1. Nội dung
Phản ánh tình hình giao dịch của đơn vị ở ngân hàng, kho bạc như: Gửi tiền vào ngân hàng, rút tiền ở ngân hang, chi chuyển khoản trực tiếp qua kho bạc.
2. Quy trình thực hiện
2.1 Khai báo các thông tin liên quan
Tương tự như Kế toán tiền mặt tại quỹ, trước khi thực hiện việc hạch toán kế toán phải khai báo một số thông tin liên quan bao gồm:
Khai báo Nhân viên
Khai báo các Công trình, Hạng mục công trình...(nếu có) ...
2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh: gồm các nghiệp vụ sau: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Giấy rút vốn đầu tư Ủy nhiệm chi Giấy báo có
Thanh toán chi Ban quản lý dự án
2.2.1. Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư được lập trong menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư :
► Cách thêm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Vào menu Nghiệp vụ\\Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
Chọn loại đối tượng rút tiền là: Nhà cung cấp, đơn vị.
Chọn đối tượng nhận tiền bằng cách nhấn chuột vào nút trong phần “Mã”. Những đối tượng là Nhà cung cấp hoặc đơn vị đã được khai báo trong menu Danh mục sẽ được hiển thị trong phần này để người dùng lựa chọn.
Nhập các thông tin: Số đề nghị, Ngày đề nghị, Năm kế hoạch, Số nghiệm thu, Ngày nghiệm thu, Dự án, Hợp đồng. Diễn giải, Số tiền, Nghiệp vụ, Nguồn vốn, Khoản chi,...
Trên màn hình Giấy Đề nghị TTVĐT, NSD có thể thấy được số tiền đã tạm ứng; số đã thu hồi, khối lượng hoàn thành và số dư tạm ứng chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, dự án.
► Cách sửa Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Chọn Giấy Đề nghị TTVĐT cần sửa bằng nút <<Trước>>, <<Sau>> hoặc <<Kê>>. Ngoài ra có thể dùng nút <<Tìm kiếm>> để tìm Giấy Đề nghị TTVĐT cần sửa.
Nhấn chuột vào nút <<Sửa>> trên hộp hội thoại.
Sửa lại thông tin trên Giấy Đề nghị TTVĐT rồi nhấn nút <<Lưu>>. ► Cách xóa Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
Chọn Giấy Đề nghị TTVĐT cần xóa
Nhấn chuột vào nút <<Xóa>> trên hộp thoại để xóa Giấy Đề nghị TTVĐT
Nếu trên Giấy Đề nghị TTVĐT có nhiều dòng chứng từ muốn xóa một dòng chứng từ thao tác như sau:
Nhấn chuột vào nút <<Sửa>>
Chọn chuột vào dòng chứng từ cần xóa Nhấn chuột phải, xuất hiện menu hướng dẫn Chọn chuột vào chức năng <<Xóa dòng>>
► Cách xem và in Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư Chọn Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư cần xem hoặc in
Nhấn chuột vào dấu ở cạnh nút <<In>> xuất hiện menu
Nhấn <<Xem>> để xem Giấy Đề nghị TTVĐT. Sau khi xem xong, nhấn <<In>> để in chứng từ.
Nếu muốn in ngay mà không cần kiểm tra lại nhấn chuột vào tùy chọn <<In>> Nếu muốn in nhiều chứng từ một lúc nhấn chuột vào tùy chọn <<In theo lô>>
Ở tùy chọn <<In theo lô>>, chọn mẫu theo TT86 để in Giấy Đề nghị TTVĐT theo TT86 Sau khi nhập xong Giấy Đề nghị TTVĐT, phần mềm tự động sinh ra Giấy rút VĐT. NSD chọn sang màn hình Giấy rút VĐT để in giấy rút vốn.
Đối với nghiệp vụ thu hồi tạm ứng và bảo hành, NSD chỉ cần nhập ở màn hình Giấy Đề nghị TTVĐT: phản ánh số tiền thu hồi tạm ứng, số tiền bảo hành trên các dòng chứng từ. Sau khi lưu, phần mềm tự động sinh ra Giấy rút VĐT phản ánh số tiền bảo hành, đồng thời tự động sinh ra chứng từ Thu hồi tạm ứng ở màn hình Chứng từ chung
2.2.2. Giấy đề nghị thanh toán chi Ban QLDA:
Chi phí Ban QLDA trích theo tỷ lệ, dự toán (kèm bảng kê) hay thanh toán thẳng cho nhà cung cấp được cập nhật trong màn hình Ngân sách\Giấy đề nghị thanh toán chi phí BQL. ► Cách thêm Giấy đề nghị thanh toán chi Ban QLDA
Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\ Giấy đề nghị thanh toán chi BQL Nhấn <<Thêm>> để thêm mới Giấy đề nghị thanh toán chi BQL
Chọn loại đối tượng chọn là Đơn vị (nếu trích, rút chi phí Ban QLDA về đơn vị), Nhà cung cấp (nếu thanh toán thẳng khoản chi phí Ban QLDA cho nhà cung cấp)
Chọn mã đối tượng: nhấn nút để lựa chọn trong danh mục đã khai báo sẵn.
Khai báo Số đề nghị, Ngày đề nghị, Năm kế hoạch, Dự án, TK nợ, Diễn giải, Số tiền, Nghiệp vụ, Nguồn vốn, Khoản chi, Chương, Loại khoản, Mục/TM,...
Sau khi nhập xong, nhấn <<Lưu>>
Nhấn chuột vào dấu ở cạnh nút <<In>> xuất hiện menu + Nhấn <<Xem>> để xem Giấy đề nghị thanh toán chi BQL + Nhấn <<In>> để in Giấy đề nghị thanh toán chi BQL
+ Nhấn <<In theo lô>> chọn mẫu <<Bảng kê trích chi phí Ban QLDA năm>> để in Bảng kê trích chi phí Ban QLDA
Trường hợp trích chi Ban theo dự toán, kèm Bảng kê trích chi phí Ban QLDA: nhập thành nghiều dòng chứng từ (nhấn chuột phải, chọn <<Thêm dòng>>), mỗi dòng phản ánh một khoản mục trích chi Ban.
2.2.3. Giấy rút vốn đầu tư
Sau khi nhập xong Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán chi BQL, phần mềm tự động sinh ra giấy rút vốn đầu tư, cho phép NSD in được ngay Giấy rút vốn đầu tư trong màn hình Ngân sách\Giấy rút vốn đầu tư. Hoặc NSD có thể bấm nút
ngay trên giấy đề nghị thanh toán VĐT, xuất hiện màn hình liệt kê các chứng từ sinh ra từ giấy đề nghị, NSD chỉ việc chọn và mở ra rất thuận tiện.
Để phần mềm tự động sinh ra Giấy rút vốn đầu tư, khi nhập Giấy đề nghị thanh toán VĐT, NSD phải nhập vào đầy đủ thông tin cần thiết, chọn nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ được chọn sẽ sinh ra định khoản tương ứng trên Giấy rút vốn đầu tư.
Trường hợp không nhập Giấy đề nghị thanh toán VĐT, NSD có thể nhập trực tiếp Giấy rút vốn đầu tư trong màn hình Ngân sách\Giấy rút vốn đầu tư. Thao tác như sau:
► Cách thêm Giấy rút vốn đầu tư
Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Giấy rút vốn đầu tư Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
Chọn loại đối tượng rút vốn là: Nhà cung cấp, đơn vị.
Chọn đối tượng rút vốn bằng cách nhấn chuột vào nút trong phần “Mã”. Đối tượng là Nhà cung cấp hay đơn vị đã được khai báo trong menu Danh mục sẽ được hiển thị trong phần này để người dùng lựa chọn.
Nhập vào các thông tin: Số CT, Ngày CT, Ngày hạch toán, Diễn giải, TK Nợ, TK Có, dự án, khoản chi, số tiền,...Trường hợp không nhớ số hiệu TK NSD có thể nhấn chuột vào nút ở các cột TK kế hoạch chương trình sẽ xuất hiện danh mục TK cho phép chọn một cách trực quan và chính xác.
Nếu TK hạch toán trên màn hình tổng dự toán được đánh dấu là theo dõi chi tiết theo nguồn vốn, dự án, chương, loại khoản, mục, khoản chi, dự án, công trình,...thì phải nhập đầy đủ các thông tin liên quan.
Để cất giữ các thông tin đã nhập nhấn chuột vào nút <<Lưu>>.
Các thao tác khác trong phần Giấy rút vốn đầu tư tương tự như trong phần Giấy đề nghị thanh toán VĐT.
2.2.4 Ủy nhiệm chi
► Cách thêm Ủy nhiệm chi
Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\ Ủy nhiệm chi Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
2.2.5 Giấy báo có
► Cách thêm Giấy báo có
Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\ Giấy báo có Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
Chọn loại đối tượng là: Nhà cung cấp, đơn vị…, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết. Để cất giữ các thông tin đã nhập nhấn chuột vào nút <<Lưu>>.
2.2.6 Thanh toán tạm ứng
Sau khi nhập các chứng từ chi BQLDA, để in Bảng kê chứng từ chi BQLDA và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chi BQLDA/ Giấy đề nghị thanh toán chi Ban QLDA, NSD vào màn hình Thanh toán chi BQLDA
Màn hình hiển thị số dự toán được giao (dự toán), số đã rút bằng thực chi (thực chi), số đề nghị thanh toán thực chi, số đã rút bằng tạm ứng (tạm ứng), số đề nghị thanh toán tạm ứng (đã đề nghị), số đã thanh toán tạm ứng (kho bạc đã duyệt) và số dư tạm ứng.
NSD chọn các điều kiện lọc, sau đó nhấn <<Đề nghị thanh toán>>. Xuất hiện màn hình <<Đề nghị thanh toán>>:
Trường hợp Thanh toán tạm ứng:
Mục đích: thanh toán số tiền chi Ban QLDA đã tạm ứng ở kho bạc (Nợ TK111,112/ Có TK 441 nghiệp vụ: tạm ứng).
NSD chọn chứng từ là <<Thanh toán tạm ứng>>, tình trạng <<chưa đề nghị>>. Phần mềm sẽ kê tất cả chứng từ phát sinh Nợ TK642/ Có TKLQ, nghiệp vụ chọn là thanh toán tạm ứng.
Nhấn <<Xem>> để xem Bảng kê chứng từ chi phí QLDA.
Nhấn vào biểu tượng máy in để in trực tiếp Bảng kê. Hoặc trở lại màn hình <<Đề nghị thanh toán>> bấm <<In>> để in được nhiều liên bảng kê.
Trở về màn hình <<Bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng>> Bấm <<Xem>> để xem <<Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng>>.
Bấm <<In>> để in chứng từ.
Sau khi Kho Bạc duyệt, vào màn hình Thanh toán chi BQL, bấm <<Kho Bạc duyệt>>. Xuất hiện màn hình <<Kho Bạc duyệt>>:
Ở khung <<Ngày duyệt>> nhập ngày Kho Bạc duyệt, khung <<Tình trạng>> là <<Chưa duyệt>>. Phần mềm kê ra tất cả chứng từ đã đề nghị thanh toán tạm ứng nhưng chưa được
Trường hợp thanh toán thực chi:
Mục đích: đề nghị thanh toán những chứng từ đã chi nhưng chưa rút nguồn. NSD chọn chứng từ là <<Thanh toán thực chi>>, tình trạng <<Chưa đề nghị>>. Phần mềm sẽ kê tất cả chứng từ chi Ban có định khoản Nợ TK642/ Có TKLQ (trừ TK441).
Thao tác tương tự trường hợp thanh toán tạm ứng để có được Bảng kê chứng từ chi phí Ban QLDA.
Sau khi in được bảng kê, trở lại màn hình <<Bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng>>, bấm <<Lập Giấy đề nghị thực chi>> để lập Giấy đề nghị thanh toán chi Ban QLDA.
Nhập vào các thông tin còn thiếu: dự án, hợp đồng (nếu có), TK nợ,... Bấm <<Lưu>>. Bấm <<In>> để in Giấy đề nghị thanh toán chi BQL. Phần mềm tự động sinh ra Giấy rút VĐT chi Ban QLDA.
Ngay sau khi nhập số liệu, NSD có thể xem và in các báo cáo liên quan trong phần Hệ thống\In báo cáo hoặc trong phân hệ Báo cáo trên thanh công cụ.
Nghiệp vụ gửi tiền nhập trong phần Nghiệp vụ\Tiền gửi\Giấy báo Có (Bút toán hạch toán: Nợ TK 112/ Có các TK liên quan).
Nghiệp vụ rút tiền nhập trong phần Nghiệp vụ\Tiền gửi\Giấy báo Nợ (Bút toán hạch toán: Nợ TK liên quan/ Có TK 112).
Vào Hệ thống\In báo cáo\Tiền gửi, hoặc phân hệ Báo cáo\Tiền gửi trên thanh công cụ có thể xem và in được các báo cáo về tiền gửi
Nghiệp vụ Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ hoặc rút quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nếu đã được thực hiện trong phần Thu, chi tiền mặt thì không cập nhật trong phần Giấy báo Nợ, Giấy báo Có.