TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH ĐẮKLẮK TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS (Tài liệu dành cho Lãnh đạo Văn phịng) ĐẮKLẮK, 2013 Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS: II TRANG CHỦ: III XỬ LÝ VĂN BẢN: .5 III.1 Văn chưa trình duyệt: III.2.Văn lãnh đạo chưa duyệt: .7 III.3.Văn trình duyệt: .8 IV VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN: .8 IV Dự thảo chưa xử lý: IV Dự thảo xử lý: .9 V CÔNG VIỆC: V.1 Duyệt báo cáo công việc nhân viên thực hiện: .9 V.2 Duyệt công việc nhân viên đăng ký mới: 10 V.3 Duyệt công việc xin gia hạn: 10 V.4 Đăng ký công việc: 11 V.5 Hồ sơ công việc: 12 V.6 Phân việc cho cấp dưới: .14 VI TIN TỨC – THÔNG BÁO: 15 VI.1 Xem tin tức – thông báo: 15 VI.2 Quản trị tin tức – thông báo: 15 VII.TÌM KIẾM VĂN BẢN: 16 VIII CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG: 16 VIII.1 Tin nhắn: 16 VIII.1.1 Thao tác nhắn tin theo danh bạ hệ thống: 16 VIII.1.2 Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm): .18 VIII.2 Tiện ích quản lý kiện theo lịch: 19 VIII.3 Tra cứu thông tin cá nhân đơn vị: .20 IX THỐNG KÊ: 21 IX.1 Thống kê theo văn đến/ sổ văn đi/ sổ văn nội bộ: .21 IX.2 Thống kê theo tình trạng xử lý văn bản: 22 X TRỢ GIÚP: 22 Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk XI KẾT THÚC: 22 Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS: - Mở trình duyệt web (Internet Explorer, Google Chrome, Safari, FireFox, …) - Nhập vào địa (Address) địa trang web: oms.tnmt.daklak.gov.vn sotnmt.vnptoms.vn - Giao diện đăng nhập hệ thống sau: - Nhập tên đăng nhập mật (do trung tâm CNTT cấp) → nhấn phím Enter nút “Login” - Nên thay đổi mật mặc định lần đăng nhập để đảm bảo an tồn thơng tin cho tài khoản II TRANG CHỦ: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk + Thanh nhắc việc: - Mục văn dự thảo cần phát hành - Mục văn cần xử lý - Mục công việc + Tin tức – Thông báo mới: bao gồm tin tức hoạt động triển khai + Công việc thực hiện: bao gồm vắn tắt công việc giao + Công việc giao cho nhân viên: bao gồm công việc giao cho nhân viên mà chưa hồn thành + Thơng tin mới: bao gồm mục - mục công việc - mục công việc: thực - mục lịch: lịch công tác, lich họp + Mục chúc mừng sinh nhật: hiển thị tên user, ngày sinh nhật * Để biết nội dung cụ thể mục: Click vào nội dung để xem chi tiết III XỬ LÝ VĂN BẢN: Chức menu “Văn bản/Văn đến - Lãnh đạo văn phòng” giúp lãnh đạo văn phòng làm cơng việc duyệt văn đến để trình lên lãnh đạo quan Người dùng chọn menu “Văn bản/Văn đến - Lãnh đạo văn phòng” Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Danh mục chức Mơ tả Chưa trình duyệt Mục chứa văn nhận từ văn thư, chánh văn phịng vơ để trình văn lên lãnh đạo quan Lãnh đạo chưa duyệt Mục chứa văn trình cho lãnh đạo chờ lãnh đạo duyệt, vơ để trình lại trường hợp trình khơng ðúng Đã trình duyệt Mục chứa văn trình duyệt, người dùng vô để xem lại văn duyệt Đơn vị chưa xử lý Mục giúp văn phòng theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị chưa nhận xử lý Đơn vị xử lý Mục giúp văn phòng theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị xử lý Đơn vị xử lý Mục giúp văn phòng theo dõi văn chuyển tới đơn vị đơn vị xử lý III.1 Văn chưa trình duyệt: Để xem văn bản, người dùng bấm vào link cột “Ký hiệu” Để trình văn bản, người dùng bấm nút “Trình duyệt” cột Xử lý, hiển thị giao diện sau Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phịng Trang Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk Trường hợp không chọn lãnh đạo đạo hay đơn vị thực để trống Sau kết thúc q trình xử lý văn III.2.Văn lãnh đạo chưa duyệt: Để thực trình lại, người dùng bấm nút “Trình lại” xuất giao diện tương tự mục III.1 Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk III.3.Văn trình duyệt: Để xem chi tiết lại văn duyệt, người dùng bấm nút “Xem chi tiết” Tuy nhiên, người dùng xem mà không thay đổi thông tin hiển thị IV VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN: Để thực chức này, người dùng vào chức "Văn bản/Văn - Văn phòng" IV Dự thảo chưa xử lý: Bao gồm dự thảo lãnh đạo quan duyệt qua, chuyển cho văn phòng thực phát hành Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IV Dự thảo xử lý: Bao gồm dự thảo lãnh đạo văn phòng xử lý, chuyển cho văn thư phát hành V CƠNG VIỆC: V.1 Duyệt báo cáo cơng việc nhân viên thực hiện: V.2 Duyệt công việc nhân viên đăng ký mới: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang Sở Tài nguyên Mơi trường tỉnh ĐắkLắk Sau bấm “Duyệt” phần mềm xuất giao diện thao tác sau: - : đồng ý duyệt công việc nhân viên đăng ký : khơng đồng ý : Thốt V.3 Duyệt công việc xin gia hạn: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 10 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk V.4 Đăng ký công việc: Giao diện thao tác chức đăng ký công việc sau: Để đăng ký công việc, bấm chọn sau: Sau giao diện xử lý xuất Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 11 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk V.5 Hồ sơ công việc: Chức cho phép người dùng quản lý công việc thực Để sử dụng ta thực sau: Giao diện xử lý thao tác Sau bấm chọn xem chi tiết báo cáo tiến độ cơng việc xuất cửa sổ làm việc sau: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phịng Trang 12 Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk ♦ Sau bấm chọn , hệ thống hiển thị thêm cửa sổ giao tiếp để thực báo cáo tiến độ công việc Để thêm mới, bấm chọn Khi hồn tất nội dung bấm bấm chọn để hủy thao tác để lưu báo cáo tiến độ lại Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 13 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk ♦ Hoặc bấm chọn dung công việc , hệ thống cho phép thực thêm báo cáo nội Để thêm mới, bấm chọn V.6 Phân việc cho cấp dưới: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 14 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Bấm chọn để giao việc cho cấp Giao diện thao tác xuất VI TIN TỨC – THÔNG BÁO: VI.1 Xem tin tức – thông báo: VI.2 Quản trị tin tức – thông báo: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 15 Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk VII.TÌM KIẾM VĂN BẢN: Chức tìm kiếm văn nâng cao giúp người dùng đạt hiệu cao việc tìm kiếm VIII CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG: VIII.1 Tin nhắn: VIII.1.1 Thao tác nhắn tin theo danh bạ hệ thống: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 16 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Để soạn tin nhấn, bấm chọn bước sau: thực theo Sau bấm chọn danh sách người nhận, hệ thống xuất giao diện hình: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phịng Trang 17 Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk Khi chọn đủ danh sách người nhận bấm “x” thực hình dưới: VIII.1.2 Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm): Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 18 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk Thực việc thêm nhóm nhận tin nhắn thực bước sau: VIII.2 Tiện ích quản lý kiện theo lịch: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 19 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk VIII.3 Tra cứu thông tin cá nhân đơn vị: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 20 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IX THỐNG KÊ: Chương trình hỗ trợ thống kê: theo sổ văn đến, sổ văn đi, sổ văn nội bộ, theo tình trạng xử lý văn IX.1 Thống kê theo văn đến/ sổ văn đi/ sổ văn nội bộ: Chức giúp người dùng đóng/ mở sổ văn theo năm; xuất file thống kê dạng excel Muốn dùng chức này, người dùng chọn menu “Thống kê/Thống kê sổ văn đến/ đi/ nội bộ”,người dùng bấm vào nút cạnh Năm 2014… để mở sổ xuất giao diện sau: Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 21 Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh ĐắkLắk IX.2 Thống kê theo tình trạng xử lý văn bản: Chức giúp người dùng thống kê văn theo thời gian, tình trạng xử lý (đã/đang/chưa xử lý), theo hạn xử lý (quá hạn / hạn/ hạn) đơn vị, nhân viên; xuất file thống kê dạng excel Chứng giúp lãnh đạo theo dõi, đánh giá chất lượng đơn vị, nhân viên Muốn dùng chức này, người dùng chọn menu “Thống kê/Thống kê tình trạng xử lý”, xuất giao diện sau: X TRỢ GIÚP: Chức trợ giúp bao gồm download phần mềm, hướng dẫn xóa cache trình duyệt (click để download phần mềm xem chi tiết nội dung hướng dẫn) XI KẾT THÚC: Sau hoàn thành cơng việc hệ thống bấm “Thốt” để đảm bảo an tồn thơng tin người dùng Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phịng Trang 22 Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh ĐắkLắk * Ghi chú: Phần mềm chạy Internet, trình duyệt hỗ trợ tốt là: Firefox, Google Chrome Internet Explorer (IE) Phần mềm thời gian hồn thiện nên Bảng hướng dẫn cịn nhiều thiếu sót Trong q trình sử dụng phát sai sót nào, xin vui lịng liên hệ Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Văn phòng Trang 23