TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống quản lý văn bản điều hành VNP

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM *************** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT Dành cho vai trò Văn thư Dành cho vai trò Lãnh đạo Dành cho vai trò Chuyên viên Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” MỤC LỤC Tổng quan vai trò Văn thư 1.1 1.1.1 Đăng nhập hệ thống 1.1.2 Thay đổi thông tin Nghiệp vụ 2.1 Quản lý văn đến 2.1.2 Quản lý văn 10 2.1.3 Văn 12 2.1.4 Văn đến 13 2.1.5 Văn thông báo 13 2.1.6 Văn đánh dấu 13 2.1.7 Văn ủy quyền 13 2.1.8 Tra cứu văn 14 2.1.9 Quản trị văn 15 Giao việc, giao nhiệm vụ trực tiếp không qua văn bản: 28 2.2.2 Công việc/nhiệm vụ cần xử lý: 30 2.2.3 Công việc/nhiệm vụ giao: 33 Tổng quan vai trò Lãnh đạo 39 Giới thiệu 39 2.3.1 Đăng nhập hệ thống 39 2.3.2 Thay đổi thông tin 40 Nghiệp vụ 41 2.4 ▪ Phân hệ giao việc, giao nhiệm vụ: 28 2.2.1 2.3 ▪ Phân hệ Quản lý văn 2.1.1 2.2 ▪ Giới thiệu Phân hệ Quản lý văn 41 2.4.1 Văn 43 2.4.2 Văn đến 45 2.4.3 Văn thông báo 47 2.4.4 Văn thông báo 48 2.4.5 Văn ủy quyền 48 2.4.6 Tra cứu văn 49 Tổng quan vai trò Chuyên viên 53 2.5 Giới thiệu 53 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” ▪ 2.5.1 Đăng nhập hệ thống 53 2.5.2 Thay đổi thông tin 54 Nghiệp vụ 55 2.6 Phân hệ Quản lý văn 55 2.6.1 Thêm văn 55 2.6.2 Văn 59 2.6.3 Văn đến 60 2.6.4 Văn đánh dấu 63 2.6.5 Văn ủy quyền 64 2.6.6 Tra cứu văn 64 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Tổng quan vai trò Văn thư 1.1 Giới thiệu Phần mềm quản lý văn điều hành (VNPT-iOffice 5.0) giúp quan nhà nước, doanh nghiệp thực hóa mục tiêu xây dựng Văn phịng điện tử khơng giấy tờ u cầu máy tính: Máy tính có CPU Intel P4 2,4GHz, RAM 2GB trở lên máy tính bảng, điện thoại thơng minh có kết nối Internet u cầu người dùng: Tin học bản, sử dụng Windows, biết sử dụng Internet, truy cập Website Đối với văn thư phải có chun mơn lĩnh vực văn thư lưu trữ 1.1.1 Đăng nhập hệ thống Link truy cập: qlvbbentre.vnptioffice.vn Để truy cập vào hệ thống, người dùng sử dụng tài khoản cấp để truy cập - Tên truy cập: Nhập theo tài khoản cung cấp - Mật khẩu: Nhập mật cung cấp - Mã xác nhận: Nhập mã xác nhận hiển thị (phân biệt máy đăng nhập) Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 1.1.2 Thay đổi thông tin Người dùng sau đăng nhập vào hệ thống hiển thị hình trang chủ sau: Người dùng vào menu Thơng tin cá nhân Khi hệ thống hiển thị sau: Người dùng thay đổi mật thơng tin cá nhân Sau thay đổi xong thông tin cá nhân, người dùng bấm vào “Cập nhật” để lưu thông tin vừa thay đổi Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Nghiệp vụ 2.1 Phân hệ Quản lý văn 2.1.1 Quản lý văn đến Có hình thức văn đến là: - Văn đến văn giấy, văn thư phải scan văn giấy nhập thông tin từ văn giấy vào hệ thống => Người dùng sử dụng chức “Khởi tạo văn đến” - Văn đến điện tử văn gửi liên thông từ đơn vị khác hệ thống => người dùng sử dụng chức “Văn vào sổ” 2.1.1.1 Thêm văn đến Người dùng chọn menu [Khởi tạo văn đến] Khi hệ thống hiển thị hình để nhập thông tin văn đến sau: * Người dùng nhập thông tin tab “Thông tin văn đến”: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Số ký hiệu (bắt buộc): Số ký hiệu văn - Đơn vị ban hành (bắt buộc): Đơn vị ban hành văn - Trích yếu (bắt buộc): Trích yếu văn - Số trang văn - Ngày đến: mặc định ngày tại, chỉnh sửa - Ngày văn - Hạn xử lý văn - Hình thức văn - Độ khẩn văn - Hình thức chuyển - Sổ văn bản: chọn sổ văn đến cấu hình chức “Quản trị văn bản” -> “Quản trị sổ văn đến”, - Số đến/đi: nhảy tự động theo sổ cấu hình, nhiên người dùng chỉnh sửa số (khơng trùng với số có) - File đính kèm: file đính kèm tải lên hình thức ▪ Quét tài liệu từ máy scan: người dùng cài plugin cho máy tính, người dùng scan tài liệu, click nút [Quét tài liệu], hệ thống tự động đính kèm file scan ▪ Tải tập tin sẵn có từ máy tính Tập tin tải thành cơng thấy file đính kèm hình Văn thư thực hiện: Xóa file tải, Đổi tên file sau có file đính kèm - Văn liên quan: cách thức thực tương tự file đính kèm - Nội dung xử lý: nhập nội dung xử lý có để người xử lý có nhiều thơng tin để xử lý * Người dung xử lý văn đến lựa chọn chức hình hiển thị: - Vào sổ: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Văn thư thực chuyển cho lãnh đạo đơn vị (chọn lãnh đạo trường “Lãnh đạo”) để lãnh đạo đạo xử lý văn tương ứng Click [Trình lãnh đạo đơn vị] để hồn thành việc trình cho lãnh đạo Khi văn tự động chuyển vào kho [Văn xử lý] Lưu văn bản: Sau nhập thông tin văn mà người dùng chưa muốn chuyển cho bước click nút [Lưu], văn lưu trữ kho [Văn dự thảo] 2.1.1.2 Văn vào sổ Người dùng chọn menu [Quản lý văn đến] -> [Văn liên thông điện tử] Hệ thống hiển thị toàn danh sách văn đến gửi liên thông hệ thống Người dùng chọn văn danh sách để xử lý, hệ thống hiển thị sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Tồn thơng tin văn đến, tự động điền sẵn, người dùng sửa lại thơng tin mong muốn Các thao tác văn đến thực thao tác tương tự “Thêm văn đến” 2.1.1.3 Văn dự thảo Văn dự thảo văn lưu lại thêm văn đến lưu lại văn vào sổ Người dùng xóa văn dự thảo Ngồi chức khác tương tự “Văn vào sổ” 2.1.1.4 Chờ xử lý Văn chờ xử lý toàn văn đến văn thư trạng thái chờ văn thư xử lý Văn thư chọn văn để xem chi tiết thực xử lý 2.1.1.5 Đã xử lý Văn xử lý toàn văn đến văn thư xử lý khỏi bước văn thư Văn thư chọn văn để xem chi tiết lựa chọn chức xử lý tương ứng (nếu cần) - Các chức xử lý xem thông tin chi tiết văn bản: - Cập nhật thơng tin: Văn thư cập nhật trường thông tin văn bản: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Sau click [Cập nhật] để hồn thành việc cập nhật thông tin - Xem: Xem lại thông tin xử lý văn Văn sau lưu vào hồ sơ vào menu Hồ sơ công việc/Hồ sơ cá nhân để theo dõi - Tạo việc: Văn thư tạo việc từ văn đến chọn - Xóa: Thực xóa văn - Đánh dấu: Thực kết thúc văn 2.1.1.6 Đã ban hành Văn ban hành toàn văn đến ban hành 2.1.2 Quản lý văn 2.1.2.1 Thêm văn Nếu văn thư có quyền khởi tạo văn tham khảo chức “Thêm văn đi” vai trò chuyên viên 2.1.2.2 Dự thảo Văn dự thảo văn lưu lại thêm văn 10 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM *************** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT Giành cho vai trò: Chuyên viên 51 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” MỤC LỤC Tổng quan vai trò Chuyên viên 53 1.1 Giới thiệu 53 1.1.1 Đăng nhập hệ thống 53 1.1.2 Thay đổi thông tin 54 Nghiệp vụ 55 2.1 Phân hệ Quản lý văn 55 2.1.1 Thêm văn 55 2.1.2 Văn 59 2.1.3 Văn đến 60 2.1.4 Văn đánh dấu 63 2.1.5 Văn ủy quyền 64 2.1.6 Tra cứu văn 64 52 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” ▪ Tổng quan vai trò Chuyên viên 2.5 Giới thiệu Phần mềm quản lý văn điều hành (VNPT-iOffice ) giúp quan nhà nước, doanh nghiệp thực hóa mục tiêu xây dựng Văn phịng điện tử khơng giấy tờ u cầu máy tính: Máy tính có CPU Intel P4 2,4GHz, RAM 1GB trở lên máy tính bảng, điện thoại thơng minh có kết nối Internet Yêu cầu người dùng: Tin học bản, sử dụng Windows, biết sử dụng Internet, truy cập Website Đối với văn thư phải có chun mơn lĩnh vực văn thư lưu trữ 2.5.1 Đăng nhập hệ thống Link truy cập: qlvbbentre.vnptioffice.vn Để truy cập vào hệ thống, người dùng sử dụng tài khoản cấp để truy cập - Tên truy cập: Nhập theo tài khoản cung cấp - Mật khẩu: Nhập mật cung cấp - Mã xác nhận: Nhập mã xác nhận hiển thị (phân biệt máy đăng nhập) 53 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 2.5.2 Thay đổi thông tin Người dùng sau đăng nhập vào hệ thống hiển thị hình trang chủ sau: Người dùng vào menu Thông tin cá nhân Khi hệ thống hiển thị sau: 54 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng thay đổi mật thông tin cá nhân Sau thay đổi xong thông tin cá nhân, người dùng bấm vào “Cập nhật” để lưu thông tin vừa thay đổi ▪ Nghiệp vụ 2.6 Phân hệ Quản lý văn 2.6.1 Thêm văn Người dùng click menu [Khởi tạo văn đi] hình trang chủ sau: Khi hệ thống hiển thị sau: Người dùng nhập thơng tin văn đi: - Trích yếu (bắt buộc): trích yếu văn Loại văn (bắt buộc): loại văn theo quy định Độ khẩn (bắt buộc): độ khẩn văn Lĩnh vực (bắt buộc): lĩnh vực văn Người ký (bắt buộc): người ký số văn để chuyển văn thư đóng dấu Lãnh đạo (bắt buộc): Lãnh đạo cấp để xử lý văn bước Đơn vị soạn thảo: mặc định đơn vị phòng ban người khởi tạo văn Hình thức: văn / thu hồi / thay 55 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - - - Tải file: có loại file để người dùng chọn + [File đính kèm]: file Lãnh đạo đơn vị ký số + [Văn liên quan]: file đính kèm theo văn (phụ lục,…) Văn liên quan: có hình thức để chọn văn liên quan + Hình thức 1: thực tương tự file đính kèm + Hình thức 2: hình soạn văn chọn nút [Thêm], sau click chọn văn từ hệ thống, xong click nút [Chọn] Nội dung xử lý: nhập nội dung xử lý (nếu có) để người xử lý có nhiều thơng tin để xử lý Người dùng xem luồng xử lý văn cách click tab [Sơ đồ luồng văn bản] sau: 56 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Lưu văn bản: Sau nhập thông tin văn đi, người dùng chưa muốn thực chuyển văn bản, lưu văn để sau xử lý tiếp, người dùng click [Lưu], hệ thống lưu văn vào menu [Văn đi] Trình ký: Sau nhập thơng tin văn đi, người dùng thực trình ký văn theo luồng quy trình cách click vào nút [Chuyển lãnh đạo], chọn đối tượng cần trình trường Lãnh đạo 57 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Khi văn tự động chuyển vào kho [Văn xử lý] Nếu người dùng bước chưa mở văn bản, lấy lại văn để cập nhật thông tin chuyển xử lý cho đối tượng khác Xin ý kiến: Nếu người dùng chưa muốn chuyển xử lý văn theo quy trình mà muốn xin thêm ý kiến trước chuyển văn sang bước thực xin ý kiến Người dùng click tab [Xin ý kiến] Người dùng nhập nội dung xin ý kiến tải tập để giải trình rõ nội dung muốn xin ý kiến Người dùng click [Xin ý kiến], hệ thống hiển thị tồn danh sách người dùng: 58 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng chọn nhiều người cần xin ý kiến, click [Xin ý kiến] để hoàn thành việc xin ý kiến 2.6.2 Văn Menu văn toàn văn chuyển xử lý quy trình xin ý kiến tới người dùng Đối với loại xử lý văn vị trí người dùng quy trình hệ thống hiển thị nút chức khác Người dùng click menu [Văn đi]: Khi hệ thống hiển thị danh sách văn chờ người dùng xử lý Người dùng chọn văn danh sách, hệ thống hiển thị giao diện chi tiết thông tin văn sau: 59 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng click [Xử lý] để thực lưu văn Người dùng xem thơng tin văn bản, xem ý kiến xử lý, xem sơ đồ luồng văn Đối với loại xử lý văn vị trí người dùng quy trình hệ thống hiển thị nút chức khác để người dùng xử lý Người dùng chọn nút chức muốn xử lý để xử lý Sau xử lý xong, văn chuyển vào menu [Văn xử lý], người dùng bước chưa thực mở văn bản, người dùng lấy lại văn để cập nhật thông tin xử lý chuyển văn cho đối tượng khác 2.6.3 Văn đến Menu văn đến toàn văn chuyển xử lý quy trình ban hành tới người dùng Đối với loại xử lý văn vị trí người dùng quy trình hệ thống hiển thị nút chức khác Người dùng click menu [Văn đến]: 60 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Khi hệ thống hiển thị danh sách văn chờ người dùng xử lý Người dùng chọn văn danh sách, hệ thống hiển thị giao diện chi tiết thông tin văn sau: Người dùng click [Kết thúc ] để kết thúc văn Chuyển: Người dùng chọn tab [Thông tin nhận], chọn đơn vị/cá nhân cần chuyển văn (hoặc chọn nhóm đơn vị/nhóm người nhận) sau click [Chuyển], văn vào menu “Văn xử lý” 61 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Nếu chuyển xử lý chuyển thơng báo tới phịng ban trưởng phịng/trưởng ban người nhận văn cho phịng/ban Người dùng chọn nút chức muốn xử lý để xử lý Sau xử lý xong, văn chuyển vào menu [Văn xử lý], người dùng bước chưa thực mở văn bản, người dùng lấy lại văn để cập nhật thông tin xử lý chuyển văn cho đối tượng khác Đánh dấu: Người dùng click [Đánh dấu], văn hiển thị menu “Văn đánh dấu” Người dùng bỏ check chọn đánh dấu văn Tạo việc: 62 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng click [Tạo việc], hệ thống chuyển sang giao diện Quản lý công việc/Giao việc Ở giao diện thông tin văn số eoffice, số ký hiệu, ngày văn bản, trích yếu hiển thị Tên cơng việc 2.6.4 Văn đánh dấu ▪ Người nhận tick [Đánh dấu] ban hành văn đi/văn đến 63 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 2.6.5 Văn ủy quyền Nếu người dùng ủy quyền người dùng khác, tồn văn đến văn toàn văn đến văn (tùy thuộc vào mức ủy quyền: ủy quyền văn đến, ủy quyền văn đi, ủy quyền toàn bộ) chuyển tới người ủy quyền kho [Văn ủy quyền] Khi tùy thuộc vào loại văn văn đến hay văn người dùng xử lý tương tự kho văn đến, văn nêu phần trước Người ủy quyền xử lý văn log xử lý lưu lại log người ủy quyền 2.6.6 Tra cứu văn Tìm kiếm tất văn mà người dùng tham gia trình xử lý văn như: chuyển xử lý theo quy trình, luân chuyển, xin ý kiến, chuyển xử lý, chuyển thông báo văn ban hành tới người dùng Chức tìm kiếm văn bao gồm: - Tìm kiếm nhanh (thao tác giao diện tại) - Tìm kiếm nâng cao (mở tới hình phụ, có đầy đủ tiêu chí hơn) ❖ Tìm kiếm nhanh: Tìm kiếm văn theo tiêu chí như: Trích yếu, Cơ quan ban hành, Hình thức văn bản, Độ khẩn, Hạn xử lý, Trạng thái văn 64 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” ❖ Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm văn theo nhiều tiêu chí mở rộng ❖ Riêng tài khoản văn thư, có thêm tiêu chí tìm kiếm theo sổ văn Hệ thống hiển thị kết tìm kiếm, người dùng chọn văn để xem thơng tin chi tiết văn lịch sử xử lý văn 65 ... chỉnh sửa - Ngày văn - Hạn xử lý văn - Hình thức văn - Độ khẩn văn - Hình thức chuyển - Sổ văn bản: chọn sổ văn đến cấu hình chức “Quản trị văn bản” -> “Quản trị sổ văn đến”, - Số đến/đi: nhảy tự... VNPT” - Số ký hiệu (bắt buộc): Số ký hiệu văn - Đơn vị ban hành (bắt buộc): Đơn vị ban hành văn - Trích yếu (bắt buộc): Trích yếu văn - Số trang văn - Ngày đến: mặc định ngày tại, chỉnh sửa - Ngày... thơng tin - Xem: Xem lại thông tin xử lý văn Văn sau lưu vào hồ sơ vào menu Hồ sơ công việc/Hồ sơ cá nhân để theo dõi - Tạo việc: Văn thư tạo việc từ văn đến chọn - Xóa: Thực xóa văn - Đánh dấu: