1. Nội dung
Tổng hợp toàn bộ số liệu NSD đã nhập để lập báo cáo tài chính và các sổ sách kế toán liên quan.
2. Quy trình thực hiện 2.1 Các khai báo liên quan
Các khai báo liên quan tới phần này bao gồm Danh sách đối tượng khác
Các thông tin liên quan khác: Khách hàng, Nhà cung cấp, Công trình, Hạng mục công trình, Hợp đồng (nếu có)...
2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh và tổng hợp số liệu kế toán
Cách thao tác trong phần Chứng từ chung tương tự như trong phần hành Kế toán tiền mặt tại quỹ.
2.3. Kết chuyển số dư
Cuối năm tiến hành kết chuyển số tiền đã chi ban trong năm và tiến hành kết chuyển vào chi phí công trình.
► Thao tác như sau
1. Vào Nghiệp vụ\Kết chuyển số dư
2. Nhập số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải 3. Nhấn nút <<Lập chứng từ>>
4. Xuất hiện màn hình chứng từ chung NSD có thể xem chứng từ đã nhập 2.4. Quyết toán công trình
Khi công trình hoàn thành quyết toán công trình bàn giao đưa vào sử dụng, tiến hành ghi giảm nguồn.
► Thao tác như sau
1. Vào Nghiệp vụ\Quyết toán
2. Nhập số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải 3. Nhấn nút <<Lập chứng từ>>
4. Xuất hiện màn hình chứng từ chung NSD có thể xem chứng từ đã nhập 2.5. Báo cáo
Vào cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm) sau khi đã hoàn tất số liệu của một kỳ, SmartBooks sẽ cung cấp toàn bộ báo cáo tài chính của đơn vị. Vào Hệ thống\In báo cáo chọn nhóm báo cáo tài chính, bao gồm:
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán (B01 - CĐT) Nguồn vốn đầu tư (B02 - CĐT) Thực hiện đầu tư (B03 - CĐT)
Thuyết minh báo cáo tài chính (B04 - CĐT) Chi tiết nguồn vốn đầu tư (F02 - CĐT)
Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình (F03A- CĐT)
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao sử dụng (F03B- CĐT)
Chi phí khác (F03C - CĐT)
Chi phí Ban quản lý dự án (F03D - CĐT) ...
CHƯƠNG 04: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Chương này sẽ hướng dẫn NSD các chức năng khác trong chương trình mà chưa được trình bày trong các phần trên, bao gồm:
• Ngày hạch toán
• Đăng ký truy nhập
• Thay đổi mật khẩu
• Quản lý người dùng
• Bảo trì và hợp lệ CSDL
• Thiết lập máy in.
1.Ngày hạch toán
Chức năng: Cho phép khai báo ngày hạch toán hiện thời. Phần mềm sẽ lấy ngày được thiết lập trong phần này làm ngày ngầm định khi nhập chứng từ.
► Cách thao tác
Nhập vào ngày hạch toán. Nhấn nút <<Lưu và đóng>>. 2. Đăng ký truy nhập
Cho phép NSD truy nhập vào CSDL
Chức năng này đã được trình bày ở Chương 01: Khởi động SmartBooks và tạo lập CSDL kế toán\III. Mở CSDL...
3. Thay đổi mật khẩu
Cho phép NSD thay đổi mật khẩu khi không muốn sử dụng mật khẩu cũ. Trong phần này chỉ thay đổi được mật khẩu của người đang truy nhập vào CSDL (Ví dụ: người đang truy nhập là ADMIN thì chỉ thay đổi được mật khẩu của ADMIN).
► Cách thao tác
Vào Hệ thống\Thay đổi mật khẩu
Nhập mật khẩu cũ của NSD vào phần “Mật khẩu cũ.” Nhập mật khẩu mới vào phần “Mật khẩu mới”.
Nhập lại mật khẩu mới vào phần “Xác nhận mật khẩu mới”. Nhấn chuột vào <<Lưu và đóng>>.
quyền cho từng người. Việc phân quyền được chia làm 3 lớp: Thao tác, Chức năng, Báo cáo. Người quản trị hệ thống (ADMIN) phân quyền cho NSD: Được thực hiện những thao tác gì? những chức năng nào? được xem những báo cáo nào? Chương trình SmartBooks quy định người có quyền hạn cao nhất đối với hệ thống là ADMIN.
► Để khai báo thêm một người dùng thao tác như sau Vào Hệ thống\Quản lý người dùng
Nhấn chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại “Thêm mới người dùng” Nhập tên NSD vào phần “Tên truy nhập”
Nhập mật khẩu truy nhập vào phần “Mật khẩu”
Nhập lại mật khẩu vào phần “Xác nhận lại mật khẩu”, nhấn chuột vào <<Lưu và đóng>>. ► Để phân quyền cho NSD thao tác thực hiện như sau
Chọn người dùng trong phần Danh sách người dùng
Xác định các thao tác người dùng được thực hiện trong trang “Thao tác”: Có chức năng Quản trị hệ thống (có quyền hạn cao nhất) hay không? Các thao tác được phép: Thêm, Sửa, Xóa, Nạp, In
Xác định những chức năng người dùng được phép thực hiện trong trang “Chức năng”. Các chức năng được sắp xếp theo từng menu. Muốn phân quyền cho chức năng nào chọn chuột vào menu đó trong danh sách sau đó nhấn chuột vào chức năng cần phân quyền (Những chức năng nào được phân quyền sẽ có dấu ở bên cạnh)
Xác định những báo cáo người dùng được xem trong trang “Báo cáo”. Thao tác thực hiện như sau: Chọn nhóm báo cáo trong phần Nhóm sẽ xuất hiện danh sách sổ sách báo cáo thuộc nhóm đó. Muốn phân quyền báo cáo nào thì nhấn chuột vào tên báo cáo đó. (Những báo cáo nào được phân quyền sẽ có dấu ở bên cạnh).
Sau khi hoàn thành việc khai báo danh sách người dùng và phân quyền sử dụng nhấn chuột vào nút <<Kết thúc>> để thoát khỏi hộp hội thoại.
Ngoài ra trong phần này còn cho phép nhà quản trị hệ thống thay đổi được mật khẩu của người dùng mà không cần biết mật khẩu cũ.
► Thao tác như sau
Gõ lại mật khẩu mới trong phần “Xác nhận lại mật khẩu” và nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.
Chỉ ADMIN và những người có chức năng Quản trị hệ thống mới được phép phân quyền cho NSD
5. Bảo trì và hợp lệ dữ liệu
Cho phép tiến hành sửa chữa các tệp dữ liệu bị hỏng trong quá trình sử dụng. Các tệp dữ liệu có thể bị hỏng do mất điện bất ngờ khi đang vận hành chương trình, sự cố máy tính bị treo, hay đĩa hỏng… Tuỳ chọn này chỉ có tác dụng khi tất cả các hộp hội thoại đều đóng
► Cách thao tác
Vào Hệ thống\Bảo trì và hợp lệ dữ liệu
Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>> và chờ tiến trình hoàn thành 100% 8. Thiết lập máy in
Cho phép thiết lập máy in trước khi in báo cáo. Hệ thống ngầm định chọn máy in đã được thiết lập trên Windows.
► Cách thao tác
Nhấn chuột vào Menu Hệ thống chọn Thiết lập máy in. Nhập các thông tin trên hộp hội thoại.
Nhấn vào nút <<OK>>. 9. Kết thúc
Nhấn chuột vào menu Hệ thống chọn Kết thúc để kết thúc phiên làm việc với SmartBooks và trở về môi trường Windows.
CHƯƠNG 05: SAO LƯU, PHỤC HỒI, NÂNG CẤP CSDL
Dữ liệu kế toán là nơi chứa toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị. Do vậy việc bảo quản dữ liệu là một vấn đề quan trọng. Phần này trình bày về cách sao lưu, phục hồi dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu khi sử dụng phần mềm và thao tác chuyển đổi dữ liệu từ các phiên bản cũ sang phiên bản mới.
Chương này sẽ trình bày các chức năng sau:
• Sao lưu dữ liệu
• Phục hồi dữ liệu
1.Sao lưu dữ liệu Chức năng.
Nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống, việc sao lưu dữ liệu định kỳ là việc làm rất cần thiết đề phòng việc mất số liệu kế toán hoặc hỏng dữ liệu đang làm việc do nhiều nguyên nhân khác nhau. Thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bảng sao toàn bộ dữ liệu của hệ thống cho phép làm giảm tới mức tối thiểu hậu quả khi có sự cố. Dữ liệu sao lưu cần để ở vị trí an toàn: Đĩa mềm, ổ cứng, băng từ...
Thông thường việc sao lưu dữ liệu đã được tự động thực hiện định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần bởi chức năng Sao lưu trong menu Hệ thống. NSD chỉ phải thực hiện chức năng này trong trường hợp không tự động sao lưu dữ liệu.
► Cách thao tác
Vào Hệ thống\Đóng CSDL Chọn menu Hệ thống\Sao lưu
Chọn tệp dữ liệu cần sao lưu bằng cách nhấn nút ... ở phần “Sao lưu từ”. Chọn thư mục chứa số liệu sao lưu bằng cách nhấn nút ... ở phần “Sao lưu tới”. Nhấn nút <<Sao lưu>> để thực hiện thao tác sao lưu.
2. Phục hồi dữ liệu Chức năng
Ngược với quá trình sao lưu dữ liệu. Khi dữ liệu đang làm việc bị hỏng không thể khắc phục được hoặc dữ liệu bị mất,...NSD dùng chức năng Phục hồi dữ liệu hệ thống sẽ tự động lấy lại được số liệu tại thời điểm sao lưu gần nhất. Do đó nếu việc sao lưu được thực hiện thường xuyên thì thiệt hại sẽ giảm đi rất nhiều.
► Cách thao tác
Vào Hệ thống\Đóng CSDL Chọn menu Hệ thống\Phục hồi:
Chọn đường dẫn tới thư mục chứa dữ liệu cần phục hồi bằng cách nhấn nút ... ở phần “Phục hồi từ”.
Chọn thư mục chứa số liệu phục hồi tới bằng cách nhấn nút... ở phần “Phục hồi tới”. Nhấn nút <<Phục hồi>> để thực hiện thao tác phục hồi số liệu.
3. Chuyển đổi dữ liệu
Cho phép nâng cấp dữ liệu khi có sự chuyển đổi SmartBooks từ phiên bản cũ sang phiên bản hiện thời.
► Cách thao tác
Tạo CSDL mới (Xem lại hướng dẫn Tạo CSDL)
Vào Hệ thống chọn chức năng “Chuyển đổi CSDL” xuất hiện hộp hội thoại
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
CSDL cũ Đường dẫn tới CSDL đang làm việc (CSDL của phiên bản cũ) CSDL mới Đường dẫn tới CSDL hiện thời (CSDL mới)
Thực hiện Thực hiện việc chuyển đổi CSDL
Kết thúc Đóng hộp hội thoại
Nhấn chuột vào nút <<Thực hiện>>.
Với mỗi phiên bản phát hành Công ty SmartBooks sẽ cung cấp danh sách các file cần chuyển đổi vì vậy khi cần phải thực hiện thao tác chuyển đổi CSDL đề nghị liên hệ với Bộ phận Tư vấn Triển khai – Công ty SmartBooks để được hướng dẫn chi tiết.
4. Nâng cấp cơ sở dữ liệu
Cho phép nâng cấp dữ liệu khi có sự chuyển đổi SmartBooks Project Financial 2013từ phiên bản cũ sang phiên bản hiện thời. Thông thường khi NSD mở 01 dữ liệu không cùng phiên bản với chương trình hiện tại phần mềm sẽ có thông báo và tự động chuyển đổi CSDL cho phù hợp với chương trình.