TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống quản lý văn bản điều hành VNPT

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM *************** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” MỤC LỤC 1Tổng quan .3 2Nghiệp vụ Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Tổng quan Nghiệp vụ 1.1 Phân hệ Quản lý công việc Phân hệ bao gồm menu hình: 1.1.1 Giao việc Chức cho phép người dùng tạo công việc Hệ thống cho phép phân công công việc theo phân cấp cấu tổ chức Nếu người dùng lãnh đạo đơn vị giao việc cho tồn phịng ban, cá nhân đơn vị Nếu người dùng lãnh đạo phịng giao việc cho tồn cá nhân phòng Để thực giao việc, người dùng chọn menu [Giao việc] menu chính, hệ thống hiển thị sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Màn hình giao việc gồm có phần: - Thơng tin công việc Phân công thực Người dùng nhập thơng tin cơng việc, thơng tin có dấu * trường thông tin bắt buộc nhập Sau nhập xong thông tin công việc, người dùng chọn đơn vị/ cá nhân thực công việc: - - Xử lý chính: Chọn nhiều đơn vị cá nhân xử lý cách click vào checkbox danh sách Có thể chọn tất người thuộc đơn vị cách click vào checkbox Phòng ban cột Cá nhân Phối hợp: Chọn nhiều đơn vị cá nhân xử lý cách click vào checkbox danh sách Có thể chọn tất người thuộc đơn vị cách click vào checkbox Phòng ban cột Cá nhân Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Theo dõi: Chọn nhiều đơn vị cá nhân xử lý cách click vào checkbox danh sách Có thể chọn tất người thuộc đơn vị cách click vào checkbox Phịng ban cột Cá nhân Sau phân cơng xong cơng việc, cán click để hồn thành việc tạo việc Cơng việc sau giao xong hiển thị danh sách [Công việc giao] 1.1.2 Công việc cần xử lý Công việc cần xử lý tồn cơng việc giao cho cá nhân đơn vị mà cá nhân quyền xử lý cơng việc đơn vị Để vào hình Cơng việc cần xử lý, người dùng chọn menu [Cơng việc cần xử lý], hệ thống hiển thị sau:  Báo cáo cơng việc Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Để báo cáo công việc, người dùng click vào tên công việc danh sách, hệ thống hiển thị sau: - Thông tin công việc: hiển thị thông tin công việc, file đính kèm cơng việc (cho phép tải file đính kèm cơng việc) Đơn vị/ cá nhân thực hiện: Hiển thị danh sách đơn vị/cá nhân thực cơng việc, tình trạng thực đơn vị/ cá nhân khác Người dùng cập nhật tình trạng xử lý cơng việc đơn vị cách chọn tình trạng cơng việc hiện, Đang thực hiện, Đã hồn thành , gồm có tình trạng: Chưa thực Để cập nhật trạng thái cơng việc sang Hồn thành người dùng thực thao tác sau: - Chọn tình trạng thực hiện: Đã hồn thành -> click nút => hiển thị lên hình u cầu nhập lý hồn thành cơng việc sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Nhập nội dung hoàn thành cơng việc (những trường thơng tin có dấu * đỏ thông tin bắt buộc phải nhập) => click nút => Thông báo cập nhật thành công Trạng thái cơng việc chuyển sang Hồn thành hiển thị hình bên dưới: Trao đổi thơng tin: Trao đổi thông tin cho phép cá nhân/đơn vị thực công việc trao đổi thông tin, gửi file  Tạo công việc Nếu công việc cần phân công tới cá nhân khác đơn vị, người dùng tạo công việc cách sau: - Cách 1: click icon danh sách sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Cách 2: Click vào nút sau: Khi hệ thống hiển thị hình Giao việc Chức giao việc thực chức năng: Giao việc Công việc sau giao vào menu [Công việc giao] để theo dõi công việc 1.1.3 Công việc giao Để quản lý công việc giao, người dùng chọn menu [Công việc giao] menu chính, hệ thống hiển thị sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT”  Xem thông tin công việc giao Để xem thông tin công việc giao, người giao việc click vào tên công việc danh sách => hệ thống hiển thị hình thông tin công việc sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Màn hình thơng tin cơng việc gồm tab: - Thông tin công việc: thông tin chung công việc Đơn vị/cá nhân thực hiện: cho phép người giao việc xem cá nhân/đơn vị giao Trao đổi thông tin: cho phép người giao việc trao đổi thông tin với cá nhân/đơn vị giao việc  Xóa công việc giao Đối với công việc giao người giao việc vào xóa thấy cơng việc khơng cần thiết phải làm bị trùng lặp Để thực xóa cơng việc giao người dùng thực sau: Tại hình Cơng việc giao -> click vào icon 10 vị trí sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Tài liệu - Công việc • Bấm xem lưu vào hồ sơ cá nhân: Cập nhật toàn hồ sơ lưu vào hồ sơ cá nhân 1.2.3 Hồ sơ chuyển giao Hồ sơ chuyển giao hồ sơ người khác chuyển giao hẳn cho người dùng phụ trách quản lý Có quyền vai trò người tạo kể từ thời điểm chuyển giao  Tìm kiếm hồ sơ chuyển giao Thao tác tương tự hồ sơ chia sẻ  Xuất excel danh sách hồ sơ chuyển giao Thao tác tương tự hồ sơ chia sẻ  Các thao tác người dùng với hồ sơ chuyển giao Trong danh sách hồ sơ, có hồ sơ bao gồm nhiều hồ sơ con, dù chọn hồ sơ cấp hay chọn hồ sơ cấp cha hiển thị hết thao tác xử lý với hồ sơ Tất thao tác hồ sơ hiển thị Xem chi tiết Thao tác xử lý với hồ sơ cá nhân Cập nhật Thao tác xử lý với hồ sơ cá nhân Chia sẻ Thao tác xử lý với hồ sơ cá nhân Chuyển giao Thao tác xử lý với hồ sơ cá nhân Xóa 26 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Thao tác xử lý với hồ sơ cá nhân 1.3 Phân hệ Lịch đơn vị 1.3.1 Lịch đơn vị Tất người dùng đơn vị xem lịch chung đơn vị Người dùng chọn chức “Lịch đơn vị” từ menu Màn hình hiển thị lịch đơn vị sau: Chức cho phép người dùng xem lịch đơn vị theo tuần (mặc định tuần tại), theo địa điểm (phòng họp) thành phần tham gia (cột “chủ trì” cột “thành phần”) chọn Người dùng in lịch đơn vị trực tiếp trình duyệt 27 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Khi click vào nội dung lịch xuất nội dung chi tiết họp công tác 28 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 1.3.2 Đăng ký lịch họp Người dùng chọn “Đăng ký lịch họp” từ menu “Quản lý lịch đơn vị” -> “Đăng ký lịch họp” 29 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Người dùng nhập thông tin đăng ký lịch họp theo hướng dẫn Khi chọn phòng họp: phịng họp chọn có thuộc tính tự động phê duyệt - xuất thơng báo góc bên phải hình Sau chọn phòng họp, chọn thời gian họp (khi chọn phòng họp khác phải chọn lại thời gian) o Chọn ngày o Chọn khoảng thời gian o Nếu thời gian đăng ký lịch họp bị trùng xuất icon thông báo - trùng lịch Chú ý: trường liệu có ký hiệu * bắt buộc Khi người dùng chọn “Đặt lịch”, hệ thống tự động kiểm tra tính xác trường liệu  Sửa đăng ký lịch họp Người dùng có quyền chọn sửa đăng ký lịch họp (trạng thái lịch họp: “chờ phê duyệt”)  Xóa đăng ký lịch họp Người dùng có quyền xóa đăng ký lịch họp (trạng thái “chờ phê duyệt”) họ đăng ký 1.3.3 Cấu hình khai báo lịch công tác lãnh đạo Chức dành cho admin đơn vị, dùng để thực cấu hình Khai báo lịch cơng tác lãnh đạo 30 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Màn hình khai báo lịch cơng tác sau: Để thực cấu hình khai báo lịch cơng tác, người dung nhấn nút [Thêm mới], hình nhập liệu hiển thị sau:  Lãnh đạo: Hiển thị tất Lãnh đạo có lịch cơng tác cần khai báo Thông thường Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo cần khai báo quyền: LANHDAO_CO_LICHCONGTAC  Người ủy quyền: Hiển thị tất người dùng có vai trị nhập lịch cơng tác thay cho lãnh đạo Thông thường chuyên viên tổng hợp Người dùng cần khai báo quyền: UYQUYEN_LICHCONGTAC_LANHDAO 31 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT”  Người xem: Cho phép chọn người dùng đơn vị - Không chọn người dùng nào: Mặc định tất người dùng đơn vị xem lịch công tác Lãnh đạo chọn cần hiển thị menu “Lịch công tác lãnh đạo” - Chọn người dùng: người dùng tích chọn xem lịch cơng tác Lãnh đạo chọn  Tích chọn “Hiển thị”: tích chọn check cho phép cơng khai lịch cơng tác Lãnh đạo Sau cấu hình khai báo Lịch cơng tác hồn tất, người dùng bắt đầu thao tác tạo lịch công tác cho lãnh đạo menu [Đăng ký lịch công tác lãnh đạo] 1.3.4 Đăng ký lịch công tác lãnh đạo Chức dành cho Lãnh đạo (người có nhu cầu tạo lịch cơng tác) cho chuyên viên tổng hợp (người nhập lịch công tác giúp cho Lãnh đạo) Để vào hình Đăng ký lịch cơng tác lãnh đạo, người dùng chọn menu [Đăng ký lịch công tác lãnh đạo], hệ thống hiển thị sau:  Vùng 1: - Tuần: cho phép chọn tuần tương ứng để nhập lịch - Lãnh đạo: Hiển thị toàn Lãnh đạo có lịch cơng tác o Khi Lãnh đạo nhập liệu: hiển thi tên Lãnh đạo o Khi Chuyên viên tổng hợp nhập liệu: hiển thị Lãnh đạo mà chuyên viên có quyền nhập liệu thay, cấu hình menu Cấu hình khai báo lịch cơng tác lãnh đạo - Tìm kiếm: cho phép thực tìm kiếm lịch theo tuần, theo tên Lãnh đạo - In lịch: cho phép in danh sách Lịch cơng tác theo tiêu chí chọn  Vùng 2: - Để nhập lịch công tác cho Lãnh đạo, người dùng thực nhấn trái chuột vào dòng Sáng/Chiều tương ứng cột Nội dung, Địa điểm, Thành phần >> hệ thống cho phép nhập thông tin Sau nhập thông tin đầy đủ >> người dùng nhấn enter nhấn Lưu -> Lịch công tác lưu thành công 32 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - - Để thực nhập nhiều nội dung lịch Lãnh đạo buổi sang, buổi chiều >> người dùng thực nhấn nút [+] để tạo them dòng nhập liệu Để thực Xóa lịch cơng tác >> người dùng thực nhấn nút để xóa Để thực Sửa lịch công tác >> người dùng nhấn trái chuột vào thông tin lịch nhấn nút để thực sửa nội dung Sau đăng ký lịch thành công>> lịch hiển thị menu [Lịch công tác lãnh đạo] 1.3.5 Lịch công tác lãnh đạo Chức dành cho tất người dùng hệ thống, dùng để xem lịch công tác lãnh đạo đơn vị Để vào hình Lịch cơng tác lãnh đạo, người dùng chọn menu [Lịch cơng tác lãnh đạo], hệ thống hiển thị sau: - Tuần: cho phép chọn tuần tương ứng để xem lịch In lịch: cho phép thực In lịch công tác lãnh đạo Danh sách Lịch: Hiển thị lịch tất Lãnh đạo có lịch, lịch cơng khai 33 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 1.3.6 Đăng ký lịch công tác Người dùng chọn menu [Lịch đơn vị] -> [Đăng ký lịch cơng tác], hệ thống hiển thị sau:  Thêm đăng ký lịch công tác Người dùng click [Đăng ký lịch công tác], hệ thống hiển thị sau: - Người dùng nhập thông tin đăng ký lịch họp theo hướng dẫn 34 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Chú ý: trường liệu có ký hiệu * bắt buộc Sau lịch công tác đăng ký thành công, hiển thị lịch đơn vị để toàn người dùng đơn vị nhìn thấy lịch công tác lãnh đạo  Sửa đăng ký lịch cơng tác Người dùng có quyền chọn sửa đăng ký lịch cơng tác  Xóa đăng ký lịch cơng tác Người dùng chọn để xóa đăng ký lịch công tác 1.4 Phân hệ Thông tin điều hành Phân hệ này, tất người dùng có quyền thao tác 1.4.1 Tạo nhóm nhận thơng tin điều hành Để sử dụng chức năng, người dùng chọn menu [Thơng tin điều hành] -> [Tạo nhóm nhận thơng tin điều hành], hệ thống thị giao diện sau: 35 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng click button [Thêm] hình để thêm nhóm nhận thơng tin điều hành, hệ thống thị giao diện sau: Người dùng nhập thông tin cho nhóm: - Tên nhóm Trạng thái: để nhóm active, người dùng check vào check box trạng thái Ghi (nếu có) Chọn người dùng vào nhóm Sau nhập/chọn xong thơng tin, người dùng click [Lưu] để hồn thành việc thêm nhóm Ngồi ra, danh sách nhóm nhận thơng tin điều hành, người dùng sửa xóa thơng tin nhóm cách click vào button tương ứng giao diện sau: 36 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” 1.4.2 Gửi thông tin điều hành Để gửi thông tin điều hành đến người dùng khác đơn vị, người dùng sử dụng menu [Gửi thông tin điều hành] Để sử dụng chức này, người dùng chọn menu [Thông tin điều hành] -> [Gửi thông tin điều hành], hệ thống hiển thị giao diện sau: Trên giao diện tồn thơng tin điều hành mà người dùng gửi Để thêm thông tin điều hành, người dùng click button [Thêm mới] hình, hệ thống hiển thị giao diện sau: Người dùng nhập thông tin điều hành: - Tiêu đề điều hành Nội dung điều hành File đính kèm Sau nhập xong thơng tin, người dùng click button Chọn người nhận để lựa chọn người nhận văn bản: 37 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng check chọn người nhận thơng tin điều hành, sau click button [Gửi] Người dung click vào chi tiết thơng tin điều hành tạo để thực số thao tác khác: - Xem danh sách người nhận Chuyển tiếp thông tin đến người khác Trả lời thông tin điều hành đến người gửi Trả lời thông tin điều hành với tất người người nhận gửi 1.4.3 Thông tin điều hành nhận Thơng tin điều hành nhận tồn thông tin điều hành gửi tới người dùng Để sử dụng chức này, người dùng chọn menu [Thông tin điều hành] -> [Thông tin điều hành nhận], hệ thống hiển thị giao diện sau: 38 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Người dùng click vào icon để xem thơng tin điều hành, hệ thống hiển thị sau: Thơng tin điều hành gồm tab: tab thông tin tab danh sách 39 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Trên tab danh sách, người dùng xem người dùng xem/chưa xem thông tin 40 ... thống “Quản lý văn điều hành VNPT” Các thao tác với hồ sơ cá nhân là: - Thêm hồ sơ - Cập nhật - Chia sẻ - Chuyển giao - Xóa - Xem chi tiết  Thêm hồ sơ Bấm nút “thêm hồ sơ” mở hình thêm (như hình... tác sau: - Chọn tình trạng thực hiện: Đã hồn thành -> click nút => hiển thị lên hình yêu cầu nhập lý hồn thành cơng việc sau: Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Nhập nội... tương tự hồ sơ cá nhân (nếu người chia có quyền đọc thêm) - Hồ sơ Văn 25 Tài liệu hướng dẫn hệ thống “Quản lý văn điều hành VNPT” - Tài liệu - Cơng việc • Bấm xem lưu vào hồ sơ cá nhân: Cập nhật