TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH ĐỒNG THÁP

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 028 991 9150 – FAX : 028 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH ĐỒNG THÁP Dành cho: Lãnh đạo Tp.HCM - 2019 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Lịch sử tài liệu Ngày Phiên Ghi Tác giả 19/01/2015 10/01/2016 0.1 Khung tài liệu hướng dẫn 1.0 Viết tài liệu hướng dẫn Tùng Lương Nhi Trần 19/01/2016 19/05/2016 2.0 Cập nhật tài liệu hướng dẫn 3.0 Cập nhật tài liệu hướng dẫn Hứa Thị Huế Nhi Trần 21/07/2017 4.0 Cập nhật tài liệu hướng dẫn Thành Bùi 02/01/2019 5.0 Cập nhật tài liệu hướng dẫn Như An 05/10/2019 6.0 Cập nhật tài liệu hướng dẫn Ngân Thư HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 2/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 MỤC LỤC Giới thiệu 1.1 Giới thiệu tổng quan 1.2 Mục đích Đăng nhập vào hệ thống 2.1 Đăng nhập 2.2 Đăng xuất 2.3 Đổi mật Chức 3.1 Trang chủ Văn đến 11 11 11 4.1 Xử lý 11 4.1.1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến 11 4.1.1.2 Chuyển xử lý văn 12 4.1.1.3 Để biết 13 4.1.1.4 Hoàn thành 14 4.1.1.5 Xem thông tin xử lý 15 4.1.1.6 Thu hồi văn 16 4.1.1.7 Trả lại văn 17 4.1.1.8 Sao y 17 4.1.1.9 Xem theo dõi 18 4.1.1.10 Xem thông tin xử lý 20 4.1.1.11 Thu hồi văn 21 4.1.1.12 Trả lại văn 22 4.1.1.13 Xem theo dõi 22 4.2 Xử lý gia hạn 24 4.2.1 Duyệt gia hạn xử lý văn 25 4.2.2 Từ chối gia hạn xử lý văn 27 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 3/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 4.2.3 Phối hợp xử lý 29 4.2.4 Yêu cầu theo dõi 29 4.2.5 Văn cần xem lại 30 4.2.6 Văn để biết 34 Văn 34 34 5.1 Văn dự thảo 34 5.1.1 Tạo 34 3.1.1 Đính kèm văn 34 3.1.2 Chuyển xử lý 35 3.1.3 Trình thơng qua 35 3.1.4 Trình duyệt 36 3.1.5 Thông qua văn dự thảo 37 3.1.6 Duyệt văn dự thảo 38 3.1.7 Đánh dấu chưa đọc 39 3.1.8 Lọc văn dự thảo 39 5.1.2 Văn lưu 40 5.1.3 Phiếu trình 40 3.2.1 Tạo 40 3.2.2 Chuyển xử lý 41 3.2.3 Trình thơng qua 41 3.2.4 Trình duyệt 41 5.1.4 Xử lý văn 41 5.2 Công việc 42 5.2.1 Nhắc nhở 42 5.2.2 Giao việc 43 4.2.1 Tạo 44 4.2.2 Đính kèm văn 44 4.2.3 Tạo công việc 44 3.2.4.1 4.2.3 Xóa cơng việc 45 3.2.4.2 4.2.4 Cập nhật trạng thái 45 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 4/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 3.2.4.3 4.2.5 Thêm cán theo dõi 46 3.2.4.4 4.2.6 Đánh dấu trùng 47 5.2.3 Hồ sơ công việc 48 3.2.4.5 4.3.1 Tạo 48 3.2.4.6 4.3.2 Thêm công việc 49 3.2.4.7 4.3.3 Chia sẻ 50 3.2.4.8 4.3.4 Bàn giao 51 3.2.4.9 4.3.5 Cập nhật trạng thái 51 5.2.4 Thêm văn có 53 5.2.5 Văn nội 53 5.2.6 Thông tin phản hồi 54 5.3 Theo dõi 55 5.3.1 Văn đến 55 55 5.3.2 Văn 56 5.3.3 Văn dự thảo 57 5.3.4 Phiếu trình 57 5.3.5 Theo dõi tình hình xử lý văn đến 57 5.4 Tra cứu & tìm kiếm 59 5.4.1 Tra cứu văn 59 5.4.2 Tìm kiếm văn 59 5.5 Báo cáo & thống kê 60 5.5.1 Thống kê tình hình xử lý văn 60 5.5.2 Thống kê tình hình xử lý công việc 62 Tổng kết 62 Giới thiệu 1.1 Giới thiệu tổng quan Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo quan lãnh đạo phịng ban Các chức hệ thống bao gồm: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 5/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 1.2 Mục đích - Giảm lưu trữ giấy tờ văn - Theo dõi, tìm kiếm, trình tự, xử lý văn bản, công việc dễ dàng - Theo dõi đánh giá công việc - Cập nhật thơng tin kịp thời xác Đăng nhập vào hệ thống 2.1 Đăng nhập Người dùng muốn sử dụng hệ thống QLVB&ĐH (iDesk), bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản Các bước đăng nhập: - Bước 1: Gõ đường dẫn vào phần mềm (ví dụ: idesktest.inetcloud.vn)  sau nhấn Enter - Bước 2: Nhập tài khoản mật đăng nhập hình sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 6/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình: Màn hình đăng nhập - Bước 3: Sau nhập thơng tin đầy đủ, bấm vào "Đăng nhập" để vào hệ thống QLVB&ĐH (iDesk) 2.2 Đăng xuất Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác ngược màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” Hình : Màn hình đăng xuất 2.3 Đổi mật - Bước 1:Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Thơng tin cá nhân” HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 7/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 (1) (2) Hình: Màn hình thay đổi mật - Bước 2: Thực việc thay đổi mật theo trình tự sau: - Nhập lại“ mật cũ” - Nhập“mật mới” - Nhập lại xác nhận“mật mới” - Chọn “cập nhật” để hồn thành Hình: Màn hình thay đổi mật HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 8/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Chức 3.1 Trang chủ Sau người dùng đăng nhập thành công xuất giao diện trang chủ Hình :Màn hình trang chủ Trang chủ thiết kế thành khu vực chính: - Cây chức (1): khơng có thay đổi so với phiên trược - Lịch làm việc (2): thiết kế rộng cho người dùng dễ dàng theo dõi đọc thông tin - Công việc (3): Cho phép hiển thị công việc liên quan đến người dùng, thông báo nội dung công việc xuất - Xử lý công việc (4): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ cơng việc - Ngồi Tính Tìm kiếm (5) chức thú vị Cho phép người dùng tìm kiếm cơng việc hay văn có tài khoản người dùng HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 9/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 B2: Xem kết tra cứu B1: Tra cứu tìm kiếm Hình: Màn hình tra cứu tìm kiếm trang chủ Lưu ý: Đối với mục (4) Xử lý công việc Tùy vào chức vụ người dùng hiển thị nội dung nhắc nhở khác Sau trình bày chi tiết tính chức vụ lãnh đạo Hình : Các cơng việc nhắc nhở dành cho Lãnh đạo Nhắc nhở Văn thư văn cần xử lý: - Văn đến trễ hạn xử lý cần xử lý gấp Văn gửi đến chưa đọc Văn xử lý bao gồm: Văn đi, Văn dự thảo, Văn đến,… Click chọn để dẫn đến văn cần xử lý HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 10/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 5.2.3 Hồ sơ công việc 3.2.4.5 4.3.1 Tạo Khi bạn muốn lập hồ sơ cơng việc giải vấn đề cần trình lên cấp chuyển đến phận khác xử lý, để lưu Các bước thực hiện: Bước 1: Từ Màn hình “Hồ sơ cơng việc”  Bấm nút “Tạo hồ sơ” chương trình mở hình tạo hồ sơ Bước 2: Thực nhập liệu vào trường: - Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo - Loại hồ sơ: Thực chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc) - Tên đề mục: Chọn loại danh mục - Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản người tạo hồ sơ - Độ khẩn Tiến độ: Chọn độ quan trọng nhập vào tiến độ xử lý hồ sơ - Ngày bắt đầu Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu ngày kết thúc cho hồ sơ Bước 3: Sau nhập đầy đủ thông tin cần tạo cho hồ sơ  Bấm nút “Lưu” để hồn thành Bước 4: Tại đây, chương trình cho phép đính kèm văn bên ngồi cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm” Chọn văn máy tính cá nhân thực tải lên Hoặc “Thêm văn bên ngoài”: thêm văn mà chưa có hệ thống (văn có, văn đến, văn liên quan…), tải file văn bên ngồi lên xuất hộp thơng tin cho bạn nhập nhanh nội dung trích yếu số ký hiệu văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 48/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình tạo hồ sơ công việc 3.2.4.6 4.3.2 Thêm công việc Để thêm nhiều công việc liên quan tới Hồ sơ công việc cha  click vào biểu tượng  chọn “Thêm công việc” xuất hình cho bạn nhập nội dung cơng việc cần thêm Hình : Màn hình Thêm cơng việc Những công việc bạn thêm liệt kê mục “Danh sách cơng việc”, Màn sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 49/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình danh sách thêm công việc 3.2.4.7 4.3.3 Chia sẻ Chức cho phép bạn chia sẻ hồ sơ công việc cho người khác xem phối hợp để xử lý Từ Công việc  chọn “hồ sơ cơng việc”  Chọn “chia sẻ”  chọn người, nhóm phòng ban/ Chọn người phối hợp xử lý Nhấn “chia sẻ” để thực chia sẻ, chương trình xuất sau: Hình : Màn hình chia sẻ hồ sơ công việc HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 50/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 3.2.4.8 4.3.4 Bàn giao Chức cho phép bạn bàn giao hồ sơ cơng việc cho người khác để xử lý Từ “Màn hình chi tiết hồ sơ công việc” → Bấm nút “Tác vụ khác” → Chọn “Bàn giao”  chọn tên người cần để bàn giao  nhấn “Bàn giao” để thực bàn giao văn Hình : Màn hình bàn giao hồ sơ cơng việc 3.2.4.9 4.3.5 Cập nhật trạng thái Chức cho phép thay đổi trạng thái “Đang xử lý” “Đã đóng”, “Hủy hồ sơ” hồ sơ: Các bước thực hiện: Bước 1: Từ “hồ sơ công việc”  Bấm vào biểu tượng “Tác vụ khác”  Chọn “Cập nhật trạng thái” chương trình xuất sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 51/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình: Màn hình cập nhật trạng thái Bước 2: Thực chọn trạng thái nút “Đang xử lý”, “Đã đóng” “Hủy hồ sơ” phù hợp với hồ sơ Bước 3: Nếu hồ sơ trạng thái “Hủy hồ sơ” chương trình hiển thị thêm lý hủy sau: Hình : Màn hình hủy hồ sơ công việc Nếu hồ sơ trạng thái “Đã đóng” chương trình hiển thị thêm kết giải sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 52/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình đóng hồ sơ công việc Bước 4: Bấm nút “Cập nhật” để hồn thành 5.2.4 Thêm văn có Để thực thêm văn có hệ thống bạn thực bước sau: Bước 1: Từ hồ sơ cơng việc”  Chọn “Thêm văn có” chương trình xuất danh sách loại văn cần thêm Bước 2: Chọn văn đến (bạn chọn nhiều văn bản) cần đưa vào hồ sơ công việc nhấn “Văn đến” để thêm văn đến “Văn liên quan” để thêm văn liên quan 5.2.5 Văn nội Chức cho phép người dùng chia văn cho Từ menu Công việc  chọn Văn nội  chọn “Tạo văn bản”  nhập nội dung trích yếu, đính kèm file liên quan  sau bấm “Lưu” để hồn thành thao tác nhập văn nội HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 53/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình tạo văn nội Để chuyển văn nội cho người khác  bấm chọn văn cần chuyển  chọn tên người cần chuyển  sau bấm đồng ý Hình : Màn hình chuyển văn nội 5.2.6 Thơng tin phản hồi Thơng tin phản hồi nơi trình bày thông tin, nội dung công việc, ý kiến đóng góp ý kiến phản hồi để trình lên lãnh đạo giải HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 54/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 5.3 Theo dõi 5.3.1 Văn đến Chức giúp cho chun viên theo dõi q trình xử lý tất văn đến Bước 1: Từ hình Theo dõi chọn văn đến Bước 2: Nhấp chuột vào mở văn cần theo dõi Bước 3: Màn hình hiển thị thơng tin văn xuất sau: Thông tin xử lý nhấn chọn “Chi tiết xử lý”/ “Sơ đồ chuyển văn bản”/ “Sơ đồ nhận văn bản” để xem thông tin xử lý văn Hình: Màn hình sơ đồ theo dõi văn đến Chọn “Tác vụ khác”  Bấm chọn “Thông tin xử lý” để xem thông tin xử lý văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 55/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình: Màn hình theo dõi thơng tin xử lý văn đến 5.3.2 Văn Chức giúp cho chun viên theo dõi q trình xử lý tất văn chuyên viên soạn thảo Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình Theo dõi chọn văn Bước 2: Nhấp chuột vào mở văn cần theo dõi Bước 3: Màn hình hiển thị thông tin văn xuất sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 56/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình sơ đồ theo dõi văn 5.3.3 Văn dự thảo Chức cho phép theo dõi loại văn dự thảo Bước 1: Từ hình Theo dõi  chọn “Văn dự thảo” → Nhấp mở văn dự thảo muốn theo dõi Bước 2: Bấm nút “Xem chi tiết” để xem thông tin chi tiết văn Bước 3: Bấm vào “Sơ đồ nhận văn bản” để xem thông tin xử lý 5.3.4 Phiếu trình Cho phép theo dõi phiếu trình người sử dụng thời tạo lập người khác gửi đến cho người sử dụng thời xử lý 5.3.5 Theo dõi tình hình xử lý văn đến Để xem theo dõi tình hình xử lý văn đến, thực bước sau: Bước 1: Vào mục Theo dõi => chọn Theo dõi tình hình xử lý văn đến HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 57/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Bước 2: nhập thông tin cần để xuất kết theo dõi tình hình xử lý văn đến: thời gian, chuyên viên xử lý, lãnh đạo đạo, trạng thái, hạn xử lý Bước 3: Ấn để hiển thị kết Bước 4: ấn vào văn danh sách văn thỏa điều kiện để xem chi tiết nội dung, sơ đồ chuyển xử lý, sơ đồ chi tiết trình chuyển xử lý, sơ đồ nhận Văn văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 58/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Bước 5: Ấn để tải file Excel theo dõi tình xử lý văn đến máy 5.4 Tra cứu & tìm kiếm 5.4.1 Tra cứu văn Chức cho phép chuyên viên tra cứu văn đến/ theo sổ văn thư Cho phép tra cứu theo năm  tháng  Loại văn Hình : Màn hình tra cứu văn 5.4.2 Tìm kiếm văn Chức cho phép chuyên viên tìm kiếm văn theo văn đến/ văn đi/ văn dự thảo/ văn nội HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 59/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình tìm kiếm văn 5.5 Báo cáo & thống kê 5.5.1 Thống kê tình hình xử lý văn Hình : Màn hình Thống kê xử lý văn Thực với sau: Bước 1: Nhấn vào menu Báo cáo & thống kê  chọn Thống kê tình hình xử lý văn Bước 2: Chọn ngày thống kê: Bước 3: Nhấn vào hình để tạo Thống kê tình hình xử lý văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 60/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình hiển thị thơng tin thống kê xử lý văn chọn Bước 4: Tiếp theo nhấn nút để kết xuất báo cáo file excel sau: Thực với Bước 1: Nhấn vào menu Báo cáo & thống kê  chọn Thống kê tình hình xử lý văn Bước 2: Chọn hiển thị ra: Hình : Màn hình hiển thị thông tin thống kê xử lý văn Bước 3: Nhấn vào hình để tạo Thống kê tình hình xử lý văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 61/62 QLVB&ĐH 5.4 Phiên 6.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm QLVB&ĐH Ngày 05/10/2019 Hình : Màn hình hiển thị thơng tin thống kê xử lý văn Bước 4: Tiếp theo nhấn nút chọn để kết xuất báo cáo file excel 5.5.2 Thống kê tình hình xử lý cơng việc Tương tự Thống kê tình hình xử lý văn Tổng kết Nếu bạn cần giúp đỡ, dịch vụ, hay hỗ trợ kỹ thuật, muốn biết thêm thông tin sản phẩm iNet Solutions, bạn tìm thấy thơng tin bổ ích từ nguồn sau iNet Solutions: ▪ Website: www.inetcloud.vn: trang chủ giới thiệu sản phẩm, công nghệ ý tưởng công ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions ▪ Diễn đàn thảo luận www.inetcloud.vn: nơi iNet Solutions khách hàng, cộng đồng, quan tâm trao đổi vấn đề sản phẩm, công nghệ, cộng đồng Công nghệ thơng tin ngồi nước ▪ Nếu nguồn thơng tin khơng làm bạn hài lịng, đừng ngần ngại: ➢ Gửi email đến support@inetcloud.vn để phản hồi thông tin nhận trợ giúp kỹ thuật qua email ➢ Gọi điện thoại đến số (028) 7300 0126 (028) 3991 9148 để giải đáp qua điện thoại HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 62/62