TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (HueCIT-eDOC) NĂM 2021

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (HueCIT-eDOC) NĂM 2021 Mục lục GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích 1.2 Tổ chức tài liệu 1.3 Ðối tượng, phạm vi sử dụng 1.4 Thuật ngữ, định nghĩa 1.5 Giới thiệu phần mềm 1.6 Yêu cầu thiết bị đầu cuối 1.7 Điểm NỘI DUNG 2.1 QUẢN LÝ DANH MỤC 2.1.1 Sổ văn 2.1.2 Loại văn 12 2.1.3 Ký hiệu văn 14 2.1.4 Lĩnh vực văn 16 2.1.5 Độ mật 18 2.1.6 Mẫu chữ ký 20 2.1.7 Nhóm quan 23 2.2 THIẾT LẬP, CẤU HÌNH 25 2.2.1 Thao tác 25 2.2.2 Chức hệ thống 27 2.2.3 Vai trò 31 2.2.4 Phân quyền vai trò 33 2.2.5 Phân quyền người dùng 34 2.2.6 Cấu hình văn thư vào sổ 36 2.2.7 Người đại diện nhận văn 39 2.2.8 Thời gian biểu 42 2.2.9 Nhật ký sử dụng 43 2.3 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 46 2.3.1 Vào sổ văn đến 46 2.3.1.1 Duyệt qua danh sách 46 2.3.1.2 Tìm kiếm văn qua vùng lọc 48 2.3.1.3 Nhận văn đến 49 2.3.1.4 Xóa văn 49 2.3.1.5 Đánh dấu vào sổ 50 2.3.1.6 Sao chép văn đến 50 2.3.1.7 Từ chối nhận văn 51 2.3.1.8 Trộn – Cập nhật văn 53 2.3.1.9 Vào sổ đến từ văn điện tử 54 2.3.1.10 Vào sổ đến từ văn giấy 57 2.3.1.11 Sửa văn đến 59 2.3.1.12 In phiếu xử lý văn 60 2.3.2 Văn y 62 2.3.3 Văn đến nhận để biết 63 2.3.4 Yêu cầu lấy lại 64 2.3.5 Yêu cầu thay 66 2.3.6 Yêu cầu thu hồi 67 2.3.7 Toàn văn đến 68 2.3.8 Đến ngày 70 2.3.9 Theo ngày đến 71 2.3.10 Theo ngày ban hành 73 2.3.11 Theo loại văn 74 2.3.12 Theo lĩnh vực 75 2.3.13 Theo quan ban hành 76 2.3.14 Theo người xử lý 77 2.3.15 Theo người thụ lý 78 2.3.16 Theo sổ văn 79 2.3.17 Tìm kiếm văn đến 80 2.3.18 In sổ văn đến theo mẫu 83 2.4 TẠO LẬP CÔNG VIỆC, HỒ SƠ, VĂN BẢN DỰ THẢO 86 2.4.1 Tạo công việc 86 2.4.2 Tạo hồ sơ 87 2.4.3 Tạo văn dự thảo 88 2.4.3.1 Tạo văn dự thảo độc lập 88 2.4.3.2 Tạo văn dự thảo từ công việc 91 2.4.3.3 Dự thảo văn thu hồi 93 2.4.3.4 Dự thảo văn thay 94 2.4.3.5 Cập nhật ý kiến đạo 95 2.4.3.6 Trình dự thảo 98 2.4.3.7 Lấy ý kiến dự thảo 99 2.5 XỬ LÝ CÔNG VIỆC (VĂN BẢN, Ý KIẾN CHỈ ĐẠO, …) 101 2.5.1 Duyệt qua danh sách 103 2.5.2 Tìm kiếm công việc qua vùng lọc 108 2.5.3 Cập nhật ý kiến trao đổi 110 2.5.3.1 Thêm ý kiến trao đổi 110 2.5.3.2 Sửa ý kiến trao đổi 111 2.5.3.3 Xóa ý kiến trao đổi 112 2.5.4 Xuất lịch công tác 113 2.5.5 Lấy đường dẫn 113 2.5.6 In phiếu xử lý văn đến 113 2.5.7 In phiếu yêu cầu phát hành văn 114 2.5.8 Sao y văn đến 115 2.5.9 Chuyển xử lý 116 2.5.10 Chia nhỏ 119 2.5.11 Chỉnh sửa công việc 120 2.5.12 Duyệt phân công 120 2.5.13 Thừa lệnh phân phối văn 122 2.5.14 Đề xuất gia hạn 123 2.5.15 Duyệt gia hạn 124 2.5.16 Phân công lại (giao diện VP UBND tỉnh, UBND cấp xã) 125 2.5.17 Đề xuất trả lại 127 2.5.18 Duyệt trả lại 129 2.5.19 Xử lý 131 2.5.20 Lưu tham khảo 134 2.5.21 Lưu theo dõi (trang VP UBND tỉnh) 136 2.5.22 Bố trí họp (trang VP UBND tỉnh) 138 2.5.23 Xác nhận hoàn thành 140 2.5.24 Yêu cầu làm lại 142 2.5.25 Theo dõi, xác nhận chuyên viên theo dõi YKCĐ giao việc gốc 143 2.5.26 Lập dự thảo văn bản-phiếu báo đôn đốc thực ý kiến đạo 146 2.5.27 Gắn công việc vào hồ sơ 147 2.5.28 Trao đổi 148 2.5.29 Xin ý kiến xử lý 152 2.5.30 Xin ý kiến ban hành 153 2.5.31 In phiếu xử lý (giao diện xin ý kiến xử lý - chuyên viên xử lý công việc) 159 2.5.32 Cập nhật ủy quyền xin ý kiến xử lý văn 160 2.5.33 Xem văn trình 161 2.5.34 Cập nhật ủy quyền phê duyệt dự thảo 163 2.5.35 Xem kết báo cáo xử lý công việc 164 2.5.36 Xem luồng xử lý công việc 167 2.5.37 Thao tác nhanh 169 2.6 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 171 2.6.1 Vào sổ văn 171 2.6.1.1 Duyệt qua danh sách 172 2.6.1.2 Tìm kiếm văn qua vùng lọc 173 2.6.1.3 Gửi văn qua mạng 174 2.6.1.4 Xóa văn 174 2.6.1.5 Sao chép văn 176 2.6.1.6 Yêu cầu làm lại 176 2.6.1.7 Vào sổ từ văn điện tử 178 2.6.1.8 Vào sổ từ văn giấy 182 2.6.1.9 Sửa văn 183 2.6.2 Lấy lại văn 184 2.6.3 Cập nhật văn 185 2.6.4 Cập nhật ý kiến đạo sau phát hành văn 189 2.6.5 Quản lý dự thảo 192 2.6.6 Yêu cầu lấy lại 194 2.6.7 Yêu cầu thay 195 2.6.8 Yêu cầu thu hồi 196 2.6.9 Văn bị từ chối nhận 197 2.6.10 Phát hành liên quan 198 2.6.11 Toàn văn 199 2.6.12 Đi ngày 202 2.6.13 Theo ngày ban hành 203 2.6.14 Theo loại văn 204 2.6.15 Theo lĩnh vực 204 2.6.16 Theo người ký 205 2.6.17 Theo người soạn thảo 206 2.6.18 Theo quan nhận 207 2.6.19 Theo sổ văn 208 2.6.20 Tìm kiếm văn 209 2.6.21 In sổ văn theo mẫu 212 2.6.22 Theo dõi văn dự thảo phê duyệt đồng ý ban hành (VP UBND tỉnh) 214 2.6.23 Theo dõi văn cho ý kiến hạn chưa ban hành (VP UBND tỉnh) 215 2.7 KÝ SỐ - CHỈNH SỬA TRỰC TUYẾN 217 2.7.1 Cài đặt Plugin ký số 217 2.7.1.1 Microsoft NET Framework 217 2.7.1.2 Trình điều khiển thiết bị GCA-01 217 2.7.1.3 Microsoft Office add-in Microsoft Save as PDF or XPS 217 2.7.1.4 PDF Signing 1.23 217 2.7.1.5 Ghost script 9.25 217 2.7.2 Ký số với hình thức ký nháy 218 2.7.3 Ký số với hình thức ký phát hành 220 2.7.4 Một số điểm ý ký số 224 2.7.4.1 Đăng ký thông tin quyền phần mềm ký số 224 2.7.4.2 Thể thông tin ký số phát hành 224 2.7.4.3 Cập nhật phiên phần mềm ký số 225 2.7.5 Cài đặt công cụ chỉnh sửa trực tuyến 225 2.7.6 Chỉnh sửa trực tuyến 225 2.8 QUẢN LÝ HỒ SƠ 228 2.9 TỔNG QUAN - THỐNG KÊ 230 2.9.1 Tổng quan 230 2.9.2 Thống kế 233 2.9.2.1 Tình hình xử lý văn điều hành 233 2.9.2.2 Tình hình xử lý văn điều hành (giao diện “phẳng”) 237 2.9.2.3 Tình hình xử lý văn điều hành chưa hoàn thành (thể đến mức cá nhận)239 2.9.2.4 Tình hình thực ý kiến đạo 240 2.9.2.5 Tình hình cơng việc theo dõi 243 2.9.2.6 Tình hình thực cơng việc YKCĐ lãnh đạo giao 244 2.9.2.7 Tình hình xử lý văn điều hành (tồn tỉnh) 246 2.9.2.8 Tình hình thực ý kiến đạo (tồn tỉnh) 247 2.9.2.9 Tình hình cập nhật văn đạo (VP UBND tỉnh) 249 2.9.2.10 Tình hình xử lý văn bản, cơng việc chưa hồn thành (VP UBND tỉnh) 251 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI 253 3.1 Thẩm quyền UBND cấp xã 253 3.2 Thẩm quyền phịng, ban chun mơn UBND cấp huyện 254 3.3 Thẩm quyền quan thuộc UBND tỉnh 255 3.4 Thẩm quyền đơn vị trực thuộc sở 256 3.5 Thẩm quyền UBND cấp huyện VP HĐND & UBND cấp huyện 257 3.6 Thẩm quyền UBND tỉnh VP UBND tỉnh 258 MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP XỬ LÝ MINH HỌA 259 4.1 MỘT văn đến (công việc) cho MỘT văn 259 4.2 MỘT văn đến (công việc) cho NHIỀU văn 261 4.3 NHIỀU văn đến (công việc) cho MỘT văn 263 4.4 MỘT ý kiến đạo (công việc) cho MỘT văn 265 4.5 MỘT ý kiến đạo (công việc) cho NHIỀU văn 267 4.6 NHIỀU ý kiến đạo (công việc) VB đạo cho MỘT văn 269 MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ) 271 LIÊN HỆ PHẢN ÁNH, GÓP Ý 275 6.1 Tạo lập cố 275 6.2 Thơng tin liên hệ phản ánh, góp ý 275 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích Tài liệu nhằm hướng dẫn chi tiết cho người sử dụng cách quản trị sử dụng chức phần mềm Quản lý Văn Điều hành (HueCIT-eDoc) 1.2 Tổ chức tài liệu Nội dung tài liệu tổ chức thành phần sau: - Danh mục: Nhóm chức định nghĩa liệu từ điển dùng chung, riêng quan đơn vị tham gia vào hệ thống - Hệ thống: Nhóm chức thiết lập, phân quyền hệ thống, giúp hệ thống chạy xác - Văn đến: Nhóm chức xử lý văn đến quan Thực nghiệp vụ vào sổ tra cứu khai thác thông tin văn đến - Xử lý cơng việc: Nhóm chức xử lý công việc liên quan đến cá nhân Tiếp nhận công việc, giao, theo dõi, trao đổi, phê duyệt, xác nhận văn dự thảo hay cơng việc - Văn đi: Nhóm chức xử lý văn quan Thực nghiệp vụ vào sổ tra cứu khai thác thông tin văn Theo dõi thông tin hồi đáp xử lý quan nhận văn - Hồ sơ cơng việc: Nhóm chức tổ chức xử lý công việc theo hồ sơ/dự án, giúp cho việc gom công việc theo góc nhìn hồ sơ thuận tiện Một cơng việc nằm nhiều hồ sơ khác - Tổng quan, thống kê: Nhóm chức mặt số liệu phản ánh vai trò tham gia điều hành, xử lý văn công việc Đưa bảng tổng hợp số liệu hay biểu thể trực quan số, từ giúp người dùng đưa định phù hợp 1.3 Ðối tượng, phạm vi sử dụng - Đối tượng sử dụng: Tất cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế - Phạm vi sử dụng: Tài liệu áp dụng cho hệ thống Quản lý Văn điều hành triển khai quan nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế 1.4 Thuật ngữ, định nghĩa Mô tả bảng thuật ngữ, định nghĩa đây: TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành # Viết tắt Thuật ngữ, định nghĩa VB&ĐH Văn điều hành YKCĐ Ý kiến đạo CTH Chưa thực ĐTH Đang thực HT Hoàn thành CXN Chờ xác nhận ĐH Đúng hạn TH Trễ hạn/quá hạn UBND Ủy ban nhân dân 10 VP Văn phòng HueCIT-eDOC 1.5 Giới thiệu phần mềm Phần mềm Quản lý Văn điều hành (HueCIT-eDOC) thành phần hệ thống thông tin phục vụ điều hành quản lý quan Từ UBND tỉnh, quan chuyên môn sở - ban – ngành cấp tỉnh, đến UBND cấp huyện, quan chuyên môn cấp huyện UBND cấp xã Phần mềm Quản lý Văn Điều hành xây dựng tảng Web Phần mềm Quản lý Văn Điều hành có nhiệm vụ hỗ trợ tồn diện cơng tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp quản lý chuyên viên quan, thông qua việc quản lý theo dõi văn văn đến; xử lý văn bản, xử lý công việc giao; trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với quan, tổ chức, cá nhân quan Phần mềm Quản lý Văn Điều hành hoạt động mạng diện rộng tỉnh, liên kết quan cấp tỉnh, cấp huyện cấp xã với việc gửi/nhận văn mạng tin học diện rộng Phần mềm Quản lý Văn Điều hành bao gồm chức sau:  Chức quản lý văn đi/đến, thực gửi nhận văn với quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi thơng qua đường mạng  Chức tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn hồ sơ công việc quan thông qua mạng nội  Chức giải theo dõi tiến độ giải công việc TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC  Chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực lãnh đạo  Chức kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực chuyên viên, phòng ban chuyên môn  Chức hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ  Các chức tra cứu, khai thác thông tin  Chức thống kê in ấn báo cáo  Các chức quản trị hệ thống 1.6 Yêu cầu thiết bị đầu cuối Để vận hành ổn định chức phần mềm, yêu cầu thiết bị đầu cuối sau: - Hệ điều hành: Window trở lên - Trình duyệt thơng thường: o Edge: 12 trở lên o Internet explorer: 10 o Fire fox: 38 trở lên o Chrome: 45 trở lên o Cốc cốc: 82 trở lên o Opera: 30 trở lên o Safari: trở lên - Microsoft Word: 2010 trở lên - Microsoft Net framework: 4.0 trở lên - Xem thêm điều kiện hỗ trợ ký số mục “Ký số” 1.7 Điểm Ghi nhận điểm phần mềm lần cập nhật, cập nhật thêm bớt chức năng, thêm bớt nghiệp vụ, sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 12/07/2019: - Bổ sung tùy chọn có xác nhận hồn thành công việc hay không (bổ sung checkbox bước chuyển xử lý) o Nếu khơng có u cầu xác nhận hồn thành, xử lý báo cáo với trạng thái hồn thành, cơng việc chuyển sang trạng thái Hồn thành ln khơng phải chờ xác nhận o Có chọn u cầu xác nhận hồn thành, xử lý báo cáo với trạng thái hồn thành, công việc chuyển sang trạng thái Chờ xác nhận người giao TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành - - HueCIT-eDOC o Tính chất xử lý báo hồn thành kéo theo phối hợp hồn thành, phụ thuộc vào có xác nhận hay khơng mà trạng thái chuyển sang HỒN THÀNH CHỜ XÁC NHẬN, tính chất có tính đa cấp theo cấp giao việc Bổ sung xử lý 1-N công việc ý kiến đạo văn đạo: o Khi dự thảo văn từ công việc ý kiến đạo giao, chọn ý kiến đạo khác văn đạo Đến văn dự thảo lãnh đạo đồng ý văn thư vào sổ phát hành, cơng việc ý kiến đạo chọn liên quan đóng kéo theo (chuyển đến trạng thái CHỜ XÁC NHẬN) Sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 12/07/2019: - Bổ sung nghiệp vụ xử lý dự thảo văn cho nhiều công việc văn đến Sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 01/11/2019: - Bổ sung xử lý nghiệp vụ kiêm nhiệm Tùy theo vai trò đứng, để xử lý công việc phù hợp Người dự thảo trình văn dự thảo, người nhận trình chưa có xử lý, người dự thảo sửa dự thảo (có thể chỉnh sửa thơng tin file đính kèm văn dự thảo) Sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 22/11/2019: - Bổ sung ghi nhật ký báo cáo quản lý/lãnh đạo phê duyệt dự thảo chuyển văn thư Mở chức “Xem văn trình” Mở chức “Cập nhật ý kiến đạo sau phát hành văn bản” Bỏ chức xóa đối văn đến vào sổ Bổ sung trường người thực tham mưu giao việc Bổ sung chức “Chỉnh sửa trực tuyến”, đơn vị cấu hình chỉnh sửa Sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 25/11/2019: - Cho phép người nhận trình dự thảo, thêm file đính kèm vào dự thảo (mục Xin ý kiến ban hành) Bổ sung mở dialog xem danh sách nhân phân quyền xem văn đến (mục Toàn văn đến, nơi khác có xem thơng tin văn đến) Bổ sung thông tin chuyển văn dự thảo văn thư {Người chuyển, ngày chuyển, nội dung} (mục Vào sổ văn đi) Sửa lỗi cải thiện hiệu Cập nhật ngày 29/11/2019: - Mở cho phép cơng việc khơng có u cầu trả lời văn trạng thái thực hiện, thực lưu tham khảo TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành Chuyên viên Tiếp tục xử lý công Xử lý việc thực hiện, tiếp tục lập dự thảo trình với bước Hay xử lý công việc cách báo cáo với trạng thái “Hồn thành” HueCIT-eDOC Trạng thái cơng việc quan, phịng, chun viên “Hồn thành” xử lý chuyên viên chọn trạng thái “Hoàn thành”, ngược lại bước Trạng thái dự thảo (nếu có): “Chờ phê duyệt” Giao diện ý bước chun viên thực trình dự thảo: TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 262 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC 4.3 NHIỀU văn đến (công việc) cho MỘT văn Mô tả cách thao tác xử lý NHIỀU công việc văn đến, với kết ban hành MỘT văn tương ứng Các bước thực hiện: Chức Điểm ý TT Vai trò Thao tác Văn thư Tiếp nhận văn Vào sổ văn Hệ thống sinh công việc văn tương ứng với văn đến Tên cơng đến, vào sổ trình đến việc “Số/Ký hiệu – Nội dung trích lãnh đạo yếu văn bản” Trạng thái công việc lãnh đạo “Chưa thực hiện” Lãnh đạo Xem xét, giao phịng Chuyển xử Trạng thái cơng việc quan xử lý lý “Đang thực hiện”, phòng “Chưa thực hiện” Trưởng phòng Xem xét, giao chuyên Chuyển xử Trạng thái công việc viên xử lý lý quan, phòng “Đang thực hiện”, chuyên viên “Chưa thực hiện” Chuyên viên Xem xét, tiến hành xử Xử lý – Lập Trạng thái công việc quan lý theo hướng lập dự dự thảo thực hiện, phòng thảo Tại giao diện lập thực hiện, chuyên viên dự thảo chọn văn “Đang thực hiện” đến (tương ứng Trạng thái dự thảo: “Đang dự thảo” với công việc văn bản) liên quan giao xử lý (xem hình dưới) Chuyên viên Trình dự thảo đến Trình trưởng phịng, với thảo chọn trạng thái cơng việc “Hồn thành” Trưởng phịng Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc duyệt dự thảo trình ban hành quan, phịng, chun viên “Hoàn lãnh đạo thành” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” Lãnh đạo Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc duyệt chuyển văn thư ban hành quan, phòng, chuyên viên “Hoàn ban hành thành” Trạng thái dự thảo: “Chờ ban hành” dự Trạng thái công việc quan, phòng, chuyên viên “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 263 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành Văn thư HueCIT-eDOC Tiếp nhận xem xét, Vào sổ văn Trạng thái công việc vào sổ phát hành quan, phòng, chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo: “Đã ban hành” Các công việc văn liên quan đóng hồn thành theo vai trị người dự thảo Nếu vài trị xử lý đóng hồn thành tồn bộ, vai trị xử lý phối hợp đóng hồn thành ngang mức phối hợp Giao diện ý bước chuyên viên thực lập dự thảo: TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 264 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC 4.4 MỘT ý kiến đạo (công việc) cho MỘT văn Mô tả cách thao tác xử lý MỘT công việc ý kiến đạo văn đạo đến, với kết ban hành MỘT văn tương ứng Các bước thực hiện: Chức Điểm ý TT Vai trò Thao tác Văn thư Tiếp nhận văn Vào sổ văn Hệ thống sinh công việc ý kiến đạo tương ứng với văn đến Tên đến, vào sổ trình đến cơng việc “Số/Ký hiệu – Nội dung ý lãnh đạo kiến đạo” Trạng thái công việc lãnh đạo “Chưa thực hiện” Lãnh đạo Xem xét, giao phịng Chuyển xử Trạng thái cơng việc quan xử lý lý “Đang thực hiện”, phòng “Chưa thực hiện” Trưởng phòng Xem xét, giao chuyên Chuyển xử Trạng thái công việc viên xử lý lý quan, phòng “Đang thực hiện”, chuyên viên “Chưa thực hiện” Chuyên viên Xem xét, tiến hành xử Xử lý – Lập Trạng thái công việc lý theo hướng lập dự dự thảo quan, phòng, chuyên viên thảo “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Đang dự thảo” Chun viên Trình dự thảo đến Trình trưởng phịng, với thảo chọn trạng thái cơng việc “Hồn thành” (xem hình dưới) Trưởng phịng Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc quan duyệt dự thảo trình ban hành “Đang thực hiện”, phịng lãnh đạo chun viên “Hồn thành” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” Lãnh đạo Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc quan duyệt chuyển văn thư ban hành “Đang thực hiện”, phòng ban hành chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo: “Chờ ban hành” Văn thư Tiếp nhận xem xét, Vào sổ văn Trạng thái công việc quan vào sổ phát hành “CHỜ XÁC NHẬN”, phịng chun viên “Hồn thành” Trạng thái dự thảo: “Đã ban hành” dự Trạng thái công việc quan “Đang thực hiện”, phòng chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 265 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC Xem xét báo cáo liên Theo dõi – Trạng thái công việc quan quan (văn Xác nhận “HỒN THÀNH”, phịng quan xử lý cơng hồn thành chun viên “Hoàn thành” việc ý kiến đạo) (cơ quan Tiến hành xác nhận ban hành hoàn thành Chuyên viên theo dõi YKCĐ văn đạo) Giao diện ý bước chuyên viên thực trình dự thảo: TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 266 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC 4.5 MỘT ý kiến đạo (công việc) cho NHIỀU văn Mô tả cách thao tác xử lý MỘT công việc ý kiến đạo văn đạo đến, với kết ban hành NHIỀU văn tương ứng Các bước thực hiện: Chức Điểm ý TT Vai trò Thao tác Văn thư Tiếp nhận văn Vào sổ văn Hệ thống sinh công việc ý kiến đạo tương ứng với văn đến Tên đến, vào sổ trình đến cơng việc “Số/Ký hiệu – Nội dung ý lãnh đạo kiến đạo” Trạng thái công việc lãnh đạo “Chưa thực hiện” Lãnh đạo Xem xét, giao phòng Chuyển xử Trạng thái công việc quan xử lý lý “Đang thực hiện”, phòng “Chưa thực hiện” Trưởng phòng Xem xét, giao chuyên Chuyển xử Trạng thái công việc viên xử lý lý quan, phòng “Đang thực hiện”, chuyên viên “Chưa thực hiện” Chuyên viên Xem xét, tiến hành xử Xử lý – Lập Trạng thái công việc lý theo hướng lập dự dự thảo quan, phòng, chuyên viên thảo “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Đang dự thảo” Chuyên viên Trình dự thảo trưởng phòng, chọn trạng thái việc “Đang hiện” (xem hình dưới) đến Trình với thảo cơng thực dự Trạng thái cơng việc quan, phịng chuyên viên “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” Trưởng phòng Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc duyệt dự thảo trình ban hành quan, phịng chuyên viên lãnh đạo “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Chờ phê duyệt” Lãnh đạo Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc duyệt chuyển văn thư ban hành quan, phòng chuyên viên ban hành “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Chờ ban hành” Văn thư Tiếp nhận xem xét, Vào sổ văn Trạng thái công việc quan vào sổ phát hành “CHỜ XÁC NHẬN”, phòng chuyên viên “Đang thực hiện” Trạng thái dự thảo: “Đã ban hành” TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 267 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành Chuyên viên 10 Chuyên viên theo dõi YKCĐ Tiếp tục xử lý cơng Xử lý việc thực hiện, tiếp tục lập dự thảo trình với bước Hay xử lý cơng việc cách báo cáo với trạng thái “Hoàn thành” HueCIT-eDOC Trạng thái công việc quan “CHỜ XÁC NHẬN” Trạng thái phòng, chuyên viên “Hoàn thành” xử lý chuyên viên chọn trạng thái “Hoàn thành”, ngược lại bước Trạng thái dự thảo (nếu có): “Chờ phê duyệt” Xem xét báo cáo liên Theo dõi – Trạng thái công việc quan quan (văn Xác nhận “HỒN THÀNH”, phịng quan xử lý cơng hồn thành chun viên “Hồn thành” việc ý kiến đạo) (cơ quan Tiến hành xác nhận ban hành hoàn thành văn đạo) Giao diện ý bước chuyên viên thực trình dự thảo: TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 268 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC 4.6 NHIỀU ý kiến đạo (công việc) VB đạo cho MỘT văn Mô tả cách thao tác xử lý NHIỀU công việc ý kiến đạo văn đạo đến, với kết ban hành MỘT văn tương ứng Các bước thực hiện: Chức Điểm ý TT Vai trò Thao tác Văn thư Tiếp nhận văn Vào sổ văn Hệ thống sinh NHIỀU công việc ý kiến đạo tương ứng với văn đến, vào sổ trình đến đến Tên công việc “Số/Ký hiệu – lãnh đạo Nội dung ý kiến đạo” Trạng thái công việc lãnh đạo “Chưa thực hiện” Lãnh đạo Xem xét, giao phịng Chuyển xử Trạng thái cơng việc quan xử lý lý “Đang thực hiện”, phòng “Chưa thực hiện” Trưởng phòng Xem xét, giao chuyên Chuyển xử Trạng thái công việc viên xử lý lý quan, phòng “Đang thực hiện”, chuyên viên “Chưa thực hiện” Chuyên viên Xem xét, tiến hành xử Xử lý – Lập Trạng thái công việc lý theo hướng lập dự dự thảo quan, phòng, chuyên viên thảo “Đang thực hiện” Tại giao diện lập dự Trạng thái dự thảo “Đang dự thảo, trường “Báo thảo” cáo cho YKCĐ” chọn ý kiến đạo liên quan giao xử lý (xem hình dưới) Chuyên viên Trình dự thảo đến Trình trưởng phịng, với thảo chọn trạng thái cơng việc “Hồn thành” Trưởng phịng Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc quan duyệt dự thảo trình ban hành “Đang thực hiện”, phịng lãnh đạo chun viên “Hồn thành” Trạng thái dự thảo “Chờ phê duyệt” Lãnh đạo Xem xét dự thảo, Xin ý kiến Trạng thái công việc quan duyệt chuyển văn thư ban hành “Đang thực hiện”, phòng ban hành chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo “Chờ ban hành” dự Trạng thái công việc quan “Đang thực hiện”, phòng chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo “Chờ phê duyệt” TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 269 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành Văn thư Chuyên viên theo dõi YKCĐ HueCIT-eDOC Tiếp nhận xem xét, Vào sổ văn Trạng thái công việc quan vào sổ phát hành “CHỜ XÁC NHẬN”, phòng chuyên viên “Hoàn thành” Trạng thái dự thảo “Đã ban hành” Các công việc ý kiến đạo liên quan đóng hồn thành Trạng thái quan “CHỜ XÁC NHẬN”, phòng chuyên viên “Hoàn thành” Xem xét báo cáo liên Theo dõi – Trạng thái công việc quan quan (văn Xác nhận “HỒN THÀNH”, phịng quan xử lý cơng hồn thành chun viên “Hoàn thành” việc ý kiến đạo) (cơ quan Tiến hành xác nhận ban hành hoàn thành văn đạo) Giao diện ý bước chuyên viên thực trình dự thảo: TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 270 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ) Bảng mô tả số trường hợp hỏi vướng mắc thường gặp sử dụng phần mềm, câu hỏi phân loại theo nhóm: cơng việc, văn đến văn # Câu hỏi Về công việc Khi công việc ý kiến đạo chuyên viên theo dõi trả lại, quay chỗ nào? Cơng việc có người giao người xử lý rồi, tài khoản người xử lý không thấy? Hướng dẫn Công việc chuyển xử lý cho phịng, quản lý phịng khơng thấy để xử lý? Quản lý phịng khơng thấy liệu tổ chức hành nhập chưa đúng, chưa định quản lý phòng danh sách lãnh đạo phịng Vì số liệu thống kê tình hình xử lý cơng việc văn bản, cơng việc ý kiến đạo không với thực tế? Để tăng tính hiệu hệ thống, nên số liệu thống kê tính tốn đưa vào bảng liệu riêng Bảng liệu định chu kỳ để thực tính toan, khơng phải thời gian thực, nên số liệu theo thời gian thực khơng khớp với thực tế Thời g Thời gian tính lại số liệu thống kê: Từ 20h đến 7h30 sáng hàng ngày (Chủ nhật thực ngày) Để lấy số liệu theo thời gian thực, thực làm liệu biểu tượng cuối hàng tương ứng Vì số liệu thống kê cấp khơng số liệu cấp cộng lại? Ở mức nào, cá nhân có số liệu mức đó, cá nhân Tức giao đối tượng tính đối tượng Khơng phải giao cho trưởng phịng tính việc cho phịng Một số lý dẫn đến lệch số liệu hàng cha hàng con: - Công việc giao cho nhiều đối tượng xử lý (đơn vị trực thuộc, phòng ban, cá nhân) - Công việc giao thẳng đến cá nhân mà không qua phịng ban - Cơng việc xử lý hồn thành cấp dưới, cấp chưa hoàn thành, cấp giao việc có mốc khác Ở giao việc quan xử lý, thường giao việc lãnh đạo giao Lúc vai trị xử lý vào thực tiếp tục Nếu cơng việc trạng thái tham mưu/đề xuất, cơng việc chưa thức đến vai tham gia xử lý Cần phải có phê duyệt người giao Những công việc thường xuất Văn thư vào sổ trình có chọn gợi ý, hay người nhận văn trình từ văn thư, thực giao việc có chọn đề xuất TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 271 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành Nhận văn bản, qua nghiên cứu thấy cần nhận để biết thơi, giao việc lại bắt phải có văn trả lời Giờ có cách để xử lý khơng có văn khơng? Hiện cấp phó thấy toàn văn đến quan cấp trưởng phải ko? HueCIT-eDOC Khi tiếp nhận công việc văn này, nghiên cứu đã, chưa phải xử lý, sau trao đổi với người giao việc để người giao việc chỉnh sửa lại giao việc cho phù hợp Tùy theo giao việc Nếu giao cho CƠ QUAN (được nhập liệu bảng Cơ quan) có thủ trưởng thấy, cịn giao cho PHỊNG (được nhập liệu bảng Phịng) tất quản lý PHỊNG thấy Cách trả kết Để trả kết cho công việc cách, đặc biệt công việc ý kiến công việc ý kiến đạo Chuyên viên xử lý phải đạo cho cách? thực lập dự thảo văn từ cơng việc giao, sau trình dự thảo, cấp phê duyệt văn thư vào sổ phát hành Tuyệt đối không thực lập dự thảo văn độc lập Về văn đến Văn đến nhận để biết, chọn xem rồi, khơng đánh dấu/ghi nhận xem? 10 Có trường hợp văn tự vào sổ khơng? Văn thư nói không vào sổ nơi lại thấy vào sổ 11 Các văn đến chưa vào sổ, bị cảnh báo trùng, có phải tiến hành trộn khơng? Để đánh dấu/ghi nhận xem, phải thực tải xuống file đính kèm văn Có, trường hợp lãnh đạo cấp giao công việc trực tiếp hệ thống (không qua đường văn bản), vào cấu hình sổ xử lý hồ sơ cơng việc văn thư mặc định để hệ thống tự động vào sổ Chú ý, cuối nội dung trích yếu có bổ sung dấu hiệu [giao tham mưu] Bản chất việc báo trùng có văn đến vào sổ (tính trùng vào tập khóa {Cơ quan ban hành, năm hành, số ký hiệu, quan nhận}) Văn trùng vào sổ văn giấy trước, văn điện tử đến; có văn điện tử cập nhật (theo nghiệp vụ cập nhật văn bản) Đối với văn cập nhật phải tiến hành trộn, quan gửi có cập nhật văn Đối với văn điện tử đến trùng với văn giấy vào sổ, nên tiến hành trộn, thao tác trộn lấy thức thơng tin văn điện tử, file đính kèm có ký số, giữ file đính kèm số hóa từ văn giấy TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 272 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành 12 Phiếu xử lý văn đến có tiêu đề bảng vai trị xử lý không phù hợp với quan Muốn thay đổi tiêu đề cột có khơng? Về văn 13 Văn dự thảo trình/chuyển lên quản lý/lãnh đạo/văn thư Khi bị yêu cầu làm lại lại đâu? 14 Văn ban hành rồi, có cho phép sửa ngày ban hành không? HueCIT-eDOC Được! Thực thay đổi chức cấu hình người đại diện nhận văn bản, có vùng thơng tin “Thơng tin cấu hình nhãn form In phiếu xử lý văn bản” Chú ý có hai đối tượng “Cơng việc” “Văn dự thảo” Khi bị u cầu làm lại thì: cơng việc trở trạng thái “Đang thực hiện” văn dự thảo trở trạng thái “Yêu cầu làm lại” người soạn thảo Một văn ban hành rồi, không cho phép chỉnh sửa thông tin Để cập nhật số thông tin, phải thực chức “Cập nhật văn bản” Trong cập nhật văn với tùy chọn cập nhật nội dung, trường thông tin sau không cho phép sửa: “Cơ quan ban hành”, “Loại phản hồi văn bản”, “Sổ văn bản”, “Ký hiệu văn bản” (các yếu tố ảnh hưởng SỐ KÝ HIỆU), “Ngày ban hành” Chú ý, văn phát hành nội (khơng có quan nhận bên ngồi), chỉnh sửa thơng tin văn Chú ý, quan UBND tỉnh, văn vào sổ chưa phát hành (gửi qua mạng), chỉnh sửa thông tin văn Để đánh dấu/ghi nhận đọc, phải thực tải xuống file đính kèm văn 15 Văn phát hành liên quan, chọn xem rồi, không đánh dấu/ghi nhận đọc? 16 Văn phát hành rồi, Văn vào sổ phát hành rồi, cho phép ký quên thực ký số, số file chưa ký số Văn thư chọn danh để ký số? sách văn vào sổ, chọn văn liên quan, bên vùng phải thông tin chi tiết, file chưa ký số có nút lệnh ký số bên cạnh, văn thư kích chọn nút lệnh ký số bình thường Chú ý, su ký số thành công, file văn cập nhật cho quan nhận, quan ngồi hệ thống (ví dụ quan bộ) không nhận cập nhật việc ký số bổ sung TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 273 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành 17 Thực lấy lại văn phát hành, đơn vị nhận có cịn xuất khơng? HueCIT-eDOC Nếu quan nhận chưa vào sổ, hệ thống lấy lại quan nhận không thấy Nếu quan nhạn vào sổ, nên hình thành cơng việc để xử lý tương ứng Lúc cần có xác nhận cho phép lấy lại từ văn thư đơn vị nhận hay khơng: Nếu khơng cho phép lấy lại, phía quan nhận xử lý bình thường Nếu cho phép lấy lại, liệu văn đến quan nhận khơng cịn (khơng thấy), cơng việc liên quan tiếp tục xử lý bình thường theo nghiệp vụ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 274 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC LIÊN HỆ PHẢN ÁNH, GÓP Ý Trong trình sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành, gặp phải lỗi xảy ra, hay có phản án góp ý phần mềm, xin vui lòng ghi lại nội dung liên hệ phản ánh đến đơn vị, để đơn vị kịp thời ghi nhận hỗ trợ khắc phục 6.1 Tạo lập cố Cách đơn giản để ghi lại lỗi xảy mô tả rõ ràng thao tác thực dẫn đến lỗi xảy ghi lại nội dung lỗi Hoặc nhấn phím “Print Screen” để copy hình ảnh lỗi paste vào mục nội dung lỗi (theo mẫu đây) Mẫu mô tả cố (Ví dụ): Thơng tin Nội dung Tóm tắt Thông báo "Lỗi: Cannot insert the value NULL into column 'MaCoQuanGui', table 'QLVB_DHTN.dbo.QLVB_VanBanDen'; " Mô tả Khi vào sổ quan ban hành ngồi hệ thống, thơng báo "Lỗi: Cannot insert the value NULL into column 'MaCoQuanGui', table 'QLVB_DHTN.dbo.QLVB_ VanBanDen'; column does not allow nulls INSERT fails." Mở thêm văn đến Vào liệu cho trường, quan ban hành quan ngồi hệ thống, cập nhật thơng qua textbox Kích “Vào sổ” => Thơng báo "Lỗi: Cannot insert the value NULL into column 'MaCoQuanGui', table 'QLVB_DHTN.dbo.QLVB_ VanBanDen'; column does not allow nulls INSERT fails." Bước thực Hình ảnh 6.2 Thơng tin liên hệ phản ánh, góp ý Sau tạo lập cố, liên hệ phản ánh đến nhân viên kỹ thuật hay phận chăm sóc để tiến hành xử lý TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 275 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn Điều hành HueCIT-eDOC a Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh Thừa Thiên Huế o Địa chỉ: o Số điện thoại: o Thư điện tử: Lê Lợi, thành phố Huế 0234.3849499 support@huecit.vn b Cổng thông tin điện tử – Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế o Địa chỉ: o Số điện thoại: o Thư điện tử: 16 Lê Lợi, thành phố Huế 0234.3833628 ndphong.ubnd@thuathienhue.gov.vn TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: Lê Lợi, thành phố Huế Website: www.huecit.vn Điện thoại: (0234).3823650 276