TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG GỬI NHẬN VĂN BẢN TRÊN INTERNET Phiên 1.0

C ÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG GỬI NHẬN VĂN BẢN TRÊN INTERNET Phiên 1.0 Hà Nội, 2017 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB MỤC LỤC GIỚI THIỆU I.1 Tổng quan hệ thống I.2 Mục đích tài liệu I.3 Phạm vi tài liệu I.4 Đối tượng sử dụng HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG II.1 Truy cập hệ thống Khái niệm chung Tài khoản truy cập hệ thống Quyền truy cập hệ thống II.2 Đăng nhập hệ thống Đăng nhập Thông tin tài khoản Thay hình đại diện 11 II.3 Quản trị hệ thống 13 Phân Quyền 13 II.3.1.1 Tạo quyền 13 II.3.1.2 Sửa quyền 15 II.3.1.3 Xóa quyền 17 II.3.1.4 Tìm kiếm quyền 17 Vai trò 18 II.3.2.1 Tạo vai trò 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.3.2.2 Sửa vai trò 20 II.3.2.3 Xóa vai trị 21 II.3.2.4 Tìm kiếm vai trò 21 Cơ cấu tổ chức 22 II.3.3.1 Tạo phòng ban 23 II.3.3.2 Sửa phòng ban 24 II.3.3.3 Xóa phịng ban 24 II.3.3.4 Tìm kiếm phịng ban 25 Chức vụ người dùng 26 II.3.4.1 Tạo Chức vụ người dùng 26 II.3.4.2 Sửa Chức vụ người dùng 27 II.3.4.3 Xóa Chức vụ người dùng 28 II.3.4.4 Tìm kiếm Chức vụ người dùng 29 Người dùng 29 II.3.5.1 Tạo người dùng 30 II.3.5.2 Sửa người dùng 31 II.3.5.3 Xóa người dùng 32 II.3.5.4 Tìm kiếm người dùng 33 Quản lý loại danh mục 34 II.3.6.1 Tạo loại danh mục 34 II.3.6.2 Sửa loại danh mục 35 II.3.6.3 Xóa loại danh mục 36 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.3.6.4 Tìm kiếm loại danh mục 36 Quản lý danh mục 37 II.3.7.1 Tạo danh mục 37 II.3.7.2 Sửa loại danh mục 38 II.3.7.3 Xóa loại danh mục 39 II.3.7.4 Tìm kiếm danh mục 40 II.4 Quản lý văn đến 41 Thêm văn đến 41 Phê duyệt văn đến 43 Thu hồi văn 46 Tra cứu tìm kiếm văn đến 47 Xử lý văn đến 48 II.5 Quản lý văn 49 Thêm văn 49 Phê duyệt văn 51 Phát hành văn 53 Tra cứu tìm kiếm văn 54 II.6 Quản lý công việc 56 Tạo giao việc 56 Xử lý công việc 57 II.7 Báo cáo thống kê 58 Sổ văn đến 58 Sổ văn 58 Sổ theo dõi giải văn đến 59 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB Báo cáo giao việc 60 Báo cáo theo dõi hồi báo 61 Báo cáo tình hình Xử lý văn 62 Nhật ký làm việc 63 II.8 Tiện ích 64 Danh bạ điện tử 64 Quản lý lịch công tác 64 II.8.2.1 Tạo lịch 64 II.8.2.2 Sửa lịch 65 II.8.2.3 Xóa lịch 66 II.8.2.4 Xem lịch 67 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB GIỚI THIỆU I.1 Tổng quan hệ thống Phần mềm gửi nhận văn Internet phần mềm gửi nhận văn quan Đảng, quan Đảng với quan quyền, khối mặt trận, đoàn thể, triển khai sử dụng, phục vụ giao tiếp điện tử quan Đảng, quan quyền, mặt trận, đoàn thể từ cấp tỉnh tới cấp xã Phần mềm xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu sau: - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ văn hồ sơ cách khoa học - Phần mềm hỗ trợ người dùng gửi nhận văn đến, văn đi, quản lý công việc, báo cáo thống kê I.2 Mục đích tài liệu Tài liệu đưa nhằm hướng dẫn cán nghiệp vụ sử dụng chi tiết chức hệ thống gửi nhận văn Internet I.3 Phạm vi tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho phiên 1.0, bao gồm nghiệp vụ: - Quản lý văn đến Quản lý văn Quản lý công việc Quản trị hệ thống Báo cáo thống kê Tiện ích I.4 Đối tượng sử dụng Người quản trị hệ thống Văn thư cấp tỉnh ủy, huyện ủy Chuyên viên cấp tỉnh ủy, huyện ủy Trưởng phòng cấp tỉnh ủy, huyện ủy Lãnh đạo cấp tỉnh ủy, huyện ủy Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG II.1 Truy cập hệ thống Người dùng đăng nhập vào hệ thống qua link: http://qlvb.sonla.docpro.vn Khái niệm chung Để sử dụng chức hệ thống, người sử dụng cần có: - Tài khoản cấp để truy cập vào hệ thống Tài khoản truy cập hệ thống Để sử dụng hệ thống người phải cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống, thông tin đăng nhập gồm có: - Tên đăng nhập: Tên người quản trị hệ thống cấp - Mật khẩu: cấp người quản trị hệ thống cấp để đăng nhập hệ thống, người dùng thay đổi mật riêng đăng nhập hệ thống Quyền truy cập hệ thống Mỗi tài khoản đăng nhập hệ thống gán quyền định hệ thống Sau cấp tài khoản sử dụng gán quyền truy cập hệ thống người sử dụng làm việc với hệ thống phạm vi quyền hạn cho phép Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.2 Đăng nhập hệ thống Đăng nhập  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng đăng nhập vào hệ thống, sử dụng tài khoản cấp phân quyền để sử dụng hệ thống  Thao tác thực hiện:  Người sử dụng truy cập vào địa website cấp, sử dụng trình duyệt IE, firefox, chrome…  Giao diện đăng nhập xuất hiện:  Người quản trị nhập thông số: o Tên đăng nhập: Tên tài khoản cấp sử dụng hệ thống o Mật khẩu: Mật riêng tài khoản đăng nhập  Chọn Đăng nhập để đăng nhập vào hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Lưu ý: Với trường hợp đăng nhập sai lần liên tiếp bị block 30 phút, vịng liên tiếp bị block bị block 30 ngày  Giao diện hệ thống sau đăng nhập: Thông tin tài khoản  Ý nghĩa: Chức giúp người sử dụng cập nhật thông tin tài khoản hệ thống  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tên tài khoản (Góc phải hình)  Cập nhật thông tin Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 10 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Từ giao diện người dùng nhập: Các thông tin ý kiến xét duyệt  Chọn Xét duyệt để cập nhật trạng thái duyệt Chọn Từ chối duyệt để cập nhật trạng thái không duyệt  Giao diện xuất chọn Xét duyệt:  Từ giao diện người dùng nhập: Các thông tin ý kiến xét duyệt  Chọn Xét duyệt để cập nhật trạng thái duyệt Chọn Từ chối duyệt để cập nhật trạng thái không duyệt Phát hành văn  Ý nghĩa: Chức cho phép lãnh đạo phê duyệt văn đến theo quy định  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn  Văn chờ phát hành  Chọn văn cần phát hành  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 53 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Từ giao diện người dùng chọn Phát hành để phát hành văn - Cập nhật thông tin cấp số văn để hoàn thành việc phát hành Tra cứu tìm kiếm văn  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tìm kiếm văn đến tạo hệ thống  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn  Tất  Nhập từ khóa tìm kiếm  tìm kiếm  Giao diện tìm kiếm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 54 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Từ giao diện người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 55 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.6 Quản lý công việc Tạo giao việc  Ý nghĩa: Chức giúp người dùng tạo việc gắn với xử lý văn đến cho người dùng hệ thống thực nhiệm vụ với thời gian xác định đính kèm tài liệu (Nếu có), thêm người giám sát tiến trình thực cơng việc (nếu có)  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn đến  Tất (VB PXL)  Chọn văn cần tạo việc  Tạo việc  Giao diện xuất hiện:  Người sử dụng Nhập thông tin: người xử lý, nội dung cơng việc, hạn xử lý, file đính kèm Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 56 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CƠNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Chọn Xác nhận để hồn thành thao tác  Chọn Hủy để không thực tạo việc Xử lý công việc  Ý nghĩa: Chức cho phép người dùng xử lý công việc giao hệ thống  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Công việc  Công việc giao  Chọn công việc cần xử lý  Xử lý  Giao diện xuất hiện:  Từ giao diện người dùng nhập: Các thông tin xử lý cần thiết  Chọn Xử lý để lưu lại  Chọn Lưu vào hồ sơ công việc để lưu lại vào sổ công việc Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 57 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.7 Báo cáo thống kê Sổ văn đến  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu thống kê văn đến đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Sổ văn  Chọn Sổ văn đến  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Sổ văn  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu thống kê văn đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Sổ văn  Chọn Sổ văn Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 58 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Sổ theo dõi giải văn đến  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu thống kê tình hình xử lý văn đến đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Thống kê văn đến  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 59 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI  HDSD-QLVB Người dùng chọn từ ngày đến ngày chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Báo cáo giao việc  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu thống kê công việc đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo giao việc  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 60 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Báo cáo theo dõi hồi báo  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu thống kê công văn hồi báo đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo hồi báo  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 61 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Báo cáo tình hình Xử lý văn  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử tra cứu thống kê tình hình xử lý văn đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo xử lý văn  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 62 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB Nhật ký làm việc  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử tra cứu thống kê nhật ký làm việc đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Nhật ký làm việc  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới  Người sử dụng thực chức Export để xuất liệu file excel pdf Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 63 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB II.8 Tiện ích Danh bạ điện tử  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng tra cứu danh bạ điện thoại cán đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn Danh bạ  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập họ tên để tìm kiếm Kết tìm kiếm hiển thị lưới Quản lý lịch công tác II.8.2.1 Tạo lịch  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng thêm lịch công tác đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn Thêm lịch công tác Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 64 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Giao diện xuất hiện:  Người dùng nhập thông tin: Người tham gia, mô tả, địa điểm, thời gian  Người dùng chọn Xong để thực tạo lịch II.8.2.2 Sửa lịch  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng sửa lịch công tác đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn lịch công tác cần sửa  Sửa  Giao diện xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 65 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Người dùng cập nhật thông tin: Người tham gia, mô tả, địa điểm, thời gian  Người dùng chọn Xong để thực sửa lịch II.8.2.3 Xóa lịch  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng quản lý lịch công tác đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn lịch cơng tác cần xóa  Xóa  Hộp thoại thông báo xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 66 | 67 CÔNG TY CPĐTTM VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI HDSD-QLVB  Chọn Xóa đồng ý xóa  Chọn Hủy để hủy thao tác xóa II.8.2.4 Xem lịch  Ý nghĩa: Chức cho phép người sử dụng xem lịch công tác đơn vị  Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Lịch cơng tác  Giao diện xuất hiện:  Chọn Ngày để xem chi tiết lịch ngày Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên 1.0 Trang 67 | 67