HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỦ ĐẦU TƯ

KẾ TOÁN THÔNG MINH SMARTBOOKS

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỦ ĐẦU TƯ SmartBooks Project Financial 2013

Hà Néi - 2013

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 6

CHƯƠNG 01: LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU SỬ DỤNG 7

I Khởi động SmartBooks Project Financial 2013 8

II Tạo cơ sở dữ liệu 8

III Bắt đầu làm việc với SmartBooks Project Financial 2013 12

IV Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks Project Financial 2013 13

1 Hệ thống menu 13

2 Các phím chức năng 14

3 Các thao tác chung khi sử dụng danh mục 14

4 Các thao tác chung khi nhập chứng từ 18

5 Tìm kiếm chứng từ 20

6 Tìm kiếm danh mục 21

CHƯƠNG 02: THIẾT LẬP BAN ĐẦU 22

I Thiết lập các tùy chọn chung 22

1 Thiết lập hệ thống tài khoản 22

2 Mục lục ngân sách 23

3 Danh mục nguồn vốn 26

4 Khoản chi 27

5 Tùy chọn hệ thống 29

II Khai báo các danh mục 34

1 Khai báo Dự án, công trình 34

2 Khai báo Nhà cung cấp 36

2 Khai báo Hợp đồng 38

3 Khai báo Hồ sơ 39

4 Khai báo Khách hàng 39

6 Khai báo Nhân sự 41

7 Khai báo Đối tượng khác 44

8 Khai báo Vật tư hàng hóa 44

9 Khai báo Tài sản cố định 46

10 Khai báo danh mục Thuế 48

11 Khai báo công việc 49

12 Khai báo tài khoản kết chuyển 50

13 Khai báo chứng từ ghi sổ 50

III Tìm kiếm hồ sơ, hợp đồng 50

IV Nhập số d ư ban đầu 54

1 Nhập số dư cho TK chi tiết theo khách hàng 54

2 Nhập số dư TK chi tiết theo nhà cung cấp 54

3 Nhập số dư TK chi tiết theo dự án 55

4 Nhập số dư loại TK chi tiết theo nhân viên 56

5 Nhập số dư TK chi tiết theo Chương, Loại khoản, Mục 56

6 Nhập số dư TK chi tiết theo Vật tư 56

7 Nhập số dư TK chi tiết theo Tài sản 57

VI Kế toán Thuế GTGT 83

VII Kế toán tiền lương 83

5 Bảo trì và hợp lệ dữ liệu 92

6 Thiết lập máy in 92

7 Kết thúc 92

CHƯƠNG 05: SAO LƯU, PHỤC HỒI, NÂNG CẤP CSDL 93

1 Sao lưu dữ liệu 94

2 Phục hồi dữ liệu 94

3 Chuyển đổi dữ liệu 95

4 Nâng cấp cơ sở dữ liệu 95

GIỚI THIỆU

Với mong muốn cùng khách hàng làm chủ công nghệ, áp dụng công nghệ một cách có hiệu

quả trong công việc nhằm nâng cao năng lực quản lý của khách hàng Phần mềm kế toán

Chủ đầu tư SmartBooks Project Financial 2013 là công cụ hỗ trợ đắc lực công tác quản lý

tài chính kế toán cho Ban quản lý các dự án đầu tư thuộc các cơ quan Nhà nước, đơn vị HCSN, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các dự án quốc tế….

SmartBooks Project Financial 2013 tuân thủ chế độ kế toán ban hành theo quyết định số

214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính, cập nhật các thông tư hướng dẫn mới nhất của Bộ tài chính ban hành, các chế độ chứng từ kế toán của Kho bạc Nhà nước và các đơn vị khác ban hành Sản phẩm luôn luôn được cải tiến không ngừng để ngày càng hoàn thiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Qua thực tế nhiều năm triển khai Phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks Project

Financial 2013 là sản phẩm được các tổ chức tài chính, các nhà chuyên môn đánh giá cao

về chất lượng, tính thân thiện, tính dễ sử dụng, có nhiều ưu điểm nổi bật, đáp ứng đầy đủ, hiệu quả cho công tác quản lý tài chính kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp…Công ty Phần mềm Kế toán Thông minh SMARTBOOKS luôn mong muốn sản phẩm ngàycàng hoàn thiện, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng, rất mong nhận được sự đóng góp các ý kiến của khách hàng.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY PHẦN MỀM KẾ TOÁN THÔNG MINH SMARTBOOKSPhòng 606, nhà CT2A, khu đô thị Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Hà Nội.ĐT: (04) 3787 1064

Fax: (04) 3787 1636

E-mail: support@ smartbooks.vn

Website: www.smartbooks.vn

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU

Phần mềm kế toán SmartBooks Project Financial 2013 làm việc trong môi trường

Windows vì vậy có đặc tính kế thừa về mặt giao diện của hệ điều hành Windows, dễ học, dễsử dụng Tuy nhiên bạn vẫn nên đọc kỹ tài liệu này trước khi vận hành chương trình.

Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng.

Nội dung cuốn sách bao gồm:

 Chương 1: Làm thế nào để bắt đầu sử dụng. Chương 2: Thiết lập ban đầu.

 Chương 3: Quy trình hạch toán. Chương 4: Quản trị hệ thống.

CHƯƠNG 01: LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU SỬ DỤNG

Để có thể hạch toán bằng phần mềm kế toán SmartBooks Project Financial 2013 trên máy

tính, sau thao tác cài đặt chương trình vào máy tính, NSD phải tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL)để nhập các số liệu kế toán phát sinh.

Chương này sẽ hướng dẫn NSD các thao tác sau: Khởi động chương trình.

 Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán. Bắt đầu làm việc với chương trình.

 Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks.

I.Khởi động SmartBooks Project Financial 2013► Khởi động từ màn hình nền của Windows

Sau khi cài đặt chương trình thành công sẽ xuất hiện biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop:

Để khởi động chương trình NSD chỉ cần thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấn đúp chuột vào biểu tượng này hoặc cũng có thể khởi động bằng cách sử dụng hệ thống menu củaWindows như hướng dẫn bên dưới.

► Khởi động từ hệ thống menu của WindowsNhấn chuột vào nút <<Start>>

Chọn mục <<Program>>

Chọn mục << SmartBooks Project Financial 2013>>

Nhấn chuột vào biểu tượng chương trình <<SmartBooks Project Financial 2013>>II Tạo cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nơi chứa toàn bộ số liệu kế toán Mỗi CSDL có thể chứa số liệu kế toán của một hoặc nhiều năm, do vậy thao tác này có thể chỉ thực hiện khi bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc khi muốn chuyển số liệu sang một CSDL khác.

► Cách tạo CSDL

Chọn cách tạo CSDL: Nhấn chuột vào menu Hệ thống chọn chức năng Tạo CSDL, xuất

hiện hộp hội thoại:

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:

thông tin về số liệu kế toán.

mục và số dư từ năm trước chuyển sang

cũ trong trường hợp tạo CSDL từ năm trước Chọn mục <<Tạo mới>>.

Thiết lập CSDL: Nhấn chuột vào nút <<Tiếp theo>> để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất hiện

hộp thoại:

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:Thư mục chứa

Thư mục chứa CSDL thông thường chương trình lấy giá trị mặc

định là: KETOANXXXX (XXXX là năm kế toán hiện tại).

Đường dẫn Đường dẫn lấy giá trị mặc định: <tên ổ đĩa>:\SmartBooks Project Financial 2013\

Diễn giải về CSDL Là thông tin mô tả tóm tắt về CSDL, ví dụ: Số liệu kế toán năm2013

Thư mục chứa hồ sơ Thư mục chứa hồ sơ thông thường chương trình lấy giá trị mặc định

là: HOSOXXXX (XXXX là năm kế toán hiện tại).

Đường dẫn Đường dẫn lấy giá trị mặc định: <tên ổ đĩa>:\SmartBooks Project Financial 2013\

 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.

Thiết lập năm kế toán: Nhấn chuột vào nút <<Tiếp theo>> để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất

hiện hộp hội thoại

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:Ngày bắt đầu hạch

toán Là ngày bắt đầu nhập số liệu kế toán, ngày này có thể là ngày bắt đầu của một tháng bất kỳ trong năm.Tháng bắt đầu

năm tài chính

Là tháng bắt đầu niên độ kế toán theo qui định về báo cáo tài chính, thông thường là tháng 1 (niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12)

 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.

Khai báo thông tin về đơn vị: Nhấn nút <<Tiếp theo>> xuất hiện hộp hội thoại:

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:

Mã đơn vị Khai báo mã số của đơn vị dùng cho việc tổng hợp số liệu từ các tiểu dự ánlên dự án, áp dụng cho các dự án lớn có phân cấp quản lý theo nhiều tiểu dự án nhỏ.

Tên đơn vị Tên của đơn vị được lấy mặc định theo thông tin về giấy phép bản quyền, thông tin này NSD không thể sửa đổi được.

Địa chỉ Địa chỉ của đơn vị được lấy mặc định theo thông tin về giấy phép bản quyền, thông tin này NSD không thể sửa đổi được.

Số điện thoại Số điện thoại của đơn vị.

Fax Số fax thoại của đơn vị.Mã số thuế Mã số thuế của đơn vị.

Tài khoản Tài khoản cấp phát ngân sách cho các dự án sử dụng tiền Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc.

Kho bạc Tên Kho bạc mở tài khoản cấp phát.

 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại Các thông tin này có thể sửa lại được sau khi nhập tại hộp hội thoại này.

Hoàn thành việc tạo lập CSDL: Nhấn vào nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện hộp thoại:

 Nhấn vào nút <<Kết thúc>> để hoàn thành việc tạo CSDL

III Bắt đầu làm việc với SmartBooks Project Financial 2013

Để bắt đầu làm việc với chương trình sau thao tác tạo CSDL NSD phải mở CSDL để nhập số liệu kế toán phát sinh Thông thường chương trình sẽ tự động truy nhập vào CSDL vừa được tạo lập.

Ban đầu hệ thống ngầm định tên NSD là ADMIN và mật khẩu để trống, NSD chỉ cần nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>> để truy nhập vào hệ thống.

► Trong trường hợp cần lựa chọn CSDL để mở cách thao tác như sauVào Menu Hệ thống chọn Mở CSDL

Menu Hệ thống :bao gồm các chức năng về CSDL như: Tạo CSDL, Mở CSDL, Đóng

CSDL; Ngày hạch toán, Thông tin về CSDL, Thông tin về dự án, Tùy chọn, Người dùng, Inbáo cáo, và Kết thúc để thoát khỏi chương trình.

Menu Soạn thảo: bao gồm các chức năng phục vụ cho việc soạn thảo như: Bỏ làm, Làm

lại, Cắt, Sao chép, Dán, Chọn tất, Tìm kiếm v.v khi đang thao tác trên một hộp hội thoại

nào đó.

Menu Danh mục: cho phép khai báo số liệu kế toán ban đầu và thiết lập hệ thống các danh

mục phục vụ việc cập nhập chứng từ kế toán như: Hệ thống tài khoản, Nguồn vốn, Dự án, Hợp đồng, Nhà cung cấp, Vật tư, Tài sản,

Menu Chứng từ: gồm các chức năng phục vụ việc cập nhật chứng từ kế toán phát sinh liên

quan đến Ngân sách, Tiền mặt, Tiền gửi, Vật tư, TSCĐ, Tiền lương, Chứng từ chung,

Menu Cửa sổ: cho phép hiển thị các cửa sổ đang mở dưới các hình thức khác nhau như xếp

lớp, dàn phẳng hoặc đóng tất các cửa sổ đang mở, chọn cửa sổ hiển thị để làm việc.

Menu Trợ giúp: gồm các chức năng trợ giúp người dùng, cho phép tra cứu những vướng

mắc trong quá trình sử dụng chương trình Cửa sổ trợ giúp bằng tiếng Việt, tuân thủ các chuẩn về giao diện của môi trường Windows 9x, 2000, NT hoặc XP vì vậy dễ dùng và dễ học.

Ý nghĩa và cách thao tác trong từng chức năng sẽ lần lượt được hướng dẫn chi tiết trong cácchương sau của tài liệu

Nút “Thêm từ”: Thêm một chứng từ giống một chứng từ khác hoặc chính nó.

Nút “Sửa”: Sửa chứng từ, danh mục đã cất giữ; có thể dùng phím Ctrl+E trên bàn phím.Nút “Lưu”: Lưu thông tin khi nhập chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+S trên bàn

Nút “Bỏ ghi sổ”/ “Ghi sổ”: Dùng để ghi/bỏ ghi chứng từ vào sổ

Nút “Xóa” : Xóa một chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+D trên bàn phím.Nút “Hoãn”: Huỷ bỏ những thay đổi.

Nút “Đóng”: Đóng hộp hội thoại đang mở; có thể dùng phím Ctrl+F4 trên bàn phím.Nút "Trước" : Xem chứng từ đứng trước <về trước 01 bản ghi>; có thể dùng phím

Ctrl+Page Up trên bàn phím.

Nút "Sau": Xem chứng từ đứng sau <về sau 01 bản ghi>; có thể dùng phím Ctrl+Page

Down trên bàn phím.

Nút "Tìm": Dùng để tìm kiếm chứng từ; có thể dùng phím Ctrl+F trên bàn phím.Nút “In”: Dùng để xem, in chứng từ, in theo mẫu tự chọn và xuất khẩu dữ liệu.Nút “Hồ sơ”: Hiển thị ảnh thuộc hồ sơ đang chọn

Nút “Kê”: Liệt kê những chứng từ theo từng loại chứng từ.

Nút “Mẫu”: Dùng để thay đổi mẫu của chứng từ, thêm/bớt các cột hiển thị.

3 Các thao tác chung khi sử dụng danh mục

Trước khi cập nhật chứng từ, NSD phải khai báo danh mục liên quan như: Nguồn vốn, Dự án, Hợp đồng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư, Tài sản, Tất cả các khai báo này thực hiện trong Menu\Danh mục Cách thao tác trên từng chức năng trong Menu Danh mục là tương tự nhau và thực hiện như sau:

► Cách thêm mới một dòng trong danh mục

Vào Menu Danh mục  nhấn chuột trái vào danh mục cần thêm.

Nhấn chuột trái vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại để nhập các thông tin chi tiết về danh mục đang khai báo.

Nhập các thông tin trên hộp hội thoại: Mã, Tên, Nhấn chuột trái <<Lưu và đóng>>

► Ví dụ để thêm mới một khách hàng thao tác như sauVào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại Chi tiết khách hàng Hộp hội thoại này gồm 02 trang: Trang Thông tin chung, Trang Công nợ.

Nhập các thông tin trên trang Thông tin chung: Mã KH, Tên, Địa chỉ, Quan màn hình Công nợ khai báo Số TK ngân hàng, Nơi mở,

Kết thúc việc khai báo khách hàng nhấn chuột vào nút << >> ► Cách sửa một dòng trong danh mục

Vào Menu Danh mục  chọn loại danh mục cần sửa.Nhấn chuột trái vào dòng cần sửa trong danh sách.Nhấn chuột trái vào nút <<Sửa>>

Thực hiện việc sửa đổi thông tin và nhấn << >>

►Ví dụ để sửa lại tên của một khách hàng đã khai báo, thao tác như sau:Vào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng

Nhấn chuột trái vào khách hàng cần sửa lại tên.

Nhấn chuột trái vào nút <<Sửa>> xuất hiện hộp thoại Chi tiết khách hàng.Sửa lại tên của khách hàng và nhấn << >>

► Cách xóa một dòng trong danh mục

Chương trình cho phép xóa các danh mục đã khai báo, tuy nhiên chỉ xóa được các danh mụccó điều kiện sau:

Phải là danh mục chi tiết nhất đối với danh mục hình cây, tức là bên trong nó không bao gồm danh mục con nào (Ví dụ: Không xóa được TK 111- Tiền mặt vì trong TK 111 bao gồm TK con là TK 1111 - Tiền Việt Nam).

Chưa được sử dụng trong các chứng từ hoặc các khai báo liên quan.► Thao tác xóa dòng trong danh mục như sau

Vào Menu Danh mục  nhấn chuột trái vào loại danh mục cần xóa.Nhấn chuột trái vào danh mục cần xóa trong danh sách.

Nhấn chuột trái vào nút <<Xóa>>

Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa bản ghi hiện tại, nhấn <<Yes>>.

► Ví dụ muốn xóa một khách hàng đã khai báo, thao tác như sauVào \\Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.

Nhấn chuột trái vào khách hàng cần xóa.Nhấn chuột trái vào nút <<Xóa>> Xuất hiện Cảnh báo xóa nhấn <<Có>>.4 Các thao tác chung khi nhập chứng từ

Số liệu kế toán phát sinh được nhập trong Menu Chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Thao tác chung khi nhập số liệu trong Menu Chứng từ như sau:► Cách thêm chứng từ

Vào Menu Chứng từ  chọn chuột trái vào loại chứng từ cần thêm.Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>

Nhập các thông tin chi tiết trên chứng từ: Số CT, ngày CT, ngày HT, TKNợ, TKCó, Nhấn chuột vào nút <<Lưu>>

► Ví dụ muốn thêm một phiếu thu thao tác như sauVào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.

Nhấn chuột trái vào nút <<Thêm>>

Nhập các thông tin trên phiếu thu: Mã, Tên (tên người nộp tiền), số (số phiếu thu), ngày (ngày của phiếu thu), ngày hạch toán, số tiền, TK Nợ, TK Có, diễn giải,

Nhấn chuột vào nút <<Lưu>> ► Cách sửa chứng từ

Cách sửa chứng từ như sau:

Vào Menu Chứng từ  chọn chuột vào loại chứng từ cần sửa.

Tìm đến chứng từ cần sửa bằng nút <<Trước>>, <<Sau>> hoặc có thể dùng nút <<Tìm>>

Nhấn chuột vào nút <<Bỏ ghi sổ>>Nhấn chuột vào nút <<Sửa>>

Sửa lại các thông tin trên chứng từ.Nhấn chuột vào nút <<Lưu>>

►Ví dụ Để sửa thông tin trên phiếu thu, thao tác như sauVào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.

Tìm đến phiếu thu cần sửa bằng nút <<Trước>> , <<Sau >> hoặc có thểdùng nút <<Tìm>>

Nhấn chuột vào nút <<Sửa>> Sửa lại thông tin trên phiếu thu.

Nhấn chuột vào nút <<Lưu>>

Vào Menu Chứng từ  chọn loại chứng từ cần xóa.

Tìm đến chứng từ cần xóa bằng nút <<Trước>> , <<Sau>> hoặc có thểdùng nút Tìm

Nhấn chuột trái vào nút <<Xóa>>.Xuất hiện Cảnh báo xóa:

Nhấn chuột trái vào nút <<Có>>.

► Ví dụ muốn xóa phiếu thu thao tác như sauVào menu \\Nghiệp vụ\Phiếu thu

Dùng nút <<Trước>> , << Sau>> để tìm đến phiếu thu cần xóa.Nhấn chuột vào nút <<Xóa>>

Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa chứng từ này không, chọn <<Có>>.5 Tìm kiếm chứng từ

Người dùng có thể tìm chứng từ theo các tiêu thức: số chứng từ, ngày chứng từ, loại chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, ), loại tiền , tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, phòng ban, chương, loại khoản, Nhóm/tiểu nhóm - Mục/tiểu mục, khoản chi, nguồn vốn, dự án, hợp đồng, tài sản, công việc.► Cách tìm chứng từ

Vào Soạn thảo\Tìm kiếm hoặc nhấn vào nút <<Tìm>> trên tất cả các hộp hội thoại trong Menu Chứng từ, xuất hiện hộp hội thoại Tìm kiếm chứng từ.

Chọn trường tìm kiếm trong danh sách Trường của chương trình.Gõ vào giá trị tìm kiếm và nhấn vào nút <<Thêm>> Nhấn vào nút <<Tìm>>

Muốn xem trực tiếp chứng từ nhấn chuột vào nút Xem chứng từ In danh sách chứng từ vừa tìm được bằng nút In danh sách

► Ví dụ muốn tìm các chứng từ có TK Nợ là 1111, thao tác như sauVào Soạn thảo\Tìm kiếm.

Chọn vào trường tìm kiếm là “Tài khoản Nợ”.

Gõ vào giá trị tìm là 1111 rồi nhấn vào nút <<Thêm>>.Nhấn vào nút <<Tìm>>.

Danh sách các chứng từ có TK Nợ là 1111 sẽ được hiển thị ở bảng phía dưới.6 Tìm kiếm danh mục

NSD có thể tìm kiếm các danh mục đã khai báo bằng nút <<Tìm>> hiển thị trên hộp hội thoại của các danh mục.

► Thao tác như sau

Trong hộp hội thoại của danh mục đang mở nhấn nút <<Tìm>> Gõ vào giá trị cần tìm.

Nhấn chuột vào nút <<Tìm >> trên hộp hội thoại Tìm kiếm.

► Ví dụ trong hộp hội thoại Hệ thống TK muốn tìm đến TK 111 thao tác như sauVào menu \\Danh mục\Hệ thống tài khoản.

Nhấn chuột trái vào nút <<Tìm>> Gõ vào phần Giá trị tìm là: 1111

Nhấn chuột vào nút <<Tìm>> trên hộp hội thoại Tìm kiếm.

CHƯƠNG 02: THIẾT LẬP BAN ĐẦU

Để có thể hạch toán bằng phần mềm kế toán SmartBooks NSD phải thiết lập một số thông tin ban đầu như: Thiết lập Hệ thống tài khoản, thiết lập các Tuỳ chọn hệ thống, Khai báo số dư tài khoản đầu kỳ, Những thông tin này có tính chất hệ thống xuyên suốt đối với chươngtrình.

Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được khai báo và cách khai báo các thông tin, bao gồm:

Thiết lập các tùy chọn chung: Hệ thống tài khoản, Mục lục ngân sách, Tuỳ chọn hệ thống.Khai báo các danh mục liên quan: Khách hàng, Nhà cung cấp, Dự án/Công trình/Hạng mục công trình, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, Phòng ban, Nhân viên,…

Nhập số dư ban đầu.

I Thiết lập các tùy chọn chung1 Thiết lập hệ thống tài khoản

Trong phần \\Danh mục\Hệ thống tài khoản, phần mềm SmartBooks đã thiết lập sẵn hệ

thống tài khoản theo chế độ kế toán chủ đầu tư do Bộ Tài Chính quy định Tuy nhiên tùy thuộc đặc thù của từng dự án, NSD có thể sửa đổi, bổ sung tài khoản cho phù hợp với yêu cầu hạch toán của đơn vị Đây là việc làm cần thiết và quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán trong chương trình.

Mở chi tiết cho những tài khoản nào? mở bao nhiêu tiết khoản? gồm những tiết khoản gì? phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán cụ thể của từng dự án Công việc này phải thực hiện ngay từ đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

► Cách thêm mới một tài khoảnVào Danh mục\Hệ thống tài khoản

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 trang:

Trang 1: Thông tin chung, cho phép nhập thông tin chung liên quan về tài khoản cần thêm

Nhập các thông tin chi tiết về tài khoản thêm mới trong phần “Thông tin chung”

Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại:

Số hiệu tài khoản Số hiệu của tài khoảnTên tiếng Việt Tên tiếng Việt của tài khoảnTên tiếng Anh Tên tiếng Anh của tài khoản

Là tiết khoản của Xác định TK tổng hợp của TK đang khai báo

Loại tài khoản Do phần mềm thiết lập sẵn, NSD không sửa đổi được.

Tính chất Xác định tính chất số dư của TK là: Dư nợ, Dư có hay Lưỡng tínhĐồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo

Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báoTrang 2: Theo dõi chi tiết

Trong phần mềm SmartBooks một tài khoản có thể theo dõi chi tiết theo các yếu tố: Khách hàng, Nhà cung cấp, Phòng ban, Nhân viên, Nguồn vốn, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục, Khoản chi, Dự án, Hợp đồng, Công việc, Vật tư, Tài sản, thuế, Chi tiết theo ngoại tệ.Xác định các yếu tố tài khoản cần theo dõi chi tiết trong trang “Theo dõi chi tiết”

Nhấn nút <<Lưu và đóng>> để cất giữ các thông tin đã nhập.

► Cách sửa thông tin tài khoản

Chọn tài khoản cần sửa trong danh sách tài khoản.Nhấn nút <<Sửa>> trên hộp hội thoại.

Sửa lại các thông tin cần sửa đổi

Nhấn nút <<Lưu và đóng>>.► Cách xoá tài khoản

Chọn tài khoản cần xoá trong danh sách

Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoạiXuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Có >>

Chỉ xoá được tài khoản chi tiết và các tài khoản chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan

2 Mục lục ngân sách

Phần mềm SmartBooks đã thiết lập sẵn Hệ thống mục lục ngân sách (MLNS) theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi, thêm mới Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục cho phù hợp với các thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính.

Để có thể hạch toán và in được báo cáo chi tiết theo MLNS, trước khi cập nhật chứng từ, NSD phải thiết lập Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục sử dụng cho đơn vị Trường hợp đơn vị không sử dụng hệ thống MLNS thì có thể bỏ qua các thao tác này.

2.1 Chương

Trong phần này, NSD thiết lập các Chương ngân sách được sử dụng trong đơn vị.► Cách thao tác

Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Chương.

Chọn Chương đơn vị sử dụng trong danh sách Chương của phần mềm bằng cách nhấn đúp chuột vào tên Chương, xuất hiện hộp hội thoại Chi tiết Chương.

Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vịNhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.

Nếu trong danh sách Chương của phần mềm không có Chương đơn vị sử dụng, NSD có thể thêm mới Chương này Thao tác thêm, sửa, xóa một Chương tương tự như thao tác thêm, sửa, xóa một tài khoản.

2.2 Loại khoản

Thiết lập loại khoản đơn vị sử dụng Thao tác tương tự như thiết lập Chương đơn vị sử dụng.

Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vịNhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.

NSD cũng có thể sửa đổi, bổ sung danh sách Mục,Tiểu mục của chương trình Thao tác tương tự như thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản.

► Cách thao tác

Vào menu \\Danh mục\Nguồn vốn

Tìm đến nguồn vốn đơn vị không sử dụngNhấn chuột vào nút <<Sửa>>

Đánh dấu vào tuỳ chọn “Ngừng theo dõi”Nhấn chuột trái vào nút <<Lưu và đóng>>.4 Khoản chi

Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các khoản chi thông thường tại đơn vị chủ đầu tư, bao gồm: Chi xây lắp; Chi thiết bị và Chi khác Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của đơn vị, NSD có thể thêm mới, sửa đổi, bổ sung danh sách này.

Thao tác sửa khoản chi như sau:Vào menu Danh mục\Khoản chi:

Tìm đến khoản chi cần sửa thông tinNhấn chuột vào nút <<Sửa>>

Sửa các thông tin cần sửa

Nhấn chuột vào nút << Lưu và đóng >>Thao tác thêm mới một khoản chi như sau:Vào menu Danh mục\Khoản chi:

Tìm đến khoản chi tổng hợp (Xây lắp; Hàng hóa, thiết bị, Tư vấn, )

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>> Xuất hiện màn hình <<Chi tiết khoản chi: Khai báo Mã, Tên, Thành phần, Loại, Tài khoản, Tương ứng Mục/Tiểu mục

Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>

Lựa chọn tùy chọn cần thiết lập

Nhập cácthông tin trên hộp hội thoại và nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.5.1 Tuỳ chọn chung

Thiết lập một số thông tin chung trong quá trình sử dụng phần mềm như: hiển thị màn hình nền, kiểm tra hợp lệ khi lưu chứng từ, …

Nếu hình thức ghi sổ được chọn là “Chứng từ ghi sổ” thì trên màn hình nhập chứng từ sẽ xuất hiện thêm mục “Số chứng từ ghi sổ”, khi nhập chứng từ NSD phải lựa chọn chứng từ

đang nhập thuộc chứng từ ghi sổ nào (chứng từ ghi sổ được nhập trong menu \\Danh mục\Chứng từ ghi sổ)

Chọn Chương, Loại khoản ngầm định, hệ thống sẽ tự động điền thông tin ngầm định này khi nhập số liệu trên các màn hình nhập liệu.

Nếu tuỳ chọn “Một chương” hoặc “Một loại khoản” được thiết lập thì trên các màn hình nhập chứng từ các cột Chương hoặc Loại khoản sẽ không được hiển thị (ẩn)

5.3 Tuỳ chọn Nhân sự

Khai báo các thông tin về nhân sự của đơn vị như: Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho, Người lập báo cáo Các thông tin này sẽ được phần mềm tự động cập nhật vào các chứng từ, báo cáo, sổ sách liên quan.

5.4 Tuỳ chọn Báo cáo

Cho phép lựa chọn ngôn ngữ báo cáo, định dạng phông chữ trên tiêu đề báo cáo.

Nếu tuỳ chọn “Tự động in thông tin đơn vị trên các chứng từ” được thiết lập thì khi in các

chứng từ (phiếu thu, phiếu chi,…) hệ thống sẽ tự động in các dòng thông tin về đơn vị trên góc phía trên bên trái Trong trường hợp tuỳ chọn này không được thiết lập (không được đánh dấu), NSD có thể in hoặc không in thông tin về đơn vị trên các chứng từ.

Nếu tuỳ chọn “Chỉ in những dòng có phát sinh số liệu” được thiết lập thì khi in báo cáo các chỉ tiêu không có số liệu sẽ không hiển thị trên báo cáo.

5.5 Tuỳ chọn Tiền lương

Thiết lập các thông tin chung về tiền lương như: Mức lương tối thiểu, Chương, Loại khoản, Nguồn, Dự án chi ban để phần mềm tự động cập nhật vào trong công thức tính lương và tự động hiển thị thông tin trong chứng từ lương.

5.6 Tuỳ chọn Định dạng số

Cho phép định dạng việc hiển thị dữ liệu kiểu số khi nhập chứng từ, in các sổ sách, báo cáo.

5.7 Tùy chọn vật tư

5.8 Tùy chọn tài sản cố định

5.9 Tùy chọn thuế

5.9 Tùy chọn Đánh số tự động

5.10 Tùy chọn Hợp đồng

II Khai báo các danh mục

Trước khi cập nhật chứng từ, NSD phải khai báo các danh mục cần thiết Các danh mục nàysẽ được sử dụng xuyên suốt toàn bộ hệ thống Phần dưới đây sẽ hướng dẫn mục đích và cách thực hiện các khai báo đó.

1 Khai báo Dự án, công trình

Cập nhật danh sách các dự án, công trình, hạng mục công trình mà đơn vị quản lý và thực hiện Mục đích của việc khai báo này nhằm in được các báo cáo theo dự án, công trình, hạng mục công trình Một dự án thông thường được phân cấp chi tiết theo cấu trúc như sau: Dự án → Tiểu dự án → Công trình → Hạng mục công trình → Loại chi phí Việc xác định Dự án chi tiết đến cấp độ nào tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của Ban quản lý dự án.► Cách thêm Dự án

Vào Danh mục\Dự án

Nhấn nút chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại

Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoạiMã dự án Mã số của dự án

Là mục con của

Xác định cấu trúc hình cây của dự án, tiểu dự án, công trình, HMCT (Ví dụ khi khai báo tiểu dự án thì phải xác định tiểu dự án đó thuộc dự án nào hoặc khi khai báo một HMCT phải xác định HMCT đó thuộc công trình nào?) Nếu thành phần đang khai báo là Dự án thì không cần đánh dấu vào tùy chọn này.

Thành phần Xác định loại thành phần dự án là: Dự án, Tiểu dự án, Công trình, Hạng mục công trình hay khác?

Mã số NS cấp Mã dự án được ngân sách NN cấp vốnNgày bắt đầu Ngày bắt đầu khởi công dự án

Dự toán Tổng dự toán được duyệt

Giá trị trúng thầu Giá trị trúng thầu của nhà thầu được trúng thầu.Địa điểm Địa điểm xây dựng dự án.

Công suất Công suất của dự án

Đơn vị nhận thầu Đơn vị nhận thầu thực hiện dự án.Chủ đầu tư Chủ đầu tư của dự án

Mã CTMT Mã chương trình mục tiêu đối với các DA thuộc chương trình mục tiêu.Tên CTMT Tên chương trình mục tiêu đối với các DA thuộc chương trình mục tiêu.Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo

Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo

Khai báo khối lượng hoàn thành, khối lượng giải ngân, khối lượng quyết toán của dự án.- Qua màn hình <<Khối lượng lũy kế>> tiến hành khai báo nguồn vốn, khoản chi, hợp đồng, TK chi phí, tiền tệ, tỷ giá, KL hoàn thành, KL giải ngân, KL quyết toán của dự án- Lưu ý: thao tác này chỉ thực hiện sau khi đã khai báo hợp đồng của dự án trong Danh mục\Hợp đồng Đối với những dự án không cần theo dõi theo hợp đồng thì có thể khai báo ngay sau khi đã khai báo các thông tin chung về dự án

Khai báo tài khoản của dự án:

- Mỗi dự án có thể có một hoặc nhiều tài khoản cấp theo nguồn vốn Thông thường, mỗi nguồn vốn được cấp phát theo 2 tài khoản là tài khoản thanh toán và tài khoản tạm ứng.- NSD khai báo các tài khoản của dự án trong màn hình <<Tài khoản ngân hàng>>: chọn nguồn vốn, khai báo TK thanh toán, nơi mở, TK tạm ứng, nơi mở.

Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.

Các thành phần của dự án được chia nhỏ theo nhiều mức độ tuỳ thuộc vào qui mô và kích thước của dự án, mỗi thành phần chính là các hạng mục được giải ngân của dự án Đối với BQLDA chuyên nghiệp quản lý nhiều dự án, mỗi dự án là một thành phần giải ngân (không giải ngân đến từng công trình, HMCT) thì chỉ cần khai báo “Thành phần” ở mức “Dự án”, đối với BQLDA chỉ có một dự án thì các thành phần dự án có thể khai báo ở mức “Công trình, HMCT”.

Nếu Dự án có cấu trúc đầy đủ là: Dự án → Tiểu dự án → Công trình → Hạng mục công trình thì khi khai báo phải khai báo đúng tuần tự trên, trường hợp muốn xóa dự án phải xóa theo trình tự ngược lại: Hạng mục công trình → Công trình → Tiểu dự án → Dự án.

2 Khai báo Nhà cung cấp

Trước khi khai báo nhà cung cấp (NCC) NSD phải khai báo loại NCC và nhóm NCC nhằm mục đích in báo cáo mua hàng và quản lý công nợ theo nhóm NCC và loại NCC.

2.1 Khai báo Loại nhà cung cấp

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.

5.2 Khai báo Nhóm nhà cung cấp

Phần mềm đã thiết lập sẵn danh mục Loại nhà cung cấp.

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng

danh mục”.

5.3 Khai báo Nhà cung cấp

Khai báo danh sách nhà cung cấp (nhà thầu) có quan hệ giao dịch với đơn vị.Vào Danh mục\Nhà cung cấp\Nhà cung cấp

- Lưu ý: thao tác này chỉ thực hiện sau khi đã khai báo hợp đồng của dự án trong Danh mục\Hợp đồng Đối với những dự án không cần theo dõi chi tiết theo hợp đồng thì có thể khai báo ngay sau khi đã khai báo các thông tin chung về nhà cung cấp.

2.1 Khai báo Loại hợp đồng

Việc phân chia loại hợp đồng tuỳ thuộc vào tiêu thức mà NSD lựa chọn, thông thường phân chia theo loại hình đơn vị Ví dụ: Hợp đồng xây lắp, Hợp đồng mua hàng hoá, thiết bị, Hợp đồng đào tạo, Hợp đồng tư vấn, Hợp đồng khác

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.

2.2 Khai báo Hợp đồng

►Cách thêm mới một hợp đồng

Vào menu \\Danh mục\Hợp đồng\Hợp đồng

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>, xuất hiện màn hình khai báo các thông tin chi tiết:Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoại

Mã HĐSố HĐ

NSD tự đặt để quản lýNhập số của hợp đồng

Giá trị hợp đồng Tổng giá trị ghi trên hợp đồng

Bên A Thông tin về đơn vị đầu tư như: Tên, địa chỉ, người đại diệnBên B Thông tin về nhà thầu như: Tên, địa chỉ, người đại diện

Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>

“Nạp lại File” sử dụng trong trường hợp nháy đúp vào một tệp ảnh/word/excel mà file đó không hiển thị.

► Cách sửa, xóa Hợp đồng tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”

3 Khai báo Hồ sơ

Khai báo danh sách các tệp hồ sơ chứa các thông tin của dự án Việc khai báo này nhằm mục đích quản lý các file hồ sơ dạng ảnh/word/excel.

►Cách thêm mới một hợp đồngVào menu \\Danh mục\Hồ sơ

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>, xuất hiện

Giải thích một số thông tin chính trên hộp hội thoại

Chi tiết Khai báo chi tiết các thông tin về hồ sơ

Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>

“Nạp lại hồ sơ” sử dụng trong trường hợp nháy đúp vào một tệp ảnh/word/excel mà file đó không hiển thị.

► Cách sửa, xóa Hồ sơ tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”

4 Khai báo Khách hàng

Trước khi khai báo khách hàng NSD phải khai báo loại khách hàng và nhóm khách hàng nhằm mục đích in báo cáo bán hàng theo nhóm khách hàng và loại khách hàng.

4.1 Khai báo Loại khách hàng

Việc phân chia loại khách hàng tuỳ thuộc vào tiêu thức mà NSD lựa chọn nhưng thông thường là phân chia theo loại hình đơn vị Ví dụ: Đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân,

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.

4.2 Khai báo Nhóm khách hàng

Tiêu thức để phân loại nhóm khách hàng do NSD tự định nghĩa Ví dụ có thể phân nhóm thành: Khách hàng thường xuyên, khách hàng vãng lai, khách hàng tiềm năng Mục đích của việc phân loại này nhằm in được báo cáo bán hàng thống kê theo nhóm khách hàng.

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.

4.3 Khai báo Khách hàng

Trong phần này NSD khai báo tất cả các khách hàng có giao dịch với đơn vị.

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng danh mục”.

6 Khai báo Nhân sự6.1 Khai báo phòng ban

Thiết lập các phòng ban tại đơn vị, nhằm mục đích quản lý TSCĐ và cán bộ theo phòng ban.

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng

danh mục”.

6.2 Khai báo các khoản lương

Các khoản lương được thiết lập trong phần này là căn cứ để lập bảng thanh toán tiền lương của đơn vị Phần mềm đã thiết lập sẵn một số khoản lương thường được sử dụng tại Ban quản lý dự án Khi khai báo các khoản lương NSD phải kiểm tra toàn bộ các khoản lương của chương trình, nếu thấy thiếu hoặc chưa phù hợp mới thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.► Cách thao tác:

Vào menu \\Danh mục\Nhân sự\Các khoản lương

Lần lượt các khoản lương đơn vị sử dụng, bấm nút <<Sửa>>

Kiểm tra các thông tin trên màn hình <<Các khoản lương>: Công thức, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Nếu thông tin chưa chính xác tiến hành sửa lại cho đúng, thông tin thiếu tiến hành khai báo bổ sung

Nhấn nút <<Lưu và đóng>>

Trường hợp có thay đổi về công thức tính lương, sau khi nhấn nút <<Lưu và đóng>> tiến hành nhấn nút <<Cập nhật báo cáo>> ở góc dưới bên trái của màn hình <<Các khoản lương>> để hệ thống cập nhật lại các thay đổi.

Giải thích thông tin chính trên hộp hội thoại

Xác định loại của khoản lương Chương trình phân chia thành các loại lương như sau: Lương chính, Phụ cấp, Cá nhân đóng, Cơ quan đóng, Tăng khác, Giảm khác, Thuế thu nhập.

Tính theo hệ số Được thiết lập cho các khoản lương được tính theo hệ số, ví dụ: Lươngcơ bản, phụ cấp chức vụ…

Bảo hiểm XH Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm xã hội.Bảo hiểm YT Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm y tế.Kinh phí CĐ

Bảo hiểm TN

Được thiết lập cho các khoản lương về kinh phí công đoàn.Được thiết lập cho các khoản lương về bảo hiểm thất nghiệp.

Công thức tính

Có hai tham số dùng trong công thức tính: 1 – MLTT (mức lương tối

thiểu), tham số này được gán giá trị trong chức năng \\Hệ thống\Tuỳ

chọn\Tiền lương; 2 – HSXX là tham số về hệ số phụ cấp, trong đó 2

ký tự HS (hệ số) là ký tự cố định, XX là 2 ký do người dùng có thể định nghĩa, ví dụ: XX = NB (ngạch bậc), XX = CV (chức vụ)…TK Nợ Số hiệu TK Nợ khi hạch toán tính chi phí lương

TK Có Số hiệu TK Có khi hạch toán tính chi phí lươngNgầm định cho tất

cả các đối tượng

Áp dụng đối với các khoản lương được sử dụng cho tất cả các cán bộ trong đơn vị (Ví dụ: các khoản BHXH, BHYT, )

Nguồn vốn, chương,loại khoản, mục…

Là các thông tin được dùng cho việc hệ thống tự động tính và tạo ra chứng từ tính lương.

► Cách thêm, sửa, xóa tương tự như hướng dẫn ở mục “Các thao tác chung khi sử dụng

danh mục”.