1. Nội dung
Phản ánh tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa tại đơn vị, đồng thời hỗ trợ tự động tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ hoặc bình quân tức thời.
2. Quy trình thực hiện
2.1 Khai báo các thông tin liên quan
Tương tự như các phần hành Kế toán tiền mặt, tiền gửi, Kế toán VTHH cũng phải khai báo các thông tin như: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Dự án, công trình, hạng mục công trình, hợp đồng (nếu có)...Đặc biệt với phần kế toán vật tư hàng hóa kế toán phải đặc biệt lưu ý khai báo các thông tin sau:
Khai báo danh mục kho VTHH tại đơn vị Khai báo danh mục loại VTHH
Khai báo VTHH chi tiết
Nội dung và cách khai báo các thông tin này đã được trình bày chi tiết trong Chương 2.Phần II.Khai báo các danh mục liên quan.
2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh
Nghiệp vụ nhập kho được thực hiện trong phần Nghiệp vụ\Vật tư\Nhập kho
► Cách thao tác
Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
Chọn loại đối tượng là: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hoặc Đối tượng khác. Nhập các thông tin: Tên, Số CT, Ngày CT, Ngày HT, Mã kho, Mã vật tư hàng hóa, Diễn giải, TK Nợ, TKCó, Số tiền,... Cách nhập tương tự trong phần Thu tiền mặt.
Nhấn chuột vào nút <<Lưu>> để cất giữ thông tin. In phiếu nhập kho bằng nút <<In>>.
Nếu đơn vị áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ thì khi lập phiếu xuất kho chỉ nhập vào cột “Số lượng” và để trống cột “Đơn giá”. Cuối tháng thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” trong menu “Chứng từ”, chương trình sẽ tự động tính giá xuất kho của từng VTHH cập nhật vào các phiếu xuất kho và các báo cáo kho liên quan.
Nếu đơn vị áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân tức thời thì tại thời điểm lập phiếu xuất chương trình sẽ tự động tính giá xuất kho và cập nhật vào cột Đơn giá trên phiếu xuất nhưng cuối tháng kế toán không được thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất”.
2.3 Báo cáo
Vào Hệ thống\In báo cáo\Kho hoặc , chọn nhóm Báo cáo\ Kho kế toán có thể xem và in các báo cáo kho
Khi xem các báo cáo kho hoặc sổ chi tiết vật tư hàng hóa cần chú ý các tùy chọn: Khoảng thời gian, kho, loại hoặc vật tư hàng hóa chi tiết cần xem báo cáo
V. Kế toán Tài sản cố định 1. Nội dung
Phản ánh toàn bộ tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ tại đơn vị 2. Quy trình thực hiện
2.1 Khai báo các thông tin liên quan
Để thực hiện được quy trình quản lý TSCĐ, trước tiên phải khai báo một số các thông tin liên quan bao gồm:
Khai báo loại TSCĐ
Khai báo phòng ban sử dụng TSCĐ Khai báo TSCĐ chi tiết
Khai báo các thông tin liên quan khác: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Dự án, Công trình, Hạng mục công trình (nếu có)...
2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh
1> Khai báo Tài sản: Vào Danh mục\Tài sản\Tài sản cố định: Bấm <<Thêm>>, khai báo Mã, Tên, Mã loại TS, Phòng ban, Tình trạng,... Qua màn hình <<Khấu hao>> khai báo ngày mua, ngày bắt đầu sử dụng, ngày tính khấu hao, TK Nguyên giá, TK hao mòn, TK nguồn hình thành, Tỉ lệ tính khấu hao, số năm sử dụng, số lượng, đơn giá,...
2> Ghi tăng Tài sản: Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi tăng tài sản cố định: Bấm <<Thêm>>: chọn loại đối tượng là <<nhà cung cấp>>, chọn mã là nhà cung cấp tài sản (hoặc người mua tài sản), khai báo số chứng từ, ngày CT, ngày HT, chọn tài sản, định khoản đồng thời 2 bút toán: Nợ TK211 (213)/ Có TK 111, 112, 331,... và Nợ TK642/Có TK466. Vào In theo lô (bên cạnh nút in) để in Phiếu chi, UNC, chứng từ kế toán,...
<<tình trạng>> để chuyển tình trạng từ <<Đang dùng>> sang <<Đã thanh lý>>
2> Ghi giảm TSCĐ: Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi giảm tài sản cố định: bấm <<Thêm>>, khai báo các thông tin cần thiết, chọn tài sản ghi giảm, định khoản: Nợ TK2141/ Có TK211, Nợ TK466/Có TK211 bấm <<Lưu>>
► Đánh giá lại TSCĐ
Trường hợp TSCĐ sau khi đánh giá lại giá trị tài sản thay đổi. Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\ Đánh giá lại TSCĐ: Bấm <<Thêm>>
Nhập bút toán của nghiệp vụ điều chỉnh tăng, giảm TSCĐ. Lưu ý: Nguyên giá: Nguyên giá mới của TSCĐ sau khi đánh giá lại Hao mòn LK: Hao mòn lũy kế của TSCĐ sau khi đánh giá lại
TG sử dụng: Thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại Tỷ lệ hao mòn: Tỷ lệ hao mòn năm của TSCĐ sau khi đánh giá lại ► Khấu hao TSCĐ
Việc tính khấu hao TSCĐ được chương trình SmartBooks tự động hóa hoàn toàn, thao tác như sau:
Vào Ngày hạch toán, chọn ngày hạch toán là 31/12/XXXX
Vào Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Khấu hao TSCĐ nhấn chuột vào nút “Tự động tính khấu hao”, phần mềm sẽ tự động tính khấu hao cho tất cả các TSCĐ đã được khai báo trong chương trình có trạng thái là Đang dùng. Công thức tính như sau:
Giả sử tài sản A có số năm sử dụng là n năm
Khi số năm đã sử dụng < n : Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá*Tỷ lệ hao mòn
Khi số năm đã sử dụng = n (năm cuối cùng): Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá - Hao mòn luỹ kế đến năm (n - 1).
Đối với những TSCĐ đánh giá lại (điều chỉnh tăng hoặc điều chỉnh giảm): Giá trị hao mòn năm = Nguyên giá mới*Tỷ lệ hao mòn mới.
2.3 Báo cáo
Vào Hệ thống\In báo cáo\Tài sản cố định hoặc phân hệ Báo cáo\Tài sản cố định để xem và in các báo cáo, sổ sách liên quan đến tài sản của đơn vị.