TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Dành cho chuyên viên)

BỘ TƯ PHÁP  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Dành cho chuyên viên) Hà Nội - 2020 Mục lục I.GIỚI THIỆU CHUNG II.CÁC QUY TRÌNH XỬ LÝ 1.Quy trình xử lý văn đến 2.Quy trình xử lý dự thảo/phiếu trình 1.1 Quy trình xử lý dự thảo đơn vị 1.2 Quy trình xử lý dự thảo/phiếu trình cấp Bộ .5 III.CÁC THAO TÁC CHUNG .6 1.Đăng nhập/ đăng xuất hệ thống 1.3 Đăng nhập 1.4 Đăng xuất 2.Các thao tác thực chung .7 1.5 Sửa .7 1.6 Xem chi tiết .7 1.7 Xóa 1.8 Tìm kiếm, Lọc IV.CÁC CHỨC NĂNG TIỆN ÍCH 1.Bàn làm việc 2.Xử lý văn đến .10 1.9 Luồng xử lý văn đến Phòng .10 1.10 Xử lý văn đến 11 Xử lý dự thảo 12 1.11 Luồng xử lý văn dự thảo 12 1.12 Tạo dự thảo 13 1.13 Trình tiếp văn dự thảo .15 1.14 Thu hồi DT 16 Xử lý phiếu trình 17 1.15 Luồng xử lý phiếu trình 17 1.16 Tạo phiếu trình .17 Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp 1.17 Thu hồi phiếu trình 19 Sử dụng chữ ký số 20 3.Thực công việc không xuất phát từ văn 21 1.18 Trưởng/ phó phịng giao việc cho chuyên viên .21 1.19 Chuyên viên xử lý công việc không xuất phát từ văn 23 Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp I GIỚI THIỆU CHUNG Thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước; đồng thời hỗ trợ quan/ đơn vị quản lý công việc kịp thời hiệu trình làm việc Phần mềm Quản lý văn xây dựng nhằm tạo môi trường làm việc chung, thống tất đơn vị/cá nhân thuộc Bộ (bao gồm Lãnh đạo đơn vị, Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính, Lãnh đạo phịng/ban/trung tâm chun viên đơn vị) cơng tác tiếp nhận, phân phối, đạo, điều hành, quản lý, trao đổi xử lý văn mơi trường mạng II CÁC QUY TRÌNH XỬ LÝ Dưới hình ảnh minh họa luồng tiếp nhận văn đến đơn vị: - Văn bắt đầu tiếp nhận từ văn thư (vào sổ văn bản); - Và tiếp tục phân công/phân phối văn đến phòng/ban/chuyên viên kèm theo ý kiến đạo (nếu có) cấp lãnh đạo đơn vị/lãnh đạo phịng - Ngồi ra, cấp lãnh đạo trực tiếp xử lý văn chuyên viên Quy trình xử lý văn đến Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp Quy trình xử lý dự thảo/phiếu trình Dưới đây, hình ảnh minh họa luồng trình Phiếu trình Dự thảo phần mềm: - - - Phiếu trình/văn dự thảo người tạo trình lên cấp lãnh đạo cao (lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị…và lãnh đạo Bộ trường hợp cần thiết); Tại cấp lãnh đạo nhận văn cho ý kiến, trả lại, ký số tiếp tục trình tiếp lên cấp lãnh đạo cao Sau Phiếu trình/dự thảo lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký số tùy vào phạm vi ban hành văn văn thư đơn vị văn thư Bộ nhận được; Văn thư tiếp tục thực bước vào sổ văn để quản lý, trước ban hành thực ban hành đường điện tử 1.1 Quy trình xử lý dự thảo đơn vị 1.2 Quy trình xử lý dự thảo/phiếu trình cấp Bộ Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp III CÁC THAO TÁC CHUNG Đăng nhập/ đăng xuất hệ thống 1.3 Đăng nhập - Người dùng sử dụng tài khoản email mật cấp để truy cập sử dụng chức phần mềm - Để đăng nhập phần mềm, người dùng thực bước sau:  Bước 1: Mở trình duyệt Chrome FireFox máy tính, nhập địa http://qlvb.moj.gov.vn vào địa  Bước 2: Hiển thị hình đăng nhập để người dùng nhập tên đăng nhập mật Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Nhấn Đăng nhập  Chương trình hiển thị hình làm việc tương ứng với vai trò tài khoản đăng nhập 1.4 Đăng xuất - Để kết thúc trình làm việc hệ thống thoát khỏi tài khoản sử dụng để đăng nhập tài khoản khác, người dùng cần click chọn chức Đăng nhập lại/ Đăng xuất (ở góc bên phải hình): Các thao tác thực chung 1.5 Sửa  Để tiến hành sửa ghi, thực theo bước sau:  Bước 1: Trên danh sách, chọn đối tượng cần sửa, click vào nút Sửa  Bước 2: Form Sửa thông tin hiển thị, người dùng thực cập nhật thơng tin cần sửa, lưu ý trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 3: Chọn Cập nhật Cập nhật & Gửi - để lưu thơng tin sửa đổi, Đóng - Thực đóng form 1.6 Xem chi tiết  Để tiến hành xem thơng tin đối tượng bất kỳ, kích đúp vào dịng có chứa đối tượng Màn hình xem chi tiết đối tượng hiển thị 1.7 Xóa  Để tiến hành xóa đối tượng, thực theo bước sau:  Bước 1: Trên danh sách, chọn đối tượng cần xóa, kích nút Xóa  Bước 2: Trên thơng báo xác nhận xóa, chọn Tiếp tục để xóa đối tượng khỏi hệ thống chọn Hủy để hủy bỏ thao tác xóa 1.8 Tìm kiếm, Lọc Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Tìm kiếm bản: Thực tìm kiếm theo số tiêu chí như: Năm, tìm kiếm nhanh, số đến, số ký hiệu, cần thực hiện:  Bước 1: Trên danh sách, nhập vào điều kiện tìm kiếm khu vực tìm kiếm đầu danh sách (điều kiện thay đổi tương ứng với danh sách chọn)  Bước 2: Nhập điều kiện tìm kiếm, ấn Enter, chương trình hiển thị danh sách kết tương ứng danh sách bên  Tìm kiếm nâng cao: Để tiến hành tìm kiếm, lọc đối tượng theo tiêu chí, cần thực hiện:  Bước 1: Trên danh sách, kích link Tìm kiếm  Bước 2: Màn hình tìm kiếm hiển thị tiêu chí tìm kiếm tương ứng với danh sách làm việc  Bước 3: Lựa chọn tiêu chí muốn tìm bấm nút :Tìm kiếm” để thực  Bước 4: Chương trình hiển thị danh sách kết tương ứng IV CÁC CHỨC NĂNG TIỆN ÍCH Bàn làm việc a) Mục đích: Chức xây dựng với mục đích thống kê danh sách công việc cá nhân theo trạng thái (đã, chưa xử lý) b) Các bước thực hiện:  Bước 1: Click chọn chức Bàn làm việc, hình hiển thị danh sách công việc cần giải Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Giải thích ý nghĩa mục chức Bàn làm việc: Chức Tên danh sách Văn đến Xem để biết Các cán nhận văn xem để biết Văn chưa xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn cấp giao chưa xử lý Văn bản phối hợp xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn cấp giao phối hợp xử lý Văn giao, chưa xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn giao cho cán cấp dưới, cán chưa xử lý Văn giao, xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn giao cho cán cấp dưới, cán xử lý Văn theo dõi Danh sách văn người dùng có quyền theo dõi Văn hạn Danh sách công việc xuất phát từ văn cấp giao hạn xử lý Văn xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn cấp giao xử lý Văn phối hợp xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn cấp giao phối hợp xử lý Văn giao, xử lý Danh sách công việc xuất phát từ văn giao cho cán xử lý, cán xử lý Văn Mô tả Văn xem Danh sách văn xem để biết để biết Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp Văn theo dõi hồi báo Văn dự thảo Phiếu trình Danh sách văn theo dõi hồi báo Văn dự Danh sách văn dự thảo soạn/ xin ý kiến thảo soạn/ Hiển thị với Người soạn, người danh sách Xin ý kiến xin ý kiến, phê duyệt Văn dự thảo làm lại Danh sách dự thảo bị người phê duyệt người ký từ chối Văn dự thảo trình ký duyệt Danh sách văn dự thảo trình ký duyệt Văn dự thảo phê duyệt, ký Danh sách văn dự thảo phê duyệt, ký Phiếu trình soạn thảo Danh sách phiếu trình soạn thảo Phiếu trình xin ý kiến Danh sách phiếu trình xin ý kiến Phiếu trình bị trả Danh sách phiếu trình bị người duyệt trả Xử lý văn đến 1.9 Luồng xử lý văn đến Phịng PHỊNGPHĨ TRƯỞNG PHỊNG VAI TRỊ LÃNH ĐẠO Các quy xử lý trình CHUN VIÊN Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp CHỨC NĂNG PHÂN CÔNG VĂN BẢN ĐẾN 1.10.Xử lý văn đến  Bước 1: Trên bàn làm việc kích chọn danh sách Văn chưa xử lý  Bước 2: Trên danh sách văn kích đúp vào trích yếu văn để xem nội dung chi tiết văn  Bước 3: Lựa chọn thao tác xử lý tương ứng o Cho ý kiến: Nhập ý kiến cho công việc Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp o Dự thảo: Tạo dự thảo cho công việc o Phiếu trình: Tạo phiếu trình cho cơng việc o Kết thúc: Kết thúc cơng việc, cơng việc chuyển trạng thái hoàn thành  Lưu ý: Đối với trưởng phịng/phó phịng thực giao việc cho chuyên viên sau: Xử lý dự thảo 1.11 Luồng xử lý văn dự thảo PHỊNGPHĨ TRƯỞNG PHỊNG VAI TRỊ Các quy trình CHUN VIÊN Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp CHỨC NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN DỰ THẢO 1.12.Tạo dự thảo  Bước 1: Trường hợp tạo dự thảo không xuất phát từ công việc : Vào menu ngang Dự thảo – phiếu trình  Chọn chức thuộc menu Dự thảo  Thêm Trường hợp tạo dự thảo không xuất phát từ công việc: Trên hình chi tiết cơng việc click nút Dự thảo Màn hình Thêm dự thảo hiển thị sau: Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 2: Nhập đầy đủ thơng tin, trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập Lưu ý với trường thông tin sau: • Tích chọn Dự thảo Bộ phát hành: để phát hành văn từ Bộ • Tích chọn Dự thảo Đơn vị phát hành: để phát hành văn từ đơn vị/phịng ban tạo dự thảo • Tích “DT phê duyệt”: trường hợp dự thảo duyệt , cần trình ký • Cây đơn vị cột bên trái thể phạm vi mà người dùng trình gửi Chọn Đơn vị/phịng ban, cột danh sách cán hiển thị cán đơn vị/phong ban tương ứng  Bước 3: Chọn icon Chọn ( ) tương ứng với người muốn trình gửi, tìm theo tên cán chức Tìm nhanh: • Tích chọn vào PD/TT:Người chọn cho ý kiến, phê duyệt, trình tiếp VB dự thảo • Tích chọn vào NK: Là cán trực tiếp Ký duyệt văn dự thảo • Trường hợp khơng tích PD/TT hay NK người chọn quyền cho ý kiến dự thảo • Icon Xóa tên cột: Để bỏ chọn tất cán chọn • Icon Xóa tương ứng với cán bộ: Để loại cán khỏi danh sách chọn • Bắt buộc phải nhập file đính kèm cho phép Cập nhật/ Xin ý kiến dự thảo Trình ký  Bước 4: Tùy thuộc vào danh sách PD/TT hay NK chọn chương trình hiển thị nút tương ứng • Khi chọn PD/TT hiển thị nút Cập nhật/ Ý kiến xin dự thảo : để chuyển văn dự thảo lên cán Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp duyệt, cho ý kiến, trạng thái văn chuyển sang “Văn dự thảo Đang soạn thảo/ Xin ý kiến” • Khi chọn NK hiển thị nút Trình ký : cho phép chuyển văn cho cán trình ký ln, khơng cần qua phê duyệt, trạng thái văn chuyển sang “Văn dự thảo Đang trình ký”  Lưu ý: Thơng tin thêm thành công hiển thị danh sách tương ứng với mục trạng thái dự thảo Đang soạn thảo/ xin ý kiến; Đang trình ký; Đang làm lại; Đã phê duyêt; Đã ký; Đã chuyển phát hành 1.13.Trình tiếp văn dự thảo  Bước 1: Trên bàn làm việc kích chọn danh sách sách Văn dự thảo soạn thảo/ xin ý kiến  Bước 2: Trên danh sách văn dự thảo kích chọn văn dự thảo cần xử lý Màn hình chi tiết dự thảo hiển thị  Bước 3: Chọn nút Trình tiếp để trình tiếp dự thảo Trên hình trình tiếp, chọn lãnh đạo để trình tiếp Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Lưu ý: PD/TT người trình xin ý kiến dự thảo; NK: người trình ký dự thảo 1.14.Thu hồi DT  Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống với tài khoản có quyền thu hồi văn dự thảo (người soạn dự thảo người trình gửi/ trình ký dự thảo)  Bước 2: Vào chức Dự thảo – Phiếu trình  Tại mục Văn dự thảo, chọn văn Đang soạn thảo/ Xin ý kiến văn Đang trình ký, click tiêu đề văn để xem chi tiết:  Bước 3: Chọn chức Thu hồi DT thơng báo xác nhận, chọn • Tiếp tục: Đồng ý thu hồi dự thảo • Hủy:Hủy bỏ việc thu hồi dự thảo Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp Lưu ý: Phiếu trình thu hồi thành cơng người bị thu hồi phiếu trình Xác nhận thu hồi dự thảo Xử lý phiếu trình 1.15.Luồng xử lý phiếu trình PHĨ PHỊNG VIÊNCHUN VAI TRỊ PHỊNGTRƯỞNG Các quy trình CHỨC NĂNG XỬ LÝ PHIẾU TRÌNH 1.16.Tạo phiếu trình  Bước 1: Trường hợp tạo phiếu trình khơng xuất phát từ công việc : Vào menu ngang Dự thảo – phiếu trình  Chọn nút Thêm phiếu trình Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp Trường hợp tạo phiếu trình khơng xuất phát từ cơng việc: Trên hình chi tiết cơng việc click nút Phiếu trình Màn hình thêm Phiếu trình hiển thị Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 2: Nhập đầy đủ thơng tin, trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 3: Cán tiến hành chọn icon Chọn ( ) tương ứng với người muốn trình gửi, tìm theo tên cán chức Tìm nhanh: Lưu ý: • Tích chọn vào ND: Cán có quyền Duyệt tờ trình • Trường hợp khơng tích ND người chọn quyền cho ý kiến phiếu trình • Icon Xóa tên cột: Để bỏ chọn tất cán chọn • Icon Xóa tương ứng với cán bộ: Để loại cán khỏi danh sách chọn  Bước 4: Người dùng chọn: • Trình: Trường hợp cán muốn trình/ xin ý kiến cán lãnh đạo, trạng thái chuyển thành “Đang xin ý kiến” • Lưu nháp: Để lưu thơng tin phiếu trình vừa chọn, trạng thái chuyển thành “Đang soạn thảo” Trường hợp cán muốn trình lại phiếu trình vừa thêm, chọn xem chi tiết phiếu trình  Chọn “Trình” 1.17.Thu hồi phiếu trình Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 1: Vào chức Dự thảo – phiếu trình  mục Phiếu trình, chọn phiếu trình Đang xin ý kiến, click tiêu đề Phiếu trình để xem chi tiết  Bước 2: Chọn chức Thu hồi PT thông báo xác nhận: Màn hình hiển thị form • Tiếp tục: Đồng ý thu hồi phiếu trình • Đóng lại: hủy bỏ việc thu hồi phiếu trình Lưu ý: Phiếu trình thu hồi thành cơng người bị thu hồi phiếu trình Xác nhận thu hồi phiếu trình Sử dụng chữ ký số Để ký số dự thảo/ phiếu trình phần mềm thực theo thao tác sau:  Bước 1:Trên bàn làm việc kích chọn danh sách dự thảo/ phiếu trình cần xử lý  Bước 2: Kích chọn dự thảo/ phiếu trình cần ký số, hình chi tiết hiển thị Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Trên chi tiết dự thảo/ phiếu trình chọn nút Ký số  Bước 4: Đăng ký sử dụng token  Bước 5: Chọn vị trí ký, ký kích Hồn thành Sau hồn thành, hệ thống sinh file ký số với đuôi signed Thực công việc không xuất phát từ văn 1.18.Trưởng/ phó phịng giao việc cho chun viên Để tiến hành giao việc (các công việc không từ văn bản)  Bước 1: Đăng nhập thành công vào hệ thống, chọn Giao việc Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp Màn hình Thêm cơng việc hiển thị sau:  Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin, trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập Lưu ý với trường thơng tin: • Đơn vị/ cán nhận: Mặc định đơn vị/cán chọn đơn vị/cán phụ trách xử lý công việc Các đơn vị/ cán chọn đơn vị/ cán phối hợp xử lý  Bước 3: Lựa chọn chức Giao việc cần phản hồi Giao việc không cần phản hồi để lưu thông tin công việc giao việc đến cán giao việc  Lưu ý : Sau giao việc người giao việc thực Thu hồi công việc, hủy công việc kết thúc công việc Thực theo thao tác sau: • Bước 1: Đăng nhập hệ thống, chọn menu Quản lý cơng việc • Bước 2: Chọn danh sách Công việc giao, chưa xử lý Trên danh sách cơng việc kích chọn cơng việc cần xử lý • Bước 3: Lựa chọn thao tác xử lý công việc giao  Kết thúc : Cơng việc chuyển trạng thái hồn thành  Thu hồi cơng việc: Cơng việc khơng cịn danh sách công việc người giao ( thu hồi người nhận công việc chưa xử lý công việc) Hệ thống Quản lý văn điều hành – Bộ Tư pháp  Hủy công việc: Công việc khơng cịn danh sách cơng việc người giao 1.19.Chuyên viên xử lý công việc không xuất phát từ văn  Bước 1: Chọn Quản lý công việc >> Chọn danh sách công việc chưa xử lý  Bước 2: Trên danh sách Công việc chưa xử lý kích đúp vào tên cơng việc để xem nội dung chi tiết công việc  Bước 3: Lựa chọn thao tác xử lý tương ứng o Cho ý kiến: Nhập ý kiến cho công việc o Dự thảo: Tạo dự thảo cho công việc o Phiếu trình: Tạo phiếu trình cho cơng việc o Kết thúc: Kết thúc cơng việc, cơng việc chuyển trạng thái hoàn thành