TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

UBND THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU -*** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN Đông Triều 11/2020 MỤC LỤC A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG NÂNG CAO PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐI I Quản lý văn đến Quản lý văn II CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC Tạo hồ sơ Danh sách Hồ sơ Công việc Tìm kiếm Hồ sơ Cơng việc III CHỨC NĂNG PHIẾU TRÌNH Soạn thảo phiếu trình Đang gửi tham khảo 10 Đang trình thơng qua 12 Đang trình ký duyệt 14 10 Trình thơng qua, Trình ký duyệt 16 11 Đã có tham khảo, thông qua, ký duyệt 18 B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG USB TOKEN VÀ KÝ SỐ VĂN BẢN, TÀI LIỆU; HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ TRONG BAN HÀNH VĂN BẢN C HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CMC ENDPOINT SECURITY I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐI Quản lý văn đến - Đăng nhập địa Web: congchuc.quangninh.gov.vn - Chọn văn đến Sổ văn đến Xuất hình bao gồm tab Chờ xử lý, xử lý, văn đánh dấu - Tại hình chờ xử lý hiển thị văn chưa xử lý Hiển thị thông tin văn số đến, ngày chuyển đến, thông tin văn bản… - Tích biểu tượng ghim đính kèm để xem nội dung tệp đính kèm - Chọn kết thúc văn văn LĐ giao xử lý, không cần chuyển cho cán khác - Chọn chuyển văn cần chuyển cho cán khác - Có cách chuyển văn : Chọn hình bên Quản lý văn Vào văn  chọn Nhập văn dự thảo Xuất hình, nhập đầy đủ thơng tin văn cần phát hành Sau nhấn Ghi lại Hiện thơng báo thêm thành cơng Sau ấn Chuyển để chuyển cho LĐ phê duyệt II CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC Tạo hồ sơ - Chức cho phép người dùng tạo Hồ sơ Công việc, cập nhật nội dung, phân quyền thu thập văn vào Hồ sơ Công việc Bươc : Chọn Hồ sơ công việc Bước : Chọn Tạo hồ sơ công việc Bước : Nhập mã hồ sơ cơng việc ( để mã tự động ) Bước : Nhập tên hồ sơ công việc Bước 5: Ghi lại Để phân quyền xem, chỉnh lý HSCV Để xem thông tin văn HSCV Để xóa HSCV - Màn hình xem thơng tin văn hồ sơ công việc thu thập văn vào hồ sơ công việc - Thu thập Phiếu trình vào hồ sơ cơng việc Bươc : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập Bước : Chọn Phiếu trình Bước : Nhấn Phiếu Trình Bước : Chọn phiếu trình cần thu thập Bước 5: Chấp nhận - Thu thập Văn đến vào hồ sơ công việc Bươc : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập Bước : Chọn văn đến Bước : Nhấn Thu thập Bước : Chọn văn cần thu thập Bước 5: Chấp nhận - Thu thập Văn vào hồ sơ công việc Bươc : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập Bước : Chọn văn Bước : Nhấn Thu thập Bước : Chọn văn cần thu thập Bước 5: Chấp nhận - Thu thập Văn nội vào hồ sơ công việc Bươc : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập Bước : Chọn văn nội Bước : Nhấn Thu thập Bước : Chọn văn cần thu thập Bước 5: Chấp nhận - Thu thập Văn khác vào hồ sơ cơng việc ( tải văn từ máy tính vào HSCV) Bươc : Chọn Hồ sơ công việc cần thu thập Bước : Chọn văn khác Bước : Nhấn Thu thập Bước : Phập số văn Bước 5: Chọn tệp nội dung Bước 6: Nhập Trích yếu Bước 7: Ghi lại Danh sách Hồ sơ Công việc Chức cho phép người dùng cập nhật xem thông tin Hồ sơ Công việc Tìm kiếm Hồ sơ Cơng việc Chức cho phép người dùng cập nhật xem thông tin Hồ sơ Cơng việc III CHỨC NĂNG PHIẾU TRÌNH Soạn thảo phiếu trình Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình Bước 2: Chọn Soạn thảo phiếu trình Bước 3: Chọn Khi hình hiển thị sau Bước 4: Nhập thông tin phiếu trình Kính gửi: Người dùng bấm vào nút để thêm cán cần chuyển phiếu trình, hệ thống lên hình để chọn cán Sau chọn xong tên cán cần chuyển bấm nút để kết thúc việc chọn người luân chuyển Văn dự thảo/ Văn đến/ Văn ban hành/ Hồ sơ cơng việc: Bấm hình dấu tạo để liên kết văn bản, hồ sơ đến với phiếu trình Chọn văn hồ sơ bấm Nhấn nút để đính kèm tệp nội dung mềm văn liên quan đến phiếu trình  Bước 5: Nhấn nút để lưu thơng tin phiếu trình Sau lưu thơng tin thành cơng hình xuất thêm số nút chức hình sau: Xem trình xử lý phiếu trình cách bấm vào biểu tượng Đang gửi tham khảo - Để thao tác chức Đang gửi tham khảo, người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình  Bước 2: Chọn mục Đang gửi tham khảo, hệ thống hiển thị lên sau: Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng nhập thơng tin Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau bấm nút  Bước 3: Để thao tác với phiếu trình gửi tham khảo, người dùng bấm hai lần chuột vào dịng thơng tin phiếu trình, sau hệ thống lên sau: - Phần “Thơng tin phiếu trình”: người dùng xem thơng tin phiếu trình - Để xem thơng tin chi tiết Văn dự thảo, Văn đến, Văn ban hành, Hồ sơ công việc, người dùng bấm vào dịng thơng tin tương ứng Sau hệ thống hiển thị chi tiết văn Phần “Thơng tin ý kiến xử lý” để người dùng nhập thơng tin ý kiến cá nhân, đính kèm tệp nội dung chọn người để luân chuyển phiếu trình  Bước 4: Để chỉnh sửa phiếu trình, người dùng bấm vào nút Sau hệ thống hiển thị lại hình thơng tin chi tiết để sửa phiếu trình  Bước 5: Để luân chuyển phiếu trình, người dùng chọn Người nhận bấm nút , , gửi xong hệ thống hiển thị thơng báo Sau Đang trình thơng qua Để thao tác chức Đang trình thơng qua, người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình  Bước 2: Chọn mục Đang trình thơng qua, hệ thống hiển thị lên sau: Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng nhập thơng tin Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau bấm nút  Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào dịng thơng tin phiếu trình, sau hệ thống lên sau: Phần “Thơng tin phiếu trình”: người dùng xem thơng tin phiếu trình Để xem thông tin chi tiết Văn dự thảo, Văn đến, Văn ban hành, Hồ sơ cơng việc, người dùng bấm vào dịng thơng tin tương ứng Sau hệ thống hiển thị chi tiết văn Phần “Thơng tin ý kiến xử lý”, người dùng xem ý kiến, ngày chuyển thời gian đóng góp vấn đề trình Để xem trình xử lý phiếu trình, người dùng bấm vào biểu tượng , hệ thống lên hình hiển thị sau:  Bước 4: Người dùng bấm vào nút trình, hệ thống hiển thị thông báo , để thu hồi lại phiếu Đang trình ký duyệt - Để thao tác chức Đang trình ký duyệt, người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Lập phiếu trình  Bước 2: Chọn mục Đang trình ký duyệt, hệ thống hiển thị lên sau: Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng nhập thơng tin Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau bấm nút  Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào dịng thơng tin phiếu trình, sau hệ thống lên sau: - Phần “Thơng tin phiếu trình”: người dùng xem thơng tin phiếu trình - Để xem thông tin chi tiết Văn dự thảo, Văn đến, Văn ban hành, Hồ sơ cơng việc, người dùng bấm vào dịng thơng tin tương ứng Sau hệ thống hiển thị chi tiết văn Phần “Thơng tin ý kiến xử lý”, người dùng xem ý kiến, ngày chuyển thời gian đóng góp vấn đề trình Để xem trình xử lý phiếu trình, người dùng bấm vào biểu tượng , hệ thống lên hình hiển thị sau: Trình thơng qua, Trình ký duyệt - Để thao tác chức Trình thơng qua, Trình ký duyệt, người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Xử lý phiếu trình  Bước 2: Chọn mục Trình thơng qua, trình ký duyệt, hệ thống hiển thị lên sau: Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng nhập thơng tin Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau bấm nút  Bước 3: Để thao tác với phiếu trình, người dùng bấm hai lần chuột vào dịng thơng tin phiếu trình, sau hệ thống lên sau: Phần “Thơng tin phiếu trình”: người dùng xem thơng tin phiếu trình Phần “Thơng tin ý kiến xử lý”, người dùng xem chi tiết ý kiến, nhập thông tin, tài liệu cá nhân liên quan đến phiếu trình Để xem trình xử lý phiếu trình, người dùng bấm vào biểu tượng , hệ thống lên hình hiển thị sau:  Bước 4: Người dùng bấm vào nút trình Người dùng bấm vào nút , để thông qua phiếu , để khơng thơng qua phiếu trình Đã có tham khảo, thông qua, ký duyệt - Cho phép người dùng tìm kiếm phiếu trình, xem trình xử lý, gửi ý kiến, phê duyệt khơng phê duyệt - Để thao tác chức Đã có tham khảo/thông qua/ký duyệt, người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn mục Phiếu trình/ Theo dõi cá nhân  Bước 2: Chọn mục Đã có tham khảo/thơng qua/ký duyệt, hệ thống hiển thị lên sau: Tìm kiếm: Để tìm kiếm phiếu trình, người dùng nhập thơng tin Mã PT, Ngày lập, Nội dung trình Sau bấm nút  Bước 3: Để thao tác với phiếu trình có tham khảo, người dùng bấm hai lần chuột vào dịng thơng tin phiếu trình, sau hệ thống lên sau: Phần “Thơng tin phiếu trình”: người dùng xem thơng tin phiếu trình Phần “Thơng tin ý kiến xử lý”, người dùng xem chi tiết ý kiến, nhập thơng tin, tài liệu cá nhân liên quan đến phiếu trình Để xem trình xử lý phiếu trình, người dùng bấm vào biểu tượng , hệ thống lên hình hiển thị sau:  Bước 4: Để chỉnh sửa phiếu trình, người dùng bấm vào nút Sau hệ thống hiển thị lại hình thơng tin chi tiết để sửa phiếu trình  Bước 5: Để ln chuyển phiếu trình, người dùng chọn Người nhận bấm nút , , gửi xong hệ thống hiển thị thông báo Sau ... thơng qua, ký duyệt 18 B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG USB TOKEN VÀ KÝ SỐ VĂN BẢN, TÀI LIỆU; HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ TRONG BAN HÀNH VĂN BẢN C HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CMC ENDPOINT SECURITY I QUẢN...MỤC LỤC A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG NÂNG CAO PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐI ... người để luân chuyển phiếu trình  Bước 4: Để chỉnh sửa phiếu trình, người dùng bấm vào nút Sau hệ thống hiển thị lại hình thơng tin chi tiết để sửa phiếu trình  Bước 5: Để luân chuyển phiếu trình,