1. Nội dung
Phần này phản ánh tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của đơn vị (Ghi Nợ TK 111 - Có các TK liên quan/ Ghi Có TK 111 - Nợ các TK liên quan), bao gồm:
Thu do nhận hạn mức vốn đầu tư.
Thu do rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ. Thu hoàn tạm ứng.
Thu từ các khoản phải thu. Thu khác...
Chi xây dựng cơ bản Chi cho ban quản lý dự án Chi trả nợ vay, nợ phải trả. Chi khác
2. Quy trình thực hiện
2.1. Khai báo các thông tin liên quan
Khi thực hiện nghiệp vụ thu, chi tiền mặt kế toán phải nắm được thông tin: Thu của ai, hoặc chi cho ai? do đó trước khi lập phiếu thu, phiếu chi phải khai báo các thông tin sau:
Khai báo Nhà cung cấp. Khai báo Nhân viên
Khai báo các Công trình, Hạng mục công trình (nếu có)...
(Xem hướng dẫn chi tiết trong Chương 2 phần II. Khai báo các danh mục liên quan). 2.2. Cập nhật chứng từ phát sinh
Người sử dụng có thể lập và in Phiếu thu, Phiếu chi ngay trên phần mềm, thay thế hoàn toàn công việc thủ công, đồng thời theo dõi được số dư trên Sổ quỹ tiền mặt tại một thời điểm bất kỳ.
Phiếu thu tiền mặt được lập trong menu Nghiệp vụ\Tiền mặt\Thu tiền mặt...
► Cách thêm phiếu thu
Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
Chọn loại đối tượng nộp tiền, nhận tiền là: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên hay Đối tượng khác.
Chọn đối tượng nhận tiền bằng cách nhấn chuột vào nút trong phần “Tên”. Những đối tượng là Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên đã khai báo trong menu Danh mục sẽ được hiển thị trong phần này để người dùng lựa chọn.
Nhập vào các thông tin: Số CT, Ngày CT, Ngày hạch toán, Diễn giải, TK Nợ, TK Có, số tiền,...Trường hợp không nhớ số hiệu TK NSD có thể nhấn chuột vào nút ở các cột TK Nợ, TK Có chương trình sẽ xuất hiện danh mục TK cho phép chọn một cách trực quan và chính xác.
Nếu TK hạch toán trên phiếu thu được đánh dấu là theo dõi chi tiết theo nguồn vốn, dự án, chương, loại khoản, mục, khoản chi, dự án, công trình,...thì phải nhập đầy đủ các thông tin liên quan.
Nếu Phiếu thu có định khoản là một Nợ nhiều Có thì khi nhập liệu phải tách thành nhiều dòng chứng từ, mỗi dòng chứng từ là một cặp định khoản.
► Cách sửa phiếu thu
Chọn phiếu thu cần sửa bằng các nút <<Trước>> hoặc <<Sau>>. Ngoài ra có thể dùng nút <<Tìm kiếm>> để tìm đến phiếu thu cần sửa.
Nhấn chuột vào nút <<Sửa>> trên hộp hội thoại. Sửa lại thông tin trên phiếu thu rồi nhấn nút <<Lưu>>. ► Cách xóa phiếu thu
1. Chọn phiếu thu cần xóa bằng các nút <<Trước>> hoặc <<Sau>>. Ngoài ra có thể dùng nút <<Tìm kiếm>> để tìm đến phiếu thu cần xóa.
Nhấn chuột vào nút <<Xóa>> trên hộp hội thoại để xóa phiếu thu. Nếu phiếu thu có nhiều dòng, muốn xóa một dòng, thao tác như sau: Nhấn chuột vào nút <<Sửa>>
Chọn dòng chứng từ cần xóa Nhấn phải chuột xuất hiện menu
Chọn chuột vào chức năng <<Xóa mục>> ► Cách xem và in phiếu thu
Chọn phiếu thu cần xem hoặc in
Nhấn chuột vào dấu ở cạnh nút <<In>> xuất hiện menu
Nếu muốn xem phiếu thu nhấn chuột vào nút <<Xem>> chương trình sẽ hiển thị phiếu thu trên màn hình. Sau khi xem xong phiếu thu có thể in ra máy in bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng máy in trên màn hình.
Nếu muốn in ra máy in mà không cần kiểm tra lại nhấn chuột vào tùy chọn <<In>> Nếu muốn in nhiều chứng từ một lúc nhấn chuột vào tùy chọn <<In theo lô>>. Để nhập phiếu chi tiền mặt vào phần Nghiệp vụ\Tiền mặt\ Chi tiền mặt
Thao tác thực hiện trong phần Chi tiền mặt tương tự như trong phần Thu tiền mặt 2.3. Báo cáo
Ngay sau khi nhập số liệu, kế toán có thể xem và in được các báo cáo liên quan trong phần
Hệ thống\In báo cáo\Tiền mặt hoặc trong phân hệ Báo cáo\Tiền mặt trên thanh công cụ.