dùng bàn phím gõ lời thoại vào trống phía cửa sổ hội thoại nhấn phím Enter nhấn nút “Gửi” để gửi lời thoại bạn cho người nhận Sử dụng thêm tính khác như: Định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, chèn hình biểu cảm, hình minh họa (nếu cần)  3.2 Hội thoại theo nhóm Hội thoại theo nhóm hình thức hội thoại bao gồm nhóm người hội thoại, trao đổi với Từ cửa sổ eOffice chọn nút “Hội thoại” công cụ Cửa sổ Hội thoại kèm theo danh sách người có mặt trực tuyến eOffice   Từ danh sách trực tuyến nhấp chuột phải vào tên người mà bạn muốn hội thoại nhóm Một danh mục nhỏ bao gồm chức  Chọn “Hội thoại nhóm”, cửa sổ Thêm người tham gia cho phép bạn mời thêm người vào nhóm Từ cửa sổ Thêm người tham gia, chọn tên người mà bạn muốn mời tham gia nhóm hội thoại sau ấn để thêm người chọn vào danh sách tham gia  Chọn người danh sách tham gia ấn khỏi danh sách tham gia nhóm thoại để loại người chọn Chọn để thêm người khơng có tên danh sách trực tuyến tham gia nhóm thoại Nhập lời giới thiệu để gửi lời mời đến người tham gia nhóm thoại Khi bạn nhấn nút “Đồng ý” lời mà bạn nhập vào phần lên cửa sổ nhỏ người mời   Nhấn để tiếp tục Nếu người mời chấp nhận tham gia nhóm hội thoại cửa sổ Nhóm hội thoại mở kèm theo danh sách người tham gia  Gõ thông điệp gửi với chức hội thoại thông thường 3.3 Xem nhật ký hội thoại Để xem thông tin lưu trữ, ta làm bước sau: Từ cơng cụ eOffice, nhấp chuột hình mũi tên bên cạnh chức Hội thoại Chọn Lưu trữ messages  Hoặc từ phần mềm eOffice chọn menu Công cụ Chọn Lưu trữ messages Bên trái cửa sổ danh sách người trao đổi Bên tiết thông tin trao đổi người chọn (thông tin chia xếp theo ngày tháng)   Chọn tên người muốn xem thông tin bên trái  Chọn ngày để xem thơng tin trao đổi ngày Gửi file Bạn gửi file cho người hệ thống theo cách sau: Cách 1: gửi file trực tiếp từ cửa sổ Hội thoại  Chọn Hội thoại công cụ  Từ danh sách trực tuyến, nhấp chuột phải vào tên người mà bạn muốn gửi file  Chọn “Gửi file” Một cửa sổ cho phép tìm đến file muốn gửi  Chọn file cần gửi nhấn nút “Open” cửa sổ  Cửa sổ gửi file xuất Nhập mô tả file ô trắng để người nhận hình dung bạn gửi file cho họ (nếu cần)  Nhấn nút “Gửi file” để gửi file Lưu ý: Bạn dùng chức Gửi file người từ cửa sổ hội thoại với Cách 2: gửi file trực tiếp cách nhấp chuột phải vào tên file  Vào nơi lưu file, nhấp chuột phải vào file cần gửi Trong danh sách lệnh xổ ra, chọn “Gửi file eOffice” Một khung cửa sổ nhỏ cho phép chọn tên người nhận từ danh sách nhập từ bàn phím (nếu người nhận khơng có tên danh sách)  Chọn tên người nhận từ danh sách (nếu người nhận file khơng đăng nhập eOffice khơng có tên danh sách, bạn nhập vào trắng phía bấm Thêm để thêm người vào danh sách)   Chọn Đồng ý để gửi file Đọc thông báo Khi bạn gửi tin vào mục tin quan gửi cho riêng cá nhân đó, có ô thông báo nhỏ (cửa sổ Notify) lên góc phải phía hình để báo cho người biết có người gửi tin   Tương tự, có tin thơng báo người khác gửi đến, eOffice tự động báo cho bạn biết thông qua cửa sổ Notify Để đọc tin, thơng báo đó, bạn cần nhấp chuột vào dịng chữ phía bên cửa sổ notify để đọc nội dung Lưu ý: Việc bạn có nhận thơng báo (Notify) eOffice hay khơng cịn tùy thuộc vào quyền hạn bạn mục tin người quản trị phân quyền Do 10  Ý kiến xử lý bạn lưu lại bạn chuyển xử lý văn cho người khác Lưu ý: Bạn tạo mẫu ý kiến xử lý dùng lại cho tiện cách nhấn vào nút Nếu bạn nhận văn chưa xử lý văn hạn, lúc chương trình tự động nhắc bạn, bạn cần nhấp chuột vào dịng chữ thơng báo bên cửa sổ notify để xem văn chưa xử lý Bạn mở lại cửa sổ xử lý văn cách nhấn vào mục “Văn bản” cơng cụ eOffice Sau bạn xem nội dung văn ý kiến xử lý liên quan 1.4 Chuyển xử lý văn đến  Từ cửa sổ xử lý văn chọn Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn 22  Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn  Chọn tên người xử lý Nếu văn nhiều người xử lý (một người nhiều người cho ý kiến) cửa sổ Chuyển xử lý ta tick chọn người người xử lý chọn người đồng xử lý)  1.5 Cách xử lý nhận văn thông báo Văn thông báo văn gửi tới bạn với mục đích thơng báo Bạn mở xem nội dung văn Tất văn thông báo lưu mục “Văn thông báo” cửa sổ quản lý văn Các bước xử lý nhận văn thông báo:  Đọc nội dung văn  Kết thúc văn lưu vào hồ sơ Xử lý văn Văn sử dụng khi:  Tạo văn  Tạo văn trả lời cho văn đến 23 2.1 Khởi tạo văn Từ công cụ cửa sổ eOffice chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút “Văn bản”, menu   Chọn  Cửa “Công văn đi” sổ soạn thảo văn xuất 2.1.1 Dự thảo văn Để dự thảo nội dung văn đi, có cách: Cách 1: Dự thảo trình soạn thảo thơng dụng (MS Word, Excel,…): soạn thảo nội dung trình soạn thảo sau đính kèm file vào văn bản, chi tiết xem phần Nhập tài liệu kèm theo Đây cách thường sử dụng Cách 2: Soạn nội dung trình soạn thảo eOffice: soạn trực tiếp phần nội dung cửa sổ Công văn 2.1.2 Nhập tài liệu kèm theo văn Bạn gửi tài liệu kèm theo (dự thảo văn bản, tài liệu tham khảo liên quan tới văn bản, văn liên quan, ) vào văn để chuyển đi, bạn làm sau:  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Một cửa sổ mở cho phép bạn duyệt đến file cần đính kèm  Tìm đến file cần đính kèm vào văn Chọn “Open” để kết thúc việc chọn tài liệu gửi kèm 24 2.1.3 Thêm văn liên quan Văn liên quan văn có quan hệ mặt nội dung với văn xử lý, ví dụ cơng văn để trả lời công văn đến hai văn liên quan Các thao tác thực hiện:  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Cửa sổ tìm kiếm văn cho phép bạn tìm văn liên quan trước  Tìm chọn văn liên quan  Nhấp ấn để kết thúc việc thêm văn liên quan 2.1.4 Nhập thông tin kèm theo văn Sau khởi tạo dự thảo nội dung cho văn đi, bạn điền thông tin liên quan tới văn bản: 25  Trích yếu: Ghi trích yếu văn  Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn cho văn  Loại văn bản: Chọn loại văn  Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực phân loại văn  Đơn vị soạn thảo: Chọn Phòng/Đơn vị phát hành văn  Thời hạn xử lý: Chọn thời hạn xử lý văn bản, dùng để nhắc văn hạn xử lý - Chuyển văn cho người (bạn chuyển cho cấp xem xét chuyển cho văn thư phát hành tùy thuộc vào chức vụ) 2.1.5 Chuyển xử lý văn  Từ cửa sổ xử lý văn chọn nút “Chuyển” Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn  Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn  Chọn  Chọn tên người xử lý để chuyển tiếp văn 26 2.1.6 Lấy lại văn vừa xử lý Khi bạn gửi nhầm địa muốn chỉnh sửa lại nội dung văn chuyển cho người khác, bạn sử dụng tính Lấy lại văn  Từ công cụ eOffice chọn “Văn bản” để mở cửa sổ quản lý văn Cửa sổ quản lý hồ sơ văn  Chọn tab “Văn xử lý”  Chọn mục “Văn vừa xử lý”  Nhấp chuột phải vào văn cần lấy lại Một menu  Chọn “Lấy lại văn bản” Vào mục “Văn chờ xử lý” (nếu văn vừa lấy lại văn đi) “Văn đến chờ xử lý” (nếu văn vừa lấy lại văn đến) để xem văn vừa lấy lại  Lưu ý: Văn lấy lại người nhận văn chưa mở văn Văn xin ý kiến người khác, lấy lại văn xin ý kiến đồng nghĩa với việc bỏ việc xin ý kiến 2.1.7 Lưu văn vào hồ sơ Khi khởi tạo văn kết thúc văn đến đi, hệ thống yêu cầu bạn lưu văn vào hồ sơ Hồ sơ lưu văn hồ sơ có bạn tạo (nếu cần) Muốn lưu văn vào hồ sơ bạn cần chọn vào tên hồ sơ nhấn 27 2.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: Các bước khởi tạo  Mở văn đến cần xử lý  Trên cửa sổ xem chi tiết văn chọn “Trả lời” Một menu  Chọn “Công văn đi” Cửa sổ Công văn xuất  Soạn thảo văn (Gửi kèm tài liệu soạn trình soạn thảo eOffice) chuyển văn để trả lời 2.3 Chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn Các bước thực  Mở văn cần xử lý  Nhấp đúp chuột vào file văn đính kèm để mở chỉnh sửa nội dung 28  Lưu lại nội dung vừa chỉnh sửa 2.4 Xem phiên tài liệu kèm theo xử lý Các bước thực Qua bước xử lý, thay đổi tài liệu kèm theo lưu thành phiên khác Để xem phiên tài liệu kèm theo  Mở văn cần xử lý  Nhấp chuột phải vào tài liệu kèm theo văn Một danh sách kèm theo tên phiên tài liệu chỉnh sửa  Chọn phiên tài liệu cần xem Lưu ý: Để mở phiên cuối cùng, cần nhấp đúp chuột vào tài liệu kèm theo 2.5 Kết thúc xử lý văn Các bước thực Việc kết thúc xử lý văn thực bạn hoàn thành việc soạn thảo kiểm duyệt nội dung văn 29 Để kết thúc xử lý văn bản:  Mở văn cần kết thúc  Chọn  Lưu “Kết thúc” công cụ văn vào hồ sơ Nếu có sẵn hồ sơ để lưu, ta chọn hồ sơ nhấp đúp vào hồ sơ (hoặc chọn hồ sơ nhấp vào ) Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ sơ cách nhấp nút Nhập tên hồ sơ nhấp vào lưu văn vào hồ sơ để tạo hồ sơ mới, sau Nhập văn đến Chức nhập văn đến sử dụng cho người có chức vụ Văn thư Nếu bạn văn thư bỏ qua bước 30 Để nhập văn đến: Từ công cụ phần mềm eOffice chọn mũi tên xổ xuống bên cạnh nút “Văn bản” Một menu xổ xuống   Chọn Công văn đến Cửa sổ nhập Công văn xuất Nhập số thơng tin có cửa sổ nhập Cơng văn đến sau: - Trích yếu: ghi trích yếu văn - Cơ quan ban hành: ghi nơi gửi, bạn gõ tay chọn từ danh sách có sẵn - Độ khẩn: chọn mức độ khẩn văn - Ngày đến/đi: nhập ngày đến/đi văn - Ngày văn bản: nhập ngày văn - Số trang: ghi số trang văn - Sổ văn bản: chọn sổ văn lưu trữ - Sổ văn đến: chọn cách đánh số văn (tự động tay) - Số ký hiệu: ghi số ký hiệu văn - Loại văn bản: ghi loại văn - Lĩnh vực: ghi lĩnh vực văn từ danh sách có sẵn - Từ khóa: chọn từ khóa văn - Thuộc nhóm: chọn nhóm văn - Hình thức gửi: chọn hình thức chuyển văn - Đơn vị nhận hồ sơ: chọn đơn vị nhận hồ sơ kèm văn  Scan văn bản: Sau nhập thông tin văn bản, để đưa nội dung văn vào eOffice có cách là: Cách 1: Chèn nội dung văn từ file ảnh + Từ cửa sổ Công văn đến chọn menu “Chèn”, menu ra, chọn “Hình ảnh” + Một cửa sổ mở cho phép bạn tìm đến file ảnh, bạn cần nhấp đúp chuột vào file ảnh muốn chèn nhấn “Open” 31 Cách 2: Quét văn trực tiếp từ máy Scan Cách sử dụng máy scan nối trực tiếp với máy tính văn thư + Từ cửa sổ nhập công văn đến nhấp chuột vào nút có biểu tượng máy Scan + Chọn tham số ảnh + Chọn nút “Quét ảnh” để quét nội dung văn + Chọn nút “Chuyển ảnh” để đưa nội dung văn quét vào văn xử lý Nhấn nút “Chuyển” để chuyển văn cho lãnh đạo người liên quan (Bạn thêm văn liên quan tài liệu trước chuyển văn cách nhấn vào nút ) 32 Cách 3: Scan văn thành file pdf Với văn scan thành file pdf đưa nội dung văn vào cách bấm vào nút đính file pdf vào Phát hành Văn Phát hành văn bước cuối trình xử lý văn đi, bước thực Văn thư Để phát hành văn  Mở văn cần phát hành  Chọn Một menu  Chọn “Lưu sổ phát hành ngoài” Một cửa sổ nhỏ cho phép bạn điền số thông tin trước phát hành 33  Nhập  Chọn thông tin cần thiết cửa sổ Lưu sổ phát hành “Đồng ý” để kết thúc Ủy quyền xử lý văn Ủy quyền việc trao quyền xử lý văn cho người khác quan Q trình ủy quyền hệ thống eOffice có đặc điểm sau: - Văn chuyển đến người ủy quyền đồng thời chuyển đến cho người ủy quyền - Văn xử lý người ủy quyền người ủy quyền xử lý Nếu hai người xử lý người cịn lại coi xử lý văn Để ủy quyền xử lý văn cho người đó:  Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Thống kê văn bản”  Chọn “Ủy quyền” mục Quản trị hệ thống  Chọn “Tạo mới” 34 Chọn Phòng, người ủy quyền, loại văn ủy quyền, thời gian ủy quyền, hiệu lực ghi mẫu cập nhật ủy quyền   Chọn “Cập nhật” để hồn tất Để xóa Ủy quyền, bạn thực bước sau:  Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Thống kê văn bản”  Chọn “Ủy quyền” mục Quản trị hệ thống  Chọn mẫu ủy quyền cần xóa  Chọn “Xóa” 35 Lưu ý: - Ngày kết thúc mẫu ủy quyền cần phải lớn ngày bắt đầu ủy quyền - Trong trường hợp ta cần tạo ủy quyền cho người danh sách người ủy quyền có người ta cần phải xóa mẫu ủy quyền có người tạo 36